Учет и Финансы · 12 мин
Как сформировать акт сверки взаиморасчётов в 1С
Как сделать акт сверки взаиморасчётов в 1С:Бухгалтерии 8.3: где найти документ, как заполнить, проверить расхождения, распечатать и отправить контрагенту.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов с контрагентом на конкретную дату. В 1С:Бухгалтерии 8.3 он формируется автоматически на основании проведённых документов: поступлений, реализаций, счетов-фактур и платёжных поручений. Ручной ввод цифр не требуется — программа сама собирает обороты по счетам расчётов.
Перед формированием акта важно понимать: документ отражает только те операции, которые введены в базу и проведены. Если какие-то первичные документы не заведены или проведены с ошибками, акт покажет неверные суммы, и контрагент его не подпишет. Поэтому сверка в 1С — это не только нажатие кнопки «Сформировать», но и предварительная проверка данных.
Ниже разобран полный цикл работы: подготовка базы, создание документа, настройка счетов учёта, анализ расхождений, печать и передача контрагенту. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3, но логика аналогична в конфигурациях «Управление торговлей» и «Комплексная автоматизация».
Где находится акт сверки в 1С:Бухгалтерии
В типовой конфигурации документ доступен сразу из двух разделов: «Покупки» → «Расчёты с контрагентами» → «Акты сверки расчётов» и «Продажи» → «Расчёты с контрагентами» → «Акты сверки расчётов». Это один и тот же журнал — независимо от того, откуда вы вошли, список документов будет общим.
Если пункта меню нет, проверьте права пользователя и функциональность программы: раздел «Администрирование» → «Настройки программы» → «Функциональность». Также акт сверки можно найти через поиск в правом верхнем углу окна — введите «сверка», и система покажет нужный объект.
В 1С:Управление торговлей 11 документ называется «Сверка взаиморасчётов» и находится в разделе «Закупки» или «Продажи» → «Сервис» → «Сверки взаиморасчётов». Принцип заполнения аналогичен, но внешний вид и набор настроек немного отличаются.
Что проверить в базе перед формированием
Главная причина расхождений в акте сверки — неполные или некорректные данные в самой базе. Прежде чем формировать документ, пройдитесь по короткому списку проверок: это сэкономит время на разборе разногласий с контрагентом.
Во-первых, убедитесь, что все первичные документы за период сверки введены и проведены: поступления товаров и услуг, реализации, платёжные поручения входящие и исходящие. Непроведённый документ в акт не попадает. Во-вторых, проверьте, не нарушена ли последовательность проведения — при её нарушении программа выдаёт предупреждение жёлтым цветом, а расчёты могут распределиться неверно.
В-третьих, сверьте остатки по счетам расчётов с контрагентом через отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (60, 62, 76). Если по контрагенту есть одновременно дебетовое и кредитовое сальдо, разберитесь, не является ли это следствием незакрытого аванса или ошибки в аналитике (договор, документ расчётов).
Как проверить готовность базы
Все поступления, реализации и платежи проведены, нет документов с пометкой удаления
Есть непроведённые документы — их суммы не попадут в акт
Сальдо по контрагенту логично и соответствует договору
Развёрнутое сальдо по дебету и кредиту без причины — вероятна ошибка в аналитике
Программа не выдаёт предупреждений о нарушении
Жёлтое предупреждение — расчёты могли распределиться неверно
Пошаговое создание акта сверки
Откройте журнал «Акты сверки расчётов» и нажмите кнопку «Создать». Форма документа состоит из шапки с основными реквизитами и табличной части, которую программа заполнит автоматически.
Заполните поля шапки. Укажите организацию, от имени которой проводится сверка, и контрагента. Если с контрагентом заключено несколько договоров, выберите конкретный договор — тогда акт сформируется только по нему. Для общей сверки по всем договорам поле «Договор» оставьте пустым. Задайте период сверки: даты начала и окончания. Обычно сверяют квартал, полугодие или год, но период может быть любым.
На закладке «Счета учёта расчётов» отметьте счета, по которым нужно сверить расчёты. По умолчанию программа предлагает стандартный набор: 60, 62, 76, а также счета расчётов по кредитам и займам (66, 67), если они используются. Если с контрагентом есть расчёты в валюте, добавьте соответствующие счета вручную.
- 1Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчётов» → «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента и при необходимости договор
- 3Задайте период сверки (даты начала и окончания)
- 4На закладке «Счета учёта расчётов» отметьте нужные счета (60, 62, 76 и др.)
- 5Нажмите «Заполнить» — таблица сформируется по данным учёта
- 6Проверьте сальдо на начало и конец периода, запишите документ
- 7Распечатайте акт или отправьте контрагенту в электронном виде
После заполнения реквизитов нажмите кнопку «Заполнить» — программа соберёт все обороты по выбранным счетам в разрезе документов. В таблице появятся строки с датами, номерами документов и суммами по дебету и кредиту, а также сальдо на начало и конец периода.
Как настроить счета учёта и детализацию
Состав счетов определяет полноту сверки. Стандартная ситуация: расчёты с покупателями идут по счёту 62 (62.01 — расчёты, 62.02 — авансы полученные), с поставщиками — по счёту 60 (60.01 — расчёты, 60.02 — авансы выданные). Прочие расчёты проходят по счёту 76.
Если вы сверяете расчёты с банком по кредиту, добавьте счета 66 и 67. Для расчётов с учредителями используется счёт 75, с персоналом по подотчётным суммам — 71. Отмечайте только реально используемые счета: лишние счета не навредят, но пустые строки в акте могут смутить контрагента.
Разбивка по договорам
Флаг «Разбивать по договорам» (или аналогичная настройка в зависимости от версии) позволяет вывести в акт отдельные блоки по каждому договору контрагента. Это удобно, когда договоров много и контрагенту проще проверять расчёты по каждому из них отдельно. Если договор один, флаг можно не устанавливать.
Вывод согласованных сумм
В документе предусмотрен механизм отражения данных контрагента: если после отправки акта вторая сторона сообщила свои цифры, их можно внести в программу, чтобы зафиксировать расхождения. Это полезно для хранения истории сверок, но влияет только на внутренний учёт, а не на печатную форму по умолчанию.
Разбор расхождений с контрагентом
Если контрагент вернул акт с замечаниями, не спешите менять данные в базе. Сначала локализуйте расхождение: сравните построчно вашу таблицу с данными второй стороны. Чаще всего причины типовые: документ проведён у вас, но не получен контрагентом (или наоборот), разные даты отражения одного документа, ошибка в сумме платежа, платёж зачтён не на тот договор или счёт.
Удобный инструмент для анализа — отчёт «Анализ субконто» или «Карточка счета» по счету расчётов с отбором по контрагенту. Карточка показывает каждую проводку с документом-регистратором, поэтому найти «лишнюю» или недостающую сумму несложно.
Если ошибка на вашей стороне — например, платёж отнесён не на тот договор — исправьте аналитику в первичном документе и перезаполните акт. Если ошибка у контрагента, направьте ему копии подтверждающих документов: накладных, актов, платёжных поручений с отметкой банка.
Печать, подписание и отправка акта
Для печати нажмите кнопку «Печать» → «Акт сверки расчётов». Типовая печатная форма содержит шапку с реквизитами сторон, таблицу оборотов, итоговое сальдо и строку для формулировки результата сверки: «задолженность отсутствует» или «задолженность в пользу… на сумму…». Внизу предусмотрены поля для подписей и печатей обеих сторон.
Если типовая форма не подходит — например, нужен другой порядок колонок или дополнительные реквизиты — макет можно доработать через конфигуратор или подключить внешнюю печатную форму. Для разовых задач проще выгрузить акт в Excel или PDF и отредактировать вручную, но помните: юридическую силу имеет документ, подписанный обеими сторонами, а не файл.
Акт можно отправить контрагенту напрямую из программы, если настроен обмен электронными документами (ЭДО) или подключена почта: кнопка «Отправить» → «По электронной почте». При ЭДО акт подписывается электронной подписью, что приравнивается к бумажному подписанию. Без ЭДО распечатанный акт подписывается руководителем или уполномоченным лицом и направляется контрагенту в двух экземплярах — один возвращается с подписью второй стороны.
Храните подписанные акты сверки в привязке к документу в 1С — прикрепите скан через кнопку «Прикрепить» в форме документа. При налоговой проверке или судебном споре это избавит от поиска бумажных оригиналов: акт сверки вместе с первичными документами подтверждает признание долга и прерывает срок исковой давности.
Особенности сверки в других конфигурациях 1С
В 1С:Управление торговлей 11 документ «Сверка взаиморасчётов» строится по данным оперативного учёта, а не бухгалтерских счетов. Это принципиальное отличие: суммы берутся из регистров расчётов с клиентами и поставщиками, поэтому могут не совпадать с данными бухгалтерии, если обмен между конфигурациями настроен с задержкой или документы проведены в разные периоды.
В «1С:Комплексной автоматизации» и «1С:ERP» доступны оба подхода: сверку можно формировать по регламентированному учёту (по счетам) или по оперативным регистрам. Выбирайте вариант, который совпадает с логикой учёта у контрагента: для бухгалтерской сверки — по счетам, для оперативной сверки отгрузок и оплат — по регистрам.
Сравнение вариантов сверки
Подходит для официальной сверки с подписанием. Ограничение: отражает только проведённые бухгалтерские документы
Подходит для оперативной сверки отгрузок и оплат с менеджерами. Ограничение: может расходиться с данными бухучёта
Подходит для разбора сложных расхождений. Ограничение: нет готовой печатной формы акта, требуется больше времени
Частые вопросы об акте сверки в 1С
Почему акт сверки заполнился пустым или неполным?
Чаще всего причина в том, что документы за период не проведены, выбран неверный договор или не отмечены нужные счета учёта. Проверьте также организацию в шапке: если в базе несколько юрлиц, легко случайно выбрать не ту. Откройте ОСВ по счёту 62 или 60 с отбором по контрагенту — если там пусто, значит, данных для акта действительно нет.
Можно ли изменить суммы в акте вручную?
Технически табличную часть можно отредактировать, но делать этого не следует: акт перестанет соответствовать данным учёта, и при следующей сверке расхождение возникнет снова. Правильный путь — найти и исправить первичный документ, после чего перезаполнить акт кнопкой «Заполнить».
Как сформировать акт сверки за прошлый закрытый период?
Документ создаётся за любой период независимо от закрытия месяца или года — ограничений нет. Но учтите: если после закрытия периода вносились исправления задним числом, акт будет сформирован по актуальным (исправленным) данным, которые могут отличаться от тех, что видел контрагент ранее.
Имеет ли акт сверки из 1С юридическую силу?
Акт сверки не является первичным учётным документом, но признаётся судом как доказательство состояния расчётов, если подписан обеими сторонами. Подписанный акт также может прерывать срок исковой давности по задолженности. Юридическую силу даёт подпись уполномоченных лиц, а не факт формирования в программе.
Как сверить расчёты в валюте?
Отметьте в документе валютные счета (например, 60.21, 60.22, 62.21, 62.22) и укажите, в какой валюте выводить суммы. Программа покажет обороты в валюте договора и в рублях. Учтите, что курсовые разницы в акт обычно не включаются как отдельные строки — они отражаются в сальдо, что иногда вызывает вопросы у контрагента.
Что делать, если контрагент не возвращает подписанный акт?
Отсутствие подписанного акта не освобождает от обязанности вести учёт, но ослабляет вашу позицию при споре. Направьте акт повторно письмом с уведомлением или через ЭДО — факт отправки фиксируется. Для целей инвентаризации расчётов перед годовой отчётностью зафиксируйте сальдо по данным вашего учёта с приложением первичных документов.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С формируется автоматически через журнал «Акты сверки расчётов»: укажите организацию, контрагента, период и счета учёта. Качество акта зависит от полноты введённых документов — сначала проверьте базу через ОСВ, затем формируйте акт. Расхождения исправляйте в первичных документах, а не в самом акте. Подписанный обеими сторонами акт подтверждает состояние расчётов и прерывает срок исковой давности.