Учет и Финансы · 9 мин
Как оформить ПКО в 1С: пошаговое руководство
Как оформить приходный кассовый ордер в 1С: создание ПКО, выбор вида операции, проводки, печать и типичные ошибки. Подробная инструкция для бухгалтера.
Приходный кассовый ордер (ПКО) — первичный документ, которым оформляется любое поступление наличных денег в кассу организации: выручка от покупателей, возврат подотчётных сумм, взнос учредителя, поступление с расчётного счёта. В программах 1С (Бухгалтерия 8.3, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) ПКО создаётся как документ «Приходный кассовый ордер» и одновременно формирует бухгалтерские проводки и движение денежных средств.
Ошибки в ПКО приводят к расхождениям в кассовой книге, неверным остаткам по счёту 50 и вопросам при налоговой проверке — кассовая дисциплина контролируется особенно строго. Поэтому важно правильно выбрать вид операции, корреспондирующий счёт и основание платежа ещё на этапе ввода документа.
Ниже разобран полный цикл работы с ПКО в 1С:Бухгалтерии 8.3: от подготовительных настроек до печати бланка и проверки результата. Инструкция применима и к другим конфигурациям — названия разделов могут отличаться, но логика та же.
Подготовка: что проверить перед созданием ПКО
Прежде чем вводить первый ордер, убедитесь, что в программе корректно настроены базовые справочники. В карточке организации должна быть заполнена касса (справочник «Кассы» в разделе «Банк и касса»), а в учётной политике — задан порядок ведения кассовых операций. Если организаций несколько, проверьте, что в документе будет выбрана именно та, в чью кассу поступают деньги.
Также проверьте нумерацию: 1С присваивает номера ПКО автоматически и сквозным порядком в пределах года. Если документы частично вводились вручную или переносились из другой базы, сверьте последний номер с бумажной кассовой книгой — разрывы и дубли номеров вызывают вопросы при проверке кассовой дисциплины.
Где находится ПКО и как создать документ
В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы». Нажмите кнопку «Поступление» (в некоторых релизах — «Создать» с выбором вида документа «Поступление наличных»). Откроется форма нового приходного кассового ордера.
Заполните шапку документа: дату, организацию и кассу. Поле «Номер» программа заполнит сама при записи — менять его вручную без необходимости не стоит, чтобы не нарушить сквозную нумерацию. Если документ создаётся на основании другого (например, реализации товаров), используйте кнопку «Создать на основании» в исходном документе — тогда контрагент, сумма и основание подставятся автоматически.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и нажмите «Поступление»
- 2Выберите вид операции, соответствующий источнику денег
- 3Заполните контрагента или сотрудника, сумму и основание платежа
- 4Проверьте корреспондирующий счёт и при необходимости аналитику
- 5Нажмите «Провести» и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
- 6Распечатайте бланк ПКО и передайте на подпись кассиру и главбуху
Выбор вида операции: от чего зависят проводки
Поле «Вид операции» — ключевое в ПКО: именно оно определяет корреспондирующий счёт и набор полей в документе. Неправильно выбранный вид операции — самая частая причина ошибочных проводок, которые потом приходится исправлять сторнирующими документами.
Основные варианты: «Оплата от покупателя» (Дт 50 — Кт 62), «Розничная выручка» (Дт 50 — Кт 90.01), «Возврат от подотчётного лица» (Дт 50 — Кт 71), «Получение наличных в банке» (Дт 50 — Кт 51), «Взнос в уставный капитал» (Дт 50 — Кт 75.01), «Прочее поступление» (ручной выбор корсчёта). Для расчётов с контрагентами дополнительно укажите договор и при необходимости документ расчётов — от этого зависит корректное закрытие задолженности.
Частые виды операций ПКО
Наличная оплата по договору. Требует контрагента, договора и счёта расчётов 62; закрывает дебиторскую задолженность.
Выручка торговой точки без выделения покупателя. Проводка на 90.01, контрагент не нужен.
Неиспользованный остаток аванса. Обязательно выбрать сотрудника; проверьте, что по 71 счёту есть долг за ним.
Снятие с расчётного счёта по чеку. Корсчёт 51, укажите банковский счёт организации.
Заполнение реквизитов: сумма, основание и принято от
Поле «Сумма» заполняется цифрой; сумма прописью на печатной форме формируется автоматически. Проверьте валюту — для кассы в рублях документ должен быть в рублях, валютные кассы ведутся отдельно.
Реквизит «Принято от» заполняется автоматически из карточки контрагента или сотрудника, но его можно отредактировать вручную — например, указать «Иванов Иван Иванович, паспорт …» при приёме денег от физического лица. Поле «Основание» — это назначение платежа: «Оплата по договору № 12 от 15.01», «Возврат неиспользованного аванса», «Взнос в уставный капитал». Эти строки попадают в печатную форму и в кассовую книгу, поэтому пишите их содержательно, а не «оплата» или «поступление».
Если поступление связано с расчётами по НДС или авансами, проверьте ставку НДС в табличной части — от неё зависит формирование записей книги продаж при получении аванса от покупателя.
Проведение и проверка результата
После заполнения нажмите «Провести». Затем откройте проводки кнопкой «Дт/Кт» (или «Показать проводки и другие движения») и убедитесь, что дебет — счёт 50.01 (или 50.02 для операционной кассы), а кредит соответствует сути операции. Проверьте аналитику: контрагент и договор на 62-м, сотрудник на 71-м, статья движения денежных средств.
Итоговый контроль — отчёт «Кассовая книга» («Банк и касса» → «Кассовая книга»): документ должен появиться в приходе за свою дату, а остаток на конец дня не должен быть отрицательным. Отрицательный остаток по кассе означает, что расходный ордер проведён раньше приходного или сумма ПКО неверна.
Как проверить результат
Дт 50.01, Кт соответствует виду операции, аналитика заполнена
Красные суммы, пустой корсчёт или счёт, не соответствующий операции
ПКО есть в приходе, остаток на конец дня положительный или нулевой
Документа нет в книге или остаток ушёл в минус
Оплата закрыла долг по договору и документу расчётов
Аванс и долг висят одновременно — не указан документ расчётов
Печать ПКО и подписи
Из проведённого документа по кнопке «Печать» выберите форму «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Форма включает сам ордер и отрывную квитанцию, которая выдаётся лицу, внёсшему деньги. Проверьте на печатной форме номер, дату, сумму прописью, основание и реквизит «Принято от».
Подписывает ПКО главный бухгалтер (или уполномоченное лицо) и кассир; квитанция заверяется печатью при её наличии. ФИО подписантов подтягиваются из данных организации и настроек ответственных лиц — если поле пустое, заполните регистр «Ответственные лица организаций» в карточке организации.
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают не на этапе ввода, а при выборе параметров и последующем контроле. Ниже — ошибки, которые регулярно встречаются на практике.
Если ошибка обнаружена в том же периоде и квитанция не выдана, документ можно распровести, исправить и провести заново. Если период закрыт или квитанция у плательщика — используйте документ «Операция» с корректирующими проводками или сторнирование, зафиксировав причину в комментарии.
Что важно запомнить
ПКО создаётся через «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Поступление». Ключевые поля — вид операции, контрагент/сотрудник, сумма и основание. Результат проверяется по проводкам Дт 50 и по кассовой книге: документ должен попасть в приход нужной даты без отрицательного остатка.
Частые вопросы
Можно ли оформить ПКО без контрагента?
Да, для видов операций «Розничная выручка» и «Прочее поступление» контрагент не обязателен. Для расчётов с покупателями, учредителями и подотчётными лицами указание контрагента или сотрудника обязательно — иначе не сформируется аналитика по расчётам.
Как оформить поступление наличных, снятых с расчётного счёта?
Используйте вид операции «Получение наличных в банке». В документе укажите банковский счёт организации, сумму и номер чека при необходимости. Проводка будет Дт 50.01 — Кт 51. Часто такой ПКО создаётся автоматически на основании документа «Списание с расчётного счёта» с соответствующим видом операции.
Что делать, если ПКО проведён на неверную дату?
Если период открыт и квитанция не выдана — распроведите документ, исправьте дату и проведите заново. Если период закрыт или кассовая книга за тот день сдана, оформите корректировку отдельной операцией с пояснением, чтобы не расходиться с бумажным учётом.
Почему ПКО не попадает в кассовую книгу?
Наиболее частые причины: документ не проведён, выбрана другая организация или касса, либо дата документа вне периода формирования отчёта. Проверьте также, что в документе заполнена касса — кассовая книга строится в разрезе касс.
Нужно ли выдавать квитанцию к ПКО?
Да, квитанция — обязательная часть формы КО-1, она выдаётся лицу, внёсшему деньги, и подтверждает приём наличных. Исключение — поступления, оформляемые внутри организации (например, снятие со счёта в банке), где квитанция остаётся в учёте.
Чем ПКО отличается от документа «Операция» с проводкой Дт 50?
«Операция» формирует только бухгалтерские проводки и не создаёт печатную форму КО-1, не участвует в кассовой книге как кассовый документ и не подходит для выдачи квитанции. Для реального поступления наличных всегда используйте ПКО; «Операцию» оставьте для технических корректировок.