Как начислить займ в 1С 8.3: проводки и порядок отражения

Отражение займа в 1С 8.3 зависит от того, кто выступает заимодавцем: организация выдала заём сотруднику, контрагенту или, наоборот, получила деньги от учредителя либо банка. От этого выбирается счёт учёта, документ и состав проводок. Ошибка на первом шаге приводит к неверным остаткам по расчётам и искажению отчётности.

В типовой «1С:Бухгалтерии 8.3» нет единого документа «Займ» для всех ситуаций. Часть операций оформляется банковскими и кассовыми документами, часть — вручную через «Операции, введённые вручную». Начисление процентов чаще всего делается ручной операцией, потому что типовой механизм автоматического расчёта процентов по договорам займа в базовой конфигурации ограничен.

Ниже разобраны основные сценарии: выдача займа сотруднику и контрагенту, получение займа от учредителя или банка, начисление процентов, возврат и проверка остатков. Примеры проводок приведены по правилам Плана счетов бухгалтерского учёта.

Какие счета использовать для займов в 1С 8.3

Выбор счёта — ключевой момент, потому что в 1С именно счёт в документе определяет проводку. Перед отражением займа определите роль организации и срок договора.

Для процентов удобно завести отдельные субсчета, например 66.03 «Проценты по краткосрочным займам» и 67.04 «Проценты по долгосрочным займам». Это упрощает расшифровку отчётности и контроль начислений. Добавление субсчетов выполняется в разделе «Главное — План счетов» кнопкой «Создать» с указанием родительского счёта.

Выдача займа сотруднику

Заём работнику выдаётся через кассу или банк. Для безналичной выплаты создайте документ «Банк и касса — Банковские выписки — Списание». Вид операции выберите «Прочее списание» (в некоторых релизах — «Прочие расходы»), а в поле «Счёт дебета» укажите 73.01 и сотрудника в субконто.

Проводка будет: Дт 73.01 Кт 51 — выдан заём сотруднику. При выдаче наличными используйте «Кассовые документы — Выдача наличных» с тем же счётом дебета: Дт 73.01 Кт 50. Сумма и дата проводки должны совпадать с договором займа и платёжным поручением.

Проценты по займу сотруднику начисляют ежемесячно операцией вручную: Дт 73.01 Кт 91.01 — начислены проценты. Если проценты по договору удерживаются из зарплаты, дополнительно делается проводка Дт 70 Кт 73.01 в месяце удержания.

Выдача займа контрагенту

Процентный заём другой организации или ИП — это финансовое вложение, поэтому используется счёт 58.03. Создайте документ списания с расчётного счёта с видом операции «Прочее списание», укажите счёт дебета 58.03, контрагента и договор. Проводка: Дт 58.03 Кт 51.

Начисление процентов выполняется ежемесячно документом «Операции, введённые вручную» (раздел «Операции»). Проводка: Дт 76.09 (или 58.03, если проценты капитализируются по договору) Кт 91.01 — начислены проценты по выданному займу. Сумму считайте по формуле из договора: сумма займа × ставка / 365 (366) × число дней пользования.

Поступление процентов отразите банковской выпиской: Дт 51 Кт 76.09. Возврат основного долга: Дт 51 Кт 58.03. Важно, чтобы вид операции в поступлении позволял указать нужный счёт кредита — обычно это «Прочее поступление».

1. 1
   Создайте договор с видом «Прочее» в карточке контрагента
2. 2
   Оформите списание с расчётного счёта: Дт 58.03 Кт 51
3. 3
   Ежемесячно начисляйте проценты ручной операцией: Дт 76.09 Кт 91.01
4. 4
   Отразите поступление процентов: Дт 51 Кт 76.09
5. 5
   При возврате займа сделайте проводку Дт 51 Кт 58.03 и сверьте остаток по счёту 58.03 — он должен закрыться

Получение займа от учредителя или банка

Если организация — заёмщик, деньги приходят на счёт 66 (срок до 12 месяцев) или 67 (свыше 12 месяцев). Создайте документ «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Прочее поступление» и укажите счёт кредита 66.03 или 67.03. Проводка: Дт 51 Кт 66 (67) — получен заём.

Проценты по полученному займу — прочий расход. Начисление делается ручной операцией в последний день месяца: Дт 91.02 Кт 66.04 (67.04). Уплата процентов: Дт 66.04 Кт 51. Возврат основного долга: Дт 66.03 Кт 51.

Если заём получен от учредителя беспроцентно, дохода у организации не возникает — проводки ограничиваются получением и возвратом. Однако заём от взаимозависимого лица может попасть под правила контролируемых сделок, поэтому условия договора стоит согласовать с налоговым консультантом.

Начисление процентов: как посчитать и проверить

Типовая «1С:Бухгалтерия» не рассчитывает проценты по займам автоматически — сумму вводят вручную. Формула: С = З × Ст / 365 × Д, где З — остаток долга, Ст — годовая ставка, Д — число дней в периоде. Для високосного года делитель 366, если это предусмотрено договором.

Начисляйте проценты ежемесячно, даже если по договору они уплачиваются в конце срока, — это требование метода начисления. Для удобства сохраните ручную операцию как шаблон: после создания операции откройте её и используйте функцию копирования в следующий месяц, изменив сумму и дату.

Контрольные точки

Как проверить результат

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 58.03 (73.01)

Норма

Остаток равен невозвращённой сумме основного долга

Тревожный признак

Остаток не совпадает с договором или есть минусовые суммы

ОСВ по счёту 76.09 по контрагенту

Норма

Остаток равен начисленным, но неуплаченным процентам

Тревожный признак

Проценты «висят» после их фактической оплаты

Анализ счёта 91

Норма

Процентный доход/расход попадает в отчёт о финансовых результатах

Тревожный признак

Проводки сделаны на неверный субсчёт 91 или в другой период

Типичные ошибки при учёте займов в 1С

Самая частая проблема — неверный вид операции в банковском документе. Если выбрать «Расчёты с контрагентами» вместо «Прочее списание», программа поставит счёт 60 или 76 вместо 58.03, и заём «зависнет» в расчётах с поставщиками. Исправляется это изменением вида операции и счёта в документе с последующим перепроведением.

Вторая ошибка — начисление процентов только в момент уплаты. При методе начисления это искажает финансовый результат периодов и налог на прибыль. Третья типичная ситуация — смешение основного долга и процентов на одном субсчёте, из-за чего невозможно корректно заполнить баланс и отчёт о финансовых результатах.

FAQ

Можно ли оформить заём в 1С 8.3 без ручных операций?

Полностью без ручных операций обойтись сложно: выдача и возврат денег оформляются банковскими и кассовыми документами с ручным выбором счёта, а начисление процентов в типовой «1С:Бухгалтерии» делается только операцией вручную. Автоматизировать можно лишь копирование операции по месяцам.

На какой счёт ставить беспроцентный заём, выданный контрагенту?

Однозначной нормы нет: часть организаций использует 76.09, часть — 58.03. Выбранный вариант закрепите в учётной политике и применяйте последовательно, чтобы отчётность была сопоставима по периодам.

Как отразить частичный возврат займа?

Поступлением на расчётный счёт с видом операции «Прочее поступление» на фактическую сумму: Дт 51 Кт 58.03 (или 73.01). Остаток по счёту после проведения должен равняться невозвращённой части долга — сверьте его с договором и графиком платежей.

Нужно ли начислять НДС на проценты по займу?

Нет, выдача займа и проценты по нему не облагаются НДС. Поэтому в ручной операции по начислению процентов никаких движений по НДС быть не должно — только бухгалтерские проводки по счетам 76 и 91.

Что делать, если заём выдан в прошлом периоде, а в 1С не отражён?

Внесите документы задним числом в том периоде, к которому они относятся, и перепроведите закрытие месяца. Если период закрыт и отчётность сдана, исправление оформляется в текущем периоде с корректировкой по правилам исправления ошибок — при значительных суммах лучше согласовать порядок с аудитором.

Как проверить, что заём полностью закрыт?

Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 58.03, 73.01, 66, 67 и 76.09 с отбором по контрагенту или сотруднику. После возврата долга и уплаты всех процентов остатки по всем связанным субсчетам должны быть нулевыми.