Как оформить командировку в 1С:Бухгалтерия

Командировка в 1С:Бухгалтерии оформляется цепочкой документов: приказ о направлении сотрудника, выдача аванса, начисление среднего заработка и суточных, авансовый отчёт по возвращении. В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0) все эти операции выполняются штатными документами без доработок, но порядок действий зависит от того, ведёте ли вы кадровый учёт в полном объёме и есть ли у вас подсистема зарплаты.

Главная сложность — не сами документы, а правильная последовательность: если авансовый отчёт провести раньше выдачи аванса или указать неверные счета затрат, расходы по командировке не попадут в нужную аналитику, а расчёты с сотрудником «повиснут». Ниже разобран полный цикл оформления — от приказа до проверки проводок.

Материал ориентирован на 1С:Бухгалтерию 8.3 редакции 3.0 с типовой функциональностью. Если у вас доработанная конфигурация или используется связка 1С:ЗУП + 1С:Бухгалтерия, часть шагов будет отличаться — это оговорено отдельно.

Что подготовить перед оформлением командировки

Прежде чем создавать документы, убедитесь, что в программе корректно заведены базовые данные. Сотрудник должен быть принят на работу документом «Приём на работу» — без этого его нельзя будет выбрать в командировке и начислить средний заработок. Проверьте также, что в учётной политике (раздел «Главное» → «Учётная политика») настроены параметры расчёта зарплаты и что включена функциональность кадрового учёта.

Отдельно проверьте нормы суточных. Норма для НДФЛ (в общем случае 700 руб. по России и 2500 руб. за границей) задаётся в регистре «Предельные нормы суточных» либо учитывается при настройке начислений. Сами суточные по локальному акту организации могут быть любого размера, но сверхнормативная часть облагается НДФЛ и взносами — программа это отследит только при правильно настроенном начислении.

Создание приказа на командировку

Откройте раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (в некоторых релизах — «Все кадровые документы») и создайте документ «Командировка». Если в журнале такого вида нет, проверьте настройки функциональности: «Главное» → «Функциональность» → вкладка «Сотрудники» — должны быть включены опции ведения кадровых документов и командировок.

В документе укажите сотрудника, даты начала и окончания поездки, место назначения и основание. Программа рассчитает количество дней автоматически. Если командировка попадает на выходные дни, отметьте это — оплата за работу в выходной в командировке считается отдельно.

После проведения документа доступна печатная форма приказа. Обратите внимание: унифицированная форма Т-9 перестала быть обязательной, поэтому в программе используется собственный макет приказа, при необходимости его можно скорректировать через «Изменить форму» в меню печати или подключить внешнюю печатную форму.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» → «Создать» → «Командировка»
2. 2
   Заполните сотрудника, период, место и цель поездки
3. 3
   Проверьте автоматически рассчитанное количество дней
4. 4
   Проведите документ и распечатайте приказ по кнопке «Печать»
5. 5
   Убедитесь, что документ появился в журнале кадровых документов

Выдача аванса сотруднику

Аванс на командировочные расходы выдаётся наличными из кассы или перечислением на карту. Для наличной выдачи создайте документ «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу». Укажите сотрудника, сумму и счёт учёта 71.01 «Расчёты с подотчётными лицами» (подставляется автоматически).

Для перечисления на карту используйте «Банк и касса» → «Списание с расчётного счёта» с операцией «Перечисление подотчётному лицу». Реквизиты карты сотрудника укажите вручную или через документ «Заявление на открытие счетов», если зарплатный проект ведётся в программе.

Частая ошибка — выдавать аванс операцией «Выдача зарплаты» или «Прочее списание». В этом случае долг не повиснет на счёте 71, и авансовый отчёт потом не закроет задолженность: программа будет показывать одновременно долг сотрудника и долг организации.

Начисление среднего заработка и суточных

Оплата дней командировки производится по среднему заработку. В 1С:Бухгалтерии это начисление рассчитывается в документе «Начисление зарплаты» либо автоматически при проведении кадровой командировки — в зависимости от релиза и настроек. Проверьте, что в плане видов расчёта есть начисление «Оплата командировки» с корректной формулой среднего заработка и кодом дохода для НДФЛ.

Суточные начисляются отдельным видом расчёта. В типовой поставке предусмотрено начисление «Суточные», которое не облагается НДФЛ в пределах нормы. Если в вашей конфигурации его нет, создайте новое начисление: «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Начисления», укажите способ отражения в учёте (обычно счёт 26 или 44 с той же аналитикой, что и зарплата сотрудника) и настройку НДФЛ «не облагается в пределах норм».

Оформление авансового отчёта после поездки

По возвращении сотрудник в установленный локальными актами срок сдаёт авансовый отчёт с подтверждающими документами: билетами, чеками, счетами гостиниц, БСО. В программе создайте «Покупки» → «Авансовые отчёты» → «Создать». Укажите подотчётное лицо — программа покажет остаток выданного аванса по счёту 71.

Документ содержит несколько вкладок. На вкладке «Авансы» подтяните выданный аванс (кнопка «Заполнить»). На вкладке «Оплата» отразите билеты и прочие расходы, оплаченные напрямую. Суточные отражаются на отдельной вкладке с указанием периода и нормы. На вкладке «Прочее» заносятся расходы по чекам: гостиница, такси, канцтовары — с указанием счёта затрат и, при необходимости, НДС.

После проведения сформируйте печатную форму АО-1 или собственную форму отчёта и проверьте движения по кнопке «Дт/Кт». Типовые проводки: Дт 26 (44, 20) Кт 71 — списание командировочных расходов; Дт 71 Кт 50 (51) — выдача перерасхода сотруднику; Дт 50 Кт 71 — возврат неиспользованного аванса.

Контрольные точки

Как проверить результат

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71 по сотруднику

Норма

Остаток равен нулю либо соответствует реальному долгу (перерасход не выплачен / аванс не возвращён)

Тревожный признак

Остаток «висит», хотя все расчёты завершены — значит, аванс не подтянут в отчёт или выдача оформлена неверной операцией

Проводки авансового отчёта

Норма

Расходы попали на нужный счёт затрат с правильным подразделением и статьёй

Тревожный признак

Расходы ушли на счёт по умолчанию (например, 26 вместо 44 у торговой организации)

НДФЛ в отчёте 6-НДФЛ / регистрах

Норма

Суточные в пределах нормы не входят в базу, сверхнорматив обложен

Тревожный признак

Суточные полностью обложены НДФЛ или полностью исключены при превышении нормы

Особенности загранкомандировок

Для заграничных поездок действует повышенная норма суточных, а расходы часто выражены в валюте. В авансовом отчёте укажите валюту документа и курс — программа пересчитает суммы в рубли. Выдача валютного аванса оформляется через валютный кассовый документ или списание с валютного счёта.

Дата пересчёта суточных в рубли — спорный момент, который закрепляется учётной политикой: чаще используется курс на дату утверждения авансового отчёта. Проверьте, что в программе загружены актуальные курсы валют («Администрирование» → «Курсы валют»), иначе пересчёт будет выполнен по устаревшему курсу.

Типичные ошибки и как их избежать

Если ошибка уже проведена, не удаляйте документы «вчерашним днём» в закрытом периоде. В открытом периоде достаточно распровести ошибочный документ, исправить и провести заново. В закрытом — оформляйте корректировку текущей датой: сторнирующую операцию через «Операции, введённые вручную» или новый авансовый отчёт с корректными данными, в зависимости от ситуации.

Удобный контрольный приём: раз в месяц формируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 71 в разрезе сотрудников. Любой остаток старше установленного срока отчётности — сигнал проверить, не потерян ли авансовый отчёт или не завис ли невозвращённый аванс, который придётся удерживать из зарплаты.

Проверка итоговых проводок и отчётность

Финальный этап — сверка. Откройте «Отчёты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», выберите счёт 71 и сгруппируйте по сотрудникам. По каждой завершённой командировке сальдо должно быть нулевым. Затем проверьте счёт затрат: командировочные расходы должны попасть в ту статью затрат, которая предусмотрена учётной политикой (например, «Командировочные расходы»), — от этого зависит корректность налога на прибыль или УСН-расходов.

Для налогового учёта убедитесь, что расходы принимаются: в проводках по авансовому отчёту суммы налогового учёта (колонки НУ в движениях) должны совпадать с бухгалтерскими при отсутствии разниц. Суточные сверх нормы в налоговом учёте по прибыли принимаются полностью (нормирование касается только НДФЛ и взносов), но проверьте настройки вашего релиза.

Частые вопросы

Нет документа «Командировка» в журнале кадровых документов. Что делать?

Проверьте раздел «Главное» → «Функциональность»: на вкладке «Сотрудники» должны быть включены опции кадрового учёта и командировок. Также убедитесь, что у пользователя есть права на кадровые документы. Если функциональность включена, а документа нет — обновите конфигурацию: в старых релизах командировка оформлялась только ручной операцией и начислением.

Как оформить командировку, если аванс не выдавался?

Создайте авансовый отчёт без заполнения вкладки «Авансы» — все расходы сотрудник оплатил из своих средств. После проведения отчёта на счёте 71 возникнет кредиторская задолженность перед сотрудником, которую погасите расходным кассовым ордером или перечислением на карту с операцией «Возврат подотчётному лицу» / «Перечисление подотчётному лицу».

Можно ли отразить в одном авансовом отчёте несколько командировок?

Технически программа не запрещает, но делать так не стоит: нарушается связь расходов с конкретной поездкой, усложняется проверка суточных и обоснованность затрат при проверке. Правило простое — одна командировка, один авансовый отчёт, один комплект подтверждающих документов.

Сотрудник не вернул остаток аванса. Как это отразить?

Невозвращённый остаток продолжает числиться по дебету счёта 71. Удержание из зарплаты оформите в документе «Начисление зарплаты» через удержание (создайте вид удержания «Возврат подотчётных сумм», если его нет) с проводкой Дт 70 Кт 71. Учитывайте ограничение на размер удержаний из заработной платы, установленное трудовым законодательством.

Облагаются ли суточные страховыми взносами?

В пределах тех же норм, что и для НДФЛ, — не облагаются. Сверхнормативные суточные включаются в базу по взносам и НДФЛ. В программе это контролируется настройкой вида начисления «Суточные»: проверьте, что в нём указано обложение только сверх нормы, иначе взносы посчитаются неверно.

Как оформить однодневную командировку?

Приказ и оплата по среднему заработку оформляются в обычном порядке. Суточные за однодневные поездки по России по общему правилу не выплачиваются — в документе просто не заполняйте вкладку суточных. Прочие расходы (проезд, проживание при необходимости) отразите в авансовом отчёте по подтверждающим документам.