Учет и Финансы · 9 мин
Как формировать акты сверки в 1С
Как сформировать акт сверки взаиморасчётов в 1С:Бухгалтерии и УТ, заполнить по данным учёта, проверить расхождения и исправить ошибки.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов с контрагентом на конкретную дату: сколько отгружено, сколько оплачено, какая задолженность числится за каждой из сторон. В 1С он формируется автоматически на основании проведённых документов, поэтому корректность акта напрямую зависит от полноты и правильности введённых в базу данных.
Ошибки в актах сверки чаще всего возникают не из-за самой обработки, а из-за непроведённых документов, отсутствующих оплат, дублей контрагентов или неверно выбранного договора. Поэтому работа с актом сверки — это не только нажатие кнопки «Заполнить», но и предварительная подготовка учёта, а также проверка результата перед отправкой контрагенту.
Ниже разобран порядок формирования акта сверки в типовых конфигурациях 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Управление торговлей / Комплексная автоматизация, типовые расхождения и способы их устранения.
Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С
В 1С:Бухгалтерии 8 документ «Акт сверки взаиморасчётов» находится в разделе «Покупки» или «Продажи» — подраздел «Расчёты с контрагентами». Также доступен общий список через «Покупки → Акты сверки взаиморасчётов». Документ один и тот же независимо от того, сверяете вы поставщика или покупателя — различается только выбранный контрагент.
В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации акт сверки расположен в разделе «Продажи» (для клиентов) и «Закупки» (для поставщиков), а также в разделе «Казначейство» в некоторых версиях. Там же есть обработка «Помощник сверки взаиморасчётов», которая позволяет массово сформировать акты по списку контрагентов.
В 1С:Управление нашей фирмой документ называется «Сверка взаиморасчётов» и находится в разделе «Компания» или «Продажи». Логика заполнения аналогична: выбирается контрагент, период, организация, после чего табличная часть заполняется оборотами.
Подготовка учёта перед формированием акта
Прежде чем формировать акт, убедитесь, что за сверяемый период в базе проведены все документы по этому контрагенту: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. Непроведённый документ не попадёт в акт, и сумма задолженности будет искажена.
Проверьте отсутствие дублей контрагента в справочнике. Если один и тот же поставщик заведён дважды (например, с полным и сокращённым наименованием), обороты распределятся между двумя карточками, и акт по каждой из них будет неполным. Дубли объединяют через обработку «Поиск и удаление дублей» (раздел «Администрирование»).
Если с контрагентом несколько договоров, решите заранее, как формировать акт: по каждому договору отдельно или по контрагенту в целом. Для юридической значимости обычно сверку делают по конкретному договору, потому что задолженность и сроки оплаты определяются договором.
Пошаговое формирование акта сверки
Порядок действий в типовой 1С:Бухгалтерии 8 практически совпадает с УТ и КА — отличается только расположение команды в меню.
- 1Откройте «Покупки» (или «Продажи») → «Акты сверки взаиморасчётов» и нажмите «Создать».
- 2Укажите организацию, контрагента и договор (при необходимости — «по всем договорам»).
- 3Задайте период сверки: дату начала и дату окончания.
- 4Нажмите «Заполнить» → «По данным учёта» — табличная часть заполнится документами и суммами.
- 5Проверьте итоговое сальдо и расшифровку оборотов по счетам.
- 6При наличии данных от контрагента перейдите на закладку «По данным контрагента» и внесите их.
- 7Установите флажок «Сверка согласована» после подтверждения и распечатайте акт.
На закладке «По данным организации» выводятся все проведённые документы за период: реализации с дебетом, оплаты с кредитом. Итоговая строка показывает сальдо на конец периода — задолженность контрагента или перед контрагентом.
Если в настройках документа включить «Разбить по договорам» или «По счетам расчётов», акт покажет детализацию по каждому договору и счёту (60, 62, 76). Это удобно, когда с контрагентом есть и авансы, и отгрузки по разным договорам.
Проверка корректности сформированного акта
Сальдо акта сверки должно совпадать с данными учёта. Самый быстрый способ проверки — сформировать отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» по счетам 60 или 62 с отбором по контрагенту за тот же период. Конечное сальдо по дебету или кредиту должно совпасть с итогом акта.
Если суммы не совпадают, сначала проверьте период: акт и отчёт должны быть за одинаковые даты, включая время документов на граничных числах. Затем проверьте, все ли счета расчётов включены в акт — например, авансы по счёту 60.02 или 62.02 могут не попасть, если в акте выбран только один счёт.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Расхождение — ищите непроведённые документы или неверный период
Каждая оплата из банковской выписки присутствует
Оплата есть в банке, но отсутствует в акте — документ не проведён или указан другой договор
Одна карточка контрагента во всех документах
Часть документов на дубле контрагента — нужно объединение
Заполнение данных контрагента и расхождения
На закладке «По данным контрагента» вносятся сведения из акта, который прислала вторая сторона. Их можно ввести вручную построчно или скопировать таблицу «По данным организации» и скорректировать отличающиеся строки. После заполнения программа автоматически покажет расхождения — строки, которые есть у одной стороны и отсутствуют у другой.
Типичные причины расхождений: документ отгрузки проведён у вас, но поставщик ещё не отразил его у себя (разница во времени); оплата прошла по банку, но не введена в базу; сумма документа исправлена у одной стороны и не исправлена у другой. Каждое расхождение нужно разобрать отдельно, а не «подгонять» итог.
Особенности в УТ 11 и Комплексной автоматизации
В УТ 11 и КА 2 помимо стандартного документа есть «Помощник сверки взаиморасчётов»: он позволяет выбрать список контрагентов и сформировать по ним акты пакетно, что экономит время при квартальной сверке со всеми дебиторами. Помощник находится в разделе «Продажи» или «Закупки» → «Сервис».
В этих конфигурациях акт может строиться по данным взаиморасчётов (регистры расчётов с клиентами и поставщиками), а не по бухгалтерским проводкам. Если в базе ведётся и управленческий, и регламентированный учёт, проверьте настройку «Детализация взаиморасчётов» в документе — от неё зависит, будут ли видны расчёты по заказам и накладным.
Печать, подписание и хранение
Печатная форма акта вызывается кнопкой «Печать» в документе. Стандартная форма содержит шапку с реквизитами сторон, таблицу оборотов, итоговое сальдо и подписи. Если форма не устраивает (например, нужно вывести номера договоров в каждой строке), её дорабатывают через внешнюю печатную форму — это задача для специалиста по 1С.
После согласования установите в документе флажок «Сверка согласована» — это зафиксирует статус и защитит данные от случайного перезаполнения. Подписанный скан акта удобно прикрепить к документу через кнопку с изображением скрепки, чтобы он был доступен прямо из базы.
Что важно запомнить
Акт сверки формируется кнопкой «Заполнить по данным учёта», но его качество определяется полнотой учёта: проведёнными документами, отсутствием дублей контрагентов и корректными договорами. Сальдо акта всегда сверяйте с оборотно-сальдовой ведомостью, а расхождения с контрагентом разбирайте построчно до подписания.
Частые вопросы
Почему акт сверки заполняется пустым?
Чаще всего причина в том, что за выбранный период нет проведённых документов по указанному контрагенту или договору. Проверьте, не выбран ли конкретный договор, тогда как документы заведены «без договора» или по другому договору. Также убедитесь, что документы проведены, а не сохранены как черновики.
Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?
В 1С:Бухгалтерии штатной групповой обработки нет — акты создаются по каждому контрагенту отдельно. В УТ 11 и КА 2 для этого есть «Помощник сверки взаиморасчётов». Для Бухгалтерии задачу решают внешними обработками или доработкой.
Имеет ли акт сверки из 1С юридическую силу?
Акт сверки не является первичным документом, но признаётся судом как доказательство задолженности, если подписан обеими сторонами. Форма акта законодательно не утверждена, поэтому типовая печатная форма из 1С приемлема, если в ней есть реквизиты сторон, период, обороты, сальдо и подписи уполномоченных лиц.
Что делать, если контрагент прислал акт с другими суммами?
Внесите его данные на закладку «По данным контрагента» и получите список расхождений. Каждую строку проверьте: запросите у контрагента копии недостающих у вас документов и предоставьте свои. После устранения причин перезаполните акт и отправьте на повторное подписание.
Как включить в акт сверки авансы?
Авансы учитываются автоматически, если в настройках документа выбраны все счета расчётов (в Бухгалтерии — 60.01, 60.02, 62.01, 62.02, 76). Если в акте выбран только один счёт, авансовые субсчета не попадут в таблицу, и сальдо будет неверным. Проверьте список счетов в шапке документа.
Нужно ли формировать акт сверки при нулевом сальдо?
Да, если за период были обороты. Акт с нулевым итогом подтверждает, что стороны признают расчёты закрытыми и претензий не имеют. Это полезно при завершении договора или ликвидации контрагента — такой акт снимает вопросы о возможной задолженности в будущем.