Настройка прослеживаемости товаров в 1С:Бухгалтерии

Прослеживаемость товаров — это механизм учёта импортных и отдельных отечественных товаров по регистрационным номерам партий товаров (РНПТ), который обязателен для организаций, работающих с товарами из перечня, утверждённого постановлением Правительства РФ № 807. В 1С:Бухгалтерии прослеживаемость реализована штатно: программа позволяет указывать РНПТ в документах поступления и реализации, формировать уведомления о ввозе и перемещении прослеживаемых товаров и выгружать их в ФНС.

Ошибки в настройке приводят к тому, что уведомления формируются с пустыми или некорректными РНПТ, остатки по прослеживаемым партиям не сходятся с количественным учётом, а налоговая инспекция присылает требования о пояснениях. Поэтому важно не просто включить галочку, а выстроить весь контур: справочники, документы, контроль остатков и регламентную отчётность.

Ниже разобрана полная последовательность настройки в типовой «1С:Бухгалтерии 8» (редакция 3.0): от включения функциональности до проверки корректности сформированного уведомления. Инструкция применима для локальной версии и сервиса 1С:Фреш, отличия минимальны.

Что такое прослеживаемость и кому она обязательна

Система прослеживаемости охватывает товары, ввезённые на территорию РФ из стран ЕАЭС и третьих стран, а также отдельные категории, включённые в перечень постановления № 807: например, холодильное оборудование, мониторы, проекторы, детские коляски, отдельные виды мебели и одежды. Каждой партии такого товара присваивается РНПТ — регистрационный номер партии товара, который формируется таможней или налоговым органом.

Обязанность учитывать РНПТ возникает у всех участников оборота: импортёров, оптовиков и розничных продавцов, которые перепродают прослеживаемый товар юридическим лицам и ИП. При продаже конечному физическому лицу за наличный расчёт РНПТ в чеке и документах не указывается. Если компания только покупает прослеживаемый товар для собственных нужд (например, мониторы для офиса) и не перепродаёт его, уведомления она не подаёт, но принять товар к учёту с РНПТ всё равно обязана.

Перед настройкой уточните у бухгалтера или в учётной политике, какие именно товарные группы из перечня присутствуют в вашем обороте. От этого зависит, какие позиции номенклатуры нужно пометить как прослеживаемые.

Включение функциональности прослеживаемости

Откройте раздел «Администрирование → Параметры учёта → Настройка плана счетов». В открывшемся окне перейдите по гиперссылке «Учёт запасов» либо найдите блок, связанный с товарами, и установите флаг «Прослеживаемые товары». В ряде релизов флаг расположен непосредственно в форме «Настройка плана счетов» рядом с настройками суммового и количественного учёта.

После включения флага в базе появляются новые объекты: реквизит «Прослеживаемый товар» в карточке номенклатуры, поля РНПТ в табличных частях документов поступления и реализации, документы «Уведомление о ввозе прослеживаемых товаров» и «Уведомление о перемещении прослеживаемых товаров», а также регистр учёта прослеживаемых товаров. Если флаг не отображается — проверьте, что у пользователя есть права администратора и обновлён релиз конфигурации до актуального.

1. 1
   Откройте «Администрирование → Параметры учёта → Настройка плана счетов»
2. 2
   Найдите настройку учёта запасов и установите флаг «Прослеживаемые товары»
3. 3
   Закройте форму — программа сохранит настройку автоматически
4. 4
   Проверьте, что в карточке номенклатуры появился признак «Прослеживаемый товар»
5. 5
   Проверьте, что в разделе «Операции» доступны уведомления о прослеживаемых товарах

Дополнительно проверьте раздел «Администрирование → Обмен электронными документами», если планируете отправлять уведомления прямо из программы через 1С-Отчётность. Подключённая и настроенная 1С-Отчётность существенно упрощает сдачу уведомлений.

Настройка справочника номенклатуры

Каждую позицию, попадающую под прослеживаемость, нужно пометить в справочнике. Откройте карточку номенклатуры, найдите реквизит «Прослеживаемый товар» и установите его. После этого программа начнёт требовать указания РНПТ во всех документах движения этой позиции и будет вести по ней партионный учёт в разрезе регистрационных номеров.

Также заполните код ТН ВЭД в карточке товара — он используется при формировании уведомлений и счетов-фактур. Код должен соответствовать тому, что указан в таможенной декларации поставщика. Если код в вашей карточке и в документах поставщика различается, это не блокирует учёт, но может вызвать вопросы при камеральной проверке уведомлений.

Для массовой обработки удобно использовать групповое изменение реквизитов: раздел «Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных → Групповое изменение реквизитов». Отберите номенклатуру по нужной папке или виду и установите признак прослеживаемости сразу для всей группы.

Учёт поступления прослеживаемых товаров

При оприходовании товара от поставщика в документе «Поступление (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Товары» в табличной части появляется колонка «РНПТ». Номер нужно перенести из документов поставщика: счёта-фактуры, УПД или уведомления о перемещении. Один и тот же товар может поступать по нескольким РНПТ — тогда строку в документе разбивают на несколько, по одной на каждый номер партии с соответствующим количеством.

Если товар ввозится из стран ЕАЭС, покупатель сам оформляет «Уведомление о ввозе прослеживаемых товаров» (раздел «Покупки» или «Операции») и после подтверждения из ФНС получает РНПТ, который далее используется в учёте. Уведомление подаётся в течение 5 рабочих дней с даты принятия товара на учёт.

Для товаров, ввезённых с оформлением таможенной декларации, РНПТ формируется на основе номера ДТ. В 1С это отражается документом поступления с указанием данных декларации; при корректном заполнении программа сама подставляет номер в нужные поля.

Реализация и списание прослеживаемых товаров

При продаже юридическому лицу или ИП в документе «Реализация (акты, накладные, УПД)» для прослеживаемых позиций обязательно заполняется колонка «РНПТ». При использовании подбора программа может подставить номер автоматически из остатков (обычно по методу ФИФО в разрезе партий), но бухгалтер должен сверить подставленный номер с тем, что фактически отгружается и указывается в УПД покупателю.

Розничная продажа физическим лицам РНПТ не требует. Если же прослеживаемый товар списывается на собственные нужды (например, монитор ушёл в эксплуатацию), оформляется документ «Требование-накладная» или «Списание товаров», а затем подаётся уведомление о перемещении с соответствующим кодом операции.

Все операции выбытия прослеживаемых товаров, кроме розничной продажи физлицам, отражаются в уведомлении о перемещении прослеживаемых товаров, которое подаётся в ФНС не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным. В 1С уведомление формируется автоматически на основании проведённых документов: «Операции → Уведомления о перемещении прослеживаемых товаров → Создать».

Варианты работы с РНПТ при продаже

Автоматический подбор РНПТ

Программа подставляет номер из остатков. Быстро, но требует, чтобы остатки по прослеживаемости были корректны и совпадали с фактическими партиями на складе.

Ручной выбор РНПТ

Бухгалтер выбирает номер из списка остатков по документам поставщика. Надёжнее при нескольких партиях, но медленнее и требует сверки с первичкой.

Учёт без РНПТ

Допустим только для розницы физлицам и внутреннего потребления в отдельных случаях. Для B2B-продажи отсутствие РНПТ — нарушение, грозящее отказом в вычете НДС у покупателя и штрафами.

Отчёты и контроль остатков по прослеживаемости

Для контроля используйте отчёт «Остатки прослеживаемых товаров» (раздел «Склад» или «Отчёты», в зависимости от релиза). Он показывает количество по каждому РНПТ в разрезе номенклатуры и складов. Сверяйте его с оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 41: количество по прослеживаемым позициям в ОСВ и в отчёте по РНПТ должно совпадать.

Расхождение — типичный признак ошибок прошлых периодов: поступление проведено без РНПТ, реализация списала не тот номер, либо делались ручные операции по счёту 41 в обход документов. Исправляется это корректировочными документами или документом «Корректировка прослеживаемых товаров» (при наличии в релизе) с последующим уточнённым уведомлением.

Контрольные точки

Как проверить результат настройки

Отчёт «Остатки прослеживаемых товаров»

Норма

Количество по каждому РНПТ совпадает с количественным остатком по счёту 41

Тревожный признак

Есть остатки по счёту 41 без РНПТ или отрицательные остатки по номерам

Черновик уведомления о перемещении

Норма

Все строки заполнены, РНПТ и количество соответствуют документам реализации

Тревожный признак

Пустые строки, предупреждения о незаполненных РНПТ, нулевые количества

Проведение реализации прослеживаемого товара

Норма

Документ проводится без сообщений об ошибках, РНПТ подставлен

Тревожный признак

Программа отказывается проводить документ, требует указать РНПТ

Счёт-фактура / УПД на отгрузку

Норма

В графе РНПТ выведен корректный номер

Тревожный признак

Графа пустая или содержит номер, отсутствующий в остатках

Частые ошибки и ограничения типового решения

Самая распространённая проблема — включение прослеживаемости «задним числом», когда по товару уже есть остатки без РНПТ. В этом случае сначала нужно ввести начальные остатки по прослеживаемым товарам (документ ввода остатков или корректировка с указанием РНПТ из документов поставщиков), и только потом работать дальше. Иначе продажи будут блокироваться.

Вторая группа ошибок — ручные операции. Любая «Операция, введённая вручную» по счёту 41 с прослеживаемой номенклатурой двигает бухгалтерский учёт, но не трогает регистр прослеживаемости. Остатки расходятся, и уведомление формируется неверно. Правило простое: все движения прослеживаемых товаров — только документами.

Ограничение типовой «1С:Бухгалтерии» — она не ведёт полноценный складской учёт по сериям и штрихкодам маркировки «Честный знак» в полном объёме. Прослеживаемость по РНПТ и маркировка — разные системы: для маркированных товаров (обувь, шины, вода и т.д.) обычно используют 1С:Розницу, Управление торговлей или Комплексную автоматизацию. В Бухгалтерии корректно ведётся именно РНПТ-учёт по перечню № 807.

Перед сдачей первого уведомления о перемещении сделайте копию базы и сформируйте уведомление в тестовом режиме: сверьте каждую строку с УПД отгрузок за месяц. Расхождения проще исправить до отправки, чем подавать уточнённые уведомления и отвечать на требования ФНС.

FAQ: частые вопросы по прослеживаемости в 1С:Бухгалтерии

Нужно ли подавать уведомление, если прослеживаемый товар продаётся только в розницу физлицам?

Нет, розничные продажи физическим лицам не отражаются в уведомлении о перемещении. Но поступление товара с РНПТ оформить нужно, а при ввозе из ЕАЭС — подать уведомление о ввозе. Рекомендуется проверить актуальные правила, так как перечень операций, освобождённых от уведомлений, может уточняться.

Что делать, если поставщик не указал РНПТ в УПД?

Запросите у поставщика исправленный УПД — отгрузка прослеживаемого товара без РНПТ является нарушением с его стороны. До получения корректного номера товар можно принять на склад фактически, но полноценно отразить в учёте и продать его дальше без РНПТ не получится.

Как исправить ситуацию, когда остаток по счёту 41 есть, а по РНПТ — нет?

Найдите документы движения этой позиции за период образования расхождения и проверьте, где не указан РНПТ. Исправьте документы (перепроведите с заполненным номером) или используйте корректировку прослеживаемых товаров. После исправления сверьте отчёт по остаткам РНПТ с ОСВ и при необходимости подайте уточнённые уведомления за прошлые периоды.

Можно ли вести прослеживаемость в 1С:Бухгалтерии для маркированных товаров «Честного знака»?

Типовая Бухгалтерия поддерживает только базовые операции с маркировкой и полноценный учёт по РНПТ. Для полного цикла работы с кодами маркировки (заказ кодов, приёмка по Data Matrix, выбытие через кассу) предназначены 1С:Розница, Управление торговлей или Комплексная автоматизация.

Какой штраф грозит за неподачу уведомления о перемещении?

За нарушение сроков и порядка представления уведомлений предусмотрена ответственность по статье 15.14 КоАП РФ, а при ввозе из ЕАЭС — также риски по вычету НДС. Размеры санкций зависят от характера нарушения; актуальные суммы уточняйте в действующей редакции КоАП и разъяснениях ФНС.

Работает ли прослеживаемость в 1С:Бухгалтерии базовой версии?

Функциональность прослеживаемости доступна в базовой версии, однако групповые обработки и часть сервисных возможностей могут быть ограничены. Перед внедрением проверьте актуальные ограничения вашей поставки в описании версий на портале 1С.