Учет и Финансы · 12 мин
Как оформить приходный кассовый ордер в 1С
Как оформить приходный кассовый ордер в 1С: создание ПКО, виды операций, проводки, печать формы КО-1, типичные ошибки и проверка результата.
Приходный кассовый ордер (ПКО) — документ, которым в 1С оформляется любое поступление наличных денег в кассу организации: выручка от покупателей, возврат подотчётных сумм, взнос учредителя, поступление с расчётного счёта. Корректно оформленный ордер формирует проводку по дебету счёта 50, печатает унифицированную форму КО-1 и обеспечивает правильный кассовый остаток в учёте.
Ошибки в ПКО приводят к расхождению между данными программы и фактическими деньгами в кассе, проблемам при инвентаризации и вопросам со стороны налоговых органов. Поэтому важно не только знать, где находится документ, но и правильно выбирать вид операции, контрагента и счёт учёта.
Материал ориентирован на пользователей 1С:Бухгалтерия 8 (редакция 3.0), но общая логика применима и к другим конфигурациям — 1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, где документ называется аналогично и находится в разделе кассовых операций.
Где в 1С находится приходный кассовый ордер
В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ называется «Поступление наличных» и входит в группу кассовых документов. Откройте раздел «Банк и касса», затем пункт «Кассовые документы». В открывшемся журнале отображаются и приходные, и расходные ордера, поэтому для удобства можно настроить отбор по виду документа.
Новый ордер создаётся кнопкой «Поступление» в командной панели журнала. Альтернативный путь — раздел «Банк и касса» → «Приходные кассовые ордера», если этот пункт включён в настройках навигации раздела. В некоторых конфигурациях документ доступен также из карточки контрагента или из документа реализации через кнопку «Создать на основании».
В 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация документ называется «Приходный кассовый ордер» и расположен в разделе «Казначейство» или «Финансы». Там ПКО может создаваться автоматически при пробитии чека на ККТ или оформлении отчёта о розничных продажах.
Какие виды операций выбрать при создании ПКО
Вид операции — ключевое поле документа: от него зависят счета учёта, аналитика и доступные реквизиты. В 1С:Бухгалтерии при поступлении наличных доступны основные виды операций, перечисленные ниже.
- Оплата от покупателя — поступление наличной выручки от контрагента по договору; формирует проводку Дт 50 Кт 62.
- Розничная выручка — приём выручки от розничных продаж, в том числе с ККТ; проводка Дт 50 Кт 90.01 или Кт 62 при расчётах с розничным покупателем.
- Возврат от подотчётного лица — сдача неизрасходованных подотчётных сумм; Дт 50 Кт 71.
- Получение наличных в банке — снятие денег с расчётного счёта по чеку; Дт 50 Кт 51.
- Взнос в уставный капитал и прочие расчёты с контрагентами — для учредительных платежей и нестандартных поступлений.
- Прочее поступление — свободная проводка с ручным выбором счёта кредита.
Выбирайте вид операции строго по экономическому смыслу поступления. Например, оформлять возврат подотчётных денег операцией «Прочее поступление» с ручным счётом 71 технически возможно, но это ломает автоматическую аналитику по сотруднику и затрудняет сверку расчётов с подотчётными лицами.
Как выбрать вид операции
Пошаговое заполнение документа
После выбора вида операции заполните обязательные реквизиты. Набор полей немного различается в зависимости от операции, но базовая логика одинакова.
Проверьте дату документа — она должна совпадать с фактической датой приёма денег в кассу. Дата влияет на период проводок, кассовую книгу и лимит остатка кассы. Организация и касса (если ведётся учёт по нескольким кассам) подставляются по умолчанию, но при работе с несколькими юрлицами в одной базе обязательно сверьте эти поля.
Укажите контрагента, подотчётное лицо или банковский счёт — в зависимости от вида операции. Затем введите сумму. Если поступление связано с расчётами по договору, выберите договор и документ расчётов, чтобы программа корректно закрыла задолженность. Поле «Статья движения денежных средств» заполните для корректного отчёта о движении денежных средств (ОДДС).
Особое внимание уделите полю «Принято от» и «Основание» — они попадают в печатную форму КО-1. В «Принято от» указывается ФИО или наименование плательщика полностью, в «Основание» — содержание операции: «оплата по договору №… от…», «возврат подотчётных сумм», «выручка от розничных продаж».
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Поступление»
- 2Выберите вид операции, соответствующий смыслу поступления
- 3Проверьте дату, организацию и кассу
- 4Укажите контрагента (сотрудника, банк), договор и сумму
- 5Заполните статью ДДС, поля «Принято от» и «Основание»
- 6Нажмите «Провести» и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
- 7Распечатайте форму КО-1 кнопкой «Печать» → «Приходный кассовый ордер (КО-1)»
Проводки и проверка результата после проведения
После проведения документа откройте его движения кнопкой «Дт/Кт» (или «Показать проводки»). Базовая проводка любого ПКО — дебет счёта 50 «Касса», кредит зависит от вида операции: 62 при оплате покупателя, 71 при возврате подотчётных сумм, 51 при снятии со счёта, 90.01 при розничной выручке.
Убедитесь, что аналитика заполнена корректно: по счёту 62 — контрагент и договор, по счёту 71 — сотрудник, по счёту 50 — нужная касса и статья движения денежных средств. Пустая или неверная аналитика искажает оборотно-сальдовую ведомость и отчёты по расчётам.
Итоговая проверка — сверка остатка по кассе. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 50 или отчёт «Кассовая книга» за день и сравните остаток с фактическим количеством наличных. Совпадение — признак того, что документ оформлен верно. Отрицательный остаток по кассе на конец дня — грубое нарушение, которое нужно исправить до закрытия смены.
Как проверить результат
Дт 50 — Кт счёта, соответствующего виду операции, аналитика заполнена
Проводки нет, неверный счёт кредита или пустая аналитика
Остаток совпадает с фактическими наличными и неотрицательный
Минусовой остаток или расхождение с фактом
Заполнены номер, дата, «Принято от», «Основание», сумма прописью
Пустые поля, неверная сумма прописью или чужая организация
Печать формы КО-1 и подписание ордера
Печатная форма вызывается из документа кнопкой «Печать» → «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Форма включает сам ордер и отрывную квитанцию, которая выдаётся лицу, внёсшему деньги. Сумма прописью формируется автоматически из суммы документа.
Перед печатью проверьте, что в программе корректно указаны ответственные лица: главный бухгалтер и кассир. Эти данные подставляются в подписи формы из регистра сведений об ответственных лицах организации. Если подписи пустые — заполните сведения в карточке организации на закладке «Подписи» или «Ответственные лица».
Подписанный ордер с квитанцией — первичный документ. Квитанция выдаётся плательщику, а сам ордер подшивается к кассовым документам дня. Если в организации применяется электронный документооборот кассовых документов, убедитесь, что порядок хранения согласован с учётной политикой.
Типичные ошибки при оформлении ПКО
Самая распространённая ошибка — неверный вид операции. Например, оплату от покупателя оформляют как «Прочее поступление» со счётом 62 вручную. В результате задолженность контрагента не закрывается автоматически по документу расчётов, и в актах сверки появляются фантомные долги.
Вторая группа ошибок — неверная дата и организация. При работе в многофирменной базе пользователь создаёт ордер от не той организации, и деньги «попадают» в чужую кассу. Исправление требует сторнирования и повторного оформления, а в закрытом периоде — корректировки отчётности.
Третья частая проблема — незаполненные поля печатной формы. Пустые «Принято от» и «Основание» делают КО-1 формально неоформленным первичным документом, что рискованно при проверке кассовой дисциплины. Также следите за тем, чтобы сумма в документе совпадала с фактически принятой суммой — расхождение даже в копейках приведёт к излишку или недостаче при инвентаризации.
Особые сценарии: возврат подотчётных сумм и розничная выручка
Возврат неизрасходованного аванса от сотрудника
Выберите вид операции «Возврат от подотчётного лица» и укажите сотрудника из справочника физических лиц. Программа покажет остаток задолженности по сотруднику — сумму возврата удобно сверить с авансовым отчётом. Проводка: Дт 50 Кт 71 с аналитикой по сотруднику.
Если сотрудник вносит деньги частями, создавайте отдельный ПКО на каждое внесение с фактической датой. Не суммируйте несколько возвратов в один ордер — квитанция КО-1 выдаётся на конкретную операцию.
Приём розничной выручки
При розничной торговле выручка обычно попадает в кассу через отчёт о розничных продажах или автоматически с ККТ при подключённой онлайн-кассе. В этом случае отдельный ручной ПКО может не понадобиться — проверьте настройки учёта розничной выручки, чтобы не задвоить поступление.
Если выручка сдаётся из операционной кассы в главную кассу организации, оформляется либо ПКО с операцией «Розничная выручка», либо внутреннее перемещение между кассами — в зависимости от того, как устроен учёт в вашей конфигурации. Руководствуйтесь принятой в организации схемой документооборота.
Перед массовым вводом кассовых документов за прошлый период сделайте архивную копию базы и вводите ордера строго в хронологическом порядке. После ввода каждого дня сверяйте остаток кассы — так ошибка локализуется сразу, а не в конце месяца.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли изменить номер приходного кассового ордера в 1С?
Технически номер редактируется, если у пользователя есть соответствующие права, но делать это без необходимости не стоит. Автоматическая сквозная нумерация обеспечивает непрерывность кассовых документов. Ручное изменение оправдано только при восстановлении нумерации после сбоя, и после правки следует проверить отсутствие дублей и пропусков.
Что делать, если ПКО проведён с ошибкой?
Если период открыт, исправьте реквизиты прямо в документе и перепроведите его, либо пометьте на удаление и создайте новый ордер. Если период закрыт и отчётность сдана, оцените влияние ошибки на учёт: возможно, потребуется корректировочный документ текущей датой и уточнённая отчётность. Перед исправлением согласуйте действия с главным бухгалтером.
Нужно ли создавать ПКО при оплате банковской картой через терминал?
Нет. Оплата картой (эквайринг) — это безналичное поступление: деньги приходят на расчётный счёт, а не в кассу. Оформляется документ «Операция по платёжной карте» или поступление на расчётный счёт, в зависимости от настроек учёта эквайринга в программе.
Почему в печатной форме КО-1 не заполнена сумма прописью или подписи?
Сумма прописью формируется из суммы документа — проверьте, что она заполнена и документ записан. Пустые подписи означают, что в карточке организации не указаны ответственные лица (главный бухгалтер, кассир). Заполните их в разделе «Главное» → «Реквизиты организации» на закладке подписей, после чего переформируйте печатную форму.
Как оформить поступление наличных от учредителя?
Если это взнос в уставный капитал — выберите соответствующий вид операции, проводка будет Дт 50 Кт 75.01 с аналитикой по учредителю. Если это заём от учредителя, используйте операцию с расчётами по займам (счёт 66 или 67) и укажите договор займа. От правильного выбора зависит налоговый учёт и отражение операции в балансе.
Можно ли оформить один ПКО на несколько поступлений за день?
Нет, каждый приём денег оформляется отдельным ордером с отдельной квитанцией плательщику. Исключение — розничная выручка, которая может приниматься итоговой суммой за смену по Z-отчёту, если это предусмотрено схемой учёта. Объединение разных плательщиков в один ордер нарушает порядок оформления кассовых документов.
Что важно запомнить
ПКО создаётся в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы» кнопкой «Поступление». Ключ к корректному учёту — правильный вид операции, точная дата, заполненные поля «Принято от» и «Основание». После проведения проверьте проводку Дт 50, остаток кассы и печатную форму КО-1. Не проводите документы задним числом в закрытом периоде без анализа последствий.