Как формируется приходный кассовый ордер в 1С

Приходный кассовый ордер (ПКО) — это документ, которым в 1С оформляется любое поступление наличных денег в кассу организации: выручка от покупателей, возврат подотчетных сумм, оплата по договору, взнос в уставный капитал. Документ формирует проводку по дебету счета 50 «Касса» и служит основанием для записи в кассовой книге.

В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) ПКО создается вручную из журнала кассовых документов или автоматически — на основании других документов, например реализации товаров или отчета о розничных продажах. Второй способ снижает риск ошибок, так как сумма, контрагент и основание подставляются из документа-источника.

Прежде чем оформлять ордер, убедитесь, что в программе заполнены справочники: организация, кассы, контрагенты, статьи движения денежных средств. От корректности этих данных зависят проводки и отчетность. Ниже разобран порядок создания ПКО на примере 1С:Бухгалтерии 8.3, но логика действий аналогична в других конфигурациях.

Какие виды операций бывают у ПКО и как выбрать нужный

При создании ордера первое и главное поле — «Вид операции». От него зависит, какие проводки сформирует документ и какие поля станут доступными. В 1С:Бухгалтерии предусмотрены основные виды: оплата от покупателя, розничная выручка, возврат денежных средств от подотчетного лица, возврат от поставщика, получение наличных с расчетного счета, прочее поступление.

Ошибка в выборе вида операции — самая частая причина неверных проводок. Например, если возврат неиспользованных подотчетных денег оформить как «Прочее поступление», задолженность сотрудника на счете 71 не закроется, и в отчетности «повиснет» дебиторка. Поэтому сначала определите экономическую суть поступления, а уже потом заполняйте документ.

Пошаговое создание ПКО вручную

Ручной способ подходит, когда документ-основание отсутствует или поступление разовое. Откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы», нажмите кнопку «Приход» (или «Создать» → «Приходный кассовый ордер»). Откроется форма нового документа.

Заполните поля последовательно: организация и касса (если касс несколько), вид операции, дата, контрагент или подотчетное лицо, договор при оплате от покупателя, сумма. В поле «Принято от» укажите ФИО или наименование плательщика так, как это должно отображаться в печатной форме, а в поле «Основание» — содержание операции, например «Оплата по договору № 15 за товар».

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Приход»
2. 2
   Выберите вид операции, соответствующий сути поступления
3. 3
   Укажите организацию, кассу и дату документа
4. 4
   Заполните контрагента, договор и сумму
5. 5
   Заполните поля «Принято от» и «Основание» для печатной формы
6. 6
   Проверьте статью движения денежных средств и счет учета
7. 7
   Нажмите «Провести» и распечатайте ордер при необходимости

После нажатия «Провести» программа сформирует бухгалтерские записи. Проверить их можно кнопкой «Дт/Кт» в форме документа или в журнале через «Ещё» → «Проводки». Если проводка не соответствует ожиданиям — чаще всего неверно выбран вид операции или договор с неподходящим видом расчетов.

Создание ПКО на основании другого документа

Более надежный способ — ввод на основании. Откройте документ реализации, отчет о розничных продажах или банковскую выписку о снятии наличных и нажмите «Создать на основании» → «Приходный кассовый ордер». Программа автоматически подставит вид операции, контрагента, договор, сумму и основание.

При этом между документами устанавливается связь: сумма оплаты отразится в состоянии расчетов с покупателем, а в документе реализации появится отметка об оплате. Это упрощает сверку взаиморасчетов и исключает расхождения между отгрузкой и оплатой.

Особенности для розничной выручки

Если розничная торговля ведется с использованием отчетов о розничных продажах, отдельный ПКО на каждую продажу не нужен: выручка по кассе ККМ аккумулируется и оформляется одним ордером на основании отчета. При автоматизированной торговой точке оприходование выручки происходит автоматически при проведении отчета.

Проводки и движения документа

Типовые проводки зависят от вида операции. По дебету всегда стоит счет 50 «Касса» (с субсчетом организации и, при необходимости, кассы), по кредиту — счет источника поступления. Для управленческой отчетности дополнительно заполняется статья движения денежных средств, которая попадает в отчет о движении денежных средств (ОДДС).

Печать ордера и кассовая книга

Печатная форма ПКО (форма КО-1) вызывается кнопкой «Печать» в документе. Ордер состоит из самого ордера и отрывной квитанции, которая выдается лицу, внесшему деньги. В печатную форму попадают поля «Принято от» и «Основание», поэтому заполняйте их внимательно — именно их увидит плательщик на квитанции.

Проведенный ПКО автоматически включается в кассовую книгу за дату документа. Сформировать её можно через «Банк и касса» → «Кассовая книга». Если документ пометить на удаление или распровести, он исчезнет из кассовой книги, что приведет к разрыву нумерации листов — делать это в закрытом периоде нельзя.

Проверка результата и контроль остатка по кассе

После проведения документа убедитесь, что остаток по кассе изменился корректно. Откройте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50» или универсальный отчет по кассе и сравните конечное сальдо с фактическим остатком денег в кассе. Отрицательный остаток по кассе — признак ошибки: либо сумма расхода завышена, либо приходный документ не проведен или введен неверной датой.

Полезно также проверить взаиморасчеты: после ПКО с видом «Оплата от покупателя» задолженность контрагента по счету 62 должна уменьшиться на сумму ордера. Если задолженность не закрылась, проверьте договор и документ расчетов в проводках.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (кнопка Дт/Кт)

Норма

Дт 50, Кт счета, соответствующего виду операции

Тревожный признак

Проводок нет или счет кредита не соответствует сути операции

Остаток по кассе в ОСВ по счету 50

Норма

Положительное сальдо, совпадает с фактическим наличием денег

Тревожный признак

Отрицательное сальдо или расхождение с фактом

Задолженность покупателя

Норма

Долг по счету 62 уменьшился на сумму ПКО

Тревожный признак

Долг не изменился — неверный договор или вид операции

Кассовая книга за дату документа

Норма

ПКО присутствует с верным номером и суммой

Тревожный признак

Документа нет — он не проведен или помечен на удаление

Типичные ошибки при оформлении ПКО

Большинство проблем с приходными ордерами связано не с программой, а с невнимательностью при заполнении. Распространенная ситуация — неверная дата документа: ордер проводится «задним числом» в уже закрытый день, из-за чего кассовая книга и остатки расходятся с реальностью. Другая частая ошибка — дублирование оплаты: ПКО создается вручную, хотя оплата уже отражена на основании реализации.

Если ошибка обнаружена в текущем периоде, достаточно исправить и перепровести документ. Если период закрыт — оформляйте корректирующие документы текущей датой, а не правьте старый ордер.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли изменить проведенный приходный кассовый ордер?

Да, если период не закрыт: откройте документ, внесите изменения и перепроведите его. Если месяц закрыт или отчетность сдана, редактировать документ нельзя — оформляйте корректировку текущей датой, иначе изменятся остатки и проводки уже отчетного периода.

Почему ПКО не попадает в кассовую книгу?

Чаще всего документ просто не проведен или помечен на удаление. Также проверьте дату ордера — кассовая книга формируется за конкретный день, и документ с другой датой в неё не войдет. Реже причина в том, что в документе выбрана другая организация.

Что делать, если остаток по кассе стал отрицательным?

Отрицательное сальдо означает, что расходов по кассе проведено больше, чем приходов. Проверьте: все ли приходные ордера проведены, нет ли расходных документов с неверной датой или завышенной суммой, не продублирован ли расход. Исправьте найденные ошибки и перепроверьте ОСВ по счету 50.

Нужен ли отдельный ПКО на каждую продажу по онлайн-кассе?

Нет. Продажи через ККТ оформляются отчетом о розничных продажах, а выручка оприходуется одним приходным ордером на итоговую сумму за смену. Создавать ПКО на каждый чек не требуется — это приведет к задвоению выручки.

Как оформить возврат покупателю наличных?

Возврат денег покупателю — это расход, поэтому оформляется не приходный, а расходный кассовый ордер с видом операции «Возврат покупателю». ПКО используется только для поступления денег в кассу.

Обязательно ли печатать ордер, если учет ведется в 1С?

Приходный ордер относится к первичным документам по кассовым операциям. Организация вправе использовать электронный документооборот, но квитанция к ПКО должна быть выдана лицу, внесшему деньги. На практике большинство организаций распечатывают ордер и подписывают у кассира и главного бухгалтера.