Как оформить возврат поставщику в 1С: пошаговая инструкция

Возврат товара поставщику — стандартная хозяйственная операция: брак, пересорт, нарушение сроков поставки или возврат нереализованного остатка по договору. В конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP, Управление нашей фирмой) для этого предусмотрен отдельный документ «Возврат товаров поставщику», который корректно списывает товар со склада, формирует задолженность поставщика и отражает операцию в учете НДС.

Главная ошибка бухгалтеров и менеджеров — оформлять возврат обычной реализацией или ручными операциями. Это ломает взаиморасчеты, искажает регистры НДС и приводит к расхождениям при сверке с контрагентом. Ниже разобран полный порядок действий: от подготовки основания до проверки проводок и выгрузки корректировочных документов.

Что подготовить перед оформлением возврата

Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в базе есть исходный документ поступления товара — именно на его основании проще всего оформить возврат, и программа автоматически подтянет номенклатуру, цены, серии и ставки НДС. Если поступление оформлено в другой период или другой базе, возврат придется вводить вручную.

Проверьте, что товар фактически есть на остатке склада, с которого будет списание. Если товар уже продан или списан, документ возврата не проведется либо уйдет в отрицательные остатки — в зависимости от настроек контроля остатков в разделе «НСИ и администрирование».

Уточните условия возврата по договору: по какой цене возвращается товар (по цене закупки или по новой договорной цене), кто компенсирует транспортные расходы, оформляется ли претензия. От этого зависит, какую сумму указывать в документе и нужен ли дополнительный документ «Претензия» или корректировка долга.

Создание документа «Возврат товаров поставщику»

Стандартный путь: откройте исходный документ «Поступление товаров и услуг» и нажмите кнопку «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику». Программа заполнит шапку (организацию, контрагента, договор, склад) и табличную часть всеми позициями поступления.

Удалите лишние строки и оставьте только возвращаемые товары, скорректируйте количество. Если возврат частичный, проверьте, что количество не превышает фактически возвращаемое и не превышает остаток по документу поступления — 1С контролирует это при проведении.

Альтернативный путь — создать документ вручную: раздел «Закупки» → «Возвраты товаров поставщикам» → «Создать». Этот вариант нужен, когда исходного поступления в базе нет или возврат собирается с нескольких поступлений. Тогда номенклатуру, цены и серии придется подбирать самостоятельно, что повышает риск расхождений.

1. 1
   Откройте документ поступления и создайте на его основании «Возврат товаров поставщику»
2. 2
   Оставьте в табличной части только возвращаемые позиции, скорректируйте количество и цены
3. 3
   Проверьте склад списания, договор и ставки НДС в шапке документа
4. 4
   Проведите документ и откройте движения (кнопка «Дт/Кт» или отчет по проводкам)
5. 5
   Оформите расходный ордер на склад, если используется ордерная схема
6. 6
   Выгрузите или распечатайте документы для поставщика: ТОРГ-12, УПД или счет-фактуру на возврат

Настройка склада и ордерная схема

Если склад работает в ордерной схеме, проведение документа «Возврат товаров поставщику» создает распоряжение на отгрузку, но фактическое списание товара происходит документом «Расходный ордер на товары». Пока ордер не оформлен, товар числится «к отгрузке» и не списывается с остатков склада.

Типичная ситуация: менеджер провел возврат, а кладовщик не оформил ордер. В результате в управленческом учете товар ушел, а в складском — висит. Контролируйте это через отчет «Оформление накладных и ордеров» в разделе «Склад и доставка».

НДС при возврате поставщику

Порядок отражения НДС зависит от ситуации. Если товар был принят к учету и НДС принят к вычету, то при возврате покупатель, как правило, выставляет поставщику счет-фактуру на возвращаемый товар (по правилам, действующим для возвратов, оформляемых через корректировку или обратную реализацию — в зависимости от причины возврата и налогового статуса сторон).

В 1С для возврата в периоде поступления часто достаточно корректировки поступления: документ «Корректировка поступления» с видом операции «Корректировка по согласованию сторон» автоматически формирует корректировочный счет-фактуру и сторнирует вычет. Если возврат оформляется отдельным документом в другом периоде, программа формирует запись книги продаж или восстановление НДС — проверьте это в отчете «Книга продаж» после проведения.

Взаиморасчеты и возврат денег от поставщика

Если товар был оплачен, после проведения возврата у поставщика образуется кредиторская задолженность перед вами — точнее, ваша дебиторка. Проверьте это отчетом «Ведомость расчетов с партнерами» или «Задолженность поставщиков».

Возврат денег оформляется документом «Поступление безналичных денежных средств» (или «Приходный кассовый ордер») с видом операции «Возврат денежных средств от поставщика». Укажите тот же договор и документ расчетов, чтобы задолженность закрылась корректно и не висела в развернутом сальдо.

Если вместо денег поставщик отгружает замену, возврат закрывается новым документом поступления по тому же договору. В этом случае следите, чтобы зачет аванса или взаимозачет был отражен явно — иначе в актах сверки появятся «двойные» остатки.

Перед проведением возврата сверьтесь с поставщиком по сумме и составу. Расхождение даже в одной копейке по НДС приводит к тому, что счет-фактура поставщика и ваш документ не сойдутся, и при сверке деклараций налоговая запросит пояснения.

Проверка проводок и результатов

После проведения откройте движения документа. Типовая корреспонденция при возврате: Дт 60.01 (или 76.02 «Расчеты по претензиям») — Кт 41.01 на стоимость товара, плюс проводки по НДС в зависимости от схемы. Точные счета зависят от настроек счетов учета номенклатуры и расчетов с контрагентами.

Контрольные точки: остаток на складе уменьшился на возвращенное количество; в ведомости расчетов появилась задолженность поставщика; регистры НДС содержат соответствующую запись; печатная форма (ТОРГ-12 или УПД) формируется без ошибок.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки склада (отчет «Остатки товаров»)

Норма

Количество уменьшилось ровно на возвращенное

Тревожный признак

Остаток не изменился или ушел в минус

Ведомость расчетов с поставщиком

Норма

Появилась дебиторская задолженность на сумму возврата

Тревожный признак

Сальдо не изменилось или задолженность висит на другом договоре

Книга продаж / регистры НДС

Норма

Есть запись по возврату с корректной суммой НДС

Тревожный признак

Записи нет или сумма НДС не совпадает с документом

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельно стоит сказать о возврате комиссионного товара: если товар принят на комиссию, возврат комитенту оформляется специальным документом «Возврат товаров комитенту», а не поставщику. Смешение этих операций — частая причина ошибок в отчетах комитенту.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли оформить возврат, если документ поступления в другой базе или в бумажном виде?

Да. Создайте «Возврат товаров поставщику» вручную через раздел «Закупки», заполните номенклатуру, цены и НДС самостоятельно. Обязательно укажите в комментарии реквизиты исходной накладной, чтобы бухгалтер мог связать операции при сверке.

Чем возврат отличается от корректировки поступления?

Корректировка поступления применяется, когда стороны согласовали изменение количества или цены по уже оформленной поставке — фактически это исправление исходной сделки. Возврат — самостоятельная операция по обратной отгрузке товара. Если товар возвращается в том же периоде и по согласованию, часто удобнее корректировка; если позже или возврат частичный по претензии — отдельный документ возврата.

Документ не проводится: «Не хватает товара на складе». Что делать?

Проверьте отчет «Остатки товаров» по нужному складу и номенклатуре. Возможные причины: товар уже продан, списан, зарезервирован под заказ или учитывается на другом складе/в другой серии. Снимите лишний резерв или измените склад в документе. Проводить возврат в минус не рекомендуется — это создаст проблемы при расчете себестоимости.

Нужно ли выставлять счет-фактуру при возврате поставщику?

Зависит от налогового статуса сторон и причины возврата. При возврате через корректировку поставщик выставляет корректировочный счет-фактуру. При возврате отдельной операцией покупатель на ОСНО, как правило, оформляет счет-фактуру на возвращаемый товар. Точную схему для вашей ситуации должен определить бухгалтер, а в 1С она отражается автоматически при корректном выборе вида документа.

Как оформить возврат части товара по нескольким поступлениям?

Создайте один документ возврата вручную и добавьте строки из разных поступлений, или оформите отдельный возврат на основании каждого поступления. Второй вариант надежнее: программа контролирует количество и цены по каждому основанию, и сверка с поставщиком проходит проще.

Поставщик вернул деньги, но задолженность в отчетах не закрылась. Почему?

Чаще всего в документе поступления денег указан другой договор, заказ или не выбран документ расчетов. Откройте «Поступление безналичных денежных средств», проверьте вид операции («Возврат от поставщика»), договор и таблицу расшифровки платежа — сумма должна быть отнесена на тот же объект расчетов, что и возврат товара.