Как оформить кассовую книгу, распечатанную из 1С

Кассовая книга — обязательный документ для организаций и ИП, которые ведут наличные расчёты (кроме тех, кто освобождён от её ведения по указанию ЦБ). Когда учёт ведётся в 1С, книга формируется автоматически на основании приходных и расходных кассовых ордеров, но распечатанные листы сами по себе ещё не являются оформленным документом — их нужно правильно напечатать, пронумеровать, прошить и заверить.

Ошибки при оформлении — непрошитая книга, пропуски в нумерации, отсутствие подписей — при проверке могут трактоваться как нарушение порядка ведения кассовых операций и привести к штрафу по статье 15.1 КоАП РФ. При этом сама процедура несложная и занимает немного времени, если делать всё по регламенту.

Ниже — практический порядок действий: как сформировать книгу в 1С, распечатать листы, прошить и заверить их, а также как проверить результат и каких ошибок избегать.

Что проверить перед печатью книги в 1С

Прежде чем формировать кассовую книгу, убедитесь, что все кассовые документы за период введены в программу: приходные и расходные кассовые ордера проведены, даты и номера соответствуют первичным документам. Если какой-то ордер не проведён, он не попадёт в книгу, и остаток на конец дня не сойдётся с фактическими деньгами в кассе.

Проверьте остаток по кассе: в отчёте «Кассовая книга» он должен совпадать с фактическим остатком наличных. Расхождение означает, что либо не введён документ, либо допущена ошибка в сумме. Исправлять такие вещи нужно до печати, а не исправлениями на бумаге.

Также убедитесь, что в 1С заполнены реквизиты организации: наименование, ОКПО, данные кассира и главного бухгалтера — они подставляются в шапку и подписи книги автоматически.

Как сформировать и распечатать кассовую книгу в 1С

В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, Управление торговлей, КА, ERP) кассовая книга формируется через раздел банковских и кассовых операций. Путь может немного отличаться, но логика одна.

1. 1
   Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» (или «Касса» → «Кассовая книга» в зависимости от конфигурации).
2. 2
   Выберите команду «Кассовая книга» или отчёт «Кассовая книга».
3. 3
   Укажите период — обычно рабочий день, в который были кассовые операции.
4. 4
   Проверьте сформированный отчёт: номера ордеров, корреспондирующие счета, суммы, остатки на начало и конец дня.
5. 5
   Распечатайте лист кассовой книги и вкладной лист (второй экземпляр — отчёт кассира).
6. 6
   Подшейте к вкладному листу приходные и расходные документы за этот день.

Книга печатается за каждый день, в котором были кассовые операции. Если операций не было, лист за этот день не формируется — это нормально, «пустые» листы печатать не нужно. В двух экземплярах печатается один и тот же лист: первый остаётся в книге, второй (вкладной лист, он же отчёт кассира) передаётся в бухгалтерию с приложенными ордерами.

На печать выводите документ на обычной офисной бумаге А4. Типовая форма КО-4 встроена в конфигурацию, дорабатывать макет обычно не требуется.

Нумерация и ежедневное оформление листов

Листы кассовой книги нумеруются сквозной нумерацией с начала календарного года: первый рабочий день с операциями — лист № 1, следующий — № 2 и так далее. Нумерация не прерывается при смене кассира или месяца. В 1С номер листа обычно подставляется автоматически, но после переноса базы, обновления или ручных правок его стоит сверить с прошлым распечатанным листом.

Каждый распечатанный лист подписывается в день его формирования: кассир проверяет записи, подшивает к отчёту первичные документы и расписывается. Главный бухгалтер (или бухгалтер, а при их отсутствии — руководитель) проверяет отчёт кассира и подписывает лист. Подписывать листы «пачкой» задним числом — нарушение, которое легко выявляется при проверке по датам подписей и документов.

Исправления в бумажной кассовой книге допускаются, но оформляются классическим способом: неверная запись зачёркивается одной чертой так, чтобы её можно было прочитать, сверху пишется правильное значение, рядом — дата исправления и подписи лиц, подписавших лист. Замазывать корректором или перепечатывать подписанный лист нельзя.

Как прошить и заверить кассовую книгу

Прошивать книгу можно двумя способами: до начала ведения (если печатаете чистые бланки и заполняете вручную — сейчас так почти не делают) или по окончании календарного года, когда все листы распечатаны из 1С. Второй вариант — стандартная практика при электронном учёте.

1. 1
   Сложите все листы книги по порядку номеров, проверьте отсутствие пропусков и дублей.
2. 2
   Прошейте листы прочной нитью в двух-трёх местах по левому краю, концы нити выведите на оборот последнего листа.
3. 3
   На обороте последнего листа приклейте бумажную наклейку поверх узла нити.
4. 4
   На наклейке напишите: «В настоящей книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов» (количество — цифрами и прописью).
5. 5
   Поставьте дату, подпись руководителя и оттиск печати организации (если печать используется) так, чтобы часть оттиска приходилась на наклейку.

Количество листов указывается фактическое — по последнему номеру сквозной нумерации. Если в нумерации был сбой (например, один лист напечатан дважды), лишний лист погасите надписью «испорчен» и подписью, а в заверительной надписи укажите реальное количество заложенных в книгу листов.

Электронная кассовая книга: когда печать не нужна

Указание ЦБ № 3210-У допускает ведение кассовой книги в электронном виде. В этом случае листы книги подписываются электронными подписями кассира и главного бухгалтера, а требования о прошивке и заверительной надписи на бумаге не применяются. Это удобно для организаций с большим числом кассовых операций.

Важно понимать смешанный риск: если вы ведёте книгу «и так, и так» — часть листов подписываете на бумаге, часть якобы электронно без реальной электронной подписи — при проверке электронная часть будет считаться неоформленной. Выберите один формат и придерживайтесь его в течение года.

Бумажная или электронная книга

Бумажная с прошивкой

Подходит при небольшом числе операций и отсутствии электронных подписей. Требует ежедневной печати, подписей и прошивки в конце года.

Электронная с ЭП

Подходит при настроенных электронных подписях у кассира и главбуха. Печать и прошивка не нужны, но подписание должно выполняться регулярно, а не задним числом.

Хранение и сдача в архив

Кассовая книга и приложенные к ней документы хранятся в организации не менее пяти лет. Прошитая и заверенная книга сдаётся в архив организации; до этого она хранится у главного бухгалтера или в кассе в сейфе (металлическом шкафу), исключающем доступ посторонних.

При смене кассира в течение года книгу не завершают — в неё вносят запись о передаче дел, а новый кассир продолжает нумерацию. Если кассир увольняется, проводится инвентаризация кассы, и факт передачи фиксируется актом.

Как проверить готовый результат

Перед тем как убрать книгу в архив или показать проверяющим, пройдитесь по контрольным точкам. Это займёт несколько минут и позволит исправить недочёты до того, как их найдёт инспектор.

Контрольные точки

Как проверить результат

Нумерация листов

Норма

Сквозная, без пропусков и дублей, начинается с № 1 в начале года

Тревожный признак

Пропуски, повторы номеров, сброс нумерации в середине года

Подписи

Норма

На каждом листе подписи кассира и главного бухгалтера, даты совпадают с датой листа

Тревожный признак

Неподписанные листы, подписи одним почерком за разных лиц

Прошивка

Норма

Листы прошиты, на обороте надпись о количестве листов, дата, подпись руководителя, печать

Тревожный признак

Листы скреплены степлером или скрепкой, заверительной надписи нет

Соответствие данным 1С

Норма

Остатки и обороты по книге совпадают с отчётом «Кассовая книга» в программе

Тревожный признак

Расхождения сумм, листы за дни, которых нет в базе

Если все пункты в норме, книга оформлена корректно. Обнаруженные после прошивки ошибки исправлять сложнее: потребуется распороть книгу, внести исправления и прошить заново с новой заверительной надписью — поэтому сверку лучше делать до прошивки.

Частые вопросы

Можно ли распечатать кассовую книгу один раз в конце года?

Технически 1С позволяет сформировать книгу за любой период, но подписывать листы нужно в день совершения операций. Печать всей книги задним числом с подписями «оптом» — нарушение, которое выявляется по датам документов и подписей. Безопасный вариант — печатать и подписывать листы ежедневно или еженедельно, но не позже.

Обязательно ли ставить печать на заверительной надписи?

Если организация использует печать, оттиск ставится так, чтобы частично заходить на наклейку с узлом нити. Если организация отказалась от печати (это право большинства ООО и АО), книга заверяется подписью руководителя без оттиска — это не нарушение.

Что делать, если в 1С сбилась нумерация листов?

Проверьте настройку нумерации в отчёте «Кассовая книга» — в большинстве конфигураций начальный номер можно указать вручную. Установите номер, следующий за последним распечатанным листом, и допечатайте недостающие листы. Если дубли уже подписаны, погасите лишний лист надписью «испорчен» с подписью.

Нужно ли вести кассовую книгу, если все расчёты через онлайн-кассу?

Наличие онлайн-кассы не отменяет кассовую книгу: она ведётся по приходным и расходным ордерам. Освобождены от её ведения ИП и малые предприятия, которые ведут учёт доходов или доходов и расходов в соответствии с налоговым законодательством, — но ордера при наличных операциях они всё равно оформляют, если выдают наличные.

Можно ли прошить книгу степлером или сшить в типографии?

Требование — именно прошнуровать листы нитью с выводом концов на оборот и заклеиванием наклейкой под заверительную надпись. Степлер, скрепки и пластиковые пружины не обеспечивают защиту от замены листов и при проверке могут быть расценены как неоформленная книга.

Что делать с кассовой книгой при ликвидации организации?

Кассовая книга вместе с кассовыми документами передаётся на архивное хранение в порядке, установленном для документов ликвидируемой организации, — как правило, в государственный или муниципальный архив либо по договору с архивом. Уничтожать её самостоятельно до истечения срока хранения нельзя.