Как формировать книгу доходов и расходов при УСН в 1С

Книга учета доходов и расходов (КУДиР) — главный налоговый регистр для организаций и ИП на упрощенной системе налогообложения. Именно по данным книги рассчитывается налоговая база и заполняется декларация по УСН, поэтому ошибки в ней напрямую влияют на сумму налога и риск претензий со стороны инспекции. В программах 1С книга формируется автоматически на основании введенных первичных документов, но «автоматически» не значит «без участия бухгалтера»: программу нужно правильно настроить, а результат — проверить.

В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 8, Управление нашей фирмой) отражение доходов и расходов в книге определяется сочетанием трех факторов: настроек учетной политики, вида документа и реквизитов внутри него. Если хотя бы один из этих элементов задан неверно, сумма либо не попадет в КУДиР, либо попадет не в тот раздел. Ниже разобран практический порядок работы: от первоначальной настройки до итоговой сверки перед сдачей декларации.

Материал ориентирован на 1С:Бухгалтерию 8 ред. 3.0 как наиболее распространенную конфигурацию, но общая логика применима и к другим решениям на платформе 1С:Предприятие 8.

Проверьте исходные настройки учетной политики по УСН

До формирования книги откройте раздел «Главное» — «Настройки» — «Налоги и отчеты» и перейдите на вкладку «УСН». Здесь задается объект налогообложения: «Доходы» или «Доходы минус расходы». От этого выбора зависит сама структура книги: при объекте «Доходы» заполняются преимущественно раздел I и справочные части, при объекте «Доходы минус расходы» дополнительно формируется раздел II по основным средствам и раздел III по убыткам прошлых лет.

Далее проверьте настройки признания расходов по ссылке «Порядок признания расходов» в том же разделе. Для расходов на приобретение товаров, материалов, оплату труда и услуг установлены события, при наступлении которых расход признается в налоговом учете: например, товары признаются расходом при оплате поставщику и реализации, материалы — при оплате. Эти настройки соответствуют требованиям Налогового кодекса по умолчанию, и менять их без понимания последствий не стоит.

Отдельно убедитесь, что дата перехода на УСН указана верно. Если организация применяет упрощенку с момента регистрации, дата совпадает с датой постановки на учет. Ошибка в дате приведет к тому, что документы начала деятельности не будут отражаться в книге.

Как доходы попадают в книгу

При УСН доходы признаются кассовым методом — в момент поступления денег на расчетный счет, в кассу или при погашении задолженности иным способом (взаимозачет, вексель). В 1С запись в раздел I книги формируют банковские и кассовые документы: «Поступление на расчетный счет», «Приходный кассовый ордер», «Операция по платежной карте», а также отчеты о розничных продажах.

Ключевой реквизит — вид операции и статья движения денежных средств. Если при поступлении оплаты от покупателя выбран вид операции «Оплата от покупателя», программа автоматически отнесет сумму в доходы. Если выбрано «Прочее поступление», программа ориентируется на счет учета и настройки статьи: часть поступлений (возврат займа, пополнение счета собственными средствами, возврат от поставщика) доходом не является и в книгу попадать не должна.

Типичная проблема — авансы. Аванс от покупателя является доходом в момент получения, даже если отгрузка состоится позже. 1С корректно отражает это автоматически, но при возврате аванса покупателю нужно убедиться, что программа сформировала сторнирующую запись в книге с минусом — проверьте это по документу «Списание с расчетного счета» с видом операции «Возврат покупателю».

Контрольные точки

Как проверить отражение доходов

Сумма доходов за квартал в книге

Норма

Совпадает с кредитовыми оборотами по счетам 51, 50 в части выручки и авансов

Тревожный признак

Книга меньше банковских поступлений — возможно, часть документов с неверным видом операции

Авансы от покупателей

Норма

Включены в доходы в периоде поступления денег

Тревожный признак

Авансы появляются только после отгрузки — нарушение кассового метода

Возвраты и займы

Норма

Не отражены в доходах

Тревожный признак

Возврат займа или пополнение счета увеличивают налоговую базу

Как расходы попадают в книгу при объекте «Доходы минус расходы»

Расходы при УСН признаются только после их фактической оплаты и при соблюдении дополнительных условий для отдельных видов. В 1С за это отвечает механизм последовательности событий: программа отслеживает, оплачен ли документ поступления, оприходованы ли ценности, реализованы ли товары покупателю. Только когда все условия выполнены, сумма записывается в графу расходов раздела I.

Для материалов и услуг достаточно оплаты поставщику и наличия документа поступления. Для товаров, приобретенных для перепродажи, требуется три события: оплата поставщику, оприходование и реализация. Если товар оплачен, но лежит на складе, расход не признается — это соответствует нормам Налогового кодекса, и попытки «ускорить» признание ручными операциями создают риск доначислений.

Расходы на оплату труда и налоги признаются в момент фактической выплаты: зарплата — при выдаче или перечислении на карты, НДФЛ и взносы — при уплате в бюджет. В книгу они попадают из документов «Списание с расчетного счета» и «Расходный кассовый ордер» с соответствующими видами операций.

Расходы на основные средства

Основные средства, приобретенные в период применения УСН, списываются в расходы равными долями на последнее число каждого квартала в течение года после ввода в эксплуатацию и оплаты. В 1С это оформляется документом «Принятие к учету ОС», где на вкладке, посвященной УСН, указываются дата оплаты и порядок включения стоимости в расходы. Программа автоматически формирует записи раздела II книги и переносит итоги в раздел I.

Формирование книги: пошаговый порядок

Когда первичные документы за период введены, книга формируется как стандартный отчет. Перейдите в раздел «Отчеты» — «УСН» — «Книга учета доходов и расходов (УСН)». Укажите период (квартал, полугодие, девять месяцев или год — книга всегда формируется нарастающим итогом с начала года) и нажмите «Сформировать».

Отчет покажет раздел I «Доходы и расходы» с разбивкой по кварталам, а при объекте «Доходы минус расходы» — также разделы II и III. Каждая строка содержит дату и номер документа-основания, содержание операции и сумму. По двойному щелчку на строке можно перейти к первичному документу и проверить его реквизиты — удобно при поиске ошибок.

1. 1
   Проверьте настройки: Главное — Налоги и отчеты — вкладка УСН, объект налогообложения и порядок признания расходов
2. 2
   Введите и проведите все первичные документы периода: банковские выписки, кассу, поступления, реализации, зарплату
3. 3
   Выполните регламентные операции закрытия месяца, включая признание расходов по ОС, если они есть
4. 4
   Откройте Отчеты — УСН — Книга учета доходов и расходов, установите период и сформируйте отчет
5. 5
   Сверьте итоги книги с оборотно-сальдовой ведомостью и данными банка
6. 6
   Распечатайте или сохраните книгу в электронном виде для представления по требованию инспекции

Проверка результата и сверка с другими данными

Автоматически сформированная книга — не гарантия правильности. Минимальный набор сверок: итог доходов за период сопоставляется с поступлениями на расчетный счет и в кассу за вычетом налоговых «не-доходов» (займы, возвраты, взносы в уставный капитал); сумма в декларации по УСН берется из книги, поэтому перед отправкой декларации полезно сформировать обе формы и сравнить показатели построчно.

Дополнительно полезен отчет «Анализ учета по УСН» (там же, в разделе «Отчеты»). Он показывает структуру доходов и расходов в графическом виде и позволяет быстро увидеть, какие документы сформировали ту или иную сумму, а также выявляет документы, которые по какой-то причине не попали в налоговый учет.

Если книга уже формировалась за прошлые кварталы, а затем в старых периодах вводились или изменялись документы, данные изменятся задним числом. Перед годовой отчетностью сформируйте книгу заново за весь год и сравните поквартальные итоги с теми, что использовались для авансовых платежей. Расхождение означает, что авансы были рассчитаны от иной базы — это повод проверить, не возникла ли недоимка.

Удобный прием: после закрытия каждого квартала сохраняйте книгу в PDF или Excel в отдельную папку. Если позже документы прошлого периода изменятся, у вас останется «слепок» данных, на основании которых платился аванс, и вы сможете быстро объяснить себе и инспекции, откуда взялась разница.

Типичные ошибки и как их исправить

Чаще всего проблемы возникают не из-за сбоя программы, а из-за некорректного ввода первичных документов. Неверный вид операции в банковском документе, отсутствие связи между оплатой и поступлением, ручные операции вместо типовых документов — все это искажает книгу.

Если сумма не попала в книгу, действуйте по цепочке: проверьте, проведен ли документ; верен ли вид операции и дата; введен ли связанный документ оплаты; не относится ли операция к видам, которые по закону не признаются доходом или расходом. В большинстве случаев достаточно исправить реквизит и перепровести документ — запись в книге появится автоматически при следующем формировании отчета.

Избегайте соблазна «подправить» книгу ручными корректировками без понимания механизма. В 1С существует документ «Запись книги доходов и расходов (УСН)» для ручного ввода записей, но применять его следует только в обоснованных случаях — например, для отражения операций, которые невозможно оформить типовым документом. Каждая такая ручная запись должна иметь документальное подтверждение.

Особенности для ИП и сочетания режимов

Для индивидуальных предпринимателей на УСН порядок формирования книги в 1С аналогичен, но есть нюанс: ИП не обязан вести бухгалтерский учет, однако в программе документы вводятся тем же способом, и книга формируется из тех же данных. В книге ИП не заполняются некоторые строки, относящиеся только к организациям.

При совмещении УСН с патентом (для ИП) доходы и расходы нужно учитывать раздельно. В 1С для этого в документах указывается вид деятельности, а книга по УСН формируется только по операциям упрощенки. Проверьте, что поступления по патентной деятельности не попали в книгу УСН, — это завышает базу и создает путаницу при проверках.

С представлением книги в инспекцию есть важное правило: сдавать КУДиР вместе с декларацией не требуется, книга предоставляется только по требованию налогового органа. Заверять книгу в инспекции, как это делалось ранее на бумаге, больше не нужно. Достаточно хранить ее в электронном или распечатанном виде в течение установленного срока хранения налоговых документов.

Частые вопросы

Почему оплаченный расход не попадает в книгу?

Чаще всего документ поступления не связан с документом оплаты, либо вид расхода не соответствует закрытому перечню расходов при УСН. Проверьте движения документа по регистрам УСН и убедитесь, что оплата проведена документом списания денежных средств, а не ручной операцией.

Нужно ли распечатывать и прошивать книгу?

Нет, обязанности прошивать и заверять книгу в налоговой инспекции больше нет. Достаточно хранить книгу в электронном виде или в распечатанном виде без прошивки и предъявить ее по требованию инспекции при проверке.

Как исправить ошибку в книге за прошлый квартал?

Исправьте первичный документ в соответствующем периоде и переформируйте книгу. Если по итогам квартала уже уплачен авансовый платеж, сравните старую и новую базу: при занижении налога доплатите разницу и пени, при переплате сумма учтется в следующих платежах или при подаче годовой декларации.

Попадают ли в книгу доходы, полученные через онлайн-кассу и эквайринг?

Да. Розничная выручка отражается документами «Отчет о розничных продажах» и «Операция по платежной карте». Учтите, что доходом является вся сумма, уплаченная покупателем, а не сумма, зачисленная банком за вычетом комиссии эквайера.

Что делать, если в 1С нет документа для отражения операции?

Используйте документ «Запись книги доходов и расходов (УСН)» в разделе операций по УСН — он позволяет внести запись в регистры вручную. Обязательно сохраните документальное обоснование такой записи, поскольку ручные корректировки инспекции проверяют особенно внимательно.

Нужно ли вести книгу при объекте «Доходы», если расходы не учитываются?

Да, книга обязательна при любом объекте налогообложения. При объекте «Доходы» заполняется раздел I в части доходов; графы расходов могут заполняться справочно по желанию налогоплательщика и на расчет налога не влияют.