Как изменить кассира в 1С 8.3 Бухгалтерия

Кассир в 1С 8.3 Бухгалтерия подставляется в кассовые документы и печатные формы автоматически — из настроек ответственных лиц организации или из данных текущего пользователя. Когда сотрудник увольняется, уходит в отпуск или кассовые операции передают другому работнику, ФИО кассира в приходных и расходных ордерах нужно сменить. Иначе в первичных документах окажется человек, который фактически денежные операции не проводил, и это создаст проблемы при проверках.

Замена кассира выполняется двумя путями: через карточку организации в разделе ответственных лиц — это влияет на все новые документы, или точечно — в конкретном приходном или расходном кассовом ордере. Выбор зависит от того, нужно ли поменять кассира «на постоянной основе» или только в отдельных документах задним числом.

Ниже разобраны оба сценария: где хранится значение кассира, как его изменить, что произойдёт с уже проведёнными документами и как проверить, что в печатных формах ПКО и РКО выводятся корректные данные.

Где в 1С хранится информация о кассире

В конфигурации «Бухгалтерия предприятия 8.3» нет отдельного справочника «Кассиры». ФИО кассира программа берёт из регистра сведений «Ответственные лица организаций», который привязан к карточке организации. Там же хранятся данные о руководителе, главном бухгалтере и других лицах, чьи подписи выводятся в печатных формах.

Когда вы создаёте приходный или расходный кассовый ордер, программа при проведении или печати обращается к этому регистру и подставляет сотрудника, назначенного кассиром на дату документа. Это важно: значение определяется не «последней записью», а записью, действующей на конкретную дату. Поэтому корректно заведённая история ответственных лиц позволяет печатать документы разных периодов с разными кассирами без ручных правок.

Дополнительный источник — поле «Ответственный» в самом документе. Оно влияет на аналитику и отборы, но в типовых печатных формах ПКО и РКО подпись кассира берётся именно из ответственных лиц организации. Путать эти два поля — частая причина вопросов «почему кассир не поменялся».

Как изменить кассира через ответственных лиц организации

Это основной способ, который подходит, когда кассир меняется постоянно или на длительный период: увольнение, перевод, длительный отпуск. Изменение затронет все новые документы, а при правильно указанной дате — корректно разделит и старые периоды.

Порядок действий в типовом интерфейсе «Такси»:

1. 1
   Откройте раздел «Главное» — «Реквизиты организации» (или «Справочники» — «Организации») и выберите нужную организацию.
2. 2
   В карточке организации найдите и нажмите ссылку «Ответственные лица».
3. 3
   В открывшемся списке нажмите «Создать».
4. 4
   В поле «Ответственное лицо» выберите значение «Кассир» (или «Кассир (ответственный)» — название зависит от релиза).
5. 5
   Укажите физическое лицо из справочника «Физические лица» и при необходимости сотрудника.
6. 6
   Заполните дату, с которой действует назначение, и запишите элемент.
7. 7
   Создайте тестовый ПКО и откройте его печатную форму — в подписи кассира должно быть новое ФИО.

Обратите внимание на дату начала действия. Если новый кассир работает, например, с 1-го числа месяца, а вы заводите запись позже, укажите именно фактическую дату начала. Тогда документы до этой даты продолжат печататься со старым кассиром, а после — с новым. Это правильное поведение, а не ошибка программы.

Если нужного физического лица нет в списке выбора, его сначала нужно завести в справочнике «Физические лица» (раздел «Справочники» или «Зарплата и кадры» в зависимости от настроек). Убедитесь, что ФИО введено полностью и без сокращений — именно в таком виде оно попадёт в печатную форму.

Как заменить кассира в отдельном документе

Иногда глобально ничего менять не нужно: требуется исправить кассира в одном-двух ордерах, например, если документ провели в день, когда основной кассир отсутствовал, а операцию выполнял подменный сотрудник. В этом случае историю ответственных лиц трогать не обязательно.

Откройте нужный приходный или расходный кассовый ордер из журнала «Кассовые документы» (раздел «Банк и касса»). В зависимости от релиза конфигурации поле с кассиром может быть доступно прямо в форме документа или подставляться только при печати. Если поле доступно — выберите нужное физическое лицо, перепроведите документ и заново сформируйте печатную форму.

Если в форме документа поля кассира нет, значение жёстко берётся из ответственных лиц на дату документа. Тогда вариантов два: завести в ответственных лицах запись с коротким периодом действия (с даты документа по дату документа или до даты возврата основного кассира) либо скорректировать документ через механизм ручной корректировки, если он предусмотрен вашим релизом.

Замена кассира задним числом

Ситуация «нужно поменять кассира в прошлом месяце или прошлом квартале» решается через историю ответственных лиц: добавьте записи с точными датами действия каждого кассира. После этого перепроведите документы нужного периода и заново распечатайте формы. Учтите, что перепроведение документов закрытого периода может потребовать снятия даты запрета редактирования — это операция с последствиями, о которой ниже.

Как проверить, что кассир изменился в печатных формах

После любого способа замены результат нужно проверить на печатной форме, а не только в форме документа. Откройте приходный кассовый ордер, нажмите «Печать» — «Приходный кассовый ордер (КО-1)» и посмотрите подписи внизу формы. То же самое сделайте для расходного ордера — форма КО-2.

Проверяйте документы разных дат: один до даты смены кассира, один после. В первом должен остаться прежний кассир, во втором — новый. Если в обоих документах одно и то же ФИО, значит дата начала действия записи в ответственных лицах указана неверно или запись создана с ошибкой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма ПКО (КО-1)

Норма

В строке подписи кассира — новое ФИО для документов после даты назначения

Тревожный признак

Старое ФИО или пустая строка подписи

Документы до даты смены

Норма

Печатаются с прежним кассиром

Тревожный признак

Во всех документах новый кассир — дата начала действия заведена неправильно

Список ответственных лиц

Норма

Записи идут в хронологии, без пересекающихся периодов по одной должности

Тревожный признак

Несколько записей «Кассир» с одинаковой датой начала

Типичные ошибки при смене кассира

Большинство проблем связано не с самой процедурой, а с непониманием, откуда программа берёт данные. Разберём частые случаи.

Отдельная ситуация — несколько организаций в одной базе. Ответственные лица задаются для каждой организации отдельно. Если кассир сменился только в одной из них, проверьте, что вы редактируете карточку именно той организации, документы которой печатаете.

Ограничения и нюансы разных сценариев

В базовых версиях 1С:Бухгалтерии действует ограничение на одну организацию и одного пользователя, но механизм ответственных лиц работает так же. В версиях ПРОФ и КОРП различий в процедуре смены кассира нет — отличается только состав доступных разделов.

Если в базе ведётся учёт по обособленным подразделениям с выделенными кассами, уточните в настройках, как формируются подписи: в типовой конфигурации кассир всё равно привязан к организации, а не к подразделению. Для нестандартных требований (разные кассиры по кассам) может понадобиться доработка печатных форм — эту задачу лучше поручить специалисту по 1С, а не решать ручными правками каждого документа.

Если кассовые документы приходят в бухгалтерию из другой программы (например, из 1С:Управление торговлей или розничного решения) через обмен, кассир может подставляться на стороне источника. В этом случае сначала проверьте настройки ответственных лиц в той программе, откуда документы выгружаются.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Кассир сменился постоянно или надолгоСоздайте новую запись в «Ответственных лицах» карточки организации с фактической датой начала

Нужно исправить кассира в одном-двух документахПроверьте наличие поля кассира в форме документа; если его нет — добавьте запись в ответственные лица с коротким периодом действия

Меняется кассир задним числом в закрытом периодеСделайте резервную копию, согласуйте с главным бухгалтером и только потом перепроводите документы

Документы приходят из другой программы по обменуМеняйте кассира в программе-источнике и повторите выгрузку

Частые вопросы

Почему в печатной форме ПКО кассир не изменился после правки ответственных лиц?

Чаще всего документ не был перепроведён после изменения данных, либо дата начала действия новой записи позже даты документа. Откройте документ, перепроведите его и заново сформируйте печатную форму. Также проверьте, что вы редактировали ответственных лиц той же организации, которая указана в документе.

Можно ли указать разных кассиров для ПКО и РКО?

В типовой конфигурации подпись кассира в обеих формах берётся из одной записи ответственных лиц, поэтому штатно разделить кассиров по видам документов нельзя. Если такое требование критично, потребуется доработка печатных форм программистом.

Что будет со старыми документами после смены кассира?

Если вы добавили новую запись с датой начала действия, а не отредактировали старую, документы до этой даты продолжат печататься с прежним кассиром. Если старую запись перезаписали — история потеряна, и все документы будут выводить новое ФИО. Восстановить можно, вручную заведя записи с корректными датами.

Нужно ли менять кассира в настройках пользователя?

Нет. Пользователь информационной базы и кассир в документах — разные сущности. Кассир определяется записью в ответственных лицах организации, а не тем, кто вошёл в программу и создал документ.

Как сменить кассира, если нужного сотрудника нет в списке выбора?

Сначала заведите его в справочнике «Физические лица» с полными ФИО. Если учёт по сотрудникам ведётся, может потребоваться также карточка сотрудника. После этого физическое лицо станет доступно для выбора в ответственных лицах.

Влияет ли смена кассира на кассовую книгу?

Листы кассовой книги формируются на основе проведённых ПКО и РКО, а подписи в отчёте кассира берутся из тех же ответственных лиц. После корректной смены записи и перепроведения документов кассовая книга сформируется с актуальными данными без отдельных настроек.