Учет и Финансы · 12 мин
Как настроить план счетов в 1С
Как настроить план счетов в 1С: добавление субсчетов, настройка аналитики, субконто, признаков учета. Пошаговая инструкция с проверкой результата и типичными ошибками.
План счетов — основа бухгалтерского и налогового учета в любой конфигурации 1С. От того, насколько грамотно он настроен, зависят корректность проводок, качество отчетности и удобство аналитики. Стандартный план счетов в типовых конфигурациях уже содержит все счета, необходимые по Плану счетов бухгалтерского учета, но почти всегда требует доработки под специфику конкретной организации.
Настройка плана счетов в 1С сводится к трем задачам: добавлению собственных субсчетов, настройке аналитического учета (субконто) и установке признаков учета — количественного, валютного, забалансового. Все эти операции выполняются в пользовательском режиме и не требуют изменения конфигурации, если речь идет о типовых решениях вроде «1С:Бухгалтерия 8».
Важно понимать разницу между редактированием плана счетов в пользовательском режиме и изменением плана счетов в конфигураторе. Первый способ безопасен и доступен бухгалтеру, второй требует прав разработчика и влияет на всю конфигурацию. Ниже рассмотрен именно пользовательский сценарий, который покрывает большинство практических задач.
Где находится план счетов и какие права нужны
В «1С:Бухгалтерия 8» план счетов открывается через раздел «Главное» → «План счетов». В некоторых конфигурациях путь может отличаться: «Операции» → «План счетов» или «НСИ и администрирование» → «План счетов». Если пункта нет в меню, проверьте настройки видимости разделов или найдите его через «Все функции».
Для работы с планом счетов пользователю нужны права на изменение соответствующего справочника. Обычно они есть у ролей «Главный бухгалтер» и «Администратор». Если кнопки «Создать» и «Изменить» неактивны — обратитесь к администратору за назначением прав, самостоятельно обойти ограничение не получится.
Перед началом работы убедитесь, что в базе нет других пользователей, активно вводящих документы, либо предупредите их. Изменение аналитики счета, по которому уже есть проводки, может затронуть проведение существующих документов при их перезаписи.
Какие счета можно менять, а какие нельзя
Все счета в типовом плане делятся на две группы. Предопределенные счета созданы разработчиками конфигурации и используются в коде программы: их код, наименование и базовые свойства изменить нельзя, удалить их тоже невозможно. Пользовательские счета и субсчета создаются бухгалтером и полностью подконтрольны — их можно редактировать и удалять, если по ним нет движений.
Ограничение на предопределенные счета — не недостаток, а защита. Алгоритмы закрытия месяца, регламентные операции и отчетность жестко привязаны к конкретным кодам счетов. Если изменить предопределенный счет в конфигураторе, часть механизмов перестанет работать корректно.
Практическое правило: любую специфику учета реализуйте через субсчета к типовым счетам. Например, вместо изменения счета 60 «Расчеты с поставщиками» создайте субсчета 60.21 «Расчеты с поставщиками в валюте» или 60.31 «Расчеты по лизингу» — программа корректно включит их в обороты по счету 60.
Добавление собственного субсчета
Самая частая задача — создать субсчет для детализации учета. Откройте план счетов, найдите родительский счет и нажмите «Создать». Программа предложит заполнить код, наименование и свойства счета. Код субсчета должен начинаться с кода родителя: для счета 10 «Материалы» допустимы субсчета вида 10.11, 10.12 и так далее.
Удобный прием — копирование существующего счета. Выделите похожий счет, нажмите F9 или кнопку «Скопировать»: все настройки аналитики перенесутся автоматически, останется только изменить код и наименование. Это снижает риск забыть включить нужный вид субконто или признак учета.
- 1Откройте «Главное — План счетов» и найдите родительский счет
- 2Нажмите «Создать» или скопируйте похожий субсчет клавишей F9
- 3Задайте код, начинающийся с кода родительского счета, и понятное наименование
- 4Проверьте и при необходимости скорректируйте виды субконто и признаки учета
- 5Запишите счет и создайте тестовую проводку для проверки
Наименование субсчета формулируйте так, чтобы через полгода любой сотрудник понял его назначение. Избегайте аббревиатур вроде «сч. для проекта Х» — лучше «Материалы для производства продукции А». Наименование выводится в отчетах и оборотно-сальдовой ведомости.
Настройка аналитики: виды субконто
Субконто — это аналитические разрезы счета: контрагенты, договоры, номенклатура, склады, статьи затрат. В карточке счета список субконто находится на отдельной вкладке или в одноименном блоке. Для каждого субконто задается тип значения (справочник, из которого выбирается аналитика) и признак «Только обороты».
Признак «Только обороты» означает, что остатки по этой аналитике не хранятся — учитываются только обороты за период. Так обычно настраивают субконто на счетах доходов и расходов: сальдо по статьям затрат на счете 20 не нужно, а вот обороты необходимы. Для расчетных счетов (60, 62, 76) признак не устанавливают, потому что остатки задолженности по контрагентам критичны.
Количество субконто на счете ограничено — в типовых конфигурациях обычно не более трех. Если аналитики не хватает, пересмотрите структуру: часто лишнее субконто можно заменить группировкой внутри справочника (папки контрагентов, иерархия номенклатуры) или отдельными субсчетами.
Порядок субконто влияет на вид аналитических отчетов: первое субконто становится верхним уровнем группировки. Для счета 62 логичен порядок «Контрагенты → Договоры → Документы расчетов», для счета 10 — «Номенклатура → Склады → Партии».
Признаки учета: количественный, валютный, забалансовый
Количественный учет включается для счетов, где кроме суммы важно количество единиц: материалы, товары, готовая продукция. Без этого признака отчеты по складу покажут только суммы, а инвентаризационные ведомости с количеством построить не получится. Включайте признак до ввода остатков — добавить его задним числом к счету с движениями можно, но количество по старым проводкам придется восстанавливать вручную.
Валютный учет нужен для счетов, по которым возможны операции в иностранной валюте: валютные счета в банке (52), расчеты с валютными контрагентами, кредиты в валюте. Признак включает хранение валютной суммы параллельно с рублевой и обеспечивает расчет курсовых разниц.
Забалансовый признак отключает для счета требование двойной записи: проводка по забалансовому счету не требует корреспонденции. Так учитывают арендованные основные средства, товары на комиссии, материалы в переработке. Не путайте: если сделать забалансовым счет, по которому нужна двойная запись, баланс перестанет сходиться.
Проверка результата и типичные ошибки
После настройки обязательно проверьте счет в работе. Создайте тестовую операцию (документ «Операция, введенная вручную») с проводкой по новому субсчету и постройте по нему «Оборотно-сальдовую ведомость по счету» и «Анализ счета». Убедитесь, что аналитика заполняется, остатки и обороты отображаются в нужных разрезах.
Как проверить результат
Код начинается с кода родителя, субсчет виден в дереве плана счетов
Субсчет создан на верхнем уровне или код не соответствует иерархии
Все нужные субконто доступны для заполнения в документе
Поле аналитики отсутствует или не дает выбрать значение
Субсчет включается в итоги родительского счета, остатки корректны
Суммы по субсчету не попадают в обороты родителя
В отчетах выводятся количество и валютная сумма
Отчеты показывают только рублевые суммы
Если проводка не формируется или документ не проводится после изменения плана счетов, чаще всего причина в том, что старые документы ссылаются на удаленный субконто или счет. Восстановите удаленный элемент либо перезаполните аналитику в проблемных документах.
Когда пользовательской настройки недостаточно
Пользовательский режим покрывает типовые задачи, но у него есть границы. Нельзя добавить новый вид субконто, которого нет в конфигурации, изменить максимальное количество субконто, создать собственный план счетов для управленческого учета или изменить поведение предопределенных счетов. Эти задачи решаются в конфигураторе и требуют снятия конфигурации с полной поддержки, что усложняет последующие обновления.
Прежде чем идти в конфигуратор, оцените альтернативы. Управленческую детализацию часто реализуют через дополнительные реквизиты и сведения, регистры сведений или расширения конфигурации — они не нарушают поддержку. Если доработка все же необходима, делайте ее на копии базы и документируйте изменения, чтобы при обновлении понимать, что было изменено.
Как выбрать действие
Что важно запомнить
Настройка плана счетов в 1С выполняется в пользовательском режиме через «Главное — План счетов»: добавляйте субсчета в иерархии типовых счетов, настраивайте субконто и признаки учета до ввода остатков. Предопределенные счета не изменяйте. Каждое изменение проверяйте тестовой проводкой и оборотно-сальдовой ведомостью.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли удалить счет, если по нему были проводки?
Нет, программа не даст удалить счет с движениями. Сначала нужно устранить все проводки по счету: отменить проведение документов или заменить в них счет. На практике проще пометить неиспользуемый субсчет как неактуальный в наименовании (например, «не использовать») и запретить его выбор инструкцией для сотрудников, чем очищать историю.
Почему новый субсчет не виден в документах?
Проверьте три вещи: записан ли счет (нет ли несохраненных изменений), не установлен ли запрет использования в проводках (признак «Запретить использовать в проводках» у группового счета), и обновлен ли кэш — иногда помогает перезапуск сеанса. Также убедитесь, что документ вообще поддерживает выбор субсчетов этого родительского счета.
Сколько субконто можно назначить на один счет?
В типовых конфигурациях 1С на платформе 8.3 — как правило, не более трех видов субконто на счет. Это ограничение задано в конфигурации и не меняется в пользовательском режиме. Если трех разрезов не хватает, перенесите часть аналитики в иерархию справочников или в дополнительные реквизиты.
Что делать, если случайно изменили типовой счет?
Если изменение ограничилось пользовательскими настройками (субконто, признаки учета), верните исходные значения вручную — состав настроек типовых счетов описан в документации к конфигурации. Если данные уже искажены, восстановите базу из резервной копии, сделанной до изменения. Именно поэтому перед правкой плана счетов рекомендуется создавать архивную копию.
Нужно ли настраивать план счетов заново после обновления конфигурации?
Нет, пользовательские субсчета и их настройки хранятся в данных информационной базы и при типовом обновлении сохраняются. Риск появляется только если конфигурация дорабатывалась в конфигураторе — тогда обновление требует сопоставления изменений. После обновления достаточно проверить несколько ключевых счетов и регламентные операции.
Как настроить план счетов для нескольких организаций в одной базе?
План счетов в 1С общий для всех организаций базы — отдельных планов по организациям не существует. Специфику учета разных компаний реализуют через субконто «Организации» (оно есть по умолчанию), отдельные субсчета и настройки учетной политики каждой организации. Создавайте субсчета с понятной привязкой к компании в наименовании, чтобы избежать путаницы.