Учет и Финансы · 10 мин
Как должна выглядеть кассовая книга в распечатанном виде из 1С
Как сформировать и распечатать кассовую книгу в 1С: вид листа, обязательные реквизиты, нумерация, прошнуровка и исправление ошибок при печати.
Кассовая книга — обязательный регистр кассовой дисциплины, в котором фиксируются все приходные и расходные операции по кассе организации. В 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление нашей фирмой и других конфигурациях) книга формируется автоматически на основании проведённых приходных и расходных кассовых ордеров, а бухгалтеру остаётся правильно вывести её на печать и проверить соответствие унифицированной форме КО-4.
Распечатанная кассовая книга из 1С представляет собой набор листов, каждый из которых соответствует одному рабочему дню, в котором были кассовые операции. На листе отражаются сальдо на начало дня, все документы с номерами и корреспондирующими счетами, итоги за день и остаток на конец дня. Внизу листа предусмотрены строки для подписей кассира и главного бухгалтера.
Ошибки в оформлении распечатанной книги — пропуск нумерации, отсутствие подписей, неверное сальдо — при проверке кассовой дисциплины могут быть расценены как нарушение. Поэтому важно не только нажать кнопку «Печать», но и проверить результат по формальным признакам, описанным ниже.
Как выглядит лист кассовой книги, распечатанный из 1С
Стандартная печатная форма в 1С соответствует унифицированной форме КО-4. Лист формируется в альбомной ориентации и содержит шапку с наименованием организации, датой и номером листа, а также основную табличную часть. В левой части таблицы отражаются приходные операции, в правой — расходные, либо обе группы идут единым списком с разбивкой сумм по колонкам «Приход» и «Расход» — в зависимости от конфигурации и настроек.
Обязательные элементы листа: номер документа (ПКО или РКО), от кого получено или кому выдано, номер корреспондирующего счёта, сумма прихода, сумма расхода. До таблицы выводится остаток на начало дня, после таблицы — итоги за день и остаток на конец дня. Если операций не было, лист за этот день в 1С по умолчанию не формируется — это нормально, нулевые листы печатать не требуется.
Внизу листа располагается блок подписей: кассир расписывается в получении и сдаче денег, далее следует строка для главного бухгалтера или бухгалтера. В типовых формах 1С ФИО и должности подставляются из ответственных лиц организации — проверьте, что эти данные заполнены в карточке организации, иначе строки останутся пустыми.
Где в 1С сформировать кассовую книгу для печати
В 1С:Бухгалтерии 8 откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы» или сразу «Кассовая книга» (в зависимости от версии интерфейса пункт может находиться в подменю «Отчёты» раздела «Банк и касса»). Укажите период формирования, организацию и при необходимости конкретную кассу, если их несколько.
После нажатия «Сформировать» программа построит книгу по всем проведённым ордерам за выбранный период. Проверьте, что в отчёт попали именно те дни, в которых были операции: если день с операциями отсутствует, вероятно, документ не проведён или проведён другой датой. Только после визуальной проверки нажимайте «Печать».
- 1Проверьте, что все ПКО и РКО за период проведены и имеют корректные номера
- 2Откройте «Банк и касса» → «Кассовая книга» и задайте период и организацию
- 3Сформируйте отчёт и сверьте сальдо на начало с остатком по кассе
- 4Убедитесь, что подставились подписи ответственных лиц
- 5Выведите книгу на печать и пронумеруйте листы
- 6Подпишите каждый лист у кассира и главного бухгалтера
Нумерация листов и требования к прошнуровке
Листы кассовой книги нумеруются сквозной нумерацией с начала календарного года. В типовых конфигурациях 1С номер листа проставляется автоматически, однако если книга формируется не с января или в базе велись несколько касс, нумерацию нужно проверить вручную: разрыв или дублирование номеров — типичный повод для замечаний при проверке.
По итогам года (или по мере заполнения) распечатанные листы подшиваются в хронологическом порядке, прошнуровываются и заверяются подписью руководителя. Если в организации используется печать, на узел шнуровки наклеивается листок с указанием количества листов, который заверяется печатью и подписью. Количество листов указывается прописью.
Важный практический момент: подписывать листы следует ежедневно, а не скопом в конце года. Хранение неподписанных листов формально приравнивается к неведению книги. Если подписывает не главный бухгалтер, а уполномоченный бухгалтер, это должно быть закреплено приказом.
Настройки печатной формы и типичные проблемы
Наиболее частая проблема — пустые строки подписей. Причина почти всегда в том, что в карточке организации не заполнены ответственные лица: раздел «Главное» → «Реквизиты организации» → «Подписи» (или «Ответственные лица»). Укажите руководителя, главного бухгалтера и кассира с датами действия полномочий, затем пересформируйте отчёт.
Вторая группа проблем связана с самими документами: не проведённые ордера не попадают в книгу, документы с ручной нумерацией могут нарушать последовательность номеров, а операции по второй кассе (например, валютной) формируются в отдельную книгу. Перед печатью сверьте обороты по счёту 50 с итогами книги — они должны совпадать до копейки.
Если требуется изменить состав колонок или добавить реквизиты, в типовой конфигурации используйте настройки отчёта (кнопка «Настройки» или «Ещё» → «Изменить вариант»), а не редактирование макета в конфигураторе — изменение типового макета усложнит обновления. Для регулярной выгрузки в Excel используйте сохранение табличного документа через «Файл» → «Сохранить как».
Как проверить правильность распечатанной книги
После печати выполните контрольную сверку по нескольким признакам. Сальдо на начало дня должно равняться сальдо на конец предыдущего листа — это первый и самый простой индикатор целостности. Итог прихода минус итог расхода плюс входящий остаток должны давать остаток на конец дня.
Далее сверьте итоговый остаток последнего листа с данными бухгалтерского учёта по счёту 50 и с фактическим остатком денег в сейфе. Расхождение книги с учётом означает непроведённый или лишний документ; расхождение с фактом — операцию, не оформленную документально, что уже является нарушением.
Как проверить результат
Остаток на конец предыдущего листа равен остатку на начало следующего
Сальдо «скачет» — есть пропущенный или лишний лист
Итоги книги совпадают с оборотами и остатком по счёту 50
Расхождение — ищите непроведённые или ошибочные документы
Каждый лист подписан, нумерация непрерывна с начала года
Пропуски номеров, пустые строки подписей
Неотрицательный остаток, не превышающий установленный лимит кассы
Отрицательный остаток или превышение лимита
Кто обязан вести книгу и когда можно обойтись без печати
Обязанность вести кассовую книгу зависит от статуса организации. Малые предприятия и индивидуальные предприниматели вправе не устанавливать лимит остатка кассы, а ИП, ведущие учёт доходов и расходов в соответствии с налоговым законодательством, могут не оформлять кассовые ордеры и кассовую книгу. Организации, не относящиеся к малым, обязаны вести книгу в полном объёме при наличии кассовых операций.
Действующий порядок допускает ведение кассовой книги в электронном виде: листы формируются программой, подписываются электронной подписью и не распечатываются, если обеспечено их хранение и защита от изменений. Однако многие организации продолжают печатать книгу — это привычнее при проверках и не требует инфраструктуры электронного документооборота. Выбранный способ ведения закрепите в учётной политике.
Как выбрать формат ведения книги
Частые вопросы
Нужно ли печатать лист кассовой книги за день, когда операций не было?
Нет. Лист формируется только за дни, в которых были приходные или расходные операции. Печатать нулевые листы не требуется, и 1С по умолчанию их не выводит. Нумерация при этом не нарушается, так как номер присваивается листу, а не календарному дню.
Почему в распечатанной книге не совпадает остаток с фактическими деньгами в кассе?
Чаще всего причина в непроведённых документах, документах, оформленных другой датой, или операциях, проведённых мимо кассовых ордеров. Сверьте книгу с оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 50 и журналом кассовых документов. Если учёт верен, а денег фактически меньше или больше — операция прошла без документа, это нарушение, которое нужно оформить корректно.
Можно ли вести одну кассовую книгу на несколько касс?
Нет. На каждую обособленную кассу (например, основную и операционную, рублёвую и валютную) ведётся отдельная книга со своей нумерацией листов. В 1С при формировании отчёта выбирайте конкретную кассу, иначе операции смешаются и сальдо перестанет быть контролируемым.
Что делать, если обнаружена ошибка в уже распечатанном и подписанном листе?
Подменять или перепечатывать подписанный лист нельзя. Ошибку исправляют корректирующим кассовым документом текущей датой, который попадёт в новый лист книги. Если ошибка чисто техническая (неверный текст в поле «от кого получено»), составьте бухгалтерскую справку с пояснением и приложите её к делу.
Как долго нужно хранить распечатанную кассовую книгу?
Сроки хранения кассовых документов и книг устанавливаются правилами архивного дела и составляют, как правило, не менее пяти лет. Точный срок зависит от действующего перечня документов с указанием сроков хранения — сверьтесь с актуальной редакцией перечня и требованиями вашей архивной политики.
Что важно запомнить
Распечатанная кассовая книга из 1С — это листы формы КО-4 со сквозной нумерацией, сальдо, таблицей ордеров, итогами и подписями ответственных лиц. Перед печатью проверьте проведённость всех документов и заполненность подписей, после печати — связность сальдо и совпадение с оборотами по счёту 50. Подписанные листы не заменяют, ошибки исправляют корректирующими документами.