Учет и Финансы · 8 мин
Как оформить договор аренды в 1С
Как оформить договор аренды в 1С: настройка видов операций, отражение арендных платежей, учёт по ФСБУ 25/2018, акты, НДС и типичные ошибки при работе с арендой.
Договор аренды в 1С оформляется через карточку контрагента и документы поступления, а порядок учёта зависит от того, кем выступает организация — арендатором или арендодателем, и применяет ли она ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учёт аренды». Ошибки на этапе создания договора приводят к неверному отражению арендных обязательств, проблемам с НДС и расхождениям в регламентированной отчётности.
Инструкция ниже ориентирована на «1С:Бухгалтерию 8» (ред. 3.0) — самую распространённую конфигурацию. В «1С:Управление нашей фирмой» и «1С:ERP» логика похожа, но названия разделов и документов отличаются. Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание договоров и документов, а в базе корректно настроены счета учёта с контрагентами.
Определите роль организации и режим учёта
Первый шаг — понять, кто вы по договору. Арендатор платит за пользование имуществом и отражает расходы, арендодатель передаёт имущество и отражает доходы. От этого зависит вид договора, счета учёта и состав документов.
Второй вопрос — применяете ли вы ФСБУ 25/2018. Стандарт обязателен для всех организаций, кроме тех, кто вправе вести упрощённый учёт и отказался от его применения (такое решение закрепляется в учётной политике). При применении стандарта арендатор признаёт право пользования активом (ППА) и обязательство по аренде, начисляет амортизацию и проценты. При упрощённом учёте платежи списываются в расходы текущего периода.
Как выбрать порядок учёта
Создайте договор в карточке контрагента
Откройте раздел «Справочники» → «Контрагенты», найдите арендодателя (или создайте нового, заполнив ИНН — программа подтянет реквизиты из сервиса 1С:Контрагент, если он подключён). В карточке контрагента перейдите по ссылке «Договоры» и нажмите «Создать».
Заполните ключевые поля: вид договора — «С поставщиком» для арендатора или «С покупателем» для арендодателя; номер и дату договора — строго по бумажному документу; срок действия, если он зафиксирован. Наименование программа сформирует автоматически, но его можно скорректировать, чтобы договор легко находился в списках, например «Аренда офиса № 15 от 01.02 (ООО Ромашка)».
- 1Откройте «Справочники» → «Контрагенты» и найдите или создайте арендодателя
- 2В карточке контрагента перейдите в «Договоры» и нажмите «Создать»
- 3Укажите вид договора: «С поставщиком» (арендатор) или «С покупателем» (арендодатель)
- 4Заполните номер, дату и срок действия по бумажному договору
- 5При необходимости задайте расчётный счёт контрагента в поле оплаты
- 6Сохраните договор и проверьте, что он выбирается в документах поступления или реализации
Отразите арендные платежи у арендатора
Если организация на упрощённом учёте, ежемесячный платёж отражается документом «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Услуги». В табличной части укажите номенклатуру вида «Аренда помещения» с типом «Услуга», сумму и счёт затрат — обычно 26, 44 или 20 в зависимости от назначения арендуемого объекта. На основании акта программа сформирует проводки по дебету счёта затрат и кредиту 60.01.
Если арендодатель — плательщик НДС, в документе укажите ставку и зарегистрируйте счёт-фактуру по ссылке в нижней части документа. Проверьте, чтобы НДС попал в книгу покупок: для этого в учётной политике и настройках НДС не должно быть ограничений по этому виду операций.
Учёт по ФСБУ 25/2018
При применении стандарта первичное признание оформляется документом «Поступление в лизинг/аренду» (раздел «ОС и НМА»). В нём указывается договор аренды, график платежей, ставка дисконтирования и срок полезного использования. Программа рассчитает обязательство по аренде и стоимость ППА, далее ежемесячно при закрытии месяца будут начисляться амортизация ППА и проценты по обязательству.
Фактические оплаты арендодателю проводятся обычным списанием с расчётного счёта по договору аренды — они уменьшают обязательство. Важно не дублировать расход: при ФСБУ 25/2018 в затраты идут амортизация и проценты, а не сам арендный платёж.
Оформите аренду у арендодателя
Арендодатель создаёт договор с видом «С покупателем» и ежемесячно выставляет документ «Реализация (акты, накладные)» с видом операции «Услуги». В табличной части указывается услуга аренды, количество (обычно 1 месяц), цена и счёт доходов — 90.01. Если сдача имущества в аренду — не основная деятельность, доходы можно отражать на счёте 91.01 через ручную корректировку счёта в документе.
На основании реализации выставляется счёт-фактура. Если по договору арендатор платит авансом, сначала отразите поступление оплаты и выставьте авансовый счёт-фактуру, а актом закройте задолженность. Программа автоматически зачтёт аванс при совпадении договора и контрагента.
Настройте счета учёта и проверьте проводки
Счета расчётов с контрагентами задаются в разделе «Справочники» → «Номенклатура» (для счетов доходов/затрат по услуге) и в регистре «Счета учёта расчётов с контрагентами». По умолчанию используются 60.01/62.01, но для аренды иногда выделяют отдельные счета, например 76 для расчётов по арендным обязательствам — это настраивается индивидуально.
После проведения первого документа откройте кнопку «Дт/Кт» и сверьте проводки с ожидаемыми. Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60 или 62 с отбором по контрагенту и договору: сальдо должно соответствовать реальной задолженности по бумажному договору.
Как проверить результат
Сальдо совпадает с фактической задолженностью или переплатой по договору
Висит задолженность при полностью оплаченных и оказанных услугах — не зачтён аванс или дубль документа
Счета-фактуры по аренде попадают в нужный квартал
Счёт-фактура создан, но не отражён в книге — проверьте дату и статус документа
Корректные счета затрат/доходов и расчётов
Платёж попал и в расходы, и в ППА одновременно
Типичные ошибки при оформлении аренды в 1С
Чаще всего проблемы возникают из-за дублирования договоров: пользователь создаёт новый договор на каждый месяц или каждый акт, и авансы не зачитываются, потому что оплата и акт привязаны к разным договорам. Второй частый случай — неверный вид договора, из-за которого документ поступления не видит договор в списке выбора.
Частые вопросы
Можно ли оформить аренду без создания договора?
Технически документ можно провести с «основным договором» по умолчанию, но это плохая практика: при сверках, зачёте авансов и запросах налоговой отсутствие реквизитов договора создаёт проблемы. Создавайте отдельный договор на каждый бумажный договор аренды.
Как отразить обеспечительный платёж (депозит) по аренде?
Обеспечительный платёж не является авансом и НДС не облагается. Его отражают на счёте 76 по отдельной аналитике, а в конце срока аренды либо возвращают, либо зачитывают в счёт последних платежей — тогда возникает объект по НДС.
Что делать, если арендодатель не плательщик НДС?
В документе поступления укажите ставку «Без НДС». Счёт-фактуру не регистрируйте. Проверьте, чтобы в декларации по НДС такие операции корректно попали в раздел 7, если ваша организация обязана его заполнять.
Как учесть аренду, если платим физическому лицу?
Организация становится налоговым агентом по НДФЛ: с суммы аренды удерживается налог, который отражается в зарплатной части учёта или через операции по НДФЛ в зависимости от конфигурации. Сам договор и поступление услуги оформляются стандартно, но страховые взносы на арендную плату не начисляются.
Нужен ли отдельный документ для коммунальных платежей по аренде?
Да, если коммунальные услуги оплачиваются отдельно от арендной платы и выставляются по счётчикам, их отражают отдельной строкой или отдельным документом поступления в рамках того же договора. Это упрощает сверку и корректное распределение затрат.
Что важно запомнить
Договор аренды создаётся один раз в карточке контрагента с корректным видом и реквизитами бумажного документа. Арендатор отражает платежи поступлением услуг, а при ФСБУ 25/2018 — через признание ППА и обязательства. Арендодатель выставляет реализации и счета-фактуры. Контролируйте результат по ОСВ и книге покупок или продаж, не создавайте дубли договоров.