Как оформить приходный кассовый ордер в 1С 8.3

Приходный кассовый ордер (ПКО) — документ, которым в 1С 8.3 оформляется любое поступление наличных денег в кассу организации: оплата от покупателя, возврат подотчётных сумм, взнос учредителя, получение наличных с расчётного счёта. Документ формирует проводку по дебету счёта 50 «Касса» и одновременно служит основанием для печати унифицированной формы КО-1.

В «1С:Бухгалтерии 8.3» ПКО находится в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». От вида операции зависит, какие поля будут доступны и какие проводки сформируются, поэтому главное при оформлении — правильно выбрать тип поступления и корреспондирующий счёт. Ошибка в этих реквизитах приводит к неверной аналитике и расхождениям в отчётах.

Ниже разобран порядок создания ПКО, особенности заполнения для основных видов операций, печать формы КО-1, проверка проводок и типичные ошибки, которые допускают бухгалтеры при работе с кассовыми документами.

Где находится ПКО и как создать документ

Откройте раздел «Банк и касса» и перейдите в журнал «Кассовые документы». Здесь отображаются и приходные, и расходные ордера единым списком. Нажмите кнопку «Поступление» — программа создаст новый приходный кассовый ордер.

Альтернативный путь — создание ПКО на основании другого документа. Например, из документа «Реализация (акты, накладные)» или «Счёт покупателю» через кнопку «Создать на основании». В этом случае контрагент, договор и сумма подставятся автоматически, что снижает риск ошибок ручного ввода.

Номер документа программа присваивает автоматически в пределах дня или непрерывной нумерации — в зависимости от настроек нумератора. Если в учётной политике организации принята сквозная нумерация кассовых документов, проверьте, чтобы номера не сбивались при удалении или переносе ордеров.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы»
2. 2
   Нажмите «Поступление» и выберите вид операции
3. 3
   Заполните дату, сумму, счёт учёта и корреспондирующий счёт
4. 4
   Укажите контрагента, договор и статью движения денежных средств
5. 5
   Заполните поля «Принято от» и «Основание» для печатной формы
6. 6
   Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
7. 7
   Распечатайте форму КО-1 и передайте на подпись

Выбор вида операции

Поле «Вид операции» определяет набор доступных реквизитов и корреспонденцию счетов. Наиболее используемые варианты:

• Оплата от покупателя — поступление наличной выручки от контрагента, корреспонденция со счётом 62;
• Розничная выручка — сдача выручки торговой точки, корреспонденция со счётом 90 или 62 в зависимости от настроек;
• Возврат от подотчётного лица — неизрасходованный остаток аванса, счёт 71;
• Получение наличных в банке — снятие денег с расчётного счёта по чеку, счёт 51;
• Взнос в уставный капитал — счёт 75;
• Прочее поступление — свободная корреспонденция, счёт выбирается вручную.

Если нужного вида операции нет в типовом списке, используйте «Прочее поступление» и укажите счёт вручную. Это универсальный вариант, но он требует внимательности: программа не подскажет аналитику автоматически.

Заполнение реквизитов документа

Основные поля ПКО: дата, сумма, счёт кассы (50.01 или 50.02 для операционной кассы), корреспондирующий счёт, статья движения денежных средств. Статья ДДС обязательна, если организация формирует отчёт о движении денежных средств — без неё сумма не попадёт в отчёт корректно.

Для операций с контрагентами дополнительно заполняются контрагент и договор. Если по договору есть незакрытые документы реализации, программа предложит зачесть оплату автоматически или вручную указать документ расчётов через таблицу «Расшифровка платежа».

Поля «Принято от» и «Основание» заполняются текстом — они выводятся в печатную форму КО-1. В «Принято от» указывают ФИО плательщика или наименование организации, в «Основание» — содержание операции, например: «Оплата по договору № 15 от 12.03» или «Возврат неиспользованного аванса». Поле «Приложение» заполняется при наличии подтверждающих документов.

Проводки и проверка результата

После проведения откройте проводки кнопкой «Дт/Кт». Стандартная корреспонденция — дебет 50.01, кредит зависит от вида операции. Проверьте, что сумма, счета и субконто соответствуют хозяйственной операции.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа

Норма

Дт 50.01, кредит соответствует виду операции, сумма совпадает

Тревожный признак

Неверный корреспондирующий счёт или пустое субконто

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50

Норма

Остаток кассы увеличился на сумму ордера

Тревожный признак

Остаток не изменился — документ не проведён

Кассовая книга

Норма

ПКО отображается в листе кассовой книги за свою дату

Тревожный признак

Документа нет — проверьте дату и организацию в шапке

Отчёт о движении денежных средств

Норма

Сумма попала в нужную статью ДДС

Тревожный признак

Статья не заполнена — сумма висит в нераспределённых

Дополнительно сверьте остаток по кассе с фактическим наличием денег. Расхождение книжного и фактического остатка — признак пропущенного или ошибочного документа, который нужно найти до закрытия дня.

Печать формы КО-1

Из документа по кнопке «Печать» → «Приходный кассовый ордер (КО-1)» формируется унифицированная печатная форма. Она состоит из самого ордера и отрывной квитанции, которая передаётся плательщику.

Перед печатью убедитесь, что заполнены поля «Принято от», «Основание» и, при необходимости, «Приложение». Подписи главного бухгалтера и кассира в форму подтягиваются из данных об ответственных лицах организации — проверьте их актуальность в карточке организации, иначе в печатной форме окажутся устаревшие ФИО.

Особые сценарии

Получение наличных с расчётного счёта

Если деньги сняты в банке по чеку, сначала оформляется списание с расчётного счёта (вид операции «Снятие наличных»), затем ПКО с видом операции «Получение наличных в банке». В некоторых релизах оба движения создаются одним документом — уточните по поведению вашей конфигурации.

Возврат от подотчётного лица

При возврате неизрасходованного аванса выберите вид операции «Возврат от подотчётного лица» и укажите сотрудника из справочника физических лиц. Программа покажет текущую задолженность сотрудника — сумма возврата не должна превышать её, иначе образуется отрицательный остаток по счёту 71.

Оплата от физического лица через онлайн-кассу

Если организация применяет ККТ, розничная выручка обычно оформляется отчётом о розничных продажах, а не отдельным ПКО на каждого покупателя. ПКО вручную в этом случае создают только на операции вне кассового чека — например, оплату по счёту от юридического лица наличными.

Ограничения и частые вопросы

ПКО не формирует фискальные документы и не заменяет кассовый чек: при расчётах с применением ККТ чек пробивается отдельно. Также помните о лимите расчётов наличными между юридическими лицами по одному договору — превышение лимита является нарушением независимо от правильности оформления ордера в программе.

FAQ

Как исправить ошибку в уже проведённом ПКО?

Откройте документ, нажмите «Ещё» → «Отменить проведение», внесите исправления и проведите заново. Если ордер уже распечатан и подписан, корректнее создать новый документ-исправление, а старый пометить как аннулированный, сохранив бумажную копию.

Почему ПКО не попадает в кассовую книгу?

Чаще всего причины три: документ не проведён, в шапке указана другая организация или дата документа выходит за период формирования кассовой книги. Проверьте эти три параметра — в подавляющем большинстве случаев проблема в них.

Можно ли оформить ПКО задним числом?

Технически программа позволяет, если период не закрыт. Но дата ордера должна совпадать с фактической датой поступления денег в кассу: оформление «задним числом» без реальной операции искажает кассовую книгу и может быть расценено при проверке как нарушение кассовой дисциплины.

Чем отличается ПКО от документа «Операция, введённая вручную»?

ПКО — специализированный кассовый документ: он формирует печатную форму КО-1, попадает в кассовую книгу и отчёт о движении денежных средств. Ручная операция создаёт только проводки, без кассовых документов и регистров ДДС, поэтому для наличных поступлений она не подходит.

Нужно ли распечатывать КО-1, если организация ведёт электронный документооборот?

Форма КО-1 обязательна при наличных кассовых операциях. Организация может хранить её в электронном виде, если это закреплено в учётной политике и обеспечено подписание, но квитанцию плательщику выдать всё равно нужно — на бумаге или в электронном виде по согласованию с ним.