Как начислять аренду в 1С

Начисление аренды в 1С:Бухгалтерии 8.3 — регулярная операция, которая выполняется по-разному в зависимости от роли организации: арендатор отражает расходы на аренду, арендодатель — доходы от сдачи имущества. В обоих случаях используются стандартные документы поступления или реализации услуг, а корректность учёта зависит от правильной настройки счетов, договора и способа отражения затрат.

Основная сложность у новичков — не само создание документа, а подготовительная настройка: если счёт учёта или статья затрат указаны неверно, программа сформирует неправильные проводки, и ошибка обнаружится только при закрытии месяца или при сверке с контрагентом. Поэтому ниже разобран полный цикл: от создания договора до контроля результата.

Отдельно стоит сказать про договоры аренды, заключённые с 2022 года: большинство из них подпадает под ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учёт аренды», и в 1С для таких договоров применяется другой механизм — отражение права пользования активом и обязательства по аренде. В статье рассмотрены оба варианта.

Подготовка: что настроить до первого начисления

До ввода первого документа проверьте три вещи. Во-первых, заведите контрагента и договор с правильным видом: для арендатора — «С поставщиком», для арендодателя — «С покупателем». В карточке договора укажите номер, дату и при необходимости срок действия — эти данные попадут в акты и счета-фактуры.

Во-вторых, определите счёт учёта расчётов. По умолчанию программа подставляет 60.01 у арендатора и 62.01 у арендодателя, что подходит для большинства случаев. Если расчёты ведутся через авансы, убедитесь, что счета авансов (60.02 / 62.02) тоже заполнены в настройках счетов учёта с контрагентами.

В-третьих, настройте способ отражения расходов у арендатора. Аренда офиса обычно относится на счёт 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу» для торговых организаций, аренда производственного помещения — на 25 или 20. Счёт и статья затрат задаются прямо в документе поступления, но можно сохранить настройку как основную, чтобы не выбирать каждый раз.

Как начислить аренду арендатору (без ФСБУ 25/2018)

Если договор краткосрочный или относится к исключениям ФСБУ 25/2018, аренда отражается как обычная услуга. Откройте раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)», создайте документ с видом операции «Услуги (акт)». Заполните контрагента, договор, в табличной части добавьте номенклатуру вида «Услуга» с наименованием вроде «Аренда офиса за месяц», укажите сумму и ставку НДС.

В поле «Счета учёта» укажите счёт затрат (26, 44, 25, 20), статью затрат и подразделение. После проведения программа сформирует проводку Дт 26 (44, 25, 20) — Кт 60.01 на сумму без НДС и Дт 19.04 — Кт 60.01 на сумму НДС. Если арендодатель прислал счёт-фактуру, зарегистрируйте его по ссылке внизу документа, чтобы НДС попал в книгу покупок.

Оплата отражается документом «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». После её проведения задолженность по 60.01 закроется. Если оплата была авансом, при поступлении акта программа автоматически зачтёт аванс со счёта 60.02.

Как начислить аренду арендодателю

Если организация сдаёт имущество в аренду, доход начисляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» из раздела «Продажи». Создайте документ с видом «Услуги (акт)», укажите покупателя-арендатора, договор и услугу с суммой аренды за период.

Ключевой момент — счёт доходов. Если сдача в аренду является основным видом деятельности (код ОКВЭД по аренде указан как основной и доход систематический), используйте счёт 90.01 «Выручка» с номенклатурной группой «Аренда». Если аренда разовая или непрофильная, корректнее отразить доход по кредиту 91.01 «Прочие доходы» — счёт выбирается в настройках счетов учёта номенклатуры или прямо в документе.

Проводки будут следующими: Дт 62.01 — Кт 90.01 (или 91.01) на сумму с НДС и Дт 90.03 (91.02) — Кт 68.02 на сумму НДС. Не забудьте выписать счёт-фактуру арендатору — она создаётся кнопкой «Выписать счёт-фактуру» в документе реализации.

Сравнение вариантов учёта

Аренда как обычная услуга

Подходит для краткосрочных договоров (до 12 месяцев) и аренды малоценных активов. Простой учёт: поступление услуги ежемесячно, без ФСБУ 25/2018.

Учёт по ФСБУ 25/2018

Обязателен для большинства долгосрочных договоров. Требует отражения права пользования активом и дисконтирования обязательств — сложнее, но даёт достоверную отчётность.

Упрощённый учёт для малого бизнеса

Организации с упрощённым учётом вправе не применять ФСБУ 25/2018 и учитывать аренду как обычные услуги. Право закрепляется в учётной политике.

Начисление аренды по ФСБУ 25/2018

Для договоров аренды сроком более 12 месяцев (кроме льготных случаев) арендатор обязан признать право пользования активом (ППА) и обязательство по аренде. В 1С:Бухгалтерии это делается документом «Поступление в лизинг» из раздела «ОС и НМА» — несмотря на название, он используется и для обычной аренды по ФСБУ 25/2018.

В документе укажите предмет аренды, общую сумму платежей по договору и график платежей. Программа рассчитает приведённую стоимость обязательства с учётом дисконтирования — ставку дисконтирования нужно указать вручную, обычно берут ставку привлечения заёмных средств организации. На счёте 01.03 отразится ППА, на 76.07.1 — обязательство по аренде.

Дальнейший учёт выполняется автоматически при закрытии месяца: регламентные операции начисляют амортизацию ППА (Дт 26 — Кт 02.03) и проценты по обязательству (Дт 91.02 — Кт 76.07.5). Ежемесячный платёж отражается как оплата поставщику, а начисление арендной платы — документом поступления услуг на счёт 76.07.1.

Автоматизация: регулярное начисление аренды

Если аренда начисляется ежемесячно на одну и ту же сумму, не обязательно каждый раз создавать документ вручную. Самый простой способ — скопировать прошлый документ поступления (кнопка «Скопировать» или F9 в списке документов) и изменить дату и период услуги. Это сохраняет все счета и статьи затрат.

Второй вариант — «Типовые операции» из раздела «Операции». Настройте шаблон один раз с нужными счетами и суммами, а затем создавайте операции по шаблону ежемесячно. Минус способа: типовая операция не формирует счёт-фактуру и взаиморасчёты автоматически, поэтому для учёта с НДС лучше копировать полноценный документ поступления.

У арендодателя удобно использовать «Реализацию по графику» или просто копирование реализации с последующей выпиской УПД. Если арендаторов много, имеет смысл завести отдельную номенклатурную группу «Аренда» — это упростит анализ доходов в отчётах.

1. 1
   Скопируйте прошлый документ поступления услуг аренды или создайте новый
2. 2
   Проверьте дату, период услуги, сумму и ставку НДС
3. 3
   Убедитесь, что счёт затрат и статья затрат соответствуют текущему месяцу
4. 4
   Зарегистрируйте счёт-фактуру арендодателя
5. 5
   Проведите закрытие месяца и проверьте проводки в оборотно-сальдовой ведомости

Проверка результата и типичные ошибки

После начисления аренды откройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60.01 (или 62.01 у арендодателя) с детализацией по контрагенту. Сальдо должно соответствовать реальной задолженности: если аренда начислена, но не оплачена — кредитовое сальдо у арендатора, если оплачена — нулевое.

Дополнительно проверьте карточку счёта затрат (26, 44, 25): сумма аренды должна попасть в дебет нужного счёта за нужный месяц. Если при закрытии месяца аренда «не распределилась» или попала в нераспределённые расходы — почти всегда причина в неверной статье затрат или пустом подразделении.

Частые ошибки: начисление аренды дважды за один период из-за копирования документа без смены даты; указание НДС «сверху» вместо «в том числе», из-за чего сумма расходов искажается; отражение аренды по ФСБУ 25/2018 одновременно и как услуги, и через поступление в лизинг — это задваивает расходы. Ещё одна типичная проблема — разрыв между датой акта и периодом услуги: расход должен попасть в месяц, за который начислена аренда.

Ограничения и когда нужен специалист

Самостоятельно безопасно настраивать и вести стандартный учёт: ежемесячные услуги аренды, оплату, сверку расчётов. Это типовые операции, ошибки в которых легко исправить сторнированием или корректировкой документа.

Привлеките бухгалтера или консультанта по 1С, если: договор аренды содержит выкупную стоимость, переменные платежи, привязанные к индексам, или неразрывно связан с улучшениями арендованного имущества; требуется ретроспективный переход на ФСБУ 25/2018 за прошлые периоды; аренда в валюте с пересчётом по курсу. В этих случаях ошибка в настройке приведёт к системному искажению отчётности, которое сложно исправить задним числом.

Часто задаваемые вопросы

Каким документом начислить аренду, если акт приходит в следующем месяце?

Расход следует признавать в том периоде, к которому относится услуга. Если акт пришёл позже, введите документ датой получения, но убедитесь, что период услуги указан корректно, либо отразите аренду в нужном месяце после получения документов, скорректировав при необходимости декларацию. На практике многие организации договариваются с арендодателем о своевременной выдаче актов.

Нужно ли применять ФСБУ 25/2018, если организация на УСН?

Упрощённая система налогообложения не освобождает от бухгалтерского учёта и ФСБУ 25/2018. Однако организации, ведущие упрощённый бухгалтерский учёт (малые предприятия), вправе учитывать аренду по платежам без признания ППА — это право нужно закрепить в учётной политике.

Как отразить арендную плату без НДС, если арендодатель на спецрежиме?

В документе поступления укажите ставку «Без НДС». Проводка по счёту 19 не сформируется, вся сумма попадёт в расходы. Счёт-фактуру регистрировать не нужно.

Что делать, если сумма аренды изменилась в середине года?

При обычном учёте просто начисляйте новую сумму с месяца изменения на основании дополнительного соглашения. При учёте по ФСБУ 25/2018 изменение платежей требует пересмотра обязательства по аренде — в 1С это отражается документом «Изменение условий аренды (лизинга)» с пересчётом ППА и графика.

Как проверить, что задолженность по аренде закрыта полностью?

Сформируйте «Анализ субконто» или оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60.01 (62.01) по конкретному контрагенту и договору. Нулевое сальдо на конец периода означает, что начисления и оплаты совпали. Для формальной сверки используйте «Акт сверки расчётов» из раздела «Покупки» или «Продажи».