Учет и Финансы · 13 мин
Как оформить авансовый отчет по чекам в 1С: пример с пояснениями
Пошаговая инструкция по оформлению авансового отчета по чекам в 1С: выдача подотчетных сумм, привязка чеков, проводки, проверка остатков и типичные ошибки.
Авансовый отчет — это документ, которым подотчетное лицо отчитывается перед организацией за потраченные деньги. Типовой сценарий: сотруднику выдали наличные из кассы или перечислили на карту, он купил материалы, оплатил услуги и принес кассовые чеки. Задача бухгалтера — правильно отразить выдачу, закрыть ее отчетом и разнести расходы по нужным счетам затрат.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого используется документ «Авансовый отчет». Он объединяет несколько видов расходов: оплату поставщикам, покупку товаров и материалов, командировочные и прочие расходы. Каждый чек оформляется отдельной строкой на соответствующей закладке документа.
Ниже разобран полный цикл на конкретном примере: сотруднику Иванову выдано 10 000 рублей из кассы, он купил канцтовары по чеку на 4 500 рублей и оплатил услуги типографии на 5 000 рублей. Рассмотрим, как оформить выдачу, заполнить отчет, проверить проводки и закрыть подотчетную задолженность.
Подготовка: что должно быть настроено до оформления отчета
Перед тем как вносить чеки, убедитесь, что в базе корректно заполнены справочники. Сотрудник должен быть заведен в справочнике «Физические лица» и привязан к организации, иначе документ не даст выбрать его в поле «Подотчетное лицо». Также проверьте наличие контрагентов-поставщиков, если оплата шла конкретному продавцу.
Второй момент — учетная политика и план счетов. В типовой конфигурации расчеты с подотчетными лицами ведутся на счете 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» (для расчетов в валюте — 71.21). Убедитесь, что у вас настроены статьи затрат и статьи движения денежных средств: они понадобятся при заполнении строк отчета и кассовых документов.
Третье — оригиналы чеков. В 1С вносятся данные с бумажных документов: дата, номер, сумма, выделенный НДС. Если чек без НДС (например, от продавца на УСН), в строке ставится ставка «Без НДС». Не пытайтесь «вытащить» НДС из чека, где он не выделен, — это приведет к ошибкам в учете налога.
Шаг 1. Оформление выдачи денег под отчет
Выдача наличных из кассы оформляется документом «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы»). Вид операции — «Выдача денежных средств подотчетному лицу». В документе указывается сотрудник, сумма (в нашем примере — 10 000 рублей) и счет учета 71.01. При проведении формируется проводка Дт 71.01 Кт 50.01.
Если деньги перечислены на карту сотрудника, используется «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу». Проводка будет Дт 71.01 Кт 51. Важно: в платежном поручении и в 1С назначение платежа должно прямо указывать на подотчетный характер перечисления — это снимает вопросы при проверках.
После проведения документа выдачи проверьте сальдо: откройте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 в разрезе сотрудников. По Иванову должно появиться дебетовое сальдо 10 000 рублей. Именно эта сумма будет «закрываться» авансовым отчетом.
Шаг 2. Создание авансового отчета и заполнение шапки
Документ «Авансовый отчет» находится в разделе «Покупки» → «Авансовые отчеты» (в некоторых интерфейсах — «Банк и касса» → «Авансовые отчеты»). Нажмите «Создать». В шапке укажите организацию, подотчетное лицо (Иванов) и склад по умолчанию, если покупались товары.
Поле «Назначение аванса» заполняется произвольным текстом, например: «Приобретение канцтоваров и оплата услуг типографии по чекам от 15.03». Этот текст попадет в печатную форму АО-1. Если в программе включен учет по заявкам на расходование средств, документ можно создать на основании заявки — тогда часть полей заполнится автоматически.
Обратите внимание на дату документа: она должна быть не раньше даты выдачи денег и не раньше дат чеков. Если чек датирован позже даты авансового отчета, 1С проведет документ, но при аудите такая ситуация вызовет вопросы — формально расход совершен после закрытия отчета.
- 1Проведите выдачу денег: РКО или списание со счета с видом операции «подотчетному лицу»
- 2Создайте документ «Авансовый отчет», укажите сотрудника и назначение аванса
- 3На закладке «Оплата» внесите чеки за услуги с контрагентом и счетом затрат
- 4На закладке «Товары» внесите номенклатуру по чеку на материалы/канцтовары
- 5Проверьте итоговую сумму по документу — она должна совпасть с суммой чеков
- 6Проведите документ и сверьте проводки и сальдо по счету 71
Шаг 3. Внесение чеков на закладках документа
Закладка «Оплата» — услуги и работы
Чек типографии на 5 000 рублей вносится на закладку «Оплата». Добавьте строку: укажите контрагента (типографию), сумму 5 000, ставку НДС по чеку. Если типография на общей системе и выделила НДС 20%, программа рассчитает сумму налога. Счет затрат — например, 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» в зависимости от характера услуги, с нужной статьей затрат.
Закладка «Товары» — покупка материалов
Чек на канцтовары 4 500 рублей оформляется на закладке «Товары». Здесь каждая позиция чека вносится как номенклатура с количеством и ценой. Если в чеке пять позиций, вносите пять строк — это обеспечит корректный складской и партионный учет. Укажите счет учета 10.01 «Сырье и материалы» или 10.09 для инвентаря, а также склад поступления.
Если номенклатуры в базе нет, создайте ее прямо из строки документа. Для мелких хозяйственных покупок допустимо заводить обобщенные позиции («Канцелярские товары по чеку №...»), но при больших объемах такая практика затрудняет инвентаризацию и анализ остатков.
Закладка «Прочее» — разовые расходы без контрагента
Мелкие расходы без договора (проезд, пошлины, мелкие покупки у продавца, которого нет смысла заводить как контрагента) вносятся на закладку «Прочее». Здесь указывается только содержание, сумма и счет затрат. Это самый простой способ отразить чек, но аналитика по поставщику теряется.
Какую закладку выбрать
Услуги и работы от конкретного контрагента. Требует карточки поставщика, дает аналитику по контрагенту.
Покупка материалов, товаров, инвентаря. Ведет складской учет, требует номенклатуры и склада.
Разовые расходы без контрагента. Быстро, но без аналитики по поставщику.
Суточные, проезд и проживание в рамках командировки. Требует приказа на командировку.
Шаг 4. Проведение документа и проверка проводок
После заполнения всех строк нажмите «Провести» и откройте кнопку «Дт/Кт» — показ движений документа. По нашему примеру типовые проводки будут такими: Дт 10.01 Кт 71.01 — 4 500 (канцтовары оприходованы), Дт 26 Кт 71.01 — 5 000 (услуги типографии). Если выделялся НДС и принимается к вычету, появятся проводки Дт 19.03 Кт 71.01 и Дт 68.02 Кт 19.03.
Итоговая сумма документа — 9 500 рублей при выданных 10 000. Разница 500 рублей — это остаток подотчетной суммы, который сотрудник обязан вернуть в кассу. Возврат оформляется документом «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчетного лица» — проводка Дт 50.01 Кт 71.01.
Если сотрудник потратил больше выданного (добавил свои деньги), перерасход выплачивается ему через РКО с видом «Выдача подотчетному лицу» после проведения авансового отчета. Счет 71 допускает и кредитовое сальдо — задолженность организации перед сотрудником.
Как проверить результат
После отчета и возврата остатка сальдо равно нулю
Висит дебетовое сальдо — остаток не возвращен или отчет не на полную сумму
Равна сумме всех приложенных чеков
Расходится с чеками — строка внесена с ошибкой или чек пропущен
Каждая строка ушла на осмысленный счет затрат или счет учета ТМЦ
Расходы попали на неверный счет — ошибка в статье затрат
Ставка соответствует чеку, сумма налога посчитана верно
НДС выделен там, где в чеке его нет
Печать формы АО-1 и приложение чеков
Из документа доступна печать унифицированной формы АО-1 (кнопка «Печать» → «Авансовый отчет (АО-1)»). Организация вправе использовать собственную форму, закрепленную в учетной политике, — в этом случае печатную форму дорабатывают или выгружают данные в свой шаблон. Обязательные реквизиты первичного документа по закону о бухучете должны присутствовать в любом случае.
Чеки подклеиваются на лист бумаги или прикладываются к отчету, их количество указывается в форме. Термочеки со временем выцветают — рекомендуется сразу снимать копии или сканы. В 1С скан чека можно прикрепить к строке или документу через механизм присоединенных файлов (скрепка в форме документа), это упростит хранение и проверки.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — выдача денег оформлена как «прочее списание» или «выдача займа» вместо подотчетной операции. В результате счет 71 не используется, авансовый отчет не находит выданную сумму, а задолженность «висит» на других счетах и искажает отчетность. Всегда проверяйте вид операции в кассовом и банковском документе.
Вторая группа ошибок — неверные счета затрат. Канцтовары для офиса, ушедшие на счет 44 вместо 26 (или наоборот), искажают себестоимость и управленческую отчетность. Причина обычно в том, что счет подставился по умолчанию из предыдущей строки. Проверяйте аналитику каждой строки до проведения, а не после.
Третья проблема — дублирование расхода: чек внесли в авансовый отчет, а потом ту же покупку оформили документом «Поступление товаров и услуг». Расход задваивается, сальдо по 71 счету не сходится. Правило простое: один чек — один документ в базе.
Особые ситуации: перерасход, валюта и оплата личной картой
Если сотрудник оплатил покупку личной банковской картой, в учете это все равно подотчетная операция: чек подтверждает расход, а организация возмещает сумму сотруднику после утверждения отчета. В 1С авансовый отчет оформляется в обычном порядке, а выплата перерасхода — отдельным РКО или перечислением на карту.
При загранкомандировках и покупках в валюте используется счет 71.21, пересчет выполняется по курсу ЦБ на дату утверждения отчета (для расходов) с учетом курса выдачи аванса. Конфигурация делает пересчет автоматически, если валютный учет включен в настройках, но курсы валют должны быть загружены актуальные.
Отдельный случай — отчет без предварительной выдачи денег. Если подотчетной выдачи не было, авансовый отчет просто формирует кредиторку перед сотрудником (Дт затрат Кт 71.01), которая гасится выплатой. Это штатная ситуация, но сальдо по 71 счету будет кредитовым до момента возмещения.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли внести несколько чеков одним авансовым отчетом?
Да, это стандартная практика. Один документ «Авансовый отчет» вмещает любое количество строк на закладках «Оплата», «Товары», «Прочее» и «Командировка». Главное — чтобы все чеки относились к одному подотчетному лицу и одной организации, а итог документа совпадал с суммой приложенных чеков.
Что делать, если чек потерян или нечитаем?
Без подтверждающего документа расход принять проблематично. Сотрудник пишет объяснительную, а организация решает, возмещать ли сумму. Для налогового учета такой расход, скорее всего, не будет признан. Практический выход — запросить дубликат чека у продавца или справку о покупке, если это возможно.
Как в 1С увидеть, кто не отчитался по авансам?
Откройте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 с группировкой по сотрудникам (раздел «Отчеты»). Дебетовое сальдо на конец периода показывает невозвращенные авансы. Также полезен отчет «Остатки по счетам расчетов с подотчетными лицами» или карточка счета 71 по конкретному сотруднику для детализации по документам.
Нужно ли заводить контрагента для каждого магазина по чеку?
Не обязательно. Для разовых покупок у розничных продавцов чек можно отразить на закладке «Прочее» без контрагента. Но если поставщик постоянный или важна аналитика по нему (объемы закупок, взаиморасчеты), карточку контрагента лучше создать и проводить расход через закладку «Оплата».
Как отразить в отчете чек с частичным НДС по разным позициям?
Строки с разными ставками НДС вносятся отдельно: позиции со ставкой 20% — одной строкой (или несколькими по номенклатуре), позиции со ставкой 10% или без НДС — другими. На закладке «Товары» ставка указывается в каждой строке номенклатуры, поэтому смешанный чек разносится построчно без проблем.
Можно ли исправить проведенный авансовый отчет?
Да, если период не закрыт: откройте документ, измените строки и перепроведите — движения перезапишутся. Если месяц закрыт (выполнено закрытие месяца, сдана отчетность), корректировку делайте текущей датой через сторнирующий документ или новый авансовый отчет, чтобы не нарушить уже сформированную отчетность.
Что важно запомнить
Цепочка учета подотчетных сумм в 1С: выдача денег правильным видом операции → авансовый отчет с чеками на нужных закладках → возврат остатка или выплата перерасхода → контроль нулевого сальдо по счету 71. Проверяйте счета затрат и НДС в каждой строке до проведения — это избавит от большинства ошибок.