Как изменить счета учета номенклатуры в 1С:УНФ

Счета учета номенклатуры в 1С:Управление нашей фирмой определяют, на каких счетах бухгалтерского плана будут отражаться поступление, реализация и списание товаров, материалов и готовой продукции. Если счета настроены неверно, документы формируют проводки не на те счета, и в отчетности появляются ошибки, которые сложно искать задним числом.

В УНФ действует гибкая система приоритетов: счета можно задать в карточке конкретной номенклатуры, в группе номенклатуры, в виде номенклатуры или в общих настройках учетной политики. Программа выбирает счет по цепочке от частного к общему. Понимание этой логики — ключ к быстрой и безопасной настройке.

Ниже разобраны все способы изменения счетов учета: от точечной правки одной позиции до массовой настройки для целых групп, а также проверка результата и типичные ошибки, из-за которых проводки «уходят» не туда.

Где в УНФ хранятся счета учета номенклатуры

В конфигурации «Управление нашей фирмой» счета учета номенклатуры задаются на нескольких уровнях. Основное место — карточка номенклатуры (раздел «Закупки» или «Продажи» → «Номенклатура»), где на вкладке «Счета учета» указываются счета запасов, затрат, доходов и НДС. Если поля не заполнены, программа ищет счета на уровне выше.

Второй уровень — группа номенклатуры. Открыв папку в иерархическом списке, можно задать счета сразу для всех входящих в нее позиций. Это удобно, когда, например, все материалы учитываются на счете 10.01, а товары для перепродажи — на 41.01.

Третий уровень — общие настройки: вид номенклатуры и регистр сведений «Счета учета номенклатуры», доступный через раздел «Компания» → «Настройки». Отдельно существуют счета по умолчанию, зашитые в учетную политику организации, — они используются, когда ничего более конкретного не задано.

Как программа выбирает счет: приоритеты

Перед изменением настроек важно понять, какой счет реально подставится в документ. УНФ проверяет источники последовательно и берет первое заполненное значение:

1. Счета, указанные в карточке самой номенклатуры.
2. Счета, заданные для группы, в которую входит позиция.
3. Счета из регистра «Счета учета номенклатуры» для вида номенклатуры или организации.
4. Счета по умолчанию из настроек учетной политики.

Из этого следует практический вывод: если вы поменяли счет в группе, а в документах по-прежнему подставляется старый, скорее всего, в карточке самой позиции задано индивидуальное значение, которое перекрывает групповое. Проверять нужно начиная с самого частного уровня.

Изменение счетов в карточке номенклатуры

Точечная настройка нужна, когда конкретная позиция должна учитываться отдельно от своей группы — например, один товар из общей папки учитывается на счете 45 «Товары отгруженные» или материал передан в переработку.

1. 1
   Откройте раздел «Закупки» или «Продажи» → «Номенклатура»
2. 2
   Найдите нужную позицию и откройте ее карточку
3. 3
   Перейдите на вкладку «Счета учета» (в некоторых версиях — ссылка «Счета учета» в форме)
4. 4
   Укажите счет учета запасов, счет затрат, счет доходов и счет учета НДС по приобретению
5. 5
   Запишите карточку и создайте тестовый документ для проверки проводок

Обратите внимание: изменение счета в карточке влияет только на документы, которые будут созданы после правки. Уже проведенные документы сохраняют старые проводки — их нужно перепроводить вручную при необходимости, а лучше делать это только после закрытия периода не трогая прошлые отчеты.

Настройка счетов для группы номенклатуры

Групповая настройка — самый эффективный способ привести учет в порядок, если позиций много. Откройте список номенклатуры, перейдите в нужную папку (группу) и найдите команду изменения счетов учета — в зависимости от версии УНФ она находится в форме группы или доступна через «Еще» → «Изменить счета учета».

Задайте счета для группы и запишите. Все позиции, у которых в карточках счета не заполнены индивидуально, начнут использовать групповые значения. Новые позиции, добавляемые в эту группу, также унаследуют ее настройки автоматически.

Регистр «Счета учета номенклатуры» и общие настройки

Для настройки на уровне организации откройте раздел «Компания» → «Настройки» и найдите регистр «Счета учета номенклатуры». Здесь можно задать соответствие счетов по видам номенклатуры (товары, материалы, услуги, работы) и по организациям, если в базе ведется несколько юридических лиц.

Этот вариант удобен, когда разные виды номенклатуры принципиально учитываются на разных счетах: услуги не имеют счета запасов, материалы идут на 10-й счет, товары — на 41-й. Один раз настроив регистр, вы избавляете себя от ручного заполнения карточек при заведении новых позиций.

Дополнительно проверьте учетную политику организации («Компания» → «Организации» → вкладка учетной политики): именно оттуда берутся счета по умолчанию, когда не сработал ни один другой уровень.

Сравнение вариантов настройки

Карточка номенклатуры

Подходит для исключений и особых позиций; при большом количестве товаров трудоемко

Группа номенклатуры

Оптимально для массовой настройки; требует продуманной структуры папок

Регистр по видам номенклатуры

Лучший выбор для типовых счетов по категориям; не учитывает тонкие различия внутри вида

Учетная политика

Запасной вариант по умолчанию; полагаться только на него рискованно

Проверка результата после изменения

После любой правки счетов создайте тестовый документ: «Приходная накладная» для проверки счета запасов и НДС, «Расходная накладная» — для счета доходов и списания. Проведите документ и откройте его движения через кнопку «Показать проводки» (Дт/Кт).

Сверьте, что в проводках фигурируют именно те счета, которые вы задали. Если подставилось старое значение — вернитесь по цепочке приоритетов и найдите, какой уровень перекрывает вашу настройку. Для комплексной проверки сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету и убедитесь, что обороты формируются корректно.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки приходной накладной

Норма

Дт указанного счета запасов, НДС на нужном счете

Тревожный признак

Подставился счет из другой настройки или поле пустое

Проводки реализации

Норма

Списание с нужного счета, выручка на корректном счете доходов

Тревожный признак

Себестоимость списывается со старого счета

ОСВ по счету

Норма

Обороты и остатки соответствуют ожиданиям

Тревожный признак

Появились остатки на непредусмотренных счетах

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая проблема — ожидание, что изменение счета пересчитает прошлые документы. Этого не происходит: проводки старых документов сохраняются, и для исправления прошлых периодов требуется перепроведение, что в закрытом периоде делать нельзя без согласования с бухгалтером.

Вторая ошибка — правка счетов в группе при заполненных индивидуальных счетах в карточках. Приоритет карточки выше, поэтому часть позиций продолжит работать по-старому, и расхождение обнаружится только при сверке. Третья типичная ситуация — забытый счет НДС: запасной счет настроен, а счет учета НДС по приобретенным ценностям остался пустым, и входной НДС не принимается к учету корректно.

Часто задаваемые вопросы

Изменятся ли проводки старых документов после смены счета учета?

Нет. Новые счета применяются только к документам, созданным или перепроведенным после изменения настройки. Старые документы сохраняют прежние проводки; чтобы обновить их, документы нужно перепровести, что допустимо только в открытом периоде.

Почему в документе подставляется не тот счет, который я задал в группе?

Скорее всего, в карточке самой номенклатуры заполнен индивидуальный счет — он имеет более высокий приоритет и перекрывает групповую настройку. Откройте карточку позиции и проверьте вкладку «Счета учета».

Можно ли задать разные счета для одной позиции по разным организациям?

Да, через регистр «Счета учета номенклатуры» с указанием организации. Если в базе несколько юридических лиц с разными учетными требованиями, настраивайте соответствия с отбором по организации, а не только по виду номенклатуры.

Что делать, если счета учета в документе вообще пустые?

Это значит, что не заполнен ни один уровень настройки: ни карточка, ни группа, ни регистр, ни учетная политика. Начните с регистра «Счета учета номенклатуры» для вида номенклатуры — это закроет проблему для всех позиций данного вида сразу.

Нужно ли настраивать счета для услуг?

Да, но набор счетов отличается: для услуг не требуется счет учета запасов, зато важны счет затрат и счет доходов. Если оставить их пустыми, документы реализации услуг сформируют неполные проводки.