Как начислить НДФЛ по договору займа в 1С

Когда организация выдаёт сотруднику заём под низкий процент или беспроцентный, у заёмщика возникает материальная выгода от экономии на процентах. С этой выгоды организация как налоговый агент обязана исчислить и удержать НДФЛ. В программах 1С этот расчёт автоматизирован, но только при условии, что договор займа корректно зарегистрирован в учёте.

Ошибки в отражении займов — частая причина доначислений при проверках: программа либо не считает выгоду вовсе, либо считает её неверно из-за неправильно указанной ставки или даты. Ниже разобран порядок действий в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и в 1С:Бухгалтерии, условия возникновения НДФЛ и способы проверить результат.

Инструкция ориентирована на типовые конфигурации без глубоких доработок. Если ваша база существенно изменена, названия документов и разделов могут отличаться.

Когда по займу возникает НДФЛ

Налог появляется только в одном случае: заёмщик-физлицо экономит на процентах. Это происходит, если ставка по договору ниже двух третей ключевой ставки Центрального банка (для рублёвых займов) или ниже установленного порога для валютных займов. Беспроцентный заём — частный случай: выгода считается от полной величины двух третей ключевой ставки.

Материальная выгода определяется на последнее число каждого месяца пользования займом, даже если проценты уплачиваются реже или заём ещё не возвращён. Сам возврат основной суммы долга доходом не является и НДФЛ не облагается.

Есть важное освобождение: выгода не облагается налогом, если заём целевой — на покупку или строительство жилья (а также земли под жильё) и сотрудник подтвердил право на имущественный вычет уведомлением из налоговой инспекции. Пока уведомления нет, налог начисляется в общем порядке.

Ставка налога и формула расчёта

Материальная выгода от экономии на процентах облагается НДФЛ по повышенной ставке — традиционно 35% для налоговых резидентов, это отдельная ставка, не связанная с основной шкалой по зарплате. Для нерезидентов применяется ставка 30%. Ставку программа подставляет автоматически по виду дохода, но проверить её стоит, особенно если сотрудник менял налоговый статус в течение года.

Логика расчёта выгоды за месяц: сумма займа умножается на две трети ключевой ставки, делится на число дней в году и умножается на число дней пользования займом в месяце. Из полученной величины вычитаются проценты, фактически начисленные по договору за тот же период. Положительная разница — налогооблагаемая база.

Ключевая ставка берётся на дату получения дохода, то есть на последнее число месяца. Если ЦБ менял ставку в течение года, программа должна подтягивать актуальное значение на каждую отчётную дату — это одна из причин регулярно обновлять конфигурацию.

Начисление НДФЛ по займу в 1С:ЗУП

В 1С:Зарплата и управление персоналом расчёт ведётся автоматически, если заём оформлен специальным документом. Раздел с займами находится в подсистеме зарплаты: «Зарплата» → «Займы сотрудникам» (в разных релизах возможен путь через «См. также»).

Сначала создайте документ «Договор займа сотруднику». Укажите сотрудника, сумму, дату выдачи, срок, процентную ставку (для беспроцентного займа — ноль), порядок погашения и удержания. На основании договора при фактической выдаче денег оформляется документ выдачи займа — без него расчёт выгоды не начнётся.

Далее всё происходит при ежемесячном документе «Начисление зарплаты и взносов»: на закладке «Займы» программа рассчитывает материальную выгоду, а НДФЛ с неё попадает на закладку «НДФЛ» с соответствующим кодом дохода и ставкой. Удержание налога произойдёт из ближайшей денежной выплаты сотруднику.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Займы сотрудникам» и создайте «Договор займа сотруднику»: сумма, срок, ставка, график погашения
2. 2
   Зарегистрируйте факт выдачи денег документом на основании договора
3. 3
   При необходимости отметьте целевой характер займа и наличие уведомления о вычете
4. 4
   Проведите «Начисление зарплаты и взносов» за месяц и откройте закладку «Займы»
5. 5
   Проверьте на закладке «НДФЛ» строку с доходом в виде матвыгоды и ставкой 35%
6. 6
   Сформируйте расчётный листок сотрудника и сверьте удержанный налог

Отражение займа и НДФЛ в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии типовая автоматизация займов сотрудникам слабее. Если учёт зарплаты ведётся в этой же базе (упрощённый режим), материальную выгоду чаще всего приходится рассчитывать вручную и отражать документом «Операция, введённая вручную» или отдельной операцией по учёту НДФЛ, в зависимости от релиза.

Сам заём выдаётся проводкой по дебету счёта 73.01 «Расчёты по предоставленным займам» в корреспонденции со счётом денежных средств. Начисление процентов по договору — тоже через 73.01 с отнесением на прочие доходы. Удержание НДФЛ с выгоды отражается записью по дебету 70 (или 73) и кредиту 68.01.

Если сотрудников с займами несколько и расчёт регулярный, практичнее вести зарплатный участок в 1С:ЗУП с синхронизацией в бухгалтерию — ручной расчёт выгоды по каждому месяцу и каждой ставке ЦБ быстро становится источником ошибок.

Где вести расчёт

1С:ЗУП

Подходит при регулярных займах сотрудникам: выгода и НДФЛ считаются автоматически, попадают в отчётность 6-НДФЛ и справки. Ограничение — нужен сам программный продукт и корректная синхронизация с бухгалтерией.

1С:Бухгалтерия, ручной расчёт

Приемлемо для разового займа: выгода считается на калькуляторе, НДФЛ вводится операцией. Ограничение — высокий риск арифметической ошибки и ручное заполнение отчётности.

Проверка расчёта и отчётность

После проведения начислений сверьте результат тремя способами. Во-первых, расчётный листок сотрудника: там должна быть видна строка с материальной выгодой и удержанным с неё налогом. Во-вторых, регистры учёта НДФЛ и отчёт «Анализ НДФЛ» — доход в виде выгоды должен быть выделен отдельным кодом и ставкой.

В-третьих, отчёт 6-НДФЛ: материальная выгода отражается в нём в периоде последнего числа месяца, за который она рассчитана, с указанием даты удержания налога. Если налог удержать не с чего (например, сотрудник уволился и выплат больше нет), сумма попадает в раздел неудержанного налога — это требует отдельного контроля и сообщения в инспекцию.

Для ручной сверки пересчитайте выгоду за один месяц по формуле и сравните с программой. Расхождение в копейках допустимо из-за округления, расхождение в разы — признак неверной ставки ЦБ, даты выдачи или двойного учёта займа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Строка в расчётном листке

Норма

Есть доход «материальная выгода» и НДФЛ с него

Тревожный признак

Выгоды нет, хотя заём действующий и ставка ниже порога

Ставка налога в документе

Норма

35% для резидента, 30% для нерезидента

Тревожный признак

Применена ставка основной шкалы по зарплате

Ключевая ставка в расчёте

Норма

Соответствует ставке ЦБ на последнее число месяца

Тревожный признак

Устаревшее значение — конфигурация давно не обновлялась

6-НДФЛ

Норма

Выгода отражена в периоде расчёта, налог — по дате удержания

Тревожный признак

Сумма есть в учёте, но в отчёт не попала

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — заём выдан, но в программе оформлен только платёжный документ без договора займа. В результате выгода не считается месяцами, а недоимка вскрывается при проверке вместе с пенями и штрафом. Вторая типичная ситуация — неверный статус налогового резидента у сотрудника, из-за чего применяется не та ставка.

Отдельный блок ошибок связан с целевыми жилищными займами: бухгалтер перестаёт начислять налог сразу после получения займа на квартиру, хотя освобождение действует только при наличии уведомления из ИФНС. Обратная ошибка — продолжать удерживать налог, когда уведомление уже предъявлено.

Учтите ограничение по удержаниям: НДФЛ с матвыгоды удерживается из денежных выплат сотруднику, а общий объём удержаний ограничен трудовым законодательством. Если сотрудник в отпуске без содержания и выплат нет, налог копится к удержанию, но перечислить его за счёт средств организации нельзя.

FAQ

Облагается ли НДФЛ сама сумма выданного или возвращённого займа?

Нет. Выдача и возврат основного долга доходом не являются. Налог возникает только с материальной выгоды — экономии на процентах, если ставка по договору ниже установленного порога.

Что делать, если сотруднику не из чего удержать НДФЛ с выгоды?

Налог копится и удерживается из ближайших денежных выплат. Если до конца года удержать не удалось, сумма отражается в отчётности как неудержанная, и об этом нужно сообщить в налоговую инспекцию — дальше налог уплачивает само физлицо по уведомлению.

Нужно ли начислять НДФЛ, если заём выдан под ставку выше двух третей ключевой?

Нет, материальной выгоды в этом случае не возникает, и обязанности налогового агента по НДФЛ с выгоды у организации нет. В программе достаточно корректно указать ставку в договоре — расчёт выгоды даст нулевой результат.

Как отразить в 1С прощение долга по займу?

Прощённая сумма становится доходом сотрудника и облагается НДФЛ уже не как матвыгода, а как обычный доход по общей ставке. В ЗУП его регистрируют отдельным документом дохода, а не через механизм займов.

Почему программа не считает выгоду, хотя договор займа создан?

Чаще всего не оформлен документ фактической выдачи денег на основании договора, не проведено «Начисление зарплаты и взносов» за месяц либо в договоре указана ставка выше пороговой. Проверьте эти три пункта последовательно.