Учет и Финансы · 10 мин
Как оформить возврат денежных средств в 1С
Пошаговая инструкция по оформлению возврата денежных средств покупателю и от поставщика в 1С: документы, проводки, кассовые чеки и типичные ошибки.
Возврат денежных средств — одна из самых частых операций в учёте: покупатель вернул товар, поставщик вернул предоплату, сотрудник вернул неизрасходованный аванс. В 1С для каждого случая предусмотрен свой набор документов, и ошибка в выборе документа приводит к неправильным проводкам, зависшим взаиморасчётам и проблемам с кассовой дисциплиной.
Логика оформления во всех конфигурациях (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) строится одинаково: сначала фиксируется основание возврата (возврат товара или соглашение о возврате аванса), затем — само движение денег (расход из кассы или безналичный платёж). Различия только в названиях документов и расположении разделов меню.
Ниже разобраны основные сценарии: возврат покупателю за наличный и безналичный расчёт, возврат от поставщика, возврат подотчётных сумм, а также особенности пробития кассового чека на возврат. Инструкции ориентированы на актуальные типовые конфигурации с интерфейсом «Такси».
Определяем сценарий возврата
До создания документов нужно ответить на три вопроса: кто возвращает деньги (вы покупателю или поставщик вам), как была оплата (наличные, эквайринг, безнал) и что является основанием (возврат товара, отказ от сделки, переплата, возврат аванса). От ответов зависит вид операции в платёжном документе и необходимость кассового чека.
Критично различать возврат в день покупки и возврат на другой день. В первом случае при наличном расчёте иногда допустимо оформление через чек коррекции или отмену чека до закрытия смены, во втором — всегда оформляется полноценный документ возврата и отдельный чек с признаком «возврат прихода».
Как выбрать действие
Возврат денег покупателю за товар
Если покупатель возвращает товар, сначала оформляется документ «Возврат товаров от покупателя». В 1С:Бухгалтерии он находится в разделе «Продажи», в Управлении торговлей — «Продажи» → «Возвраты товаров от клиентов». Удобнее всего создавать документ на основании исходной реализации: тогда автоматически подтянутся товары, цены, партии и договор.
Проверьте в документе склад, количество и цену возвращаемого товара, а также счёт учёта НДС. После проведения в учёте формируются сторнирующие записи по выручке и себестоимости, а товар возвращается на складской остаток. Если возврат частичный, отредактируйте количество вручную — программа не ограничивает возврат рамками одной строки исходной реализации.
Возврат наличных через кассу
На основании документа возврата создайте «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы»). Укажите вид операции «Возврат покупателю» (в некоторых конфигурациях — «Возврат оплаты клиенту»), контрагента, сумму и кассу. После проведения деньги спишутся из кассы, а задолженность перед покупателем закроется.
При применении онлайн-кассы из документа пробивается чек с признаком расчёта «возврат прихода» или «возврат расхода» — признак зависит от того, возвращаете ли вы деньги за возвращённый товар («возврат прихода») или получаете деньги обратно. Ошибка в признаке расчёта — одна из самых частых причин вопросов налоговой.
Возврат на карту или расчётный счёт покупателя
Если оплата была безналичной, деньги возвращаются тем же способом. Создайте документ «Списание с расчётного счёта» (раздел «Банк и касса» → «Платёжные поручения») с видом операции «Возврат покупателю». Укажите получателя, сумму и основание. При обмене с банком платёжка выгрузится в клиент-банк вместе с остальными.
Для эквайринговых операций возврат оформляется документом «Операция по платёжной карте» с видом операции «Возврат покупателю». Сам возврат средств на карту покупателя выполняется через терминал или личный кабинет банка-эквайера — 1С только фиксирует операцию в учёте.
Возврат денег от поставщика
Когда поставщик возвращает вам предоплату за невыполненную поставку или переплату, движение денег фиксируется документом «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Возврат от поставщика». При загрузке выписки из банка программа часто определяет операцию автоматически по назначению платежа, но вид операции стоит проверить вручную.
Правильный вид операции важен для взаиморасчётов: «Возврат от поставщика» закрывает дебиторскую задолженность по авансам выданным (счёт 60.02 в бухгалтерском учёте). Если ошибочно выбрать «Оплата от покупателя», задолженность зависнет, и в отчётах по взаиморасчётам появится фиктивная переплата.
Если возврат связан с возвратом товара поставщику, перед поступлением денег оформите документ «Возврат товаров поставщику» (раздел «Покупки»). Он спишет товар со склада и сформирует задолженность поставщика, которую затем закроет поступление денег.
Возврат подотчётных сумм от сотрудника
Неизрасходованный остаток аванса сотрудник возвращает в кассу. Оформляется «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчётного лица»: укажите сотрудника, сумму и счёт учёта (71 в типовой бухгалтерии). Документ закроет задолженность сотрудника по подотчётным суммам.
Проверьте остаток по сотруднику до и после операции через отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71» или «Расчёты с подотчётными лицами». Остаток должен обнулиться или уменьшиться на сумму возврата. Если сотрудник сначала отчитался авансовым отчётом, возвращается только разница между выданным авансом и подтверждёнными расходами.
- 1Создайте «Возврат товаров от покупателя» на основании реализации и проверьте товары, цены, склад
- 2Проведите документ и убедитесь, что сформировалась задолженность перед покупателем
- 3Создайте РКО или «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Возврат покупателю»
- 4При наличном расчёте пробейте чек с признаком «возврат прихода»
- 5Проверьте отчётом по взаиморасчётам, что задолженность закрыта полностью
Кассовый чек на возврат: что учесть
Чек на возврат пробивается в момент фактической выдачи денег, а не в момент создания документа возврата товара. В типовых конфигурациях чек формируется из РКО или из документа «Чек ККМ на возврат» (в розничных конфигурациях). Реквизиты чека должны соответствовать возвращаемой позиции: наименование товара, сумма, признак способа расчёта.
Если возврат частичный или деньги выдаются за товар, купленный без чека, основанием служит заявление покупателя. Рекомендуется хранить заявление вместе с кассовыми документами — при проверке оно подтверждает обоснованность расхода из кассы.
Проверка результата и типичные ошибки
После оформления всех документов проверьте три точки: взаиморасчёты с контрагентом (задолженность закрыта), остаток кассы или счёта (соответствует фактическому движению денег) и фискальные данные (чек на возврат передан в ОФД). Для взаиморасчётов удобны отчёты «Анализ расчётов с покупателями» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62».
Если задолженность не закрылась, чаще всего причина в том, что платёжный документ не привязан к документу возврата или выбран неверный вид операции. Исправьте вид операции и перепроведите документ — перепроводить весь период обычно не требуется.
Как проверить результат
Задолженность по возврату полностью закрыта платёжным документом
Остаток долга висит на счёте 62 или 76
Остаток в программе совпадает с фактическими деньгами в кассе
Расхождение на сумму возврата — РКО не проведён или проведён дважды
Чек на возврат пробит и отправлен в ОФД
Чек отсутствует или пробит с неверным признаком расчёта
Ответы на частые вопросы
Можно ли оформить возврат, если исходная реализация удалена или не введена в программу?
Да, документ возврата можно создать без основания, вручную заполнив товары и цены. Однако корректнее восстановить исходную реализацию: иначе сторнирующие проводки по выручке не сформируются, а себестоимость возврата придётся указывать вручную.
Как оформить возврат, если покупатель оплатил частично наличными, частично картой?
Возврат оформляется двумя платёжными документами пропорционально способам оплаты: РКО на наличную часть и операция по платёжной карте на безналичную. Общая сумма возврата не должна превышать сумму исходной оплаты.
Нужен ли кассовый чек при возврате на расчётный счёт юридического лица?
Безналичные расчёты между организациями и ИП не требуют применения ККТ, поэтому чек на возврат по безналичному платёжу юрлицу не пробивается. Достаточно платёжного документа и документа-основания.
Что делать, если возврат нужно оформить задним числом?
Документы можно создать прошлой датой, но помните: кассовый чек всегда фискализируется текущей датой, а изменение проведённых документов в закрытом периоде может потребовать корректировки отчётности. Перед изменениями в закрытом периоде сделайте резервную копию базы.
Как вернуть деньги, если покупатель оплатил через онлайн-кассу по ссылке?
Технический возврат выполняется в личном кабинете платёжного сервиса или банка-эквайера. В 1С оформляется документ возврата и операция по платёжной карте с видом «Возврат покупателю»; чек на возврат обычно формируется платёжным сервисом автоматически.
Что важно запомнить
Любой возврат в 1С оформляется парой документов: основание (возврат товара) и платёжный документ с правильным видом операции. Деньги возвращаются тем же способом, что поступили, а при наличном расчёте с ККТ обязательно пробивается чек на возврат. Финальный контроль — закрытие задолженности в отчётах по взаиморасчётам.