Учет и Финансы · 9 мин
Как добавить выплату в 1С: пошаговая инструкция
Как добавить выплату в 1С: оформление платёжного поручения поставщику, ведомости на выплату зарплаты, проверка проводок и типичные ошибки.
Под «выплатой» в 1С обычно понимают две разные операции: оплату поставщику или контрагенту через банк и выплату заработной платы сотрудникам. Обе операции оформляются разными документами, и ошибка в выборе документа приводит к неправильным проводкам, зависшим остаткам на счетах и расхождениям в отчётности.
Порядок действий зависит от конфигурации: в 1С:Бухгалтерии 8.3 оплата поставщику проходит через «Платёжное поручение» и «Списание с расчётного счёта», а зарплата — через «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу». В 1С:ЗУП выплаты оформляются только ведомостями. Ниже разобраны оба сценария с точными шагами, проверками результата и типичными ошибками.
Перед началом работы убедитесь, что у вас заполнены карточки контрагентов и сотрудников, созданы банковские счета организации и настроены статьи движения денежных средств — без этого документ либо не проведётся, либо попадёт в отчёты с пустой аналитикой.
Определите тип выплаты и нужный документ
Первый шаг — понять, какую именно выплату вы регистрируете. От этого зависит документ, счета учёта и дальнейшие проводки. Смешение сценариев — самая частая причина ошибок: например, зарплату проводят как обычную оплату контрагенту, и она не попадает в расчёты с персоналом по счёту 70.
Основные варианты: оплата поставщику по счёту или договору, возврат средств покупателю, выплата зарплаты или аванса сотрудникам, выплата дивидендов, выдача подотчётных сумм, перечисление налогов и взносов. Для каждого вида в 1С предусмотрен свой «Вид операции» внутри документа списания.
Как выбрать документ
Как добавить выплату поставщику через платёжное поручение
Откройте раздел «Банк и касса» и выберите «Платёжные поручения». Нажмите кнопку «Создать» и при необходимости укажите вид операции — по умолчанию это «Оплата поставщику». Документ ещё не формирует проводок: это лишь поручение банку, которое можно выгрузить в клиент-банк.
Заполните поля: организация и её расчётный счёт, получатель (выберите из справочника контрагентов или создайте нового), банк получателя, сумма, назначение платежа. Если платёж включает НДС, укажите ставку — программа автоматически выделит сумму налога в назначении платежа. Проверьте очередность платежа и при необходимости номер документа.
После записи поручения создайте на его основании документ «Списание с расчётного счёта» — кнопка «Создать на основании». Именно этот документ формирует проводку по кредиту счёта 51. Если у вас настроена загрузка выписок из банка, списание может создаться автоматически при импорте выписки — тогда дублировать его вручную не нужно.
- 1Откройте «Банк и касса → Платёжные поручения» и нажмите «Создать»
- 2Заполните получателя, счёт организации, сумму и назначение платежа
- 3Проверьте ставку НДС и очередность платежа, запишите документ
- 4Создайте на основании «Списание с расчётного счёта» и проведите его
- 5Откройте проводки документа (кнопка «Дт/Кт») и убедитесь, что сумма прошла по кредиту 51 счёта
Как добавить выплату зарплаты сотрудникам
Зарплатные выплаты оформляются только после того, как зарплата начислена документом «Начисление зарплаты и взносов». Без начисления ведомость заполнится пустой или с нулевыми суммами. Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» и выберите «Ведомости в банк» (для перечисления на карты) или «Ведомости в кассу» (для наличной выдачи).
В новом документе укажите месяц начисления, подразделение при необходимости и нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт сотрудников с невыплаченными суммами. Проверьте колонку «К выплате»: там должна стоять сумма начисленной зарплаты за минусом НДФЛ и удержаний. Способ выплаты (аванс, зарплата за месяц, отпускные) влияет на дату фактического получения дохода для НДФЛ — не оставляйте его наугад.
После проведения ведомости в банк создайте или дождитесь загрузки из выписки документа «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Перечисление заработной платы». Для кассовой ведомости на её основании оформляется «Расходный кассовый ордер». Если сотрудник не получил деньги в срок, сумму нужно депонировать — в 1С для этого есть отдельная операция.
Проверка проводок и результата
Любой проведённый документ выплаты нужно проверить через кнопку «Дт/Кт» — откроется список сформированных проводок. Для оплаты поставщику нормальная картина: Дт 60.01 Кт 51. Для зарплаты: Дт 70 Кт 51 или Дт 70 Кт 50 при выдаче из кассы. Если проводки пустые или счета другие — документ заполнен с ошибкой.
Дополнительно сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 51 или 50 за день выплаты и сверьте оборот по кредиту с суммой документа. Для зарплаты полезно открыть отчёт «Зарплата → Задолженность по зарплате» — после полной выплаты остаток по сотруднику должен закрыться.
Как проверить результат
Дт 60.01 Кт 51 для поставщика или Дт 70 Кт 51/50 для зарплаты
Пустой список проводок или неожиданные счета — документ не проведён или неверно выбран вид операции
Кредитовый оборот совпадает с суммой выплаты
Сумма отсутствует или задвоена — возможен дубль документа списания
Остаток по выплаченным сотрудникам равен нулю
Остаток не закрылся — ведомость не проведена или заполнена не за тот период
Типичные ошибки при добавлении выплат
Большинство проблем возникает не из-за программы, а из-за неверных исходных данных: устаревших реквизитов контрагента, неправильного вида операции или дублирования документов при ручном вводе параллельно с загрузкой выписки.
Отдельная группа ошибок — работа с датами. Документ списания должен быть датирован днём фактического списания по выписке, а зарплатная ведомость — днём фактической выплаты: от этого зависит период удержания НДФЛ и отражение операции в отчётности.
Ограничения и когда нужна помощь специалиста
Самостоятельно безопасно оформлять стандартные выплаты: оплату поставщику по счёту, зарплату по штатному расписанию, возврат покупателю. Сложнее обстоит дело с выплатами в валюте, дивидендами, выплатами при реорганизации или по исполнительным листам — там есть нюансы по проводкам и удержаниям, и ошибка обойдётся дороже консультации.
Если документ не проводится с сообщением об ошибке, не отключайте проверки и не меняйте дату запрета редактирования без понимания причины. Перед любыми массовыми изменениями (например, перепроведением выплат за квартал) сделайте резервную копию информационной базы.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли добавить выплату без платёжного поручения?
Да. Если вы загружаете выписки из банка, платёжное поручение не обязательно: документ «Списание с расчётного счёта» создаётся при импорте выписки или вручную напрямую из раздела «Банк и касса → Банковские выписки». Поручение нужно в основном для выгрузки платежа в клиент-банк.
Почему ведомость в банк заполняется пустой?
Чаще всего потому, что за выбранный месяц нет проведённого документа «Начисление зарплаты и взносов» либо вся сумма уже выплачена другой ведомостью. Проверьте период, организацию и отчёт «Задолженность по зарплате» — он покажет невыплаченные остатки.
Что делать, если выплата прошла дважды?
Найдите оба документа списания в журнале банковских выписок, сверьте их с реальной выпиской банка и пометьте лишний на удаление. Затем сформируйте ОСВ по счёту 51 и убедитесь, что остаток совпал с банковской выпиской.
Как оформить выплату наличными из кассы?
Для зарплаты создайте «Ведомость в кассу», проведите её и на основании сформируйте «Расходный кассовый ордер». Для прочих выплат физическим лицам РКО создаётся напрямую из раздела «Банк и касса → Кассовые документы» с выбором подходящего вида операции.
Нужно ли что-то настраивать перед первой выплатой?
Да: заполните карточку организации и её банковский счёт, проверьте учётную политику, создайте контрагентов и сотрудников, а для зарплатных перечислений настройте зарплатный проект с банком. Без этих данных документы либо не проведутся, либо уйдут в отчёты с пустой аналитикой.
Можно ли исправить уже проведённую выплату?
Да, если период не закрыт датой запрета редактирования: откройте документ, внесите изменения и перепроведите. Если изменилась сумма или получатель, проверьте связанные документы (РКО, ведомости) и сформируйте ОСВ, чтобы убедиться в корректности остатков.
Что важно запомнить
Выплата поставщику оформляется платёжным поручением и списанием с расчётного счёта, зарплата — ведомостью в банк или кассу после начисления. Всегда проверяйте вид операции, дату документа и проводки, а при загрузке выписок не создавайте списания вручную, чтобы избежать дублей.