Учет и Финансы · 11 мин
Как добавить и вести воинский учет в 1С
Пошаговая инструкция по настройке воинского учета в 1С:ЗУП: включение функциональности, карточка сотрудника, отчеты для военкомата и типичные ошибки кадровика.
Воинский учет сотрудников — обязанность работодателя, закрепленная законодательством о воинской обязанности. Организация должна вести карточки формы № 10 на военнообязанных работников, сообщать в военкомат о приеме и увольнении таких сотрудников и ежегодно сверять данные. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) этот блок автоматизирован, но по умолчанию часть функциональности отключена, и кадровику нужно включить и корректно заполнить соответствующие разделы.
Основная работа строится вокруг личной карточки сотрудника: в ней есть закладка «Воинский учет», где фиксируются категория запаса, воинское звание, состав, профиль и данные военного билета. На основании этих сведений программа формирует карточки формы № 10, сообщения о приеме и увольнении (форма № 18) и списки для сверки с военкоматом.
Ниже разобран порядок включения функциональности, заполнения данных, формирования отчетов и проверки результата. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 8 редакции 3.1; в других конфигурациях (БП, УПП, КА) логика похожа, но расположение команд может отличаться.
Проверьте, какая конфигурация у вас установлена
Полнота инструментов воинского учета зависит от конфигурации. В 1С:ЗУП 3.1 доступен полный цикл: карточка формы № 10, сообщения в военкомат, сверки. В 1С:Бухгалтерии 8 функциональность ограничена — там можно указать сведения о воинском учете в карточке сотрудника и вывести часть данных в печатные формы, но специализированных отчетов для военкомата нет. В 1С:УПП и Комплексной автоматизации кадровый блок близок к ЗУП.
Проверить конфигурацию можно через меню «Администрирование» → «О программе» или по заголовку окна. Если у вас только бухгалтерская конфигурация, а штат военнообязанных значителен, рассмотрите вариант ведения кадрового учета в ЗУП с последующей синхронизацией — это снимет ручную работу по формам № 10 и № 18.
Включите функциональность воинского учета
В ЗУП 3.1 часть кадровых механизмов активируется через настройки. Пройдите в раздел «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» и убедитесь, что в составе используемых данных доступны поля воинского учета. Также проверьте раздел «Настройка» → «Кадровый учет»: там задаются параметры штатного расписания и кадровых документов, влияющие на отображение данных.
Если в карточке сотрудника закладка «Воинский учет» не отображается, проверьте права пользователя: «Администрирование» → «Настройки пользователей и прав» → профиль группы доступа. Кадровику нужны права на чтение и изменение данных воинского учета. У пользователя с профилем «Только просмотр» закладка может быть видна, но недоступна для редактирования.
Дополнительно заполните данные об организации: «Настройка» → «Реквизиты организации». Для отчетов в военкомат потребуются наименование, ИНН, ОГРН, адрес и сведения об ответственном за воинский учет лице. Ответственный указывается в справочнике «Ответственные лица организаций» с соответствующей должностью.
- 1Откройте «Настройка» → «Реквизиты организации» и заполните регистрационные данные
- 2Назначьте ответственного за воинский учет в справочнике «Ответственные лица»
- 3Проверьте права кадровика: профиль должен позволять редактирование данных воинского учета
- 4Откройте карточку сотрудника и убедитесь, что закладка «Воинский учет» доступна
- 5Заполните данные по каждому военнообязанному сотруднику
Заполните воинский учет в карточке сотрудника
Откройте «Кадры» → «Сотрудники», выберите работника и перейдите на закладку «Воинский учет». Поля заполняются строго по военному билету (для военнообязанных запаса) или по удостоверению гражданина, подлежащего призыву (для призывников). Сверяйте каждое поле с документом — ошибки в категории запаса или составе приведут к некорректным отчетам.
Ключевые поля: отношение к воинской обязанности (военнообязанный, подлежит призыву, не военнообязанный, снят с учета), категория запаса (рядовой и сержантский состав, офицеры запаса), воинское звание, состав (профиль), полное кодовое обозначение ВУС, категория годности к военной службе, наименование военкомата по месту жительства. Также укажите общий воинский учет (пункт учета) и специальный учет, если сотрудник забронирован.
Для сотрудников без военного билета (призывники) данные вносятся по удостоверению подлежащего призыву. Женщины с военно-учетной специальностью также подлежат воинскому учету — их карточки заполняются по тем же правилам. Если сотрудник предъявил справку взамен военного билета, зафиксируйте это в примечании и отслеживайте предоставление билета.
Сформируйте карточки формы № 10 и сообщения в военкомат
Личная карточка военнообязанного (форма № 10) формируется из раздела «Отчеты, справки» → «Печатные формы» или непосредственно из карточки сотрудника по кнопке печати. Перед выводом проверьте, что все поля закладки «Воинский учет» заполнены: пустые графы в карточке — частое замечание при проверках военкомата.
Сообщение о приеме (или увольнении) военнообязанного — форма № 18 — направляется в военкомат в установленные законодательством сроки. В ЗУП печатная форма доступна из кадровых документов «Прием на работу» и «Увольнение», а также через отчеты по воинскому учету. Формируйте сообщение сразу после проведения кадрового документа, чтобы не пропустить срок.
Для массовой работы используйте специализированные отчеты: «Кадры» → «Кадровые отчеты» → отчеты группы воинского учета (например, «Карточки воинского учета», списки военнообязанных). Там же доступен отбор по подразделению, категории запаса и дате — это удобно при ежегодной сверке с военкоматом.
Как проверить результат
Все поля заполнены, данные совпадают с военным билетом
Пустые графы, категория запаса не соответствует званию
Выводятся все разделы, указаны военкомат и ответственный
Пустые строки, отсутствует ответственное лицо
Формируется из документа приема/увольнения, реквизиты организации подставлены
Форма не выводится или без реквизитов — проверьте настройки организации
Ведите сверку и актуализацию данных
Раз в год организация сверяет сведения о военнообязанных с военкоматом. Для этого в ЗУП формируется список военнообязанных: откройте кадровые отчеты, выберите список воинского учета, установите дату актуальности и отбор по организации. Распечатанный список сверяется с данными военкомата, расхождения исправляются в карточках сотрудников.
При изменении данных сотрудника (переезд, смена звания, перевод в другой состав) обновляйте карточку по новому документу. Важно: изменение фамилии, семейного положения, места жительства военнообязанный обязан сообщать, а работодатель — актуализировать учет. Храните историю изменений: в ЗУП часть данных кадрового учета хранится с периодичностью, но по воинскому учету рекомендуется фиксировать изменения через примечания или дополнительные сведения.
Отдельно контролируйте сотрудников, достигших предельного возраста пребывания в запасе, и тех, кто снят с воинского учета по состоянию здоровья. Такие работники исключаются из списков для военкомата, но запись в карточке должна отражать основание снятия с учета.
Удобно завести отдельный календарь контрольных дат: ежегодная сверка, сроки сообщений о приеме/увольнении, дни рождения сотрудников, достигающих предельного возраста запаса. В 1С это можно реализовать через напоминания или внешний планировщик кадровика.
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — заполнение воинского учета «в общем виде»: указана категория запаса, но не заполнены ВУС, состав и военкомат. Такая карточка формально есть, но при проверке будет признана ненадлежащей. Вторая типичная проблема — забытые сообщения о приеме и увольнении: документ проведен, а форма № 18 в военкомат не отправлена.
Третья ошибка — отсутствие учета призывников. Молодые сотрудники без военного билета часто вообще не попадают в раздел воинского учета, хотя по ним также требуется вести карточки и направлять сведения. Четвертая — неактуальный ответственный за воинский учет: сотрудник уволен, а в реквизитах организации значится его фамилия, и все формы подписываются устаревшими данными.
Учтите ограничение типовой конфигурации: автоматической отправки сообщений в военкомат из ЗУП нет — печатные формы нужно распечатать и передать установленным способом. Также типовой отчетный состав может не покрывать все региональные формы сверки; в этом случае список формируется универсальным отчетом по сотрудникам с нужными полями.
Если типовых возможностей не хватает
Когда штат военнообязанных большой или военкомат требует нестандартные формы, есть несколько путей. Первый — доработка печатных форм и отчетов силами программиста 1С: макеты форм № 10 и № 18 редактируются, универсальные отчеты позволяют собрать произвольный список. Второй — использование расширений конфигурации, которые добавляют нужные отчеты без изменения типового кода.
Третий вариант — ведение воинского учета в отдельной специализированной программе с выгрузкой данных из ЗУП. Это оправдано на крупных предприятиях с тысячами военнообязанных и обособленными подразделениями в разных регионах. Для большинства организаций достаточно типовой функциональности ЗУП при условии дисциплинированного заполнения карточек.
Как выбрать действие
Ответы на частые вопросы
Где в 1С:ЗУП находится воинский учет сотрудника?
В карточке сотрудника: «Кадры» → «Сотрудники» → выбор работника → закладка «Воинский учет». Если закладки нет, проверьте права пользователя и настройки состава данных в разделе «Настройка».
Можно ли вести воинский учет в 1С:Бухгалтерии?
Частично: в карточке сотрудника есть поля для сведений о воинском учете, но специализированных отчетов и форм для военкомата в бухгалтерской конфигурации нет. Для полноценного учета нужна ЗУП или ручное ведение форм.
Нужно ли заполнять воинский учет на женщин?
Да, если сотрудница имеет военно-учетную специальность и состоит на воинском учете. Данные вносятся по военному билету по тем же правилам, что и для мужчин.
Как сформировать список военнообязанных для сверки с военкоматом?
Откройте «Кадры» → «Кадровые отчеты» и выберите отчет по воинскому учету (список военнообязанных или карточки воинского учета). Установите дату актуальности, организацию и при необходимости отбор по подразделению, затем сформируйте и распечатайте.
Что делать, если сотрудник не предоставил военный билет?
Зафиксируйте факт отсутствия документа, запросите письменное объяснение и направьте сведения в военкомат в установленном порядке — работодатель обязан сообщать о таких случаях. В карточке 1С отразите призывной статус по имеющимся документам и контролируйте предоставление билета.
Отправляются ли сообщения в военкомат автоматически из 1С?
Нет. Программа формирует печатные формы сообщений (форма № 18), но передать их в военкомат нужно самостоятельно — лично, почтой или иным принятым в вашем регионе способом.
Что важно запомнить
Воинский учет в 1С:ЗУП ведется через закладку «Воинский учет» в карточке сотрудника; данные вносятся строго по военному билету. На их основе формируются карточки № 10, сообщения № 18 и списки для сверки. Контролируйте полноту заполнения, сроки сообщений в военкомат и актуальность ответственного лица.