Как оформить займ учредителю в 1С

Выдача займа учредителю — частая хозяйственная операция, которая в 1С оформляется несколькими документами: договор займа фиксируется в аналитике, выдача денег — через банковскую выписку или кассовый документ, а начисление процентов — ручной операцией. Ошибки здесь опасны тем, что беспроцентный займ учредителю-физлицу порождает материальную выгоду, с которой организация обязана удержать НДФЛ, а своевременно не возвращённый «беспроцентник» налоговая может переквалифицировать.

Порядок действий зависит от того, кто выступает заёмщиком: учредитель — сотрудник организации или стороннее физическое лицо. В первом случае расчёты ведутся на счёте 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям», во втором — на счёте 76 или 58 (для процентных займов, признаваемых финансовыми вложениями). Ниже разобран оба сценария на примере 1С:Бухгалтерии 8.3.

Перед началом работы убедитесь, что решение о выдаче займа оформлено документально: для ООО с несколькими участниками сделка может требовать одобрения, если учредитель — заинтересованное лицо. Сам договор займа составляется в письменной форме обязательно, поскольку заимодавец — юридическое лицо.

Подготовка: договор займа и настройка аналитики

До отражения операции в программе подготовьте письменный договор займа. В нём укажите сумму, срок возврата, ставку (или прямо пропишите, что займ беспроцентный), порядок возврата и уплаты процентов. Если в договоре нет условия о процентах, для займов до 100 000 рублей между гражданами и юрлицами он по умолчанию считается беспроцентным, но при большей сумме неуказание ставки приводит к начислению процентов по ключевой ставке — лучше прописать условие явно.

В 1С создайте или проверьте элемент справочника «Контрагенты» для учредителя-физлица. Если учредитель одновременно является сотрудником, решите, как вы будете вести учёт: через карточку физлица в зарплатном учёте (счёт 73) или как через контрагента. Для процентного займа сотруднику удобнее счёт 73.01 «Расчёты по предоставленным займам» — тогда программа сможет автоматически рассчитать матвыгоду и НДФЛ при настройке зарплатного блока.

Проверьте план счетов и параметры учёта: в разделе «Главное — Параметры учёта» должны быть включены нужные настройки, а в учётной политике определён порядок признания процентных доходов. Отдельного «документа договора займа» в типовой конфигурации нет — реквизиты договора фиксируются в справочнике «Договоры контрагентов» с видом «Прочее».

Выдача займа через банк

Наиболее распространённый способ — перечисление с расчётного счёта. Создайте документ «Списание с расчётного счёта» (раздел «Банк и касса — Банковские выписки»). В поле «Вид операции» выберите «Выдача займа контрагенту», если учредитель не оформлен как сотрудник, либо «Выдача займа работнику» для сотрудника. Укажите получателя, сумму, договор и статью движения денежных средств.

При проведении документ сформирует проводку по дебету счёта расчётов по займу и кредиту счёта 51. Для займа контрагенту типовая проводка — Дт 76 (либо 58.03 для процентного займа) Кт 51, для сотрудника — Дт 73.01 Кт 51. Счёт расчётов подставляется автоматически из настроек, но его можно изменить вручную в документе, раскрыв детали проводок.

Выбор между счетами 58 и 76 для процентного займа зависит от принятой учётной политики: процентный займ, выданный с целью получения дохода, отвечает признакам финансового вложения и отражается на счёте 58.03 «Предоставленные займы». Беспроцентный займ финансовым вложением не является, поэтому учитывается на счёте 76 или 73.

1. 1
   Откройте «Банк и касса — Банковские выписки» и создайте «Списание с расчётного счёта».
2. 2
   Выберите вид операции «Выдача займа контрагенту» или «Выдача займа работнику».
3. 3
   Заполните получателя, договор, сумму и статью ДДС.
4. 4
   Проведите документ и проверьте проводку: Дт 58.03/76/73.01 — Кт 51.
5. 5
   Сверьте остаток по счёту расчётов по займу в оборотно-сальдовой ведомости.

Выдача займа наличными из кассы

Если деньги выдаются наличными, используйте документ «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса — Кассовые документы») с тем же выбором вида операции — выдача займа контрагенту или работнику. Проводка будет аналогичной, но по кредиту пройдёт счёт 50.

Учтите ограничение: расчёты наличными между юридическим лицом и физическим лицом по договору займа формально не ограничены лимитом в 100 000 рублей, который действует для расчётов между организациями, однако выдача крупных сумм наличными привлекает внимание при проверках и требует безупречного оформления кассовых документов. Практичнее переводить деньги на карту учредителя через банк — платёжное поручение с назначением «по договору займа» служит доказательством реальности сделки.

Также помните, что наличная выручка не может быть просто изъята из кассы на займ без ограничений, если организация обязана сдавать выручку в банк по внутренним правилам — проверьте лимит остатка кассы и порядок расходования наличных, установленный в вашей организации.

Начисление процентов и отражение дохода

По процентному займу проценты начисляются ежемесячно, независимо от фактической уплаты, — это требование метода начисления. В 1С:Бухгалтерии автоматического документа начисления процентов по выданным займам нет, поэтому используйте «Операцию, введённую вручную» (раздел «Операции — Операции, введённые вручную»).

Проводка: Дт 76 (или 73.01, если заёмщик-сотрудник) — Кт 91.01 «Прочие доходы» на сумму процентов за месяц. Сумма рассчитывается по формуле: сумма займа × ставка / 365 (366) × количество дней пользования в месяце. Расчёт приложите к операции в виде бухгалтерской справки — в документе есть поле для комментария, а сам расчёт можно хранить в присоединённых файлах.

Поступление процентов от заёмщика оформляется документом «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Возврат займа контрагентом» или «Прочее поступление» с указанием того же договора и счёта расчётов, на котором накоплены проценты. Важно не смешивать возврат тела займа и уплату процентов в одной аналитике, чтобы корректно закрывались обороты.

Беспроцентный займ и материальная выгода

Беспроцентный займ учредителю — самый рискованный вариант с точки зрения налогов. Для физического лица экономия на процентах признаётся доходом в виде материальной выгоды, если ставка по договору ниже 2/3 ключевой ставки ЦБ. Матвыгода рассчитывается на последнее число каждого месяца пользования займом.

Если учредитель — сотрудник организации, расчёт ведётся в зарплатном учёте: в 1С:ЗУП или в зарплатном блоке 1С:Бухгалтерии материальная выгода регистрируется и НДФЛ удерживается при выплате зарплаты. Если учредитель не получает от организации никаких выплат, удержать налог невозможно — тогда организация до установленного срока сообщает в налоговую о невозможности удержания по форме справки о доходах.

Исключение из правила о матвыгоде — займы на приобретение жилья при наличии у заёмщика права на имущественный вычет: такая экономия на процентах НДФЛ не облагается при подтверждении права на вычет уведомлением из налоговой. Во всех остальных случаях рассчитывать матвыгоду обязательно.

Возврат займа и закрытие расчётов

Возврат тела займа оформляется документом «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Возврат займа контрагентом» или «Возврат займа работником». Проводка зеркальная выдаче: Дт 51 — Кт 58.03/76/73.01. Если учредитель возвращает займ наличными, используйте «Приходный кассовый ордер».

Допустим и зачёт встречных обязательств — например, если учредителю начислены дивиденды, их можно зачесть в счёт возврата займа документом «Операция, введённая вручную» или «Корректировка долга» с видом «Проведение взаимозачёта». Основанием служит подписанное обеими сторонами соглашение о зачёте.

После полного возврата проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 58.03, 73.01 и 76 в разрезе контрагента и договора: сальдо должно быть нулевым. Ненулевой остаток после полного расчёта — признак того, что какой-то платёж отражён на другом договоре или счёте.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счетам 58.03/73.01/76 по заёмщику

Норма

Дебетовое сальдо равно невозвращённому телу займа

Тревожный признак

Сальдо не совпадает с договором или есть кредитовый остаток

Карточка счёта 91.01

Норма

Ежемесячные записи начисления процентов

Тревожный признак

Проценты начислены один раз за весь период или отсутствуют

Регистры НДФЛ по физлицу

Норма

Ежемесячный доход «материальная выгода» и исчисленный налог

Тревожный признак

Матвыгода отсутствует при беспроцентном займе

Движения по договору займа

Норма

Все платежи привязаны к одному договору

Тревожный признак

Часть платежей повисла на другом договоре или без договора

Налоговые последствия и ограничения

Сам по себе займ не создаёт ни дохода, ни расхода: выдача и возврат тела займа не влияют на налог на прибыль и УСН. Налогооблагаемым доходом организации являются только проценты. На УСН с объектом «доходы» проценты включаются в базу при поступлении, при методе начисления — ежемесячно.

Для заёмщика-физлица ключевой налог — НДФЛ с материальной выгоды по льготным займам. Если займ прощён (долг списан по соглашению), прощённая сумма становится доходом учредителя и облагается НДФЛ, а организация не вправе учесть её в расходах. Длительное невозвращение займа без объективных причин налоговые органы трактуют как признак скрытой выплаты дивидендов.

Отдельно оцените сделку с точки зрения заинтересованности: займ учредителю с долей, дающей влияние на решения, может требовать одобрения общего собрания участников. Для организаций на спецрежимах и микропредприятий требования мягче, но зафиксировать решение участников в протоколе всё равно безопаснее.

Сравнение вариантов учёта

Счёт 73.01 (учредитель — сотрудник)

Подходит для займов работникам; удобен автоматическим расчётом матвыгоды и НДФЛ в зарплатном блоке. Ограничение: заёмщик должен быть оформлен в штате.

Счёт 58.03 (процентный займ контрагенту)

Корректен для процентных займов как финансовых вложений; требует закрепления в учётной политике. Не применяется для беспроцентных займов.

Счёт 76 (беспроцентный займ контрагенту)

Используется, когда заёмщик не является сотрудником и займ не признаётся финансовым вложением. Матвыгоду и НДФЛ придётся контролировать вручную.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выдать учредителю беспроцентный займ?

Да, закон это допускает, если в договоре прямо указано, что займ беспроцентный. Однако у учредителя-физлица ежемесячно возникает материальная выгода от экономии на процентах, с которой организация обязана исчислить НДФЛ. Если удержать налог не из чего, об этом сообщают в налоговую инспекцию.

На какой счёт в 1С отнести займ учредителю?

Если учредитель — сотрудник организации, используйте счёт 73.01. Процентный займ стороннему учредителю отражайте на счёте 58.03 как финансовое вложение, беспроцентный — на счёте 76. Выбранный подход закрепите в учётной политике.

Облагается ли выдача займа налогом на прибыль или УСН?

Нет. Передача и возврат тела займа не признаются ни доходом, ни расходом. В налоговую базу включаются только проценты по договору — для организации-заимодавца это доход.

Что делать, если учредитель не возвращает займ?

Сначала направьте письменное требование о возврате. Далее возможны пролонгация договора дополнительным соглашением, взыскание через суд или прощение долга. Прощённый займ становится облагаемым НДФЛ доходом учредителя, а длительное невозвращение без действий со стороны организации повышает риск переквалификации займа в скрытые дивиденды.

Как в 1С начислить проценты по займу, если нет автоматического документа?

Создайте документ «Операция, введённая вручную» с проводкой Дт 76 (или 73.01) — Кт 91.01 на сумму процентов за месяц. Расчёт суммы выполните отдельно по формуле из договора и приложите к операции как бухгалтерскую справку.

Можно ли зачесть дивиденды в счёт возврата займа?

Да, если оба обязательства денежные и наступил срок их исполнения. Оформите соглашение о зачёте взаимных требований и отразите операцию в 1С документом «Корректировка долга» с видом «Проведение взаимозачёта» или ручной операцией. НДФЛ с дивидендов при этом всё равно исчисляется и перечисляется в бюджет.