Учет и Финансы · 9 мин
Как изменить приходный кассовый ордер в 1С
Как изменить приходный кассовый ордер в 1С: редактирование проведённого документа, сторнирование, исправление ошибок в сумме, контрагенте и статье ДДС.
Приходный кассовый ордер (ПКО) — документ, которым в 1С оформляется поступление наличных денег в кассу организации. Ошибиться в нём просто: неверная сумма, не тот контрагент, неправильная статья движения денежных средств или основание. Способ исправления зависит от того, проведён ли документ, закрыт ли период и попал ли ПКО уже в кассовую книгу и отчётность.
Главное правило: пока документ не проведён, его можно менять свободно. Если документ проведён, но период ещё открыт, ордер редактируется напрямую с перепроведением. Если же период закрыт, кассовая книга сформирована и подписана, а данные ушли в отчётность, править документ «задним числом» нельзя — потребуется сторнирование или корректировочный документ текущей датой.
Где найти приходный кассовый ордер в 1С
В типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» ордера находятся в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы» или сразу в подменю «Приходные кассовые ордера». В списке документов удобно установить отбор по дате, контрагенту или номеру, чтобы быстро найти нужный ордер.
Если документов много, воспользуйтесь поиском по номеру ПКО или сумме через строку поиска в журнале. Также найти ордер можно через документ-основание: например, открыть реализацию товаров и перейти по ссылке связанных документов — там будет виден созданный на её основе ПКО.
В конфигурациях «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» путь похожий: раздел «Казначейство» или «Финансы» → «Кассовые ордера». Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии и настроек интерфейса.
Как изменить непроведённый ПКО
Непроведённый документ — самый простой случай. Он не формирует проводок и не влияет ни на какие отчёты, поэтому редактируется без ограничений. Пометка о том, что документ не проведён, видна в журнале: у такого документа нет «зелёной» отметки проведения.
Откройте ордер двойным щелчком, измените нужные поля — сумму, контрагента, статью ДДС, основание, дату — и нажмите «Провести и закрыть». Если документ ранее был помечен на удаление, сначала снимите пометку через контекстное меню «Снять пометку удаления».
Как изменить проведённый ПКО в открытом периоде
Если документ проведён, но месяц ещё не закрыт, его можно отредактировать напрямую. При повторном проведении программа автоматически заменит старые проводки новыми — никаких «двойных» записей не возникнет.
Порядок действий стандартный: откройте документ, внесите исправления, нажмите «Провести и закрыть». Если кнопки редактирования недоступны и поля заблокированы, проверьте, не стоит ли запрет изменения данных (об этом ниже) и хватает ли прав.
- 1Откройте раздел «Банк и касса» → «Приходные кассовые ордера»
- 2Найдите нужный документ по номеру, дате или контрагенту
- 3Откройте ордер и исправьте ошибочные поля
- 4Нажмите «Провести и закрыть»
- 5Проверьте проводки через кнопку «Дт/Кт» и кассовую книгу за этот день
После перепроведения обязательно проверьте результат. Нажмите кнопку показа проводок (обычно «Дт/Кт» в командной панели документа) и убедитесь, что сумма и корреспонденция счетов соответствуют исправленным данным. Затем сформируйте кассовую книгу за день документа — там должна отразиться актуальная запись.
Изменение суммы ордера
Сумма ПКО влияет на остаток по кассе, поэтому после её изменения сверьте кассовый остаток с фактическим. Если ордер создан на основании другого документа (реализации, возврата от подотчётного лица), при изменении суммы проверьте, не нарушилась ли связь взаиморасчётов: сумма оплаты должна соответствовать задолженности.
Изменение контрагента и статьи ДДС
Смена контрагента меняет аналитику взаиморасчётов — проверьте, что долг закрывается по нужному покупателю. Статья движения денежных средств влияет на отчёт о движении денежных средств (ОДДС): после исправления пересформируйте отчёт и убедитесь, что сумма попала в правильную строку.
Что делать, если период закрыт
Когда месяц или квартал закрыт, кассовая книга распечатана и подписана, а данные включены в отчётность, редактировать документ задним числом нельзя. Это нарушит уже сданную отчётность и вызовет расхождения с кассовой книгой. В этом случае применяются корректирующие записи текущей датой.
Типовые варианты исправления в закрытом периоде:
- Сторнирование. Создайте документ «Сторнирование» (раздел «Операции» → «Сторнирование документа») или операцию, введённую вручную, с обратными проводками на сумму ошибочного ордера. Затем оформите новый ПКО с правильными данными текущей датой.
- Корректировка через операцию вручную. Если ошибка касается только аналитики (статья ДДС, контрагент), иногда достаточно ручной операции, переносящей сумму на правильную аналитику, без пересоздания кассового документа.
- Уточнённая отчётность. Если ошибка существенна и влияет на уже сданные декларации, может потребоваться уточнённая декларация — этот вопрос решается с главным бухгалтером.
Почему документ не редактируется: типичные причины
Если поля документа заблокированы или программа выдаёт ошибку при проведении, причина обычно одна из перечисленных ниже. Определите свою ситуацию и действуйте соответствующим образом.
Как выбрать действие
Дата запрета редактирования — частая причина блокировки. Её устанавливает администратор или главный бухгалтер, чтобы защитить закрытые периоды. Самостоятельно сдвигать эту дату без согласования не стоит: это может привести к случайным изменениям в сданной отчётности.
Проверка результата после исправления
После любого изменения ПКО выполните контрольные проверки, чтобы убедиться, что учёт остался корректным. Это займёт несколько минут, но избавит от расхождений при закрытии месяца.
Как проверить результат
Сумма и корреспонденция счетов соответствуют исправленным данным
Проводки отсутствуют или содержат старые значения
Ордер отражён с актуальной суммой, остаток на конец дня сходится
В книге старая сумма или документ отсутствует
Остаток по кассе совпадает с фактическим наличием денег
Есть расхождение с фактическим остатком
Сумма попала в нужную статью, задолженность закрыта корректно
Сумма висит на неверной статье или долг не закрыт
Если после перепроведения остаток по кассе не сходится, проверьте соседние кассовые документы за тот же день — возможно, ошибка была не в одном ордере. Также убедитесь, что нумерация ордеров за день не нарушена: при печати кассовой книги документы должны идти по порядку.
Частые вопросы
Можно ли изменить дату приходного кассового ордера?
Да, если период открыт. Однако перенос даты меняет кассовую книгу обоих дней — и того, откуда убрали документ, и того, куда перенесли. Убедитесь, что нумерация ордеров в новом дне остаётся последовательной, а остатки по кассе сходятся. В закрытом периоде дату не меняют — оформляют новый документ текущей датой.
Что делать, если ПКО ошибочно создан и вообще не нужен?
Если период открыт, пометьте документ на удаление (кнопка «Пометить на удаление»), а затем удалите через «Операции» → «Удаление помеченных объектов». Если период закрыт, документ не удаляют — делают сторнирующую запись. Помните: удаление разрывает нумерацию ордеров, поэтому иногда корректнее оставить документ помеченным, а не удалять физически.
Как исправить ПКО, если он выгружен в банк или отправлен в другую программу?
ПКО — внутренний кассовый документ, в банк он не выгружается. Но если данные синхронизируются между конфигурациями (например, из «Управления торговлей» в «Бухгалтерию»), исправляйте документ в той программе, где он создан, и повторите обмен. Иначе после синхронизации старые данные могут вернуться.
Почему после изменения ПКО не сходится кассовая книга?
Чаще всего кассовую книгу просто не пересформировали после правки — сформируйте её заново за нужный день. Также проверьте, нет ли в этот день других изменённых или непроведённых кассовых документов и не установлен ли в отчёте отбор по другой кассе или организации.
Кто имеет право изменять приходные кассовые ордера?
В типовых настройках — пользователи с ролями бухгалтера, кассира или полными правами. Конкретный набор прав зависит от настройки ролей в вашей базе. Если прав не хватает, обратитесь к администратору 1С: он назначит нужную роль или откроет доступ к кассовым документам.
Что важно запомнить
Непроведённый ПКО и ордер в открытом периоде редактируются напрямую с последующим перепроведением. В закрытом периоде документ не правят, а сторнируют и оформляют корректировку текущей датой. После любого изменения проверяйте проводки, кассовую книгу и остаток по счёту 50.