Учет и Финансы · 10 мин
Как начислить НДФЛ физическому лицу за аренду в 1С 8.3
Пошаговая инструкция по начислению НДФЛ с арендной платы физлицу в 1С 8.3: настройка кода дохода 1400, документы, удержание налога, выплата и отчетность 6-НДФЛ.
Когда организация арендует помещение, транспорт или оборудование у физического лица (не ИП), она становится налоговым агентом по НДФЛ: обязана исчислить налог, удержать его при выплате арендной платы и перечислить в бюджет. В 1С 8.3 эта операция отражается по-разному в зависимости от конфигурации — в «Зарплате и управлении персоналом» есть специальные документы, а в «Бухгалтерии предприятия» часть операций приходится выполнять вручную или через операции, введенные вручную.
Ключевой момент — правильный код дохода. Для арендной платы применяется код дохода 1400 «Доходы от сдачи в аренду имущества», а ставка налога для резидентов — 13% (при превышении порога — 15% с суммы превышения), для нерезидентов — 30%. Ошибка в коде дохода приводит к некорректному заполнению справок о доходах и расчета 6-НДФЛ.
Ниже разобран порядок действий для двух типовых сценариев: начисление в 1С:ЗУП 8.3 (если арендодатель оформлен как физлицо в зарплатной программе) и в 1С:Бухгалтерии 8.3 (когда зарплатной конфигурации нет).
Определите статус арендодателя и налоговую базу
Прежде чем заводить документы в 1С, убедитесь, что арендодатель — физическое лицо, а не ИП и не самозанятый. Если арендодатель зарегистрирован как ИП или применяет налог на профессиональный доход (и выдал чек), организация НДФЛ не удерживает — налог платит сам получатель дохода. Удержание налога с самозанятого при наличии чека — ошибка, которая приводит к излишним платежам и претензиям арендодателя.
Налоговая база — вся сумма арендной платы по договору. Если организация дополнительно компенсирует коммунальные платежи, зависящие от потребления (электроэнергия по счетчикам), такие суммы, как правило, не являются доходом арендодателя; фиксированные компенсации, наоборот, могут признаваться налогооблагаемым доходом. Стандартные и имущественные вычеты по таким доходам налоговый агент не предоставляет — физлицо может заявить их самостоятельно через декларацию 3-НДФЛ.
Настройте программу перед начислением
В 1С:ЗУП 8.3 проверьте, что в настройках учетной политики включен учет доходов, выплачиваемых бывшим сотрудникам и сторонним физлицам. Откройте раздел «Налоги и взносы» → «Виды прочих доходов» (или «Налоги и взносы» → «Коды доходов НДФЛ» в зависимости от релиза) и убедитесь, что код 1400 присутствует и активен. Обычно он предустановлен, но при работе в старой базе его может потребоваться добавить вручную.
Заведите физическое лицо в справочнике «Физические лица» (ЗУП) или «Контрагенты» с видом «Физическое лицо» (БП). Заполните ФИО, ИНН, дату рождения, статус налогоплательщика (резидент/нерезидент) — от этих данных зависит ставка налога и корректность отчетности. ИНН крайне желателен: без него возможны проблемы при сдаче сведений о доходах.
Начислите доход и НДФЛ в 1С:ЗУП 8.3
Если арендодатель не является сотрудником, используйте документ «Начисление прочих доходов» (раздел «Зарплата» → «Начисления прочих доходов» либо «Налоги и взносы» → «Прочие доходы», название зависит от релиза). В документе укажите физлицо, вид дохода с кодом 1400, дату получения дохода и сумму арендной платы. Программа автоматически рассчитает НДФЛ по ставке, соответствующей статусу физлица.
Если арендодатель одновременно является сотрудником организации, доход от аренды можно отразить тем же документом прочих доходов — не смешивайте его с зарплатными начислениями, иначе нарушится структура отчетности и даты получения дохода. Дата получения дохода по аренде — день фактической выплаты денег, поэтому в документе начисления и в ведомости даты должны быть согласованы.
- 1Проверьте код дохода 1400 в справочнике видов прочих доходов
- 2Заведите физлицо с ИНН и статусом резидента
- 3Создайте документ «Начисление прочих доходов»: физлицо, код 1400, сумма аренды
- 4Проверьте рассчитанный НДФЛ (13% от суммы для резидента)
- 5Создайте ведомость на выплату с видом «Прочие доходы» и выплатите сумму за минусом НДФЛ
- 6Сформируйте платежное поручение на перечисление налога в бюджет
Отразите операцию в 1С:Бухгалтерии 8.3
В «Бухгалтерии предприятия» без модуля зарплаты начисление аренды физлицу отражается документом «Операция, введенная вручную» (раздел «Операции»). Типовые проводки: Дт счета затрат (26, 44, 20 — в зависимости от назначения аренды) или Дт 76 — Кт 76.05/60 на сумму арендной платы; Дт 76 — Кт 68.01 на сумму удержанного НДФЛ; Дт 76 — Кт 51 (50) на выплату арендодателю за вычетом налога.
Важное ограничение: ручные проводки не формируют автоматически регистры учета НДФЛ, поэтому 6-НДФЛ и справки о доходах по такому физлицу могут заполниться неполностью. В актуальных релизах 1С:Бухгалтерии предусмотрены документы для учета НДФЛ по договорам с физлицами (например, «Операция учета НДФЛ» в разделе «Зарплата и кадры» → «НДФЛ»), если ведется учет зарплаты в этой же базе. Если зарплатный учет в БП не ведется, данные в 6-НДФЛ по арендодателю придется вносить вручную в разделы отчета.
Выплатите доход и перечислите налог
Арендодатель получает сумму за минусом НДФЛ: например, при арендной плате 50 000 ₽ удерживается 6 500 ₽ налога, на руки выплачивается 43 500 ₽. Выплата оформляется ведомостью (в ЗУП) или расходным кассовым ордером / платежным поручением (в БП). В назначении платежа при перечислении на карту корректно указывать, что выплата производится по договору аренды за вычетом НДФЛ.
Удержанный налог перечисляется в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода. Сумма НДФЛ определяется в полных рублях. Перечисление производится в рамках единого налогового платежа — укажите в платежном поручении реквизиты ЕНП, а принадлежность платежа к НДФЛ будет определяться по уведомлению или отчету 6-НДФЛ.
Как проверить результат
Равна арендной плате минус НДФЛ
Выплачена полная сумма — налог не удержан
Не позднее следующего дня после выплаты
Налог перечислен позже — начислят пени
1400 «Доходы от сдачи в аренду»
Код 2000 (зарплата) или пустой код
Доход и налог попали в разделы 1 и 2 за период выплаты
Физлицо отсутствует в расчете
Отразите операцию в отчетности по НДФЛ
По итогам квартала доход арендодателя включается в расчет 6-НДФЛ: сумма арендной платы — в составе начисленных доходов, удержанный налог — в соответствующий период удержания. По итогам года на физлицо формируется справка о доходах и суммах налога (приложение к годовому 6-НДФЛ) с кодом дохода 1400.
В 1С:ЗУП отчеты заполняются автоматически на основании документов начисления и ведомостей — достаточно проверить, что даты выплат и суммы налога совпали с фактическими платежами. В 1С:Бухгалтерии без ведения зарплатного учета сформируйте 6-НДФЛ и проверьте, попал ли арендодатель в расчет; при использовании ручных операций данные по разделу 2 и приложению о доходах вносятся вручную по каждому физлицу.
Проверьте результаты и исправьте ошибки
После проведения всех документов сверьте три суммы: начисленную арендную плату по договору, удержанный НДФЛ и фактическую выплату. В ЗУП для этого используйте отчеты «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» и «Регистр налогового учета по НДФЛ», в БП — оборотно-сальдовую ведомость по счету 68.01 в разрезе физлиц и карточку счета 76 по арендодателю.
Если ошибка обнаружена после сдачи отчетности — например, неверный код дохода или пропущенная выплата — сформируйте корректирующий (уточненный) расчет 6-НДФЛ за соответствующий период. При занижении налога сначала доплатите НДФЛ и пени, затем подавайте уточненку: такой порядок снижает риск штрафа.
Что важно запомнить
НДФЛ с аренды физлицу удерживается по коду дохода 1400, ставка для резидента — 13%. В ЗУП используйте начисление прочих доходов и ведомость, в БП — операции вручную с контролем регистров НДФЛ. Налог перечисляется не позднее следующего дня после выплаты, а корректность отражения проверяется по 6-НДФЛ.
Частые вопросы
Нужно ли удерживать НДФЛ, если арендодатель — самозанятый?
Нет, если он предоставил чек из приложения «Мой налог» на сумму арендной платы. В этом случае он сам уплачивает налог на профессиональный доход, а организация перечисляет ему полную сумму. Без чека риск доначисления НДФЛ остается на налоговом агенте.
Какой код дохода указывать для аренды автомобиля у физлица?
Тот же код 1400 — он применяется к доходам от сдачи в аренду любого имущества, включая транспортные средства и оборудование. Отдельного кода для аренды транспорта не предусмотрено.
Облагаются ли арендные платежи страховыми взносами?
Нет. Выплаты по договорам аренды (имущественного найма) не являются объектом обложения страховыми взносами, поскольку не связаны с выполнением работ или оказанием услуг. Удерживается только НДФЛ.
Что делать, если арендодатель — сотрудник нашей организации?
Доход от аренды отражайте отдельно от зарплаты: документом начисления прочих доходов с кодом 1400. Не включайте арендную плату в расчет заработной платы — у этих доходов разные даты получения и разные коды в отчетности.
Когда перечислять НДФЛ, если аренда выплачена частями?
Налог удерживается при каждой фактической выплате пропорционально выплаченной сумме и перечисляется не позднее следующего дня после каждой выплаты. Нельзя удержать весь налог один раз в конце квартала.
Можно ли предоставить арендодателю имущественный вычет при выплате?
Нет. Налоговый агент по договору аренды предоставляет только стандартные вычеты и то лишь в отдельных случаях. Имущественный и другие вычеты физлицо заявляет самостоятельно, подав декларацию 3-НДФЛ в свою инспекцию.