Учет и Финансы · 10 мин
Настройка платежного календаря в 1С:Управление торговлей
Пошаговая настройка платежного календаря в 1С:УТ 11: включение опции, заявки на расход ДС, статьи движения денежных средств, контроль оплат и типичные ошибки.
Платежный календарь в 1С:Управление торговлей (редакция 11) — это инструмент планирования движения денежных средств, который показывает, когда и какие платежи должны поступить или уйти со счетов компании. Он помогает финансовому отделу заранее видеть кассовые разрывы, распределять оплаты по датам и не допускать ситуации, когда денег на счете не хватает для обязательных платежей.
Инструмент встроен в типовую конфигурацию и не требует доработок, но по умолчанию часто отключен или настроен формально: заявки создаются, а реальным планированием никто не пользуется. Ниже разобран практический порядок настройки — от включения функциональности до контроля исполнения, с указанием типичных ошибок и способов проверки результата.
Включение функциональности платежного календаря
Первый шаг — проверить, включены ли нужные опции. Откройте раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Казначейство». Здесь находятся ключевые флаги: «Заявки на расходование денежных средств», «Планирование движения денежных средств», а также опции согласования заявок и лимитов расхода.
Установите флаг «Заявки на расходование денежных средств» — без него плановые платежи не будут попадать в календарь. Если в компании платежи проходят утверждение, дополнительно включите «Согласование заявок на расходование денежных средств» и задайте порядок согласования. Для контроля бюджета подразделений полезна опция лимитирования расходов по статьям ДДС.
Обратите внимание: часть опций доступна только при включенном планировании. Если после установки флагов отчет «Платежный календарь» не появляется в разделе «Казначейство», проверьте права пользователя — доступ к казначейским функциям определяется профилем группы доступа.
Настройка справочников: статьи ДДС и календари
Качество платежного календаря напрямую зависит от справочника «Статьи движения денежных средств» (раздел «Казначейство» → «Настройки и справочники»). Создайте понятную иерархию: поступления от покупателей, оплаты поставщикам, налоги, зарплата, аренда, кредиты. Слишком детальная структура усложняет ввод заявок, слишком укрупненная — делает анализ бесполезным.
Для каждой статьи укажите вид движения денежных средств (поступление или расход) и при необходимости корреспондирующий счет учета. Это важно, если данные УТ потом переносятся в бухгалтерскую программу: корректные статьи ДДС обеспечат правильную разноску платежей.
Если компания работает в нескольких организациях или с несколькими банковскими счетами, проверьте заполнение справочников «Банковские счета организаций» и «Кассы». Платежный календарь группирует плановые и фактические движения по счетам, и незаполненные реквизиты приведут к «рассыпанию» данных.
Формирование плановых платежей
Платежный календарь собирается из нескольких источников: заявок на расходование ДС, заказов клиентов с графиком оплаты, заказов поставщикам, а также документов планирования (если используется бюджетирование). Основной документ планового расхода — «Заявка на расходование денежных средств» в разделе «Казначейство».
В заявке укажите организацию, дату платежа, сумму, статью ДДС, форму оплаты (безналичная или наличная) и при необходимости банковский счет или кассу, с которых планируется оплата. Поле «Дата платежа» — ключевое: именно по нему заявка попадает в нужный день календаря. Статус заявки определяет, учитывается ли она в плане: не согласованные заявки можно исключить из расчета настройками отчета.
Плановые поступления формируются автоматически из заказов клиентов, если в соглашении или документе задан график оплаты с этапами и датами. Поэтому для полноты картины важно, чтобы менеджеры по продажам указывали в заказах реальные условия оплаты, а не оставляли график пустым.
- 1Откройте «Казначейство» → «Заявки на расходование денежных средств» и создайте новый документ
- 2Заполните организацию, дату платежа, сумму и статью ДДС
- 3Укажите форму оплаты и счет/кассу списания
- 4При необходимости отправьте заявку на согласование
- 5Проверьте, что заявка отобразилась в отчете «Платежный календарь» на нужную дату
Работа с отчетом «Платежный календарь»
Отчет находится в разделе «Казначейство» → «Отчеты» → «Платежный календарь». В настройках задайте период планирования (обычно неделя или месяц), организацию и валюту. Отчет показывает по дням: остаток на начало, плановые поступления, плановые платежи и прогнозный остаток на конец дня.
Ключевой показатель — отрицательный прогнозный остаток: он сигнализирует о кассовом разрыве. В этом случае нужно либо перенести часть заявок на более поздние даты (изменив дату платежа), либо ускорить поступления, либо пополнить счет. Удобно сохранить вариант отчета с нужными отборами, чтобы финансист открывал его одним кликом.
Проверяйте, что в отчет попадают все источники: если плановые поступления равны нулю при активных продажах, скорее всего, в заказах клиентов не заполнены графики оплаты. Если не видно плановых расходов — проверьте статусы заявок и отбор по организации.
Как проверить результат
Заявка видна на дату платежа с нужной суммой и статьей
Заявки нет — проверьте статус согласования и дату платежа
Плановые поступления соответствуют графикам оплаты заказов
Поступления нулевые — графики оплаты в заказах не заполнены
Остаток на конец каждого дня неотрицательный
Отрицательный остаток — кассовый разрыв, требуется перенос платежей
Графики оплаты в заказах и соглашениях
Чтобы поступления планировались автоматически, настройте графики оплаты в разделе «НСИ и администрирование» или непосредственно в соглашениях с клиентами. Типовой график задает этапы: например, предоплата 30% при заказе и 70% через 14 дней после отгрузки. График привязывается к соглашению, а оттуда подставляется в заказ клиента.
Для заказов поставщикам логика аналогичная: этапы оплаты формируют плановые расходы. Если поставщику платят по факту счета без заказа, такие платежи в календарь попадут только через заявки на расходование ДС — учтите это при планировании.
Практическая рекомендация: контролируйте, чтобы менеджеры не оставляли в заказах оплату «по факту» без дат. Один такой заказ искажает прогноз поступлений на всю сумму сделки.
Контроль исполнения и актуализация календаря
Платежный календарь — не разовая настройка, а ежедневный процесс. Фактические оплаты (списания с расчетного счета, приходные кассовые ордера) закрывают заявки: при проведении документа оплаты на основании заявки она считается исполненной. Неоплаченные заявки с прошедшей датой нужно либо переносить, либо отменять, иначе они искажают прогноз.
Для контроля используйте отчеты «Контроль оплаты заявок на расходование ДС» и «Дебиторская/кредиторская задолженность по срокам долга». Сопоставление плановых и фактических движений показывает, насколько точно компания планирует, и где систематически возникают отклонения.
Назначьте ответственного за ведение календаря — обычно это финансист или казначей. Раз в день или перед платежной сессией он сверяет прогнозный остаток, актуализирует даты и согласовывает очередность платежей с руководством.
Удобный прием — еженедельная платежная сессия: все заявки на неделю собираются заранее, сортируются по приоритету, и руководитель утверждает список оплат одним списком. Это снижает число срочных «внеплановых» платежей, которые ломают календарь.
Ограничения и альтернативы
Типовой платежный календарь УТ 11 подходит для оперативного планирования на горизонте до месяца, но имеет ограничения. В нем нет сложного казначейства: пула счетов, автоматического приоритезации платежей при нехватке средств, консолидации по группе компаний. Для таких задач рассматривают 1С:КА, 1С:ERP или специализированные решения по казначейству.
Если в компании ведется бюджетирование, платежный календарь стоит согласовать с бюджетом движения денежных средств (БДДС): календарь детализирует бюджет по дням, а расхождения между ними показывают либо ошибки планирования, либо выход за лимиты. В УТ 11 полноценного бюджетирования нет, поэтому БДДС часто ведут во внешних инструментах и сверяют вручную.
Сравнение вариантов
Подходит для оперативного планирования оплат на дни и недели; ограничение — нет консолидации по холдингу и автоматических приоритетов
Для компаний с бюджетированием и казначейством; сложнее во внедрении и дороже в сопровождении
Быстрый старт без настройки, но данные дублируются вручную и быстро расходятся с учетом
Что важно запомнить
Включите заявки на расход ДС в настройках казначейства, заполните статьи ДДС и графики оплаты в заказах, ежедневно актуализируйте даты платежей и контролируйте прогнозный остаток. Календарь работает только при дисциплине ввода данных.
Частые вопросы
Почему заявка не отображается в платежном календаре?
Чаще всего причина в статусе заявки (не согласована или отклонена), неверной дате платежа или отборе отчета по другой организации. Проверьте также, что заявка проведена, а в настройках отчета не установлен фильтр по статьям ДДС, исключающий вашу статью.
Можно ли планировать платежи без заявок?
Да, часть платежей попадает в календарь автоматически из графиков оплаты заказов поставщикам и заказов клиентов. Но разовые платежи — налоги, аренду, зарплату — без заявок или дополнительных настроек планирования учесть не получится.
Как учесть регулярные платежи вроде аренды?
Создайте заявку на расходование ДС на каждый период — типовой механизм автоматического повторения заявок ограничен. На практике заявки на месяц вперед копируют в начале месяца, корректируя даты и суммы.
Что делать, если прогнозный остаток стал отрицательным?
Это признак кассового разрыва. Варианты действий: перенести часть заявок на более поздние даты, договориться с покупателями об ускорении оплат, разбить крупный платеж на части или привлечь финансирование. Само предупреждение в календаре — сигнал действовать заранее, а не в день платежа.
Влияет ли платежный календарь на бухгалтерский учет?
Нет, это плановый инструмент: заявки и прогнозы не формируют проводок и не меняют фактические остатки. Факт появляется только при проведении платежных документов — списаний с расчетного счета и кассовых ордеров.