Учет и Финансы · 11 мин
Как из 1С выгрузить в СБИС счета и акты
Как передать счета и акты из 1С в СБИС: через обработку СБИС Плагин, выгрузку в XML и ручную загрузку. Настройка, проверка результата и типичные ошибки.
Передача счетов и актов из 1С в СБИС нужна, когда компания ведёт учёт в 1С, а электронный документооборот с контрагентами построен на платформе СБИС (Тензор). Задача решается тремя способами: через фирменную обработку «СБИС Плагин», через выгрузку документов в файл с последующей загрузкой в СБИС и через прямую интеграцию по API. Выбор зависит от конфигурации 1С, объёма документов и того, нужна ли только отправка или полноценный двусторонний обмен.
Для большинства пользователей оптимален первый вариант: обработка «СБИС Плагин» встраивается в типовые конфигурации (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) и добавляет кнопку отправки прямо в формы документов. При этом важно понимать ограничение: счёт на оплату не является юридически значимым электронным документом и передаётся в СБИС как вложение, а акты и счета-фактуры отправляются в формализованном виде по форматам ФНС.
Ниже разобраны все рабочие сценарии с точными действиями, проверкой результата и типичными ошибками, из-за которых документы «теряются» между системами.
Какой способ выгрузки выбрать
Способ передачи определяется тремя факторами: конфигурацией 1С, требуемой частотой обмена и тем, нужно ли получать статусы доставки обратно в 1С. Если обмен регулярный (десятки документов в день), ручная загрузка файлов быстро станет узким местом, и лучше сразу настроить плагин. Если документов немного и отправка разовая, достаточно выгрузки в файл.
Отдельный случай — самописные и сильно доработанные конфигурации, куда типовая обработка не встраивается. Там используют либо внешнюю обработку «СБИС Коннект», либо собственную интеграцию через API СБИС, но последний вариант требует разработчика.
Сравнение вариантов
Подходит для типовых БП 3.0, УТ 11, КА 2, ERP. Двусторонний обмен, статусы в 1С. Требует установки и настройки, обновляется вместе со сменой форматов ФНС.
Подходит для разовой отправки и нетиповых конфигураций. Нет статусов в 1С, всё контролируется вручную в веб-СБИС.
Для самописных конфигураций и нестандартных процессов. Требует разработчика и поддержки кода при смене форматов.
Подготовка: что проверить до настройки
До установки обработки убедитесь, что у организации есть активный тариф СБИС с доступным электронным документооборотом и выпущенная квалифицированная электронная подпись на руководителя или уполномоченное лицо. Без действующей подписи формализованные документы (акты, УПД, счета-фактуры) отправить не получится — СБИС отклонит их на этапе подписания.
В самой 1С проверьте, что в карточках контрагентов заполнены ИНН и КПП — именно по ним СБИС идентифицирует получателя. Также убедитесь, что у пользователя есть права на обмен электронными документами, а в настройках учётной политики включён обмен с контрагентами, если этого требует конфигурация.
В личном кабинете СБИС раздел «Документы» активен, есть пакет документов или безлимит
Сертификат не истёк, установлен на рабочем месте, СБИС его видит
Откройте карточку контрагента: пустые реквизиты — частая причина ошибки маршрутизации
Старые релизы могут не поддерживать действующие форматы ФНС для актов и УПД
Выгрузка через СБИС Плагин: установка и настройка
Обработка «СБИС Плагин» скачивается с официального сайта Тензора или устанавливается из личного кабинета СБИС. В типовых конфигурациях на управляемых формах установка выполняется через раздел «Администрирование → Обмен электронными документами» или через подключение внешней обработки в «Дополнительные отчеты и обработки» — точный путь зависит от релиза. После подключения в интерфейсе появляется раздел или кнопка «СБИС».
При первом запуске обработка попросит авторизоваться: введите логин и пароль от личного кабинета СБИС либо выполните вход по сертификату. Затем выполните сопоставление организаций — укажите, какая организация из 1С соответствует организации в СБИС. Если юрлиц несколько, сопоставление делается для каждого.
Следующий шаг — настройка соответствия документов. В параметрах обработки укажите, какие виды документов 1С выгружать: «Счет на оплату покупателю», «Реализация (акты, накладные)», «Счет-фактура выданный». Для актов проверьте, что выбран актуальный формат передачи (обычно это формат УПД или акт по приказу ФНС № ЕД-7-26/970), иначе контрагенты с включённой обязательной проверкой формата могут отклонить документ.
- 1Скачайте обработку из личного кабинета СБИС или с сайта разработчика
- 2Подключите её в 1С через «Дополнительные отчеты и обработки» или механизм ЭДО конфигурации
- 3Авторизуйтесь под учётной записью СБИС и сопоставьте организации
- 4Настройте соответствие видов документов и форматов выгрузки
- 5Отправьте тестовый акт реальному контрагенту и проверьте статус доставки
Отправка счетов и актов из 1С
После настройки отправка выполняется из списка документов или из карточки документа. Откройте журнал «Реализация (акты, накладные)» или «Счета покупателям», выделите нужные документы и нажмите кнопку «СБИС → Отправить» (название может отличаться в зависимости от версии обработки). Обработка сформирует электронные документы, подпишет их сертификатом и передаст в СБИС.
Счёт на оплату передаётся как неформализованный документ — обычно это PDF или печатная форма с подписью. Акт и счёт-фактура уходят как формализованные XML-документы. Если в 1С акт проведён, а счёт-фактура сформирован отдельно, имеет смысл отправлять их вместе либо использовать УПД, который объединяет оба документа — это сокращает количество документов в обороте и упрощает сверку у контрагента.
Статус отправки смотрите прямо в 1С: обработка показывает состояния «Отправлен», «Доставлен», «Подписан контрагентом» или «Ошибка». Если документ завис в состоянии ошибки, откройте протокол — там указана причина: неверный формат, не найден получатель, истёк сертификат.
Альтернатива: выгрузка в файл и загрузка в СБИС вручную
Если плагин недоступен, документы можно передать файлами. Для актов и счетов-фактур в типовых конфигурациях есть выгрузка в электронном виде: в карточке документа откройте меню «Ещё → Выгрузить» либо используйте обработку «Выгрузка документов в электронном виде». На выходе получится XML-файл по формату ФНС. Счёт на оплату выгрузите как PDF через «Печать → Сохранить».
Далее зайдите в веб-интерфейс СБИС, откройте раздел «Документы → Исходящие», нажмите «Отправить» и загрузите файлы. СБИС распознает формализованный XML и подставит реквизиты автоматически; для PDF-счёта получателя и параметры придётся указать вручную. После подписания документ уйдёт контрагенту.
Минус способа — отсутствие связи с 1С: статусы доставки и подписания придётся контролировать в СБИС отдельно, а при большом количестве документов легко пропустить неподписанный акт. Этот вариант разумен как резервный или при разовой отправке.
Проверка результата и сверка
После отправки убедитесь, что документ прошёл полный цикл: доставлен контрагенту и подписан с его стороны (для актов, требующих двустороннего подписания). В СБИС это видно по статусу «Завершён», в 1С — по соответствующему состоянию в механизме обмена. Неподписанный контрагентом акт не считается исполненным документом, и при спорах это имеет значение.
Периодически делайте сверку: сформируйте в 1С список реализаций за период и сопоставьте его с реестром исходящих документов в СБИС. Расхождения обычно объясняются документами, созданными после последней отправки, ошибками маршрутизации или дублями при ручной загрузке.
Как проверить результат
«Доставлен» или «Завершён» (подписан обеими сторонами)
«Ошибка», «Черновик», долго висит «Отправляется»
Состояние ЭДО соответствует факту отправки
В 1С «Отправлен», а в СБИС документа нет — сбой обмена
Количество реализаций в 1С совпадает с исходящими в СБИС
Есть документы в 1С без пары в СБИС или дубли в СБИС
Ограничения и когда привлекать специалиста
Самостоятельная настройка безопасна, пока речь идёт о типовой конфигурации и штатной обработке: худшее, что может случиться, — документ не отправится, и это видно по статусу. Рискованнее дорабатывать типовые механизмы ЭДО или писать собственную интеграцию: ошибка в формировании XML может привести к отправке некорректного формализованного документа, а исправление счёта-фактуры после отправки — это уже корректировочные документы и лишняя переписка с контрагентом.
Обратитесь к специалисту по интеграциям, если конфигурация сильно доработана, нужен обмен по API, требуется автоматическая отправка по расписанию или обработка после обновления 1С перестала работать. Также не храните пароль от СБИС в общем доступе и выдавайте права на подписание только сотрудникам, ответственным за документооборот.
Частые вопросы
Можно ли выгрузить из 1С в СБИС только счета на оплату, без актов?
Да. В настройках соответствия документов обработки включите только вид «Счет на оплату покупателю». Учтите, что счёт передаётся как неформализованное вложение, а не как формализованный документ ФНС.
Почему акт ушёл из 1С, но в СБИС его нет?
Чаще всего причина в сбое авторизации обработки или в ошибке на этапе подписания. Откройте протокол обмена в 1С, проверьте действительность сертификата и повторите отправку. Если статус в 1С «Отправлен», а в СБИС документа нет, перезапустите синхронизацию состояний в обработке.
Работает ли СБИС Плагин с 1С:Бухгалтерией 8.3 базовой версии?
Обработка подключается как внешняя, но базовые версии имеют ограничения на использование внешних обработок и расширений. Проверьте режим запуска: если подключение недоступно, используйте выгрузку в файл и ручную загрузку в веб-СБИС.
Что делать, если контрагент просит акт в определённом формате?
Уточните у контрагента требуемый формат (например, акт по приказу ФНС № ЕД-7-26/970 или УПД) и выберите его в настройках соответствия документов в обработке. Если нужного формата нет, обновите обработку — форматы добавляются с её обновлениями.
Можно ли настроить автоматическую отправку документов по расписанию?
В типовой обработке массовая отправка выполняется вручную из списка документов. Полноценная автоматическая отправка по расписанию требует доработки через регламентные задания или интеграцию по API — это задача для разработчика.
Как отменить ошибочно отправленный акт?
Через механизм аннулирования в СБИС: откройте документ и инициируйте аннулирование, контрагент должен его подтвердить. Если документ ещё не подписан контрагентом, можно отозвать его проще. После аннулирования исправьте документ в 1С и отправьте корректную версию.
Что важно запомнить
Основной путь — обработка «СБИС Плагин»: установка, авторизация, сопоставление организаций и отправка кнопкой из списка документов. Резервный вариант — выгрузка XML/PDF и ручная загрузка в веб-СБИС. Перед массовой отправкой проверьте формат на одном документе, следите за статусами и периодически сверяйте реализации в 1С с исходящими в СБИС.