Как оформить поступление на расчетный счет в 1С

Поступление денег на расчетный счет — одна из самых частых банковских операций в 1С:Бухгалтерии 8.3. От правильного оформления зависит корректность дебиторской задолженности, расчет НДС с авансов и достоверность отчета о движении денежных средств. Документ, которым отражается операция, называется «Поступление на расчетный счет» (в некоторых конфигурациях — «Поступление безналичных денежных средств»).

Есть два основных способа создать этот документ: вручную на основании платежного поручения или выписки, либо автоматически — загрузкой выписок из системы «Клиент-банк». Второй способ исключает ошибки в суммах и реквизитах, поэтому при регулярных поступлениях рекомендуется именно он. Ниже разобраны оба варианта, а также особенности отражения оплаты от покупателей, возвратов, займов и прочих поступлений.

Где находится документ и какие виды операций выбрать

Документ находится в разделе «Банк и касса» → «Банк» → «Банковские выписки». Нажмите кнопку «Поступление» — откроется форма нового документа. Первое и самое важное поле — «Вид операции», потому что именно от него зависят счета учета, состав полей и проводки.

Основные виды операций, которые используются при поступлении денег:

• Оплата от покупателя — закрывает дебиторскую задолженность по счету 62 или отражает аванс полученный;
• Возврат от поставщика — возврат аванса или переплаты, проводка по дебету 51 и кредиту 60;
• Получение займа — поступление заемных средств, кредит счетов 66 или 67;
• Возврат займа контрагентом — если организация выдавала заем и деньги вернулись;
• Взнос в уставный капитал — поступление от учредителей, кредит счета 75;
• Прочее поступление — для операций, не связанных с расчетами по договорам (например, возврат из бюджета).

Как оформить поступление вручную: пошаговая инструкция

Ручное оформление подходит для разовых операций или когда выписка из банка не загружается. Порядок действий следующий.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Банковские выписки» и нажмите «Поступление».
2. 2
   Выберите вид операции, например «Оплата от покупателя».
3. 3
   Укажите дату и номер входящего платежного поручения — они должны совпадать с банковской выпиской.
4. 4
   Заполните плательщика (контрагента), договор и расчетный счет организации.
5. 5
   Введите сумму; при необходимости укажите ставку НДС для выделения налога из аванса.
6. 6
   Проверьте статью движения денежных средств — она нужна для отчета ОДДС.
7. 7
   Проведите документ и посмотрите проводки по кнопке «Дт/Кт».

После проведения программа сформирует проводку Дт 51 — Кт 62.01 (если ранее была отгрузка и задолженность) или Дт 51 — Кт 62.02 (если это аванс). Вариант зависит от настройки зачета авансов и наличия незакрытых документов реализации по договору.

Поле «Статья движения денежных средств» часто пропускают, но без него отчет о движении денежных средств будет неполным. Для оплаты от покупателя обычно выбирают статью «Поступления от продажи продукции и товаров», для займа — «Поступления от займов».

Загрузка поступлений из клиент-банка

Автоматическая загрузка — основной рабочий инструмент при регулярных платежах. В разделе «Банковские выписки» нажмите кнопку «Загрузить», укажите файл выписки, выгруженный из клиент-банка (обычно формат 1CClientBankExchange, .txt), либо настройте прямой обмен с банком (DirectBank) — тогда выписки подтягиваются без файлов.

При загрузке программа автоматически сопоставляет контрагентов по ИНН и расчетному счету, подставляет договоры и предлагает вид операции. Строки, которые программа не смогла распознать, подсвечиваются — их нужно проверить вручную: указать контрагента, договор и вид операции, после чего нажать «Провести» или «Загрузить».

Обратите внимание на дубли: если документ по этому платежному поручению уже создан вручную, при загрузке выписки программа может создать второй. Перед загрузкой полезно проверить журнал на предмет уже введенных документов за ту же дату.

Как оформить отдельные сценарии поступлений

Оплата от покупателя и аванс

Если по договору уже есть выставленный счет или реализация, программа при проведении сама распределит сумму: сначала закроет задолженность (62.01), остаток отнесет на аванс (62.02). Если нужно, чтобы оплата закрыла конкретную реализацию, убедитесь, что в договоре выбран правильный порядок зачета, а документ реализации проведен раньше по времени.

Для авансов от покупателей на общей системе налогообложения проверьте настройку начисления НДС с авансов: в учетной политике и регистре «Порядок регистрации счетов-фактур на аванс». От этого зависит, сформируется ли счет-фактура на аванс при обработке «Регистрация счетов-фактур на аванс».

Возврат от поставщика

При возврате переплаты или аванса выберите вид операции «Возврат от поставщика», укажите поставщика и договор. Проводка будет Дт 51 — Кт 60.02, что закроет аванс выданный. Если возврат связан с расторжением договора, сумма останется на 60.01 как задолженность поставщика до урегулирования.

Займы и вклады учредителей

Получение займа оформляется видом операции «Получение займа» с проводкой Дт 51 — Кт 66 (краткосрочный) или 67 (долгосрочный). Взнос учредителя в уставный капитал — соответствующим видом операции со счетом 75.01. Для безвозмездной помощи от учредителя используйте «Прочее поступление» со счетом 91.01 или 98.02 в зависимости от ситуации и учетной политики.

Маршрут решения

Как выбрать вид операции

Деньги пришли от клиента за товары или услугиВид операции «Оплата от покупателя», счет 62

Поставщик вернул переплату или авансВид операции «Возврат от поставщика», счет 60

Организация получила заемные средства«Получение займа», счет 66 или 67

Учредитель вносит деньги в капитал или как помощь«Взнос в уставный капитал» (75) или «Прочее поступление» (91.01/98.02)

Платеж не подходит ни под одну категорию«Прочее поступление» с ручным указанием счета кредита

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения документа обязательно проверьте результат. Откройте проводки (кнопка «Дт/Кт»), затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 51 и акт сверки с контрагентом. Остаток на 51 счете должен совпадать с банковской выпиской на конец дня.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа

Норма

Дт 51, кредит соответствует виду операции (62, 60, 66 и т.д.)

Тревожный признак

Счет кредита не соответствует сути платежа или пустая аналитика

ОСВ по счету 51

Норма

Остаток совпадает с выпиской банка

Тревожный признак

Расхождение — значит, есть пропущенные или задвоенные документы

Анализ 62 счета по контрагенту

Норма

Оплата закрыла реализацию или сформировала аванс на 62.02

Тревожный признак

Одновременно «висят» долг на 62.01 и аванс на 62.02 по одному договору

Отчет ОДДС

Норма

Сумма попала в нужную статью движения денежных средств

Тревожный признак

Статья пустая или неверная — отчет искажен

Если ошибка обнаружена после закрытия периода, не редактируйте документ «задним числом» без необходимости: это может потребовать пересчета налогов и повторной сдачи отчетности. Корректнее оформить исправление текущей датой и отразить корректировку в учете.

Ограничения и когда нужна помощь специалиста

Самостоятельно безопасно оформлять типовые поступления: оплату от покупателей, возвраты поставщиков, стандартные займы. Сложнее обстоит дело с валютными поступлениями (там нужны переоценки и курсовые разницы на счете 52), поступлениями от комиссионеров, операциями с НДС при смешанных ставках и исправлением ошибок прошлых периодов — в этих случаях лучше проконсультироваться с бухгалтером или специалистом по 1С.

Частые вопросы

Что делать, если при загрузке выписки контрагент не найден?

Программа сопоставляет контрагентов по ИНН и номеру счета. Если совпадений нет, создайте нового контрагента прямо из формы загрузки — данные подставятся из выписки. Проверьте ИНН и КПП перед сохранением: ошибка в реквизитах приведет к проблемам при следующих загрузках и в отчетности.

Как оформить поступление, если покупатель оплатил за другую организацию?

Это оплата третьим лицом. Документ оформляется на фактического плательщика, но задолженность нужно закрыть по договору с покупателем. Обычно потребуется письмо о зачете платежа от покупателя, а в 1С — корректировка долга или ручное распределение оплаты по нужному договору.

Почему оплата не закрыла реализацию и зависла на авансе?

Чаще всего причина в разных договорах в документах, в дате оплаты раньше даты реализации или в настройке зачета авансов в договоре («По документу» вместо «Автоматически»). Проверьте карточку договора и при необходимости перепроведите документы в правильной последовательности.

Нужно ли выделять НДС в документе поступления?

Если организация на общей системе и поступление — аванс от покупателя, укажите ставку НДС в документе: это нужно для корректного формирования счета-фактуры на аванс. При оплате за уже отгруженный товар НДС в платежном документе не влияет на расчеты — налог был начислен при реализации.

Как удалить ошибочно проведенное поступление?

Если период открыт, документ можно отменить проведением или пометить на удаление. Но сначала проверьте, не участвует ли он в других документах (зачет авансов, счета-фактуры на аванс) — их придется перепровести. После удаления сверьте остаток по 51 счету с банковской выпиской.

Чем поступление на расчетный счет отличается от приходного кассового ордера?

Поступление на расчетный счет отражает безналичные деньги (счет 51), а приходный кассовый ордер — наличные в кассе (счет 50). Если покупатель внес наличные в кассу, используйте ПКО; если перевел на счет — «Поступление на расчетный счет». Путать документы нельзя: это искажает кассовую книгу и банковскую сверку.