Как настроить рабочий план счетов в 1С

Рабочий план счетов — это адаптированная под конкретную организацию версия стандартного плана счетов, встроенного в конфигурации 1С. От его настройки зависит, как будут формироваться проводки, какая аналитика появится в отчетах и насколько удобно бухгалтеру будет работать с оборотно-сальдовой ведомостью. Непродуманная структура счетов приводит к «размазанной» аналитике, ручным корректировкам и ошибкам в отчетности.

В типовых конфигурациях («1С:Бухгалтерия 8», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP») план счетов уже предзаполнен в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета, утвержденным приказом Минфина. Задача бухгалтера или внедренца — добавить нужные субсчета, настроить субконто и признаки учета, не нарушая типовую логику программы. Произвольно менять коды предопределенных счетов нельзя: на них завязаны алгоритмы проведения документов и регламентированной отчетности.

Ниже разобран практический порядок настройки: от анализа потребностей учета до проверки результата на тестовых проводках. Материал ориентирован на «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0, но общие принципы применимы и к другим конфигурациям на платформе 1С:Предприятие 8.

Что нужно определить до начала настройки

Прежде чем открывать план счетов, составьте перечень учетных задач, которые не закрывает типовая структура. Типичные причины доработки: нужен отдельный субсчет для выделения какого-либо вида затрат, требуется дополнительная аналитика по направлениям деятельности, учетная политика предписывает обособленный учет отдельных операций, организация ведет несколько видов деятельности с разными налоговыми режимами.

Зафиксируйте требования письменно: какие счета и субсчета нужны, какая аналитика (субконто) потребуется на каждом, нужен ли количественный, валютный учет или учет по подразделениям. Этот список согласуйте с главным бухгалтером — после начала эксплуатации менять структуру счетов с остатками заметно сложнее.

Отдельно проверьте, нельзя ли решить задачу без изменения плана счетов. В 1С многие потребности закрываются настройкой субконто на существующих счетах, дополнительными сведениями или аналитическими отчетами. Каждый новый субсчет — это дополнительная работа при закрытии месяца и риск расхождений с регламентированной отчетностью.

Где находится план счетов и как устроен

В «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 план счетов открывается через меню «Главное — План счетов» (при полном интерфейсе) или через «Все функции — Планы счетов — Счета бухгалтерского учета». В конфигурациях «1С:ERP» и «Комплексная автоматизация» путь аналогичен: раздел «Настройка» или «Регламентированный учет».

Счета в списке бывают двух типов. Предопределенные (помечены специальной пиктограммой) созданы разработчиками конфигурации: их код, имя и ряд свойств изменить нельзя, поскольку на них ссылаются алгоритмы программы. Пользовательские счета и субсчета создаются вручную и могут быть отредактированы или удалены, пока по ним нет движений.

У каждого счета есть ключевые свойства: код, наименование, вид (активный, пассивный, активно-пассивный), признак забалансового учета, признаки количественного и валютного учета, учет по подразделениям, список субконто и запрет использования в проводках (для группирующих счетов). Именно эти свойства определяют, как счет ведет себя в документах и отчетах.

Как добавить собственный субсчет

Основной сценарий настройки — создание субсчета к предопределенному счету. Например, к счету 10.01 «Сырье и материалы» требуется добавить субсчет для отдельного вида материалов, или к счету 44.01 — субсчет для нового вида расходов на продажу.

Порядок действий: откройте план счетов, найдите счет-родитель, выделите его и нажмите «Создать». Программа предложит форму нового счета, где нужно указать код (сохраняя иерархию: код субсчета начинается с кода родителя через точку), наименование и вид счета. Вид по умолчанию наследуется от родителя — меняйте его только осознанно, поскольку активно-пассивной вид влияет на развернутое сальдо в отчетах.

После сохранения проверьте, что новый субсчет доступен в документах: создайте тестовый документ в копии базы и убедитесь, что субсчет выбирается в поле счета учета. Если субсчет не отображается — проверьте, не установлен ли у родителя запрет использования в проводках и нет ли ограничений в настройках счета.

1. 1
   Откройте «Главное — План счетов» и найдите счет-родитель
2. 2
   Нажмите «Создать» и укажите код субсчета в иерархии родителя
3. 3
   Задайте наименование, вид счета и нужные признаки учета
4. 4
   Настройте список субконто и их количество
5. 5
   Сохраните и проверьте доступность счета в тестовом документе
6. 6
   Проверьте обработку субсчета операцией «Закрытие месяца»

Настройка субконто и аналитики

Субконто — это аналитические разрезы счета: контрагенты, договоры, номенклатура, статьи затрат и другие объекты. На одном счете может быть до трех видов субконто — это ограничение платформы. Состав субконто на предопределенных счетах менять крайне нежелательно: типовые документы заполняют аналитику по зашитым правилам, и удаление или замена вида субконто нарушит проведение.

На собственных субсчетах субконто назначаются свободно. В карточке счета перейдите на закладку «Субконто», добавьте нужный вид из справочника «Виды субконто» и при необходимости установите флажки «Только обороты» и «Суммовой учет». Признак «Только обороты» означает, что остатки по этому субконто не рассчитываются — это уместно для аналитики затрат, где сальдо по разрезу не имеет смысла.

Практический критерий выбора аналитики: субконто должно отвечать на вопрос «по какому объекту мы хотим видеть остатки и обороты в отчетах». Если аналитика нужна только для управленческих целей и не должна влиять на бухгалтерские остатки, рассмотрите альтернативу — дополнительные реквизиты и сведения либо отдельные регистры, чтобы не перегружать план счетов.

Признаки учета: количественный, валютный, по подразделениям

Признак количественного учета включается для счетов, где наряду с суммой нужно отслеживать количество: материалы, товары, готовая продукция. На типовых счетах запасов он уже установлен. Если создаете собственный субсчет для учета ТМЦ — включите признак вручную, иначе в документах не появится поле «Количество», а инвентаризационные отчеты потеряют смысл.

Валютный учет включается для счетов расчетов и денежных средств в иностранной валюте. При включенном признаке программа хранит валютную сумму и выполняет переоценку при закрытии месяца. Важно: переоценку выполняют только предопределенные счета, для которых это предусмотрено алгоритмами; собственный валютный субсчет может потребовать ручной переоценки или доработки.

Учет по подразделениям управляется как на уровне счета, так и настройками учетной политики и функциональности программы («Главное — Функциональность»). Если признак на счете отключен, аналитика по подразделениям в документах по этому счету не заполняется. Включайте его там, где нужны отчеты по местам возникновения затрат или центрам ответственности.

Забалансовые и специальные счета

Забалансовые счета (арендованные ОС, ТМЦ на ответственном хранении, обеспечения) в типовой конфигурации уже созданы и помечены признаком «Забалансовый». Их особенность — проводки по таким счетам не требуют корреспонденции: записывается только одна сторона. Это удобно для учета объектов, не принадлежащих организации.

Собственные забалансовые счета создаются так же, как обычные: при создании установите флажок «Забалансовый». Типовой сценарий — учет материалов заказчика, выданных спецодежды в эксплуатации сверх нормативного учета, внутренних показателей, которые бухгалтерия хочет видеть в ОСВ, не затрагивая баланс.

Помните об ограничении: данные забалансовых счетов не попадают в бухгалтерский баланс автоматически корректным образом во всех строках — часть показателей (например, справка о забалансовых объектах в балансе) заполняется по предопределенным счетам. Собственные забалансовые счета в регламентированную отчетность могут не подтягиваться без ручной настройки.

Проверка результата и типовые проблемы

После настройки выполните комплексную проверку на копии базы. Создайте тестовые документы, использующие новые счета: поступление, реализацию, операцию вручную. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету и анализ счета — убедитесь, что аналитика заполняется, остатки сворачиваются правильно, количественные и валютные показатели отображаются.

Обязательно выполните «Закрытие месяца» за тестовый период и проверьте, обрабатываются ли новые субсчета регламентными операциями: списание затрат, расчет себестоимости, переоценка валюты, реформация баланса. Если операция «не видит» ваш субсчет — это типичное следствие того, что алгоритм привязан к предопределенному счету. Варианты решения: использовать типовой субсчет с настроенной аналитикой вместо собственного или привлекать разработчика для доработки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Выбор счета в документах

Норма

Новый субсчет доступен в списке выбора и проводка формируется корректно

Тревожный признак

Счет не отображается или документ не проводится с ошибкой

Аналитика в отчетах

Норма

ОСВ и анализ счета показывают остатки и обороты по всем субконто

Тревожный признак

Аналитика пустая или остатки свернуты без детализации

Закрытие месяца

Норма

Регламентные операции обрабатывают новый субсчет без ошибок

Тревожный признак

Операция пропускает субсчет или выдает ошибку о ненайденном счете

Регламентированная отчетность

Норма

Показатели по счету попадают в нужные строки деклараций и баланса

Тревожный признак

Суммы по новому счету в отчетность не попадают

Если обнаружились проблемы после того, как по новому счету уже появились реальные проводки, не удаляйте счет и не меняйте его свойства «вживую». Сначала сформируйте ОСВ и карточку счета, зафиксируйте остатки, перенесите их корректировочной операцией на правильный счет, и только потом исправляйте структуру. Все действия — после создания резервной копии информационной базы.

Частые вопросы

Можно ли изменить код предопределенного счета в 1С?

Нет. Код и имя предопределенных счетов защищены от изменения, поскольку на них ссылаются механизмы проведения документов и формирования отчетности. Если нужна другая детализация — создайте собственный субсчет к предопределенному счету.

Сколько субконто можно назначить на один счет?

Максимум три вида субконто — это ограничение платформы 1С:Предприятие 8. Если аналитики требуется больше, часть разрезов выносят в дополнительные реквизиты, регистры сведений или управленческие отчеты.

Почему новый субсчет не обрабатывается при закрытии месяца?

Регламентные операции запрограммированы на работу с предопределенными счетами. Собственный субсчет они могут игнорировать. Решения: использовать типовой субсчет с нужной аналитикой, закрывать счет ручной операцией или заказывать доработку конфигурации у программиста.

Что будет, если удалить субконто у счета с остатками?

Программа либо заблокирует изменение, либо аналитика по остаткам станет недоступной, что исказит отчеты и вызовет ошибки при проведении документов. Перед таким изменением перенесите остатки операцией на корректную структуру счета и сделайте резервную копию базы.

Нужно ли создавать отдельные счета для разных видов деятельности?

Обычно нет. Разделение по видам деятельности решается через субконто (например, статьи затрат или номенклатурные группы) и учет по подразделениям. Отдельные счета оправданы, только когда этого требует учетная политика или методология, например обособленный учет при совмещении налоговых режимов.

Можно ли настроить план счетов без программиста?

Да, создание субсчетов, настройка субконто и признаков учета выполняются в пользовательском режиме без изменения конфигурации. Программист нужен, только если требуется изменить алгоритмы проведения документов или регламентных операций под собственные счета.