Учет и Финансы · 12 мин
Как настроить счета учета в 1С:Управление нашей фирмой
Настройка счетов учета в 1С:Управление нашей фирмой: где меняются счета, как задать счета для номенклатуры, контрагентов и денег, типичные ошибки и проверка.
Настройка счетов учета в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) определяет, по каким бухгалтерским счетам будут формироваться проводки при проведении документов: поступлений, продаж, оплат, перемещений товаров. Если счета заданы неверно или не заданы вовсе, документы либо не проводятся, либо формируют проводки с пустыми или некорректными счетами — и отчетность приходится исправлять вручную.
В УНФ счета учета настраиваются на нескольких уровнях: в карточке организации, в карточках номенклатуры и контрагентов, в видах цен и счетах банка, а также в настройках учетной политики. Программа подставляет счета по цепочке приоритетов: от более частной настройки (конкретный товар) к более общей (настройки по умолчанию для организации).
Ниже разобрано, где находятся эти настройки, как задать счета для типовых операций, как проверить результат и какие ошибки встречаются чаще всего. Инструкция актуальна для типовой конфигурации УНФ без доработок; в измененных конфигурациях расположение отдельных элементов может отличаться.
Где в УНФ хранятся настройки счетов учета
Основные точки настройки сосредоточены в нескольких разделах. Первая — карточка организации: раздел «Компания» (или «Настройки») → «Реквизиты организации» → вкладки, связанные с учетной политикой и налогообложением. Здесь задаются счета по умолчанию, система налогообложения, признак плательщика НДС — от этого зависит, какие счета будут использоваться в проводках.
Вторая точка — справочник «Номенклатура»: у каждой позиции есть поле «Счета учета» или ссылка на настройку счетов. Третья — карточки контрагентов и договоров, где задаются счета расчетов с покупателями и поставщиками (обычно 60 и 62 счета с соответствующими субсчетами). Четвертая — банковские счета и кассы, где указывается счет учета денежных средств (51, 50 и др.).
Дополнительно счета могут задаваться в разделе «Компания» → «Настройки» → «План счетов» и в регистрах, отвечающих за соответствие номенклатуры счетам. Точный состав разделов зависит от версии УНФ и включенных функциональных опций: если какого-то пункта меню нет, проверьте, включена ли соответствующая опция в настройках функциональности.
Настройка учетной политики и счетов организации
Начните с учетной политики организации, поскольку она определяет общие правила формирования проводок. Откройте карточку организации и перейдите к настройкам учетной политики. Укажите систему налогообложения (общая, упрощенная, патент и т.д.), признак плательщика НДС, способ оценки запасов. Эти параметры влияют на то, какие субсчета будут использоваться при учете НДС и списании себестоимости.
Далее проверьте счета по умолчанию для организации. В типовой УНФ предусмотрены настройки счетов расчетов с контрагентами, счетов учета денежных средств и счетов затрат. Если организация одна и операции типовые, часто достаточно оставить предустановленные значения — конфигурация поставляется с заполненным планом счетов и базовыми настройками.
Если в базе несколько организаций, настройки выполняются для каждой отдельно. Распространенная ситуация: счета настроены у одной организации, а документы оформляются от другой — в результате проводки формируются с пустыми счетами.
- 1Откройте раздел «Компания» и карточку организации
- 2Проверьте систему налогообложения и признак плательщика НДС
- 3Задайте или проверьте счета по умолчанию: расчетов, денежных средств, затрат
- 4Сохраните настройки и проведите тестовый документ
- 5Откройте проводки документа и убедитесь, что счета заполнены корректно
Счета учета номенклатуры: товары, услуги, материалы
Счета учета номенклатуры определяют, на какой счет попадет товар при оприходовании (обычно 41 для товаров, 10 для материалов) и с какого счета будет списана себестоимость при продаже (90.02, 20 и т.д.). В УНФ счета можно задать индивидуально для каждой позиции, для группы номенклатуры или по виду номенклатуры.
Откройте карточку номенклатуры и найдите блок «Счета учета» (в некоторых версиях — ссылка «Счета учета номенклатуры» в шапке или на отдельной вкладке). Укажите счет учета запасов, счет доходов от продажи, счет себестоимости и, при необходимости, счет учета НДС. Для услуг счет запасов обычно не требуется — важны счета доходов и затрат.
Индивидуальные счета против групповых
Если номенклатуры много, задавать счета каждой позиции трудоемко. Практичнее настроить счета на уровне вида номенклатуры («Товары», «Материалы», «Услуги») — тогда новые позиции автоматически унаследуют счета своего вида. Индивидуальные счета задавайте только для исключений: например, когда часть товаров учитывается на другом субсчете.
Приоритет работает так: программа сначала ищет счет в карточке конкретной номенклатуры, затем — в настройках вида или группы, затем — в общих настройках организации. Если счет не найден нигде, в проводках он останется пустым.
Варианты назначения счетов номенклатуры
Подходит для небольшого числа позиций или особых случаев. Минус — трудоемко при большом справочнике, легко пропустить новые позиции.
Оптимально для типового учета: новые товары наследуют счета автоматически. Ограничение — требует заранее продуманной структуры видов.
Подходит как резервный уровень. Не заменяет детальную настройку, если учет ведется по разным субсчетам.
Счета расчетов с контрагентами
Счета расчетов с покупателями и поставщиками задаются в карточке контрагента или в договоре. Типовые значения: 62.01 — расчеты с покупателями, 62.02 — авансы полученные, 60.01 — расчеты с поставщиками, 60.02 — авансы выданные. В УНФ эти счета обычно подставляются автоматически из настроек по умолчанию, но их можно переопределить для конкретного контрагента или договора.
Переопределение нужно, например, когда с контрагентом ведутся расчеты по нескольким договорам с разным порядком учета, или когда расчеты с отдельными покупателями требуется выделять на специальных субсчетах. Откройте карточку контрагента, перейдите к договорам и проверьте поля счетов расчетов.
Обратите внимание на зачет авансов: если счета авансов заданы неверно, программа не сможет корректно закрывать авансы при отгрузке, и в оборотно-сальдовой ведомости появятся «зависшие» остатки одновременно по 62.01 и 62.02 (или 60.01 и 60.02) по одному контрагенту.
Счета учета денежных средств и затрат
Для банковских счетов и касс счет учета указывается в карточке банковского счета (раздел «Деньги» → «Банковские счета») — обычно 51 для расчетных счетов, 50.01 для кассы, 55 для специальных счетов. Если счет не задан, платежные документы могут проводиться без проводок или с ошибками.
Счета затрат используются в документах списания, начисления расходов, производственных операциях. В УНФ статьи затрат и счета их учета настраиваются в справочниках статей расходов и в настройках подразделений. Для торговой организации ключевые счета — 44 (расходы на продажу), для производственной — 20, 25, 26.
Проверьте также счета учета прочих доходов и расходов (91 счет) — они используются в документах «Прочие расходы», курсовых разницах, списаниях задолженности. Если эти счета не настроены, соответствующие операции придется отражать ручными операциями.
Проверить, заданы ли счета у номенклатуры, контрагента и организации по цепочке приоритетов
Сверить 62.01/62.02 и 60.01/60.02 по контрагенту в оборотно-сальдовой ведомости
Прочитать сообщение об ошибке — УНФ обычно указывает, какой именно счет отсутствует
Проверка результата и типовые ошибки
После настройки обязательно проверьте результат на тестовых документах. Создайте поступление товара, реализацию и оплату от покупателя, проведите их и откройте проводки (кнопка «Показать проводки» или отчет по проводкам документа). Все счета дебета и кредита должны быть заполнены и соответствовать ожидаемым субсчетам.
Дополнительно сформируйте оборотно-сальдовую ведомость или анализ счета по ключевым счетам (41, 60, 62, 90) за тестовый период. Отрицательные остатки по 41 счету, одновременные остатки по 62.01 и 62.02 у одного покупателя — признаки проблем в настройке или в последовательности проведения документов.
Как проверить результат
Счета запасов и расчетов заполнены, суммы совпадают с документом
Пустые счета или неожиданные субсчета
Авансы и задолженность по одному контрагенту не дублируются на двух субсчетах
Одновременные остатки по 62.01 и 62.02 у одного покупателя
Наследует счета вида номенклатуры автоматически
Счета приходится заполнять вручную каждый раз
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Самостоятельная настройка оправдана для типовых сценариев: одна-две организации, стандартная система налогообложения, торговля и услуги без сложного производства. В этих случаях достаточно штатных настроек и проверки на тестовых документах.
Привлечь специалиста стоит, если: ведется производственный учет с распределением затрат, несколько систем налогообложения совмещаются, требуется раздельный учет НДС, конфигурация доработана, либо нужно исправить учет за прошлые закрытые периоды. Ошибки в этих сценариях влияют на налоговую отчетность, и их исправление обходится дороже, чем первоначальная настройка.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Где посмотреть, какие счета подставил документ?
Проведите документ и нажмите кнопку показа проводок (иконка «Дт/Кт» в командной панели документа) или откройте отчет «Проводки документа». Там видны все счета дебета и кредита, сформированные этим документом.
Изменятся ли проводки старых документов после смены счетов?
Нет, автоматически — нет. Новые настройки применяются только при проведении документов. Чтобы обновить проводки старых документов, их нужно перепровести, но делать это за закрытые периоды следует только после анализа последствий для сданной отчетности.
Почему авансы не зачитываются автоматически?
Чаще всего причина в расхождении счетов: аванс оплачен по одному субсчету, а в договоре или настройках зачета указан другой. Проверьте счета авансов в договоре контрагента и в настройках по умолчанию, а также убедитесь, что документы проведены в правильной хронологической последовательности.
Можно ли задать разные счета для разных складов?
В типовой УНФ счета учета запасов привязаны к номенклатуре и организации, а не к складу. Если требуется раздельный учет по складам на разных субсчетах, это решается через виды номенклатуры или доработку конфигурации — оцените, действительно ли такая аналитика необходима.
Что делать, если в проводках пустой счет, а настройки заполнены?
Проверьте цепочку приоритетов: счет в карточке номенклатуры, счет вида номенклатуры, счета организации. Частая причина — документ оформлен от другой организации или позиция относится к виду, для которого счета не заданы. Также убедитесь, что документ перепроведен после изменения настроек.
Что важно запомнить
Счета учета в УНФ настраиваются на уровнях организации, видов и карточек номенклатуры, контрагентов и договоров, банковских счетов. Программа подставляет счета от частной настройки к общей. После любой настройки проверяйте проводки тестовых документов, а изменения в рабочей базе выполняйте только после резервного копирования.