Учет и Финансы · 10 мин
Как настроить выплаты самозанятым в 1С:Бухгалтерии
Пошаговая настройка выплат самозанятым в 1С:Бухгалтерии: договор ГПХ, счёт 76, проверка чеков из «Мой налог», учёт расходов и типичные ошибки.
Самозанятые (плательщики налога на профессиональный доход) — удобный способ закрывать разовые работы и услуги без оформления сотрудника в штат. Но у бухгалтера при этом возникают задачи: правильно завести контрагента, отразить договор ГПХ, начислить и выплатить вознаграждение, проверить чек из приложения «Мой налог» и не начислить лишних взносов. Всё это в 1С:Бухгалтерии делается штатными документами, без доработок конфигурации.
Ключевая особенность учёта: с выплат самозанятым организация не платит страховые взносы и не удерживает НДФЛ, если исполнитель применяет спецрежим НПД и предоставил чек. Поэтому в программе важно корректно настроить вид расчётов, чтобы сумма не попала в облагаемую базу и не исказила отчётность.
Ниже разобран полный цикл: от проверки статуса исполнителя до закрытия месяца и контроля чеков. Инструкция подходит для 1С:Бухгалтерии 8.3 (ред. 3.0), как для локальной версии, так и для облачной 1С:Фреш.
Проверка статуса самозанятого до начала работ
До заключения договора и, что особенно важно, на дату каждой выплаты нужно убедиться, что исполнитель действительно плательщик НПД. Проверка выполняется на сайте ФНС сервисом «Проверка статуса налогоплательщика НПД» по ИНН физического лица. Если статус не подтверждён, выплата будет считаться доходом обычного физлица — с НДФЛ и страховыми взносами.
Справку о постановке на учёт в качестве плательщика НПД исполнитель формирует сам в приложении «Мой налог». Её стоит хранить вместе с договором: при проверке это доказательство, что компания правомерно не начисляла налоги и взносы.
Отдельный риск — переквалификация договора в трудовой. Если самозанятый работает по графику, подчиняется внутренним правилам и получает регулярные одинаковые выплаты, налоговая может доначислить взносы и НДФЛ. Также нельзя переводить на НПД бывших сотрудников раньше двух лет после увольнения — такие выплаты не признаются доходом по НПД.
Заведение контрагента и договора ГПХ
Самозанятый в 1С:Бухгалтерии заводится как обычный контрагент. Откройте справочник «Контрагенты», создайте новый элемент, укажите вид «Физическое лицо», внесите ФИО, ИНН и при необходимости СНИЛС. ИНН обязателен — без него невозможно проверить статус и корректно заполнить отчётность.
Далее создайте договор с видом «С покупателем» — нет, здесь нужен договор с контрагентом по оказанию услуг вам, поэтому выбирайте вид договора «С поставщиком»: самозанятый выступает поставщиком услуг или работ. В договоре укажите номер, дату и предмет. Формулировки договора должны исключать признаки трудовых отношений: оплата за результат, а не за время.
Если в вашей конфигурации включён учёт по договорам, каждая выплата и акт будут привязаны к конкретному договору. Это удобно для контроля задолженности: отчёт «Задолженность поставщиков по срокам долга» покажет незакрытые обязательства перед исполнителями.
Отражение начисления вознаграждения
Начисление вознаграждения оформляется документом «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги (акт)». В шапке укажите контрагента и договор, в табличной части — номенклатуру вида «Услуга», сумму по акту и счёт затрат: 20, 25, 26, 44 или другой в зависимости от назначения работ.
В качестве счёта расчётов с самозанятым используйте счёт 76.05 или 60.02 — конкретный выбор зависит от учётной политики. Главное — не счёт 70, который предназначен для расчётов с персоналом по оплате труда и попадает в зарплатные отчёты. Если счёт расчётов подставился автоматически как 70, измените его вручную в документе.
Проверьте проводки после проведения: Дт счёта затрат — Кт 76.05 (или 60). НДС в документе быть не должно — самозанятые не являются плательщиками НДС. Если программа требует указать ставку, выберите «Без НДС».
- 1Создайте документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом «Услуги (акт)»
- 2Укажите контрагента-физлицо и договор с видом «С поставщиком»
- 3Заполните услугу, сумму и счёт затрат, ставку НДС «Без НДС»
- 4Проверьте счёт расчётов — 76.05 или 60.02, не 70
- 5Проведите документ и сверьте проводки через кнопку «Дт/Кт»
Выплата денег и работа с чеками «Мой налог»
Оплата оформляется документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику» — либо «Прочее списание»/«Перевод на карту», если платите на карту физлица. Укажите контрагента, договор и сумму. Проводка: Дт 76.05 (60.02) — Кт 51. Если платёж идёт через зарплатный проект на карты, допустимо использование счёта 51 как обычно, главное — корректный контрагент и счёт расчётов.
После получения оплаты самозанятый обязан сформировать чек в приложении «Мой налог» и передать его вам. Чек — обязательный документ: без него расходы могут не принять в налоговом учёте. Храните чеки в электронном виде, привязывая к документу оплаты (в 1С удобно прикреплять файлы через скрепку в форме документа).
В чеке проверьте: ИНН и ФИО исполнителя, сумму, дату, наименование услуги и реквизиты вашей компании (ИНН покупателя). Если чек сформирован с ошибкой, попросите исполнителя аннулировать его и выставить корректный — это делается в «Мой налог» без ограничений.
Налоги, взносы и отчётность
При корректном оформлении организация не удерживает НДФЛ и не начисляет страховые взносы с выплат самозанятым — налог на профессиональный доход исполнитель платит сам через приложение. Поэтому важно, чтобы выплаты не попали в документы «Начисление зарплаты» или «Договор подряда» в зарплатном учёте.
В 6-НДФЛ и РСВ выплаты самозанятым по договорам ГПХ с чеком НПД не включаются. Если вы обнаружили такие суммы в отчётах — ищите ошибку: скорее всего, исполнитель заведён как физлицо в зарплатном учёте или вознаграждение проведено документом «Операция учёта взносов»/«Начисление по договорам».
В налоговом учёте по налогу на прибыль (или УСН «доходы минус расходы») расходы принимаются при наличии договора, акта и чека. Комплект документов должен быть полным — отсутствие любого элемента даёт налоговой основание отказать в признании затрат.
Как проверить результат
Дт затратного счёта — Кт 76.05/60.02, без НДС
Использован счёт 70 или есть НДС в проводках
Сумма выплаты самозанятому отсутствует
Выплата попала в раздел как доход физлица
Договор, акт, чек «Мой налог», платёжное поручение
Нет чека или акта
После оплаты сальдо по контрагенту нулевое
Висит дебиторка или кредиторка без причины
Альтернативные способы и типовые сценарии
Если выплат много и они регулярные, ручное оформление каждого акта и платежа занимает время. В этом случае рассмотрите интеграции: некоторые банки и сервисы выплат самозанятым выгружают реестры, которые можно загружать в 1С. Также существуют внешние обработки для массового создания документов, но перед использованием проверяйте их на копии базы.
Разовая услуга
Для разовой работы достаточно базовой схемы: договор (можно короткий, в форме договора-оферты или заявки), акт, чек, оплата. Не создавайте исполнителя в зарплатном учёте — только в справочнике контрагентов.
Долгосрочное сотрудничество
При постоянной работе оформите рамочный договор и закрывайте периоды актами. Следите за признаками системности: ежемесячные одинаковые суммы и фиксированный график — фактор риска переквалификации. Разумно варьировать предмет актов по фактически выполненным работам и не включать в договор условия о рабочем времени и дисциплине.
Удобно выделить самозанятых в отдельную группу справочника «Контрагенты», например «Самозанятые (НПД)». Это упрощает выборку в отчётах, сверку перед закрытием месяца и контроль наличия чеков по каждому исполнителю.
Контроль и закрытие периода
Перед закрытием месяца сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 76.05 (или 60.02) в разрезе контрагентов и сверьте: все начисления оплачены, все оплаты закрыты актами, сальдо по каждому самозанятому объяснимо. Дебиторская задолженность означает переплату, кредиторская — неоплаченный акт.
Отдельно сверьте комплектность документов: по каждой строке начисления должны быть акт и чек «Мой налог», по каждой оплате — платёжное поручение с корректным назначением платежа. В назначении указывайте реквизиты договора и пометку «без НДС».
Если обнаружили выплату без чека — запросите его у исполнителя до сдачи отчётности. Если исполнитель утратил статус НПД задним числом (например, превысил лимит дохода), зафиксируйте ситуацию документально и при необходимости скорректируйте учёт с привлечением налогового консультанта.
Что важно запомнить
Самозанятый в 1С — это контрагент-физлицо с договором «С поставщиком». Начисление — актом через счёт 76.05 или 60.02 без НДС, оплата — списанием со счёта. НДФЛ и взносы не начисляются при подтверждённом статусе НПД и наличии чека «Мой налог». Перед каждой выплатой проверяйте статус исполнителя.
Частые вопросы
Нужно ли заводить самозанятого в справочнике «Физические лица» и в зарплатном учёте?
Нет, если используется только 1С:Бухгалтерия без зарплатного блока по этому исполнителю. Достаточно контрагента с видом «Физическое лицо». Заведение в зарплатном учёте опасно тем, что выплаты могут попасть в базу по взносам и в 6-НДФЛ.
Что делать, если самозанятый не прислал чек?
Запросите чек письменно — это его обязанность при расчётах с юрлицами. Без чека расходы рискованно принимать в налоговом учёте. Если чек так и не предоставлен, просите исполнителя сформировать его задним числом: в «Мой налог» это возможно в пределах текущего налогового периода.
Можно ли оплачивать услуги самозанятого наличными или на карту?
Да, форма оплаты не влияет на налоговый режим. В программе наличная выплата оформляется документом «Выдача наличных» с видом «Оплата поставщику», перевод на карту — «Списание с расчётного счёта». Главное — корректные контрагент, договор и счёт расчётов.
Попадут ли выплаты самозанятым в 6-НДФЛ и РСВ?
Нет, при правильном оформлении — нет. Эти суммы не являются объектом обложения НДФЛ и взносами у заказчика. Если выплата появилась в отчётах, проверьте, не заведён ли исполнитель в зарплатном учёте и не использован ли документ начисления по договорам ГПХ из зарплатного блока.
Как оформить выплату, если самозанятый одновременно ИП?
Уточните, в каком статусе он выступает по договору. Если как ИП — счёт-фактура не нужна (ИП на НПД), а чек «Мой налог» формируется с отметкой ИП. Если как физлицо-самозанятый — обычный порядок. Заведите отдельные карточки контрагента под разные статусы, чтобы не путать документы.
Что грозит за работу с бывшим сотрудником как с самозанятым?
Выплаты бывшему работнику в течение двух лет после увольнения не признаются облагаемыми НПД. Заказчик обязан удержать НДФЛ и начислить взносы. Если этого не сделать, налоговая доначислит налоги, пени и штраф. Проверяйте трудовую историю перед заключением договора.