Как оформить возврат материалов поставщику в 1С

Возврат материалов поставщику — типовая хозяйственная операция: брак, пересорт, излишки по договору или изменение производственных планов. В 1С операция оформляется документом «Возврат товаров поставщику» (в 1С:Бухгалтерии, Управлении торговлей, ERP), который списывает материалы со склада, сторнирует задолженность и корректирует НДС.

Ключевой момент — основание возврата. Если материалы приняты на учёт и право собственности перешло к покупателю, возврат оформляется как обратная реализация с начислением НДС. Если возврат происходит в рамках того же договора поставки до момента перехода права собственности или по браку, схема отражения может отличаться. Поэтому перед оформлением документа уточните у бухгалтера, как трактуется операция в учётной политике организации.

Ниже разобран порядок действий в 1С:Бухгалтерии 8.3 как наиболее распространённой конфигурации, а также особенности для 1С:Управление торговлей. Названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от релиза конфигурации.

Подготовка: что проверить перед оформлением возврата

Перед созданием документа убедитесь, что исходное поступление материалов отражено в базе корректно: документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» проведён, количество и цены совпадают с бумажными документами, материалы оприходованы на нужный склад и счёт учёта (обычно 10.01 «Сырьё и материалы»).

Проверьте остатки по складу: возвращаемое количество не должно превышать фактический остаток материала. Если часть материалов уже списана в производство (документом «Требование-накладная»), вернуть их стандартным возвратом нельзя — потребуется сначала оформить возврат материалов из производства на склад.

Согласуйте с поставщиком условия возврата: количество, цену возврата (обычно по цене приобретения), кто оплачивает доставку. Устная договорённость не защищает при налоговой проверке — оформите письменное уведомление или дополнительное соглашение к договору, особенно при возврате качественного товара.

Создание документа «Возврат товаров поставщику» на основании поступления

Самый надёжный способ — ввод на основании. Откройте документ поступления материалов (раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)»), найдите нужный документ и нажмите кнопку «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику». Программа автоматически подставит контрагента, договор, склад, номенклатуру, количество и цены из исходной накладной.

В созданном документе скорректируйте количество возвращаемых позиций — по умолчанию подставляется весь объём поступления. Удалите строки, которые не возвращаются, и укажите фактическое количество. Цены обычно оставляют равными ценам приобретения: именно по ним материалы спишутся с учёта без финансового результата.

Проверьте поля «Счёт учёта» и «Ставка НДС» в табличной части. Счёт учёта должен совпадать со счётом, на котором числятся материалы (10.01 или другой счёт группы 10). Ставку НДС укажите по ставке исходной поставки — от неё зависит сумма налога в счёте-фактуре на возврат.

1. 1
   Откройте документ поступления материалов в разделе «Покупки»
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» → «Возврат товаров поставщику»
3. 3
   Скорректируйте количество и удалите лишние строки
4. 4
   Проверьте счета учёта, ставку НДС и склад
5. 5
   Проведите документ и зарегистрируйте счёт-фактуру на возврат
6. 6
   Сформируйте печатную форму ТОРГ-12 или УПД для передачи поставщику

Проводки и налоговый учёт при возврате

При проведении документ формирует проводки по дебету счёта 60.01 «Расчёты с поставщиками» и кредиту счёта 10 (или иного счёта учёта материалов) — задолженность поставщику уменьшается, материалы списываются со склада. Одновременно начисляется НДС: дебет 60.01, кредит 68.02 (в зависимости от настроек учётной политики проводка может формироваться через счёт 76).

На основании возврата зарегистрируйте счёт-фактуру — кнопка «Выписать счёт-фактуру» в документе возврата. Он попадёт в книгу продаж, поскольку для целей НДС возврат принятых на учёт материалов рассматривается как реализация. Ранее принятый к вычету НДС по исходной поставке при частичном возврате корректируется автоматически через документ «Формирование записей книги покупок» или корректировочные документы — проверьте это в отчёте «Анализ НДС».

Если возвращаемые материалы были оплачены авансом, после проведения возврата на счёте 60.01 образуется дебиторская задолженность поставщика. Её закрывают либо возвратом денег (документ «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Возврат от поставщика»), либо зачётом в счёт других поставок.

Возврат материалов в 1С:Управление торговлей и ERP

В 1С:Управление торговлей 11 и ERP документ также называется «Возврат товаров поставщику» и находится в разделе «Закупки». Ввод на основании документа «Приобретение товаров и услуг» работает аналогично: программа переносит товарные позиции, цены и соглашение с поставщиком.

Особенность этих конфигураций — статусы и хозяйственные операции. В документе укажите хозяйственную операцию (например, «Возврат товаров поставщику»), способ компенсации («Вернуть денежные средства» или «Оставить в качестве аванса») и убедитесь, что по документу сформированы задания на отгрузку со склада, если используется ордерная схема складского учёта.

При ордерной схеме после проведения возврата кладовщик оформляет расходный ордер на фактическую отгрузку. Пока ордер не проведён, товар числится «к отгрузке» и остатки в учёте и на складе будут расходиться — контролируйте это через отчёт «Оформление накладных и ордеров».

Сравнение вариантов оформления

Возврат товаров поставщику

Стандартный способ: списывает материалы, корректирует расчёты и НДС. Подходит для большинства случаев, когда поступление уже отражено.

Корректировка поступления

Применяется, если поставщик и покупатель договорились уменьшить количество по той же накладной (например, выявлен брак при приёмке). Не используйте для возврата спустя время после приёмки.

Реализация товаров и услуг

Обходной вариант, когда возврат экономически является продажей поставщику (например, цена возврата отличается от цены покупки). Требует аккуратного обоснования.

Проверка результата после проведения

После проведения документа сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60.01 с субконто по контрагенту: задолженность должна уменьшиться на сумму возврата или появиться дебиторское сальдо, если материалы были предоплачены. Затем проверьте карточку счёта 10.01 по номенклатуре — количество возвращённых материалов должно списаться.

Сформируйте отчёт «Анализ НДС» или книгу продаж за период: счёт-фактура на возврат должен отражаться в книге продаж, а корректировка вычета — в книге покупок. Расхождение сумм НДС между возвратом и исходным поступлением (пропорционально количеству) указывает на неверную ставку или цену в документе.

Наконец, сверьтесь с поставщиком: передайте ему подписанную накладную (ТОРГ-12) или УПД и запросите акт сверки взаиморасчётов. Это защитит от ситуации, когда поставщик не отразил возврат у себя, и взаимные требования «повиснут» в учёте обеих сторон.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо по счёту 60.01 по контрагенту

Норма

Уменьшилось на сумму возврата или появилась дебиторка при предоплате

Тревожный признак

Сальдо не изменилось — документ не проведён или создан без основания

Остаток материала на счёте 10

Норма

Количество уменьшилось на возвращённое

Тревожный признак

Остаток прежний или ушёл в минус — неверный склад или счёт учёта

Книга продаж за период

Норма

Есть запись по счёту-фактуре возврата

Тревожный признак

Записи нет — счёт-фактура не зарегистрирована

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая ошибка — создание возврата «вручную» без связи с поступлением. Такой документ не подхватывает цены и партию списания, из-за чего материал может списаться по другой себестоимости, а в расчётах появятся «висячие» суммы. Всегда используйте ввод на основании.

Вторая типичная проблема — неверная дата документа. Возврат, проведённый более ранней датой, чем поступление, приведёт к отрицательным остаткам на складе на момент проведения. Программа либо не даст провести документ, либо спишет материал «в минус», что исказит себестоимость.

Третья группа ошибок связана с НДС: забывают зарегистрировать счёт-фактуру на возврат, указывают неверную ставку или не корректируют ранее заявленный вычет. Результат — расхождения с данными поставщика и вопросы налоговой инспекции при сверке счетов-фактур.

Частые вопросы

Можно ли оформить возврат, если документ поступления был в прошлом закрытом периоде?

Можно, но возврат проводите текущей датой, не изменяя закрытый период. НДС-корректировки отразятся в текущем квартале: вычет по исходной поставке сторнируется через корректировочные записи книги покупок. Изменять или перепроводить документы прошлого периода без крайней необходимости не следует.

Что делать, если поставщик вернул деньги за возвращённые материалы?

Оформите документ «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Возврат от поставщика» и укажите документ возврата в качестве основания. После проведения дебиторская задолженность поставщика по счёту 60.01 закроется. Если программа не видит возврат при подборе, проверьте совпадение договора и валюты расчётов.

Как вернуть только часть материалов из одной накладной?

Создайте возврат на основании поступления, затем в табличной части удалите невозвращаемые позиции и в оставшихся строках укажите фактическое количество к возврату. Цены оставьте из накладной. Один документ поступления может служить основанием для нескольких частичных возвратов.

Нужно ли выставлять счёт-фактуру при возврате бракованных материалов?

Если брак выявлен после принятия материалов на учёт и перехода права собственности, возврат оформляется как обратная реализация со счётом-фактурой. Если брак выявлен при приёмке и товар не принят на учёт, оформляется корректировка поступления, а счёт-фактуру выставляет поставщик. Граница между ситуациями — момент подписания документов о приёмке.

Почему документ возврата не проводится с ошибкой об отрицательных остатках?

Причины: материал уже списан в производство или реализацию, указан неверный склад, документ датирован раньше поступления, либо включён контроль остатков при отключённом восстановлении последовательностей. Проверьте остатки по карточке номенклатуры на дату документа и при необходимости скорректируйте дату или склад.

Как оформить возврат, если материалы числятся на счёте 10.07 «Материалы, переданные в переработку»?

Материалы с давальческого счёта возвращают не поставщику, а от переработчика — это другая операция (возврат из переработки). Если же речь о возврате поставщику материалов, которые уже переданы в переработку, сначала оформите их возврат на собственный склад, а затем стандартный возврат поставщику.