Как настроить кассу в 1С Бухгалтерия

Настройка кассы в 1С:Бухгалтерия включает два разных блока задач: учёт кассовых операций (приходные и расходные ордера, лимит остатка, кассовая книга) и подключение контрольно-кассовой техники для пробития чеков. Начинать стоит с первого блока — он обязателен для любой организации, ведущей кассовые операции, тогда как онлайн-касса нужна только при наличных расчётах с покупателями.

В типовой конфигурации большая часть настроек уже задана по умолчанию: счёт 50 «Касса» активен, статьи движения денежных средств присутствуют в справочнике, нумерация ордеров включена. Задача бухгалтера — проверить эти настройки под свою учётную политику, задать лимит остатка кассы и правильно оформлять документы, чтобы кассовая книга формировалась без ручных правок.

Если планируется работа с онлайн-кассой, потребуется дополнительно установить драйвер ККТ и настроить подключение оборудования. В «чистой» 1С:Бухгалтерии функционал фискализации ограничен: полноценное пробитие чеков обычно реализуют через 1С:Управление торговлей или 1С:Розницу, а бухгалтерию используют для отражения итоговых операций.

Проверка начальных настроек учёта кассы

Откройте раздел «Главное — План счетов» и убедитесь, что счёт 50 «Касса» доступен для использования. В типовой конфигурации он предопределён, ведётся учёт по статьям движения денежных средств, а при необходимости включается валютный учёт для субсчёта 50.02 (если организация работает с наличной валютой — сначала включите функциональность валютных операций в «Администрирование — Функциональность»).

Далее проверьте справочник «Статьи движения денежных средств» (раздел «Справочники»). Типовые статьи — «Оплата от покупателя», «Оплата поставщику», «Возврат денежных средств покупателю», «Выдача денежных средств подотчётному лицу» — уже созданы. Если вид операции нестандартный, добавьте свою статью с корректным видом движения: от него зависит попадание суммы в правильную строку отчёта о движении денежных средств.

Настройка лимита остатка кассы

Лимит остатка кассы — предельная сумма наличных, которая может оставаться в кассе на конец дня. Малые предприятия и индивидуальные предприниматели вправе не устанавливать лимит; остальные организации обязаны рассчитать его и утвердить приказом. В 1С:Бухгалтерии лимит фиксируется для контроля: программа помогает отслеживать превышение при формировании кассовой книги.

Расчёт лимита выполняется по формулам из положения Центрального банка: либо от объёма поступлений наличных, либо от объёма выдач, в зависимости от того, какой показатель у организации значительнее. Сам расчёт оформляется отдельным документом (приложением к приказу), а в программе достаточно хранить утверждённую сумму и периодически сверять остаток по счёту 50 на конец дня.

Превышение лимита допустимо в дни выплаты зарплаты и в выходные, если касса работала. Систематическое превышение без этих оснований — основание для штрафа при проверке, поэтому имеет смысл настроить регулярную сверку остатка и своевременно сдавать выручку в банк документом «Выдача наличных» с видом операции «Взнос наличными в банк».

Оформление приходных и расходных кассовых ордеров

Основные документы кассового учёта находятся в разделе «Банк и касса — Кассовые документы». Приходный кассовый ордер (ПКО) создаётся при поступлении наличных: от покупателя, из банка, возврат подотчётных сумм. Расходный кассовый ордер (РКО) — при выдаче: оплата поставщику, выдача под отчёт, взнос в банк, возврат покупателю.

При создании документа выберите вид операции — от него зависят проводки и набор реквизитов. Например, при операции «Оплата от покупателя» потребуется контрагент и договор, при «Выдаче подотчётному лицу» — физическое лицо из справочника сотрудников. Сумма, статья движения денежных средств и основание заполняются вручную или подтягиваются из документа-основания, если ордер создаётся на основании реализации или счёта.

1. 1
   Откройте «Банк и касса — Кассовые документы» и нажмите «Приход» или «Расход»
2. 2
   Выберите вид операции, соответствующий хозяйственной ситуации
3. 3
   Заполните контрагента или сотрудника, сумму и статью движения денежных средств
4. 4
   Укажите основание и приложение (реквизиты первичного документа)
5. 5
   Проведите документ и распечатайте ордер для подписей кассира и главбуха

После проведения документ формирует проводки по счёту 50 и попадает в кассовую книгу. Печатная форма ПКО (КО-1) и РКО (КО-2) доступна по кнопке «Печать» — подписи на бумажном экземпляре обязательны, если организация ведёт кассовые документы на бумаге, а не в электронном виде с электронными подписями.

Формирование и проверка кассовой книги

Кассовая книга формируется в разделе «Банк и касса — Кассовая книга». Укажите период и организацию — программа соберёт все проведённые ордера, рассчитает остаток на начало и конец каждого дня и сформирует листы книги по форме КО-4. Если за день не было кассовых операций, лист за этот день не формируется.

Обязательная проверка перед печатью: остаток на конец дня в кассовой книге должен совпадать с фактическим остатком наличных и с сальдо по счёту 50 в оборотно-сальдовой ведомости. Отрицательный остаток на какую-либо дату — признак ошибки: либо документ проведён задним числом, либо РКО оформлен раньше соответствующего ПКО по времени.

Контрольные точки

Как проверить результат настройки

Остаток по счёту 50 в ОСВ

Норма

Совпадает с фактическим остатком наличных в кассе

Тревожный признак

Расхождение или отрицательное сальдо

Кассовая книга за день

Норма

Все ордера дня включены, остатки переносятся корректно

Тревожный признак

Документы отсутствуют или остаток на конец дня отрицательный

Отчёт о движении денежных средств

Норма

Кассовые операции попадают в верные строки по статьям

Тревожный признак

Суммы висят в нерасшифрованных или неверных статьях

Подключение онлайн-кассы (ККТ)

Для пробития чеков подключите фискальный регистратор через «Администрирование — Подключаемое оборудование». Предварительно установите драйвер ККТ от производителя (Атол, Штрих-М и другие) на рабочее место кассира — без драйвера программа не увидит устройство. В настройках оборудования создайте новый экземпляр, выберите тип «ККТ с передачей данных», модель драйвера и параметры подключения (COM-порт или сетевой адрес).

После добавления устройства выполните «Тест подключения» — программа должна получить ответ от кассы и показать заводской номер. Затем проверьте, что в параметрах указаны корректные реквизиты организации, система налогообложения и регистрационный номер ККТ, совпадающие с данными фискального накопителя.

Учтите ограничение: 1С:Бухгалтерия ориентирована на учёт, а не на кассовое рабочее место. Если нужен полноценный интерфейс кассира с номенклатурой, скидками и чеками по каждой позиции, обычно используют 1С:Розницу или Управление торговлей, а в бухгалтерию передают итоговые данные. В бухгалтерии чеки пробивают по упрощённым сценариям — например, при оплате от физического лица по счёту.

Типичные ошибки и как их избежать

Чаще всего проблемы возникают не из-за настроек, а из-за дисциплины ввода документов. Распространённая ситуация — отрицательный остаток кассы из-за того, что РКО проведён временем раньше ПКО в тот же день. Решение: выровнять время документов, кассовые ордера внутри дня должны идти в хронологии реальных операций.

Вторая частая ошибка — дублирование операций: поступление оплаты отражено и через ПКО, и через документ «Поступление на расчётный счёт» по ошибке. Перед закрытием месяца полезно сверять обороты по счетам 50 и 51 с банковскими выписками и кассовой книгой.

FAQ

Нужно ли заводить несколько касс, если у организации несколько точек?

В типовой 1С:Бухгалтерии учёт по счёту 50 обычно ведётся сводно по организации, без аналитики по обособленным кассам. Если требуется раздельный контроль остатков по точкам, используют дополнительные субсчета или аналитику, но чаще эту задачу решают в торговых конфигурациях, а в бухгалтерию передают сводные данные.

Может ли ИП не устанавливать лимит остатка кассы?

Да, индивидуальные предприниматели и малые предприятия вправе хранить наличные в кассе без лимита. Для этого достаточно издать распорядительный документ об отказе от установления лимита, чтобы у проверяющих не было вопросов к обоснованности остатков.

Почему кассовый документ не попадает в кассовую книгу?

Самые частые причины: документ не проведён (остался в статусе черновика), выбрана другая организация в шапке отчёта или документ датирован вне выбранного периода. Проверьте статус документа и дату, затем пересформируйте книгу.

Что делать, если онлайн-касса не проходит тест подключения?

Проверьте, что установлен актуальный драйвер производителя, касса включена и не занята другой программой (например, тестом драйвера). Убедитесь, что в настройках указан правильный порт или IP-адрес. Если драйвер видит устройство, а 1С нет — проверьте разрядность драйвера и права пользователя.

Как исправить ошибочно проведённый кассовый ордер?

Если ошибка обнаружена в том же периоде, распроведите документ, исправьте реквизиты и проведите заново. Если период закрыт или документ уже отражён в отчётности, оформите корректирующий документ текущей датой, а не правьте старый задним числом — это сохранит корректность кассовой книги за прошлые дни.