Как оформить деньги подотчет в 1С

Выдача денег под отчет — стандартная операция: сотрудник получает наличные или безналичные средства на хозяйственные нужды, командировку или покупку материалов, а затем отчитывается авансовым отчетом с подтверждающими документами. В 1С эта цепочка оформляется несколькими документами, и ошибка на любом этапе приводит к зависшим остаткам на счете 71 и вопросам при проверке.

Материал ориентирован на типовые конфигурации — в первую очередь «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0), но логика одинакова и в «1С:Комплексная автоматизация», и в «1С:ERP»: выдача денег оформляется кассовым или банковским документом, расход — авансовым отчетом, возврат неизрасходованной суммы — приходным кассовым ордером или банковской выпиской.

Перед началом работы убедитесь, что в справочнике «Физические лица» (или «Сотрудники») заведен работник, а в учетной политике и настройках плана счетов не отключен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В большинстве типовых поставок ничего дополнительно настраивать не нужно.

Подготовка: что проверить до выдачи денег

Подотчетная сумма выдается на основании заявления сотрудника или распоряжения руководителя. В самой программе заявление не оформляется, но бумажный или электронный документ должен существовать: в нем указывают сумму, цель выдачи и срок отчета. Эти данные понадобятся при заполнении документов в 1С.

Проверьте, что у сотрудника нет непогашенной задолженности по прошлым выдачам. Для этого сформируйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» 71 с группировкой по сотрудникам: раздел «Отчеты» → «Оборотно-сальдовая ведомость по счету». Дебетовое сальдо по работнику означает, что за ним числится неотчитанная сумма.

Если деньги выдаются на командировку, сначала оформите кадровый документ «Командировка» (в конфигурациях с кадровым учетом) — тогда авансовый отчет можно будет создать на его основании, и суточные рассчитаются автоматически.

Выдача наличных из кассы

Наличная выдача оформляется документом «Расходный кассовый ордер» (в «1С:Бухгалтерии 8» — раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» → кнопка «Создать» → «Выдача денежных средств подотчетному лицу», либо создайте РКО и выберите вид операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу»).

Заполните поля документа:

• Подотчетное лицо — сотрудник из справочника физических лиц;
• Сумма — выдаваемая сумма в рублях;
• Основание — реквизиты заявления или приказа (например, «Заявление от 12.05, хозяйственные нужды»);
• Приложение — документ, который сотрудник предъявляет при получении (паспорт);
• Выдать — ФИО сотрудника, как в удостоверении личности.

После проведения документ сформирует проводку Дт 71.01 — Кт 50.01. Распечатайте РКО (форма КО-2) и передайте сотруднику на подпись: без подписи получателя кассовый документ не имеет силы, а сумма считается недостачей кассира.

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» и создайте документ с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу»
2. 2
   Укажите сотрудника, сумму, основание и реквизиты документа, предъявленного получателем
3. 3
   Проведите документ и проверьте проводку Дт 71.01 — Кт 50.01
4. 4
   Распечатайте РКО, получите подпись сотрудника и подклейте корешок в кассовую книгу

Выдача подотчетных средств с расчетного счета

Перечисление на карту сотрудника оформляется документом «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перевод подотчетному лицу» (раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки»). Если загружаете выписки из клиент-банка, проверьте, что программа правильно определила вид операции — при автоматической загрузке он иногда подставляется как «Прочее списание».

В документе укажите получателя (физическое лицо), банковский счет или карту сотрудника, сумму и назначение платежа. Назначение формулируйте явно: «Перечисление подотчетных средств на хозяйственные нужды» — это упрощает идентификацию платежа и для бухгалтерии, и для банка.

Проводка будет аналогичной: Дт 71.01 — Кт 51. Учтите, что перечисление подотчетных сумм на карту сотрудника — распространенная и допустимая практика, но она должна быть закреплена во внутреннем положении о подотчетных средствах.

Оформление авансового отчета

Когда сотрудник израсходовал деньги и принес подтверждающие документы (чеки, БСО, акты, билеты), оформите «Авансовый отчет»: раздел «Покупки» → «Авансовые отчеты» → «Создать». Укажите сотрудника — программа автоматически покажет сумму выданного ему аванса.

Документ содержит несколько вкладок, и заполнять нужно те, которые соответствуют характеру расходов:

• Авансы — перечень выданных сотруднику сумм; заполняется автоматически по кнопке «Заполнить» или подбором документов выдачи;
• Оплата — если сотрудник оплатил поставщику из подотчетных средств (Дт 60 — Кт 71);
• Товары — купленные материалы, товары, инвентарь с указанием счетов учета (10, 41, 08);
• Оплата (прочее) / Прочее — услуги, канцелярия, представительские расходы с указанием счета затрат и аналитики;
• Суточные — для командировок, рассчитываются по датам из приказа.

По каждой строке расхода укажите подтверждающий документ: номер и дату чека или накладной. Для расходов с НДС проверьте, выделен ли налог в чеке, — если НДС в документе не выделен, принимать его к вычету нельзя, и в авансовом отчете ставится «Без НДС».

После проведения сверьте итог: сумма по документу должна совпадать с суммой приложенных чеков, а разница между выданным авансом и расходом покажет перерасход (долг организации перед сотрудником) или остаток (долг сотрудника).

Возврат остатка и выдача перерасхода

Если сотрудник израсходовал не всю сумму, остаток возвращается в кассу документом «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчетного лица». Документ удобно создать на основании авансового отчета — сумма подставится автоматически. Проводка: Дт 50.01 — Кт 71.01.

При перерасходе (сотрудник потратил свои деньги сверх аванса) оформите выдачу: РКО с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу» или перечисление на карту. После этого расчеты по счету 71 с сотрудником закрываются в ноль.

Неизрасходованный остаток по командировке сотрудник обязан вернуть в установленный внутренним положением срок. Удержание невозвращенной суммы из зарплаты — отдельная процедура, требующая согласия работника и оформляемая документом по удержаниям, а не автоматически.

Проверка результата и контроль расчетов

Главный инструмент контроля — «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71» и «Анализ счета 71» в разрезе сотрудников. Формируйте их ежемесячно перед закрытием периода. Нормальная ситуация — нулевое сальдо по отчитавшимся сотрудникам и дебетовое сальдо только по тем, чей срок отчета еще не наступил.

Кредитовое сальдо по счету 71 на конец месяца — тревожный признак: оно означает, что организация должна сотруднику. Если перерасход реален, его нужно возместить; если сальдо появилось из-за ошибки (например, авансовый отчет проведен раньше документа выдачи), исправьте последовательность документов.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счету 71 по сотруднику

Норма

Нулевое сальдо после отчета и возврата остатка

Тревожный признак

Дебетовое сальдо после истечения срока отчета — долг не погашен

Проводки документа выдачи

Норма

Дт 71.01 — Кт 50.01 или 51

Тревожный признак

Проводка на счет 70 или 73 — неверно выбран вид операции

Авансовый отчет

Норма

Сумма расходов равна сумме приложенных чеков, вкладка «Авансы» заполнена

Тревожный признак

Авансы не подобраны — сальдо по 71 не закрывается

Кассовые документы

Норма

РКО подписан получателем, номера идут по порядку

Тревожный признак

Пропуски номеров, отсутствие подписей — нарушение кассовой дисциплины

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство проблем с подотчетом возникает не из-за сложности программы, а из-за нарушения последовательности и невнимательности к деталям документов.

Если ошибка уже допущена, не удаляйте проведенные документы в закрытом периоде. Исправляйте через корректировочные документы или ручные операции (документ «Операция») с пояснением, а в текущем периоде — перепроведением с правильными реквизитами.

Особенности в других конфигурациях 1С

В «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» логика та же, но документы называются иначе: выдача наличных — «Расходный кассовый ордер» с операцией «Выдача подотчетному лицу», отчет — «Авансовый отчет» в разделе «Казначейство». Там же есть заявки на расходование денежных средств, которые позволяют согласовать выдачу до фактической оплаты.

В «1С:Зарплата и управление персоналом» подотчетные операции не ведутся — эта конфигурация только рассчитывает командировочные начисления (средний заработок), а выдача денег и авансовые отчеты оформляются в бухгалтерской программе, куда данные синхронизируются.

Частые вопросы

Можно ли выдать подотчетные деньги на карту сотрудника?

Да, это допустимо, если порядок закреплен во внутреннем положении о подотчетных средствах. В 1С оформите «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перевод подотчетному лицу» и укажите назначение платежа. Отчетность сотрудника при этом не меняется — он так же приносит авансовый отчет с чеками.

Что делать, если сотрудник потерял чек?

Расход без подтверждающего документа нельзя принять в затраты. Сотрудник может запросить дубликат чека у продавца или предоставить товарный чек с реквизитами. Если восстановить документ невозможно, сумма либо возвращается сотрудником в кассу, либо признается его доходом с начислением НДФЛ — решение принимается с руководителем.

Почему в ОСВ по счету 71 одновременно дебет и кредит по одному сотруднику?

Почти всегда причина в том, что в авансовом отчете не заполнена вкладка «Авансы» — программа не зачла выданную сумму. Откройте отчет, подберите документы выдачи на вкладке «Авансы» и перепроведите. Также проверьте, не заведен ли сотрудник в справочнике дважды — дубли дают разнесение расчетов на разные карточки.

Можно ли провести авансовый отчет датой раньше выдачи денег?

Технически программа позволит, но это создаст кредитовое сальдо по счету 71 на промежуточную дату и исказит отчетность. Если сотрудник сначала потратил свои деньги, а потом получил возмещение — это нормальная ситуация перерасхода: оформите авансовый отчет, а затем выдачу перерасхода. Даты документов должны отражать реальную хронологию.

Как оформить подотчет на командировку с суточными?

Сначала создайте приказ на командировку (в конфигурациях с кадровым учетом). Затем выдайте аванс, а после возвращения сотрудника оформите авансовый отчет: суточные укажите на соответствующей вкладке по датам командировки, билеты и проживание — как прочие расходы с приложением документов. Суточные в пределах установленных норм не облагаются НДФЛ.

Что делать с долгом уволенного сотрудника, не вернувшего подотчет?

Сумму нужно истребовать: направить сотруднику требование о возврате. Если долг не возвращен, по истечении срока исковой давности его списывают на прочие расходы документом «Операция» (Дт 91.02 — Кт 71) на основании инвентаризации расчетов и приказа руководителя. До списания задолженность должна числиться в учете и попадать в инвентаризацию.