Как оформить расходный кассовый ордер в 1С

Расходный кассовый ордер (РКО) фиксирует любую выдачу наличных денег из кассы организации: подотчётному лицу, поставщику, при возврате покупателю или при сдаче выручки в банк. В программах 1С документ создаётся в разделе кассовых операций и одновременно формирует бухгалтерские проводки, а также печатную форму КО-2 по унифицированному образцу.

Работа с РКО в 1С:Бухгалтерии 8.3, 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация построена по схожей логике, поэтому описанный порядок применим к большинству конфигураций. Отличия касаются в основном расположения кнопок и набора видов операций.

Где находится документ и какие виды операций доступны

В 1С:Бухгалтерии 8.3 расходный кассовый ордер создаётся по пути: раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» → кнопка «Создать» → «Расходный кассовый ордер». В новых релизах документ может называться «Выдача наличных». Журнал показывает все кассовые документы вместе — приходные и расходные ордера, их удобно фильтровать по виду.

Первое поле, которое нужно заполнить, — вид операции. От него зависят остальные поля документа и формируемые проводки. Основные виды операций:

• Выдача денежных средств подотчётному лицу — дебет счёта 71, требуется указать сотрудника из справочника «Физические лица»;
• Оплата поставщику — дебет 60, указывается контрагент и договор;
• Возврат покупателю — дебет 62, нужен контрагент и основание возврата;
• Взнос наличными в банк — дебет 57 или 51, указывается банковский счёт организации;
• Выдача займа работнику или контрагенту — дебет 73.01 или 58.03;
• Выдача заработной платы — по ведомости, дебет 70;
• Прочий расход — свободный выбор счёта дебета.

Пошаговое заполнение документа

После выбора вида операции заполните обязательные реквизиты. Номер документа программа присвоит автоматически при записи — нумерация кассовых ордеров должна быть сквозной в течение года, поэтому не меняйте её вручную без необходимости. Дата документа должна совпадать с фактической датой выдачи денег.

Основные поля документа:

• Организация — подставляется по умолчанию, если ведётся учёт по одной организации;
• Сумма — выдаваемая сумма в рублях; сумма прописью в печатной форме формируется автоматически;
• Получатель — сотрудник, контрагент или произвольное физическое лицо в зависимости от вида операции;
• Основание — текстовое поле: «хозяйственные расходы», «оплата по договору №…», «возврат по чеку от…»;
• Приложение — реквизиты документов, на основании которых выдаются деньги (заявление, счёт, доверенность);
• Выдать — ФИО получателя, подставляется из карточки, но редактируется вручную;
• По документу — паспортные данные получателя, если деньги выдаются не сотруднику.

После заполнения нажмите «Провести». Программа сформирует проводку по кредиту счёта 50.01 в корреспонденции со счётом, определяемым видом операции. Проверить проводки можно кнопкой «Дт/Кт» в форме документа.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Расходный кассовый ордер»
2. 2
   Выберите вид операции, соответствующий характеру выдачи
3. 3
   Укажите сумму, получателя, основание и приложение
4. 4
   Проверьте дату и номер документа
5. 5
   Нажмите «Провести» и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
6. 6
   Распечатайте форму КО-2 кнопкой «Печать»

Отдельные сценарии выдачи наличных

Выдача под отчёт

Самый частый сценарий. Вид операции — «Выдача денежных средств подотчётному лицу», получатель выбирается из справочника физических лиц. Проводка: Дт 71 — Кт 50.01. Если у сотрудника есть непогашенная задолженность по прошлым авансам, это не блокирует документ, но контролируйте задолженность отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71».

Оплата поставщику наличными

Вид операции — «Оплата поставщику». Обязательно укажите договор: без него аванс и оплата могут некорректно зачесться в дальнейшем. Помните об ограничении расчётов наличными между юридическими лицами — в пределах одного договора действует лимит, установленный указанием Центрального банка. Превышение лимита грозит штрафом, программа его не контролирует автоматически.

Сдача выручки в банк

Используйте вид операции «Взнос наличными в банк» (иногда «Инкассация»). Если деньги передаются инкассатору, корректнее проводка через счёт 57 «Переводы в пути»: Дт 57 — Кт 50.01, а при поступлении на расчётный счёт — Дт 51 — Кт 57 на основании банковской выписки.

Сравнение вариантов

Выдача подотчётному лицу

Для сотрудников организации. Проводка Дт 71 — Кт 50.01. Требуется контроль отчётности по авансам.

Оплата поставщику

Для расчётов с контрагентами. Требуется договор, действует лимит наличных расчётов между юрлицами.

Взнос в банк

Для сдачи выручки. При инкассации используйте счёт 57, при прямом взносе — сразу 51.

Печать формы КО-2

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в форме документа — выберите «Расходный кассовый ордер (КО-2)». Программа автоматически заполнит сумму прописью, реквизиты организации, ФИО получателя и строки «Основание» и «Приложение», если они заполнены в документе.

Проверьте перед печатью: поле «Выдать» должно содержать ФИО в дательном падеже, поле «По документу» — данные удостоверения личности для внешних получателей. Подписи руководителя и главного бухгалтера в форму подставляются из данных организации, но на бумажном экземпляре подписи ставятся собственноручно.

Бумажный ордер подписывает кассир только после фактической выдачи денег, а получатель расписывается с указанием полученной суммы прописью. Корешок ордера остаётся в кассовой книге.

Проверка результата и отражение в отчётах

После проведения документа убедитесь в корректности отражения операции. Откройте проводки кнопкой «Дт/Кт»: по кредиту должен быть счёт 50.01, по дебету — счёт, соответствующий виду операции. Сумма и аналитика (сотрудник, контрагент, договор) должны совпадать с назначением платежа.

Сформируйте кассовую книгу за день («Банк и касса» → «Кассовая книга»): РКО должен попасть в расходную часть, а остаток на конец дня — не превышать установленный лимит кассы. Отрицательный остаток по кассе — признак ошибки в датах или пропущенного приходного ордера.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа

Норма

Кредит 50.01, дебет соответствует виду операции, верная аналитика

Тревожный признак

Неверный счёт дебета или пустая аналитика контрагента

Кассовая книга за день

Норма

РКО в расходе, остаток положительный и в пределах лимита

Тревожный признак

Отрицательный остаток или документ отсутствует

Печатная форма КО-2

Норма

Сумма прописью, ФИО получателя, основание заполнены

Тревожный признак

Пустые поля «Выдать» или «Основание»

Типичные ошибки и ограничения

Частая ошибка — неверный выбор вида операции: например, выдачу под отчёт проводят как «Прочий расход» с ручным счётом. Это ломает аналитику по сотруднику и затрудняет контроль подотчётных сумм. Всегда используйте профильный вид операции.

Вторая группа ошибок — работа с датами. Проведение РКО «задним числом» после формирования кассовой книги за тот день приведёт к расхождению нумерации и остатков. Если документ нужно исправить, корректируйте его до сдачи отчётности и пересформируйте кассовую книгу.

Также не забывайте про лимит остатка кассы и лимит наличных расчётов между организациями. 1С не блокирует такие операции — ответственность за соблюдение ограничений лежит на бухгалтере.

Частые вопросы

Как исправить ошибку в уже проведённом РКО?

Откройте документ из журнала кассовых документов, внесите изменения и перепроведите. Если документ попал в закрытый период или сданную отчётность, корректировку лучше делать отдельным документом текущей датой, предварительно согласовав с главным бухгалтером. После исправления пересформируйте кассовую книгу за соответствующий день.

Можно ли удалить расходный кассовый ордер?

Технически можно пометить документ на удаление, но делать это не рекомендуется: нарушится сквозная нумерация кассовых ордеров, что вызовет вопросы при проверке кассовой дисциплины. Ошибочный документ лучше отменить комментарием и создать корректный, либо использовать корректировочную операцию.

Почему в печатной форме пустые поля «Выдать» или «Основание»?

Эти поля печатной формы заполняются из одноимённых реквизитов документа, а не из карточки получателя автоматически. Откройте документ и заполните поля «Выдать», «Основание» и «Приложение» вручную, затем перепечатайте форму.

Как оформить выдачу зарплаты из кассы?

Используйте вид операции «Выдача заработной платы» с указанием ведомости. В 1С:Бухгалтерии сначала создаётся документ «Ведомость в кассу», затем на его основании — РКО на общую сумму ведомости. Отдельные ордера на каждого сотрудника не требуются.

Что делать, если получатель — человек без паспортных данных в базе?

Заполните поля «Выдать» и «По документу» вручную: ФИО и реквизиты удостоверения личности. Заводить физическое лицо в справочник ради разовой операции не обязательно, если вид операции позволяет указать получателя текстом.

Нужен ли РКО при безналичной оплате?

Нет. РКО оформляется только при выдаче наличных из кассы. Безналичные перечисления отражаются документом «Списание с расчётного счёта» в разделе «Банковские выписки».