Учет и Финансы · 11 мин
Как найти в 1С забалансовые счета
Где в 1С найти забалансовые счета: план счетов, оборотно-сальдовая ведомость, отчёты по забалансовым счетам, типичные ошибки и способы проверки остатков.
Забалансовые счета в 1С используются для учёта имущества и обязательств, которые не принадлежат организации, но находятся у неё в пользовании или на ответственном хранении: арендованные основные средства, товары на комиссии, списанная задолженность, материалы в переработке. Найти их в программе бывает непросто, потому что в типовом плане счетов они не выделены в отдельную папку, а в отчётах по умолчанию часто отображаются вперемешку с балансовыми.
Основные способы увидеть забалансовые счета — открыть план счетов, построить оборотно-сальдовую ведомость с нужными настройками или воспользоваться специализированным отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту». Выбор зависит от задачи: проверить, какие счета вообще используются в базе, посмотреть остатки на конкретную дату или найти расхождение по конкретному контрагенту. Ниже разобраны все варианты с точными действиями.
Материал ориентирован на типовые конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» (редакции 2.0 и 3.0), но описанная логика применима и к «1С:Комплексная автоматизация», и к «1С:ERP», где план счетов бухгалтерского учёта устроен аналогично.
Что считается забалансовым счётом в 1С
В типовом плане счетов «1С:Бухгалтерии» забалансовые счета имеют нумерацию 001–007, 008, 009, 010, 011 и некоторые другие (например, счета для учёта бланков строгой отчётности 006, условных обязательств 011). Кроме того, забалансовыми являются вспомогательные счета с буквенными индексами: ЕН (налог на прибыль), ПВ (поступление и выбытие), НА, НА.01 и подобные служебные коды, которые программа использует для внутренних проводок.
Ключевой признак забалансового счёта — у него не ведётся двойная запись с балансовыми счетами. Проводка по забалансовому счёту отражается только по дебету или только по кредиту, без корреспонденции. Поэтому такие счета не влияют на итог баланса и не участвуют в стандартной проверке «актив равен пассиву».
Важно не путать забалансовые счета с заблокированными или неиспользуемыми. Если счёт не отображается в отчёте, это не всегда означает, что он забалансовый — возможно, по нему просто нет остатков и оборотов за выбранный период.
Способ 1. Найти забалансовые счета в плане счетов
Самый быстрый способ увидеть полный перечень забалансовых счетов — открыть план счетов. В «1С:Бухгалтерии 3.0» перейдите в раздел «Главное» и выберите пункт «План счетов». Если пункта нет, проверьте настройку интерфейса: возможность ведения учёта по забалансовым счетам и видимость плана счетов зависят от включённых функциональных опций.
В открывшемся списке найдите колонку «Забалансовый». Если её нет, добавьте через кнопку «Ещё — Изменить форму» и отметьте соответствующий реквизит. После этого можно отсортировать список по этой колонке или установить отбор: кнопка «Ещё — Настроить список», условие «Забалансовый = Да». В результате останутся только забалансовые счета.
Обратите внимание: в плане счетов видно только то, какие счета существуют в конфигурации, а не то, по каким из них есть движения. Чтобы понять, какие забалансовые счета реально используются в вашей базе, нужен отчёт с остатками или оборотами.
Способ 3. Отчёт по конкретному забалансовому счёту
Когда нужно проверить остаток по конкретному виду имущества — например, арендованным основным средствам на счёте 001 или товарам на комиссии на 004 — удобнее отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту». Откройте «Отчёты — Оборотно-сальдовая ведомость по счёту», укажите нужный счёт и период.
В настройках отчёта включите группировку по субконто: для счёта 001 это обычно контрагенты и основные средства, для 004 — контрагенты и номенклатура. Так вы увидите не просто сумму, а детализацию: у какого арендодателя какое имущество числится и по какой стоимости.
Для анализа движений за период используйте «Анализ счёта» или «Карточку счёта» — они покажут каждый документ, сформировавший проводку по забалансовому счёту. Это основной инструмент при поиске ошибок: из карточки счёта можно перейти в документ и проверить его заполнение.
Какие документы формируют движения по забалансовым счетам
Движения по забалансовым счетам создают не все документы, а только те, где это предусмотрено логикой учёта. Поступление арендованного имущества обычно отражается документом «Операция» (ручная проводка по дебету 001) или специализированными документами аренды, если они есть в вашей конфигурации. Товары, принятые на комиссию, попадают на счёт 004 через документ «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Комиссия».
Списанная безнадёжная дебиторская задолженность переводится на счёт 007 автоматически при списании задолженности, если в учётной политике и настройках включён соответствующий учёт. Проверить это можно, открыв проводки документа списания (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки»).
Если документ по логике должен был сформировать забалансовую проводку, но её нет, сначала проверьте вид операции документа и настройки учётной политики. Частая причина — выбран обычный вид операции вместо комиссионного, и имущество встало на балансовый счёт 41 вместо забалансового 004.
Проверка корректности остатков по забалансовым счетам
Характерная проблема — отрицательные остатки по забалансовым счетам. Они возникают, когда выбытие имущества проведено, а поступление нет (или проведено на другую аналитику: другого контрагента, другую номенклатуру). Найдите такие позиции через ОСВ по счёту с группировкой по субконто: отрицательные суммы будут видны сразу.
Вторая типовая ситуация — «висящие» остатки по объектам, которые фактически возвращены или выкуплены. Сверьте остатки по счёту 001 с договорами аренды и актами возврата: каждая позиция на счёте должна соответствовать действующему договору. Для счёта 007 проверьте сроки: задолженность числится на забалансе в течение установленного срока для наблюдения за возможностью взыскания.
Для сверки с данными контрагентов используйте акты сверки и инвентаризационные описи. В 1С инвентаризация забалансовых ценностей оформляется документом «Инвентаризация» с соответствующим видом, либо результаты вносятся ручными операциями после сверки.
Как проверить результат
Все остатки положительные, каждому соответствует действующий договор аренды
Отрицательные суммы или остатки по расторгнутым договорам
Поступления и отгрузки комиссионных товаров закрываются в ноль по каждой позиции
Остатки по товарам, которые давно отгружены или возвращены комитенту
Списанная задолженность отражена по дебету с аналитикой по дебиторам
Задолженность списана с баланса, но на 007 не попала
Типичные ошибки при работе с забалансовыми счетами
Самая распространённая ошибка — искать забалансовые счета в стандартном балансе или в формах регламентированной отчётности. Они туда не попадают по определению: баланс строится только по балансовым счетам, а забалансовые данные раскрываются в справках и пояснениях к отчётности.
Вторая ошибка — игнорировать служебные забалансовые счета (ЕН, ПВ и аналогичные). Их обороты могут пугать пользователя в общей ОСВ, хотя это технические счета программы, которые закрываются автоматически при регламентных операциях. Трогать их ручными проводками не нужно.
Третья ошибка — расхождение аналитики при поступлении и выбытии. Если арендованный станок принят на счёт 001 с одним наименованием в справочнике основных средств, а списывается другим документом с другим элементом справочника, остаток «зависнет». Всегда проверяйте, что аналитика выбытия совпадает с аналитикой поступления.
Часто задаваемые вопросы
Почему в оборотно-сальдовой ведомости не видно забалансовых счетов?
Скорее всего, в настройках отчёта отключён их вывод. Откройте «Показать настройки» и включите показатель забалансовых счетов либо добавьте на вкладке «Отбор» условие «Счёт.Забалансовый = Да». Также проверьте период отчёта: если за него не было ни остатков, ни оборотов, счёт не отобразится.
Как посмотреть, какие документы сделали проводку по счёту 001?
Откройте «Отчёты — Карточка счёта», укажите счёт 001 и период. В отчёте будут перечислены все документы с суммами и аналитикой. Двойной щелчок по строке открывает сам документ, где можно проверить вид операции и заполнение.
Можно ли создать свой забалансовый счёт в 1С?
В типовых конфигурациях добавление счетов в предопределённый план счетов ограничено: пользовательские счета создавать можно не всегда, а изменять признак «забалансовый» у типовых счетов нельзя. Если нужен учёт специфических ценностей, обычно используют свободные типовые забалансовые счета или доработку конфигурации силами программиста.
Отрицательный остаток на счёте 004 — это критично?
Это признак ошибки в учёте: товар списан с забаланса раньше поступления или по другой аналитике. На налоги и баланс это напрямую не влияет, но искажает данные о товарах комитента и мешает корректной сверке. Найдите пару документов «поступление — выбытие» по этой позиции через карточку счёта и приведите аналитику к соответствию.
Где найти забалансовые счета в 1С:Бухгалтерии 2.0?
Логика та же: план счетов открывается через меню «Операции — План счетов», отчёты — через раздел «Отчёты». Названия настроек могут отличаться, но отбор по реквизиту «Забалансовый» и отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» работают одинаково.
Влияют ли забалансовые счета на закрытие месяца и налоги?
Напрямую — нет: они не входят в баланс и налоговую базу. Косвенное влияние возможно: например, с суммы на счёте 007 при восстановлении задолженности формируются доходы, а служебные счета типа ЕН участвуют во внутренних расчётах. Ошибки на забалансовых счетах сами по себе регламентные операции не блокируют.
Что важно запомнить
Перечень забалансовых счетов смотрите в плане счетов с отбором по признаку «Забалансовый», остатки и обороты — в ОСВ с включённым показателем забалансовых счетов или в ОСВ по конкретному счёту. Расхождения ищите через карточку счёта по документам, а исправляйте через документ-источник, а не ручными проводками.