Учет и Финансы · 12 мин
Как настроить списание в 1С: материалы, товары и затраты
Разбираем, как настроить списание в 1С: документы, счета учета, способы оценки МПЗ, списание материалов в производство и типичные ошибки при проведении.
Списание в 1С — это операция по выбытию ценностей с учета: материалов в производство, товаров по причине порчи или недостачи, основных средств при износе, затрат на расходы периода. В зависимости от ситуации используются разные документы: «Требование-накладная», «Списание товаров», «Списание ОС», «Списание с расчетного счета». Ошибка в выборе документа или счета учета приводит к некорректным остаткам на складе, искажению себестоимости и вопросам при сверке с бухгалтерией.
Большинство проблем со списанием возникает не из-за самих документов, а из-за настроек: неправильно указан счет учета номенклатуры, не выбран способ оценки МПЗ, не заполнена статья затрат. Поэтому перед первым списанием стоит проверить базовые настройки учетной политики и счетов учета — это займет меньше времени, чем исправление проведенных документов задним числом.
Материал ориентирован на конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление нашей фирмой / Комплексная автоматизация», где механика списания устроена схоже, но отличается расположение документов в меню. Конкретные названия разделов могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации.
Что проверить перед первым списанием
Главная настройка, влияющая на списание материалов и товаров, — способ оценки МПЗ при выбытии. Он задается в разделе «Главное → Учетная политика». В 1С:Бухгалтерии доступны варианты «По средней» и «ФИФО». Способ применяется ко всей организации и влияет на себестоимость списываемых ценностей, поэтому менять его в середине года без необходимости не следует.
Второй обязательный шаг — проверка счетов учета номенклатуры. Откройте карточку номенклатуры или раздел «Справочники → Номенклатура» и убедитесь, что для позиций заданы счета учета (для материалов обычно 10.01, для товаров — 41.01). Если счета не заполнены, документ списания либо не проведется, либо сформирует проводку по счету по умолчанию, который может не соответствовать типу ценности.
Третий момент — складской учет. Если в настройках ведется учет по складам, в документе списания обязательно указывается склад, и остатки контролируются в его разрезе. Проверьте, что на выбранном складе есть нужное количество: отчет «Остатки товаров на складах» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» покажут фактические остатки до списания.
Задается в учетной политике, влияет на себестоимость списания
Проверяются в карточке номенклатуры или настройке счетов учета
Смотрите отчет «Остатки товаров на складах»
Списание материалов в производство
Стандартный документ для передачи материалов в производство или на хозяйственные нужды — «Требование-накладная». В 1С:Бухгалтерии он находится в разделе «Производство → Требования-накладные». Создайте новый документ, укажите склад, с которого списываются материалы, и добавьте позиции в табличную часть «Материалы».
На закладке «Счет затрат» укажите, куда списывается стоимость материалов: на счет 20 «Основное производство» с номенклатурной группой, на 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу». От выбора счета и статьи затрат зависит, как расходы распределятся при закрытии месяца. Статья затрат должна иметь подходящий вид расхода — например, «Материальные расходы» для налогового учета.
После проведения документа проверьте движения кнопкой «Дт/Кт»: должна сформироваться проводка Дт счета затрат — Кт 10.01 на сумму, рассчитанную по способу оценки из учетной политики. Если сумма нулевая или проводки нет — чаще всего на складе нет остатков по этой позиции либо нарушена последовательность проведения документов.
Списание материалов заказчика
Материалы, принятые в переработку, учитываются за балансом, на счете 003.01. Для их списания в производство используется та же «Требование-накладная», но с видом операции, предусмотренным для давальческого сырья, либо отчет производства. Проводка формируется только по кредиту забалансового счета, без влияния на затраты — если вы видите дебет 20 счета по давальческому материалу, документ оформлен неверно.
Списание товаров: порча, недостача, собственные нужды
Для списания товаров, не связанного с производством, используется документ «Списание товаров» (раздел «Склад» или «Покупки», в зависимости от конфигурации). В документе указывается склад, перечень товаров и причина списания. Причина влияет на счет затрат: недостача при инвентаризации обычно уходит на счет 94, порча — на 91.02 или на затратные счета в пределах норм естественной убыли.
Если списание оформляется по результатам инвентаризации, удобнее начать с документа «Инвентаризация товаров»: программа сравнит учетные и фактические остатки, а документ списания создастся на основании расхождений автоматически. Это исключает ошибки в количестве и сохраняет документальную связь, которая понадобится при проверке.
Какой документ выбрать
Списание денежных средств и прочих активов
Списание денег со счета оформляется документом «Списание с расчетного счета» в разделе «Банк и касса». Ключевое поле — вид операции: оплата поставщику, перечисление налогов, выдача займа, банковские комиссии. От вида операции зависит счет дебета и аналитика. Для расходов на банковское обслуживание выбирайте операцию «Прочее списание» с соответствующей статьей расходов.
Основные средства списываются документом «Списание ОС»: укажите объект, причину выбытия и счет списания. Программа автоматически закроет счета 01 и 02 по объекту, а остаточную стоимость отнесет на 91.02. Перед списанием убедитесь, что амортизация начислена по месяц списания включительно — иначе остаточная стоимость будет искажена.
Дебиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности списывают документом «Списание задолженности» (в разделе «Продажи» или «Покупки»). Программа отнесет сумму на 91.02 или за счет резерва по сомнительным долгам, если он создавался. Такое списание требует документального обоснования — приказа руководителя и актуальных данных о задолженности.
Настройка способов оценки и счетов учета
Способ оценки МПЗ задается в учетной политике: «Главное → Учетная политика». «По средней» проще и подходит большинству организаций; ФИФО точнее отражает себестоимость при значительных колебаниях закупочных цен. В управленческих конфигурациях (УНФ, КА, ERP) способ оценки может задаваться для организации или для учетной политики предприятия в целом — уточните расположение настройки в своей версии.
Счета учета номенклатуры настраиваются централизованно: «Справочники → Номенклатура → Счета учета номенклатуры». Здесь можно задать счета по умолчанию для видов номенклатуры, складов или организации — тогда в документах счета подставятся автоматически. Это особенно полезно, если материалы и товары учитываются на разных счетах и списываются регулярно.
В производственных конфигурациях дополнительно настраиваются статьи калькуляции и способы распределения затрат. Если материалы списываются на 20 счет, но себестоимость продукции не считается, проверьте, что для номенклатурной группы задан способ распределения и выпуск продукции оформляется корректными документами.
Проверка результата списания
После проведения документа откройте его движения кнопкой «Дт/Кт» и сверьте проводки с ожидаемыми: счет дебета соответствует назначению списания, кредит — счету учета ценности, сумма рассчитана по способу оценки. Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету учета (10.01, 41.01) и убедитесь, что остаток уменьшился на списанное количество.
Для материалов, списанных в производство, дополнительно проверьте закрытие месяца: затраты должны распределиться на выпуск или остаться в незавершенном производстве. Отчет «Анализ счета» по 20 счету покажет, куда ушли суммы. Если затраты «зависли» без движения — проверьте наличие документов выпуска и настройки распределения.
Как проверить результат
Дт счета затрат — Кт счета учета с корректной суммой
Проводок нет, сумма нулевая или счет дебета не соответствует цели списания
Остаток уменьшился ровно на списанное количество
Остаток ушел в минус или не изменился
Затраты распределились на выпуск или НЗП
Суммы остались на 20/25/26 счете без движения после закрытия
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая ошибка — списание при отсутствии остатков с отключенным контролем отрицательных остатков. Документ проводится, проводка формируется с нулевой или некорректной себестоимостью, а проблема всплывает при закрытии месяца. Контроль остатков лучше не отключать, а если он отключен — регулярно сверять остатки отчетами.
Вторая группа ошибок связана с аналитикой: неверная статья затрат приводит к тому, что расход не принимается в налоговом учете или распределяется не туда. Проверяйте вид расхода в статье затрат: для материальных расходов он должен соответствовать требованиям налогового учета, иначе возникнут постоянные или временные разницы.
Частые вопросы
Чем отличается «Требование-накладная» от «Списание товаров»?
«Требование-накладная» предназначена для передачи материалов в затраты (производство, хознужды) и требует указания счета затрат. «Списание товаров» фиксирует выбытие товаров по причинам порчи, недостачи или использования для собственных нужд. Выбор зависит от типа ценности и цели списания, а не от формулировки в первичном документе.
Почему документ списания проводится с нулевой суммой?
Обычно это означает, что на момент проведения на складе нет остатков по позиции: либо поступление оформлено более поздней датой, либо товар уже списан другим документом, либо нарушена последовательность проведения. Проверьте остатки отчетом на дату документа и перепроведите документы за период.
Можно ли отменить проведенное списание?
Да, документ можно распровести и пометить на удаление, если период не закрыт. Учтите, что отмена списания изменит остатки и может повлиять на последующие документы и расчет себестоимости — после отмены перепроведите документы за период и пересчитайте итоги.
Как списать материалы, если учет по складам не ведется?
Если складской учет отключен в настройках, поле склада в документах может отсутствовать или быть необязательным. Списание оформляется тем же документом, но остатки контролируются только в целом по организации. Включать складской учет задним числом следует осторожно: потребуется ввод остатков по складам.
Нужен ли бумажный документ при списании?
Да, списание материалов и товаров должно подтверждаться первичным документом: требованием-накладной по форме М-11 или самостоятельно разработанной формой, актом на списание. В 1С печатные формы доступны из документа по кнопке «Печать». Для списания по недостаче дополнительно оформляются инвентаризационные документы.
Как списать остатки при переходе на новую базу 1С?
Остатки при переходе не списываются, а переносятся документами ввода начальных остатков в новую базу. Списание в старой базе потребуется только если нужно закрыть ее корректно для архивных целей. Обычно старую базу просто сохраняют в режиме просмотра без дополнительных операций.
Что важно запомнить
Списание оформляется профильным документом: требование-накладная для материалов, списание товаров — для товаров. Корректные проводки обеспечивают настройки учетной политики и счетов учета номенклатуры. Результат всегда проверяйте движениями документа и отчетами по остаткам, а перед исправлениями задним числом делайте резервную копию.