Учет и Финансы · 8 мин
Как настроить выплаты самозанятым в 1С
Как настроить выплаты самозанятым в 1С: карточка контрагента, договор ГПХ, проверка статуса в «Мой налог», чеки, списание с расчётного счёта и типичные ошибки.
Выплаты самозанятым (плательщикам налога на профессиональный доход) в 1С оформляются иначе, чем расчёты с обычными контрагентами или сотрудниками: здесь нет НДФЛ и страховых взносов со стороны заказчика, но есть обязательное требование — получить чек из приложения «Мой налог». Без чека расход не принимается в налоговом учёте, а сама выплата рискует быть переквалифицирована в трудовые отношения.
Настройка сводится к четырём блокам: корректное заведение контрагента, договор гражданско-правового характера (ГПХ) с указанием статуса самозанятого, документ поступления услуг с привязкой чека и оплата через банк. Ниже разобран порядок действий для типовых конфигураций — в первую очередь 1С:Бухгалтерии 8, а также особенности для 1С:ЗУП, где самозанятые заводятся как физические лица по договорам ГПХ.
Инструкция ориентирована на бухгалтера или руководителя, который настраивает учёт самостоятельно. Точные названия пунктов меню могут незначительно отличаться в зависимости от релиза конфигурации, но логика документов сохраняется.
Проверка статуса самозанятого перед началом работы
Прежде чем заводить контрагента в 1С, убедитесь, что исполнитель действительно применяет режим НПД. Проверка делается через сервис ФНС «Проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход» по ИНН физического лица или по скану справки о постановке на учёт из приложения «Мой налог».
Статус проверяют дважды: при заключении договора и на дату каждой выплаты. Если самозанятый снялся с учёта или превысил допустимый лимит дохода, обязанность налогового агента по НДФЛ может перейти на заказчика — это самый частый риск в подобных расчётах.
Дополнительно проверьте, что исполнитель не является вашим действующим или недавно уволенным сотрудником: выплаты по ГПХ бывшему работнику в течение двух лет после увольнения не облагаются НПД, и такие суммы придётся доначислить НДФЛ и взносами.
Карточка контрагента и договор ГПХ в 1С:Бухгалтерии
Создайте нового контрагента в разделе «Справочники → Контрагенты». Вид контрагента — «Физическое лицо», заполните ФИО и ИНН самозанятого. ИНН обязателен: по нему программа позволит использовать сервисы проверки и корректно заполнит отчётность.
Далее создайте договор с видом «С покупателем» не подходит — нужен договор с поставщиком/исполнителем. В типовой Бухгалтерии в карточке договора для таких случаев предусмотрен признак, связанный с самозанятыми: в документах поступления появляется поле для реквизитов чека НПД. Если в вашем релизе отдельного признака нет, договор оформляется как обычный договор оказания услуг, а чек фиксируется в комментарии или дополнительных сведениях.
- 1Проверьте статус НПД по ИНН на сайте ФНС и сохраните результат
- 2Создайте контрагента с видом «Физическое лицо», укажите ФИО и ИНН
- 3Заведите договор ГПХ с видом «С поставщиком» (оказание услуг)
- 4Заполните реквизиты договора: номер, дату, предмет и порядок оплаты
- 5Сохраните карточку и проверьте, что договор доступен в документах поступления
Документ поступления услуг и привязка чека «Мой налог»
Услуги самозанятого отражаются документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги». В табличной части укажите номенклатуру услуги, сумму и счёт затрат — например, 26, 44 или 20 в зависимости от характера работ. НДС не выделяется: плательщики НПД не являются плательщиками НДС.
Ключевой элемент — реквизиты чека из «Мой налог»: номер и дата чека. В актуальных релизах 1С:Бухгалтерии для договоров с самозанятыми в документе есть специальные поля для этих данных; чек можно также приложить файлом через механизм присоединённых файлов. Чек должен быть сформирован исполнителем на имя вашей организации (или ИП) с указанием ИНН заказчика — чек «физическому лицу» не подтверждает расход компании.
Если чек аннулирован (например, из-за ошибки в сумме), потребуйте новый чек и исправьте реквизиты в документе. Учёт расхода по аннулированному чеку — прямое основание для отказа в признании затрат при проверке.
Оплата через банк: списание с расчётного счёта
Оплата оформляется стандартным документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Укажите контрагента, договор и сумму; при загрузке выписки из клиент-банка документ обычно создаётся автоматически — проверьте лишь правильность вида операции и привязку к договору.
В платёжном поручении в назначении платежа корректно указать, что оплата производится по договору ГПХ с самозанятым (плательщиком НПД), без выделения НДС. Это снижает вопросы со стороны банка по контролю 115-ФЗ и упрощает последующую сверку.
После проведения оплаты сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60 или 76 (в зависимости от того, какой счёт расчётов вы используете для договоров ГПХ): задолженность по контрагенту должна закрыться. Если акт и оплата «повисли» на разных счетах, выполните зачёт аванса или скорректируйте счета в документах.
Как проверить результат
Дт счёта затрат — Кт 60/76, сумма без НДС
Выделен НДС или счёт расчётов не соответствует договору
Номер и дата чека заполнены, чек на ИНН вашей организации
Чек отсутствует, на физлицо или аннулирован
ОСВ по 60/76 по контрагенту закрыта в ноль
Остаток аванса или долга после полной оплаты
Особенности для 1С:ЗУП и зарплатных конфигураций
Если расчёты с самозанятыми ведутся в 1С:Зарплате и управлении персоналом (например, когда компания централизованно оформляет всех подрядчиков-физлиц), самозанятый заводится как физическое лицо и оформляется документом «Договор ГПХ» или «Договор (работы, услуги)». В настройках договора укажите, что исполнитель — плательщик НПД: тогда программа не начислит НДФЛ и страховые взносы.
Выплата отражается документом «Начисление по договорам ГПХ» с последующей выплатой через ведомость. В отчётность по НДФЛ и взносам такие суммы не попадают — это контрольная точка: если доход самозанятого появился в 6-НДФЛ или РСВ, значит, признак НПД в договоре не установлен, и настройку нужно исправить до сдачи отчётности.
Типичные ошибки и ограничения
Самая дорогая ошибка — оплата без проверки статуса на дату выплаты. Самозанятый мог утратить право на НПД (превышение лимита дохода, снятие с учёта), и тогда обязанность удержать НДФЛ ложится на заказчика, а взыскать налог с исполнителя после выплаты практически невозможно.
Вторая группа ошибок связана с чеками: чек сформирован на физлицо, чек аннулирован, дата чека не совпадает с периодом оказания услуг. Третья типичная проблема — регулярные одинаковые выплаты одному и тому же самозанятому с признаками трудовых отношений (фиксированный график, рабочее место, подчинение правилам компании): такие отношения могут быть переквалифицированы с доначислением взносов и штрафами.
Что важно запомнить
Самозанятый заводится в 1С как физлицо с договором ГПХ, расход подтверждается только чеком «Мой налог» на вашу организацию, НДФЛ и взносы заказчик не начисляет, а статус НПД проверяется перед каждой выплатой.
Частые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ с выплат самозанятому?
Нет, если исполнитель действительно применяет НПД и предоставил чек из «Мой налог». Заказчик не является налоговым агентом. Исключение — утрата статуса НПД или выплаты бывшему сотруднику в течение двух лет после увольнения: в этих случаях НДФЛ удерживает заказчик.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Запросите чек до принятия расхода в учёте. Без чека НПД затраты не подтверждены, и безопаснее не отражать расход в налоговом учёте. Если чек так и не предоставлен, расход можно учесть только по иным документам с риском оспаривания — решение принимается с учётом суммы и позиции вашего налогового консультанта.
Можно ли оплатить самозанятому наличными или на карту?
Да, форма оплаты на применение НПД не влияет. В 1С наличная оплата оформляется расходным кассовым ордером, перевод на карту — списанием с расчётного счёта. Главное условие остаётся прежним: чек «Мой налог» на вашу организацию.
Как отразить в 1С аванс самозанятому?
Аванс проводится обычной оплатой поставщику — на счёте расчётов образуется дебетовое сальдо. Чек НПД самозанятый формирует при получении денег, а документ поступления услуг оформляется после подписания акта; при его проведении аванс зачитывается автоматически.
Чем оформление в 1С отличается для самозанятого и для ИП на НПД?
Принципиальной разницы нет: в обоих случаях нет НДФЛ, взносов и НДС, а расход подтверждается чеком НПД. Отличие только в карточке контрагента: ИП заводится как юридическое лицо со статусом «Индивидуальный предприниматель» и своими реквизитами.