Учет и Финансы · 14 мин
Как настроить управленческий учет в 1С:УНФ
Пошаговая настройка управленческого учета в 1С:УНФ: учетная политика, план счетов, статьи доходов и расходов, бюджеты, отчеты по финансовому результату.
Управленческий учет в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) работает параллельно с регламентированным бухгалтерским учетом и позволяет видеть реальную финансовую картину бизнеса: прибыль по направлениям, движение денег, задолженности и выполнение бюджетов. В отличие от бухучета, он не подчиняется жестким требованиям законодательства — вы сами определяете, как группировать доходы, расходы и статьи движения денежных средств.
Основа управленческого учета в УНФ — это план счетов управленческого учета, учетная политика, статьи доходов и расходов, а также набор отчетов: «Доходы и расходы», «Движение денежных средств», «Финансовый результат», «Баланс». Если эти элементы настроены корректно, документы проводятся по управленческим счетам автоматически, и руководителю не нужно собирать данные вручную из Excel.
Типичная ошибка — начать работать в программе, не настроив учетную политику и не заполнив статьи. В результате отчет «Доходы и расходы» показывает непонятные суммы, а расходы попадают в «Прочие» без возможности анализа. Ниже разобран пошаговый порядок настройки: от первичных параметров до проверки отчетов и типовых ошибок.
Шаг 1. Проверьте функциональность и права доступа
Перед настройкой убедитесь, что включены нужные опции функциональности. Откройте раздел «Компания» → «Еще больше возможностей» (в некоторых версиях — «Настройки» → «Функциональность»). Для управленческого учета понадобятся опции: бюджеты и финансовое планирование, учет затрат, расчет себестоимости, валютный учет (если есть операции в валюте), эквайринг и кредиты (при наличии).
Проверьте права пользователей. Для настройки учетной политики и плана счетов нужны права администратора или полные права. Рядовым менеджерам достаточно прав на ввод документов — они не должны менять статьи и счета, иначе аналитика быстро «разъедется»: одна и та же операция начнет отражаться по-разному у разных сотрудников.
Если база ведется давно, но управленческие отчеты не использовались, проверьте, проводятся ли документы по управленческим счетам. Откройте любой документ реализации и посмотрите его движения (кнопка «Показать проводки и регистры» или через меню «Еще»). Если движений по управленческому плану счетов нет — сначала настройте учетную политику, затем перепроведите документы за нужный период.
Шаг 2. Настройте учетную политику управленческого учета
Откройте «Компания» → «Организации», выберите организацию и перейдите на вкладку «Учетная политика» (или «Компания» → «Учетная политика» в зависимости от релиза). Создайте новую запись и укажите дату начала ее действия — обычно начало года или дату старта учета в программе.
Ключевые параметры, которые влияют на управленческий учет:
- Способ списания запасов — по средней или ФИФО. От этого зависит себестоимость в отчете «Финансовый результат». Способ должен совпадать с тем, что вы используете в бухучете, иначе управленческая и бухгалтерская прибыль будут расходиться без объяснимой причины.
- Расчет себестоимости — предварительный (в момент проведения документа) или фактический (регламентной операцией закрытия месяца). Для малого бизнеса обычно достаточно предварительного расчета с периодическим закрытием месяца.
- Распределение затрат — база распределения косвенных расходов (выручка, прямые затраты и т. п.), если ведется производственный учет.
- Казначейство — режим согласования заявок на расходование денежных средств, если используете платежный календарь с утверждением платежей.
Запишите учетную политику и проверьте, что она действует на нужную дату: программа применяет последнюю по дате запись. Если документы прошлых периодов должны считаться по старым правилам, не меняйте старую запись, а создайте новую с более поздней датой.
Шаг 3. Разберитесь с планом счетов управленческого учета
План счетов управленческого учета находится в разделе «Компания» → «План счетов (управленческий)». В УНФ он предопределенный: счета уже созданы и привязаны к механизмам программы, поэтому удалять или переименовывать типовые счета не стоит. Вы можете добавлять субсчета и дополнительные счета для детализации — например, разделить счет «Прочие расходы» по направлениям.
Основные группы счетов, с которыми вы будете работать в отчетах:
| Группа счетов | Что отражает | Где видно в отчетах |
|---|---|---|
| Выручка | Доходы от реализации товаров и услуг | «Доходы и расходы», «Финансовый результат» |
| Себестоимость | Списанная стоимость проданных товаров и работ | «Финансовый результат», валовая прибыль |
| Прочие доходы и расходы | Курсовые разницы, штрафы, списания | «Доходы и расходы» |
| Денежные средства | Касса, банковские счета, эквайринг | «Движение денежных средств», «Деньги» |
| Расчеты с дебиторами и кредиторами | Задолженность покупателей и перед поставщиками | «Расчеты с покупателями/поставщиками», «Баланс» |
Практическая рекомендация: не плодите лишние счета. В УНФ детализация достигается не счетами, а аналитикой — статьями, подразделениями, направлениями деятельности и заказами. Чем проще план счетов, тем понятнее отчеты и меньше шансов на ошибку при проведении документов.
Шаг 4. Настройте статьи доходов, расходов и движения денег
Статьи — главный инструмент аналитики управленческого учета. Справочник «Статьи доходов и расходов» находится в разделе «Компания» (или «Финансы» в зависимости от релиза). Создайте дерево статей, соответствующее структуре вашего бизнеса: например, «Аренда», «ФОТ», «Реклама», «Транспортные расходы», «Комиссии банка».
Для каждой статьи укажите тип (доход или расход) и счет управленческого учета, на который она будет относиться по умолчанию. Это избавит пользователей от ручного выбора счета и унифицирует проводки. Если расход относится к конкретному направлению деятельности или подразделению, задайте это в документе — аналитика подтянется в отчет.
Отдельно настройте «Статьи движения денежных средств» — они используются в платежных документах и отчете ДДС. Разделите потоки минимум на операционные (оплаты от клиентов, платежи поставщикам, зарплата, налоги), инвестиционные (покупка оборудования) и финансовые (кредиты, займы, вклады). Такая структура соответствует классическому ДДС и позволяет видеть, откуда реально приходят и куда уходят деньги.
- 1Откройте справочник «Статьи доходов и расходов» и создайте группы по направлениям затрат
- 2Для каждой статьи укажите тип (доход/расход) и счет управленческого учета по умолчанию
- 3Заполните справочник «Статьи движения денежных средств» с разделением на операционные, инвестиционные и финансовые потоки
- 4Проверьте, что в тестовом документе (например, «Расход со счета») статья и счет подставляются автоматически
- 5Сформируйте отчет «Доходы и расходы» за тестовый период и убедитесь, что суммы попали в нужные строки
Шаг 5. Включите направления деятельности и подразделения
Если у компании несколько направлений (например, розница, опт и услуги), включите учет по направлениям деятельности в настройках функциональности. Направление указывается в документах продажи, заказах и документах затрат — это позволяет строить «Финансовый результат» и «Доходы и расходы» в разрезе каждого направления и видеть, какое из них прибыльное, а какое работает в минус.
Подразделения используются для распределения затрат и ответственности: офис, склад, производственный цех. Не создавайте подразделения «для галочки» — каждое подразделение должно участвовать в аналитике отчетов, иначе пользователи будут выбирать его произвольно, и отчеты по подразделениям потеряют смысл.
Проверьте настройку на тестовом примере: создайте две реализации по разным направлениям, одну закупку и один расход с указанием подразделения. Сформируйте «Финансовый результат» с группировкой по направлениям — валовая прибыль должна разделиться корректно, а расходы без направления попасть в отдельную строку или распределиться по правилам учетной политики.
Шаг 6. Настройте бюджеты и платежный календарь
Бюджетирование в УНФ строится на справочнике «Бюджеты» (раздел «Финансы»). Типовые бюджеты — «Бюджет доходов и расходов» (БДР) и «Бюджет движения денежных средств» (БДДС) — уже содержат структуру статей. Вы можете скорректировать состав статей под свою аналитику, которую создали на предыдущем шаге.
Плановые значения вводятся документом «Бюджет» (или «Плановые показатели» в зависимости от релиза): укажите период, сценарий (план), статьи и суммы. После этого отчеты «Бюджет доходов и расходов» и «План-фактный анализ» покажут отклонения факта от плана в суммах и процентах.
Платежный календарь формируется автоматически из заказов поставщикам, заказов покупателей, счетов на оплату и заявок на расход денег. Чтобы календарь был достоверным, в документах должны быть заполнены даты оплаты и графики платежей. Если сотрудники не указывают сроки оплаты в счетах — календарь будет пустым, и это самая частая причина его «неработоспособности».
Шаг 7. Проверьте результат управленческими отчетами
Основной набор отчетов для проверки находится в разделе «Финансы» и «Анализ». Минимальный контрольный комплект:
- «Доходы и расходы» — структура доходов и расходов по статьям за период, методом начисления.
- «Финансовый результат» — выручка, себестоимость, валовая и чистая прибыль; можно группировать по направлениям и подразделениям.
- «Движение денежных средств» — кассовый метод: реальные поступления и выплаты по статьям ДДС.
- «Баланс» (управленческий) — активы и пассивы: запасы, деньги, дебиторка, кредиторка, капитал. Баланс должен сходиться: актив равен пассиву.
- «Валовая прибыль» — маржинальность по товарам, заказам и клиентам.
Ключевая проверка — сопоставление «Финансового результата» и «ДДС». Эти отчеты считают по-разному: первый по начислению (отгрузил — доход признан), второй по кассе (деньги пришли — поступление есть). Разница между ними должна объясняться дебиторской и кредиторской задолженностью. Если прибыль есть, а денег нет — смотрите отчет «Расчеты с покупателями»: скорее всего, клиенты не платят вовремя.
Как проверить результат
Актив равен пассиву, нет строки с нераспределенной разницей
Баланс не сходится — есть документы без корректных проводок или ручные операции с ошибками
Каждая сумма относится к конкретной статье, доля «Прочих» минимальна
Большая часть расходов сидит в «Прочие расходы» без детализации
Прибыль делится по направлениям, сумма по направлениям равна общей прибыли
Значительная часть выручки без направления деятельности
Плановые платежи и поступления отражаются по датам из документов
Календарь пуст при наличии выставленных счетов и заказов
Типичные ошибки и ограничения
Самая распространенная проблема — расхождение управленческой и бухгалтерской прибыли без понимания причины. Обычно виноваты разные способы оценки запасов, незакрытые месяцы (себестоимость не рассчитана) или ручные операции, отраженные только в одном учете. Регулярно выполняйте регламентную операцию «Закрытие месяца» и сверяйте себестоимость.
Вторая группа ошибок — аналитическая: пользователи создают дубли статей с похожими названиями, не заполняют статьи в документах или выбирают первую попавшуюся. Ограничьте права на создание статей и периодически проверяйте отчет «Доходы и расходы» на предмет строк с пустой аналитикой.
Учтите ограничение: УНФ — решение для малого бизнеса. Если вам нужны сложные трансфертные цены, консолидация нескольких юрлиц с элиминированием внутригрупповых оборотов или многоступенчатое распределение затрат по десяткам баз, штатных возможностей УНФ может не хватить — такие задачи решаются в 1С:ERP или через доработки.
Что важно запомнить
Управленческий учет в УНФ настраивается в четыре шага: учетная политика, проверка плана счетов, справочники статей и направления деятельности. Результат проверяется связкой отчетов «Финансовый результат», «ДДС» и «Баланс». Делайте резервную копию перед изменением политики и регулярно закрывайте месяц, чтобы себестоимость была фактической.
Частые вопросы
Чем управленческий учет в УНФ отличается от бухгалтерского?
Бухгалтерский учет ведется по требованиям законодательства и служит для налоговой отчетности. Управленческий — внутренний инструмент: вы сами определяете структуру статей, направления и формат отчетов. Он показывает прибыльность по направлениям, заказам и клиентам в удобной для собственника форме и не влияет на регламентированную отчетность.
Почему отчет «Финансовый результат» показывает неправильную себестоимость?
Чаще всего не выполнено закрытие месяца — себестоимость рассчитана предварительно. Также проверьте способ списания запасов в учетной политике, наличие отрицательных остатков на складах (продажа «в минус» искажает себестоимость) и корректность документов ввода остатков.
Можно ли вести управленческий учет по нескольким организациям в одной базе УНФ?
Да, УНФ поддерживает учет по нескольким организациям. Управленческие отчеты можно строить как по каждой организации отдельно, так и сводно. Однако автоматической элиминации внутригрупповых оборотов нет — если ваши организации торгуют между собой, сводная прибыль будет завышена на внутреннюю наценку.
Как восстановить управленческие данные, если учет велся неправильно?
Сначала настройте учетную политику и статьи корректно, затем на копии базы перепроведите документы за нужный период (обработкой группового перепроведения). Проверьте отчеты на копии и только после этого повторите операции в рабочей базе. Документы, введенные вручную без статей, придется исправлять индивидуально.
Нужно ли закрывать месяц, если компания на УСН и ведет только кассовый учет?
Для управленческих целей — да. Закрытие месяца рассчитывает фактическую себестоимость и распределяет затраты независимо от налогового режима. Без этой операции отчеты «Финансовый результат» и «Валовая прибыль» будут показывать предварительные цифры, которые могут заметно отличаться от реальных.
Как ограничить менеджерам доступ к финансовым отчетам?
Через настройку групп доступа в разделе «Администрирование» → «Настройки прав и пользователей». Создайте профиль, в котором открыт доступ к документам продажи и закупки, но закрыт раздел «Финансы» и управленческие отчеты. Проверьте результат под учетной записью менеджера — отчеты не должны отображаться в интерфейсе.