Учет и Финансы · 10 мин
Как оформить возврат подотчетных сумм на расчетный счет в 1С
Как оформить возврат неизрасходованных подотчетных сумм на расчетный счет в 1С:Бухгалтерии 8.3: документы, проводки, проверка расчетов с сотрудником и типичные ошибки.
Подотчетные суммы, которые сотрудник не израсходовал, он обязан вернуть организации. Если деньги выдавались с расчетного счета (перечислением на карту работника или другим способом безналичной выплаты), логично и возврат принимать на расчетный счет — так проще отследить движение средств и закрыть задолженность по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
В 1С:Бухгалтерии 8.3 возврат оформляется документом поступления денег на расчетный счет с видом операции «Возврат от подотчетного лица». Сложности обычно возникают не с самим документом, а с правильным указанием сотрудника, договора и проверкой того, что задолженность по счету 71 действительно закрылась.
Ниже разобраны подготовительные проверки, пошаговое оформление документа, варианты для разных ситуаций (частичный возврат, возврат после авансового отчета, удержание из зарплаты) и контроль результата через отчеты.
Подготовка: что проверить до оформления возврата
Перед тем как вносить документ, убедитесь, что задолженность сотрудника реально существует и известна её сумма. Откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (раздел «Отчеты»), укажите счет 71 и сгруппируйте данные по сотрудникам. Дебетовое сальдо на конец периода по конкретному работнику — это сумма, которую он должен организации.
Проверьте, все ли авансовые отчеты сотрудника проведены. Если сотрудник сдал авансовый отчет, но бухгалтер его не провел, реальная задолженность в программе будет завышена, и вы можете принять возврат на неверную сумму. Сначала проведите все документы «Авансовый отчет», затем смотрите остаток по счету 71.
Также уточните способ выдачи подотчетных. Если деньги выдавались из кассы, а сотрудник хочет вернуть их переводом на расчетный счет — это допустимо, но убедитесь, что в платежном поручении от сотрудника корректно указано назначение платежа со ссылкой на возврат подотчетных сумм.
Сумма к возврату или предоставлению авансового отчета
Перерасход по авансовому отчету — возврат от сотрудника не требуется
Сначала провести все авансовые отчеты сотрудника
Основной документ: поступление на расчетный счет
Возврат оформляется в разделе «Банк и касса» → «Банковские выписки» (или «Поступления на расчетный счет»). Создайте новый документ и выберите вид операции «Возврат от подотчетного лица». Именно этот вид операции определяет, что корреспондирующим счетом будет 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами».
Заполните поля документа: дату (по выписке банка), номер входящего платежного поручения, организацию и банковский счет, сумму возврата. В поле «Подотчетное лицо» выберите сотрудника из справочника «Физические лица». В поле «Назначение платежа» обычно переносится текст из платежного поручения сотрудника — например, «Возврат неиспользованных подотчетных средств».
После проведения документ сформирует проводку Дт 51 Кт 71.01 на указанную сумму. Задолженность сотрудника в учете уменьшится или закроется полностью, если возвращена вся сумма.
- 1Проверьте остаток задолженности сотрудника по счету 71 в ОСВ
- 2Проведите все авансовые отчеты сотрудника
- 3Создайте документ «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Возврат от подотчетного лица»
- 4Укажите дату, номер платежного поручения, сотрудника и сумму
- 5Проверьте счет расчетов 71.01 и назначение платежа
- 6Проведите документ и сверьте остаток по счету 71 — он должен уменьшиться на сумму возврата
Загрузка возврата из банковской выписки
Если вы обмениваетесь с банком через клиент-банк или сервис 1С:ДиректБанк, возврат придет в составе выписки автоматически. При загрузке программа попытается распознать вид операции по назначению платежа и контрагенту. Для поступлений от физических лиц автоматическое распознавание срабатывает не всегда — документ может загрузиться с видом операции «Прочее поступление».
В этом случае откройте загруженный документ до его проведения и вручную смените вид операции на «Возврат от подотчетного лица», затем укажите сотрудника. Если провести документ с операцией «Прочее поступление», деньги попадут на счет 91.01 или другой указанный счет, а задолженность по счету 71 не закроется — придется делать корректировку.
Отдельные сценарии возврата
Частичный возврат суммы
Сотрудник может вернуть только часть подотчетных, если остальное он израсходовал, но авансовый отчет еще не сдал. Оформите поступление на фактически возвращенную сумму. Остаток задолженности останется на счете 71 до тех пор, пока сотрудник не отчитается авансовым отчетом или не вернет остаток.
Возврат после проведения авансового отчета
Если авансовый отчет уже проведен и в нем зафиксирован остаток неизрасходованных средств, задолженность сотрудника равна этому остатку. Возврат оформляется тем же документом «Поступление на расчетный счет» — на сумму остатка из авансового отчета. Сверьте сумму с данными документа, чтобы не принять лишнее.
Удержание из зарплаты вместо возврата
Если сотрудник не вернул деньги, организация в предусмотренных законом случаях может удержать невозвращенные подотчетные суммы из заработной платы. В 1С это оформляется не банковским документом, а документом «Операция, введенная вручную» с проводкой Дт 70 Кт 71.01, либо механизмом удержаний в зарплатных конфигурациях. Учтите ограничения на размер удержаний из зарплаты и необходимость согласия работника либо решения работодателя в установленный срок.
Способы закрытия задолженности по подотчетным
Подходит, когда деньги выдавались безналично; оформляется поступлением на расчетный счет, Дт 51 Кт 71.01
Оформляется приходным кассовым ордером, Дт 50 Кт 71.01; учитывайте лимит кассы
Применяется при отказе сотрудника вернуть деньги; требует соблюдения норм трудового права и оформляется через расчеты с персоналом
Проверка результата после проведения
После проведения документа сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 с детализацией по сотрудникам. Если сотрудник вернул всю сумму и все авансовые отчеты проведены, сальдо по нему должно быть нулевым. Остаток после возврата означает, что либо часть суммы еще не возвращена, либо есть непроведенные документы.
Дополнительно проверьте карточку счета 71.01 по сотруднику: в ней должны быть видны выдача подотчетных (Дт 71.01), списание по авансовому отчету (Кт 71.01) и возврат (Кт 71.01). Все три операции вместе должны давать корректный остаток.
Полезно также сверить банковские документы: остаток на счете 51 по данным 1С должен совпадать с выпиской банка на дату возврата. Расхождение укажет на пропущенные или задвоенные документы.
Как проверить результат
Нулевое при полном возврате и проведенных авансовых отчетах
Остается дебетовое сальдо после полного возврата
Дт 51 Кт 71.01 на сумму возврата
Корреспонденция со счетом 91 или 76 — неверный вид операции
Совпадает с банковской выпиской
Расхождение — есть пропущенные или дублирующие документы
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространенная ошибка — неправильный выбор сотрудника в документе. Если в справочнике физических лиц есть дубликаты (например, сотрудник заведен дважды), возврат закроет задолженность не той карточки, и в ОСВ появятся одновременно дебетовое и кредитовое сальдо по одному человеку. Перед проведением убедитесь, что выбрано то же физическое лицо, что и в документе выдачи.
Вторая ошибка — возврат на сумму больше фактической задолженности. Тогда по сотруднику образуется кредитовое сальдо на счете 71, то есть организация как будто должна работнику. Такую ситуацию нужно разбирать: либо вернуть излишек сотруднику, либо скорректировать документы.
Учтите ограничение по срокам: неизрасходованные подотчетные суммы сотрудник обязан вернуть или отчитаться по ним в срок, установленный руководителем организации. Длительное «зависание» подотчетных сумм — признак нарушения кассовой дисциплины и может вызвать вопросы при проверках.
FAQ
Можно ли оформить возврат подотчетных через кассу, если выдача была с расчетного счета?
Да, законодательство этого не запрещает. В 1С оформите документ «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчетного лица» — проводка будет Дт 50 Кт 71.01. Учтите лимит остатка кассы, если он установлен для организации.
Что делать, если сотрудник вернул деньги, а авансовый отчет еще не сдан?
Оформите возврат на фактически поступившую сумму. Оставшаяся задолженность будет числиться на счете 71 до сдачи авансового отчета. После его проведения сверьте остаток — он должен соответствовать невозвращенной и неотчитанной части.
Почему после возврата по сотруднику осталось сальдо на счете 71?
Возможные причины: не проведены авансовые отчеты, возвращена не вся сумма, выбран дубликат физического лица или в документе выдачи указан другой сотрудник. Сформируйте карточку счета 71.01 по этому лицу и последовательно сверьте все документы.
Как исправить возврат, проведенный с видом операции «Прочее поступление»?
Если период еще открыт, проще всего изменить вид операции в самом документе на «Возврат от подотчетного лица», указать сотрудника и перепровести. Если документ редактировать нельзя, сделайте сторнирующую операцию и введите корректный документ.
Нужен ли отдельный договор для расчетов с подотчетным лицом в 1С?
Нет. Расчеты с подотчетными лицами ведутся по счету 71 в разрезе физических лиц, без использования справочника договоров. В документе достаточно указать сотрудника — субконто «Работники организации» заполнится автоматически.
Как отразить возврат подотчетных от бывшего сотрудника?
Так же, через поступление на расчетный счет с видом операции «Возврат от подотчетного лица». Увольнение не мешает выбрать физическое лицо в документе. Если сотрудник уволился, не вернув деньги, взыскание оформляется в общем порядке, включая возможное обращение в суд.
Что важно запомнить
Возврат подотчетных на расчетный счет оформляется документом «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Возврат от подотчетного лица» и проводкой Дт 51 Кт 71.01. Перед оформлением проверьте остаток задолженности по счету 71 и проведите авансовые отчеты, после — убедитесь, что сальдо по сотруднику закрылось, а остаток по счету 51 совпадает с выпиской банка.