Учет и Финансы · 10 мин
Как добавить лицевой счет в 1С 8
Как добавить лицевой счет в 1С 8: создание субсчетов, аналитики, лицевых счетов сотрудников и контрагентов. Пошаговые инструкции, ошибки и проверка результата.
Под лицевым счетом в 1С 8 обычно понимают одно из трёх: субсчёт к счёту бухгалтерского учёта, аналитический разрез по сотруднику или контрагенту (например, счёт 70 с аналитикой по работникам) либо лицевой счёт абонента в отраслевых решениях (ЖКХ, телеком). Порядок действий зависит от конфигурации и от того, что именно требуется учесть.
В типовых конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8» большинство лицевых счетов ведётся не как отдельные субсчета, а через аналитику — субконто «Работники организации» или «Контрагенты». Это важно понимать до начала работы: попытка создать отдельный субсчёт там, где предусмотрена аналитика, ломает типовые отчёты и проводки документов.
Ниже разобраны основные сценарии: добавление субсчёта в план счетов, включение аналитики, заведение лицевого счёта сотрудника для расчёта зарплаты и работа с лицевыми счетами в отраслевых решениях. Перед любыми изменениями плана счетов сделайте резервную копию информационной базы.
Определите, какой именно лицевой счёт вам нужен
Прежде чем что-то добавлять, ответьте на вопрос: где должен отражаться этот счёт и в каких отчётах вы хотите его видеть. Если цель — видеть задолженность или начисления по конкретному сотруднику, достаточно типовой аналитики, и ничего создавать в плане счетов не нужно. Если требуется отдельный синтетический счёт для особого учёта (например, депонированные суммы, расчёты по конкретному договору), тогда создаётся субсчёт.
Отдельный случай — отраслевые конфигурации для ЖКХ, ТСЖ, гаражных кооперативов и операторов связи. Там лицевой счёт — это самостоятельный объект учёта с собственным справочником, к которому привязаны начисления, оплаты и показания счётчиков. Логика работы в таких решениях отличается от бухгалтерской.
Как выбрать действие
Добавление субсчёта в план счетов
Откройте раздел «Главное» → «План счетов» (в некоторых конфигурациях — «Все функции» → «План счетов бухгалтерского учёта»). Найдите счёт, к которому нужно добавить лицевой (суб)счёт, выделите его и нажмите «Создать». Программа предложит заполнить код, наименование и параметры счёта.
Код субсчёта формируется от кода родительского счёта: например, для счёта 76 можно создать 76.07 с собственным наименованием. Проверьте, что выбранный код не занят и не конфликтует с типовыми субсчетами, которые могут появиться при обновлении конфигурации. Безопасная практика — использовать коды, далёкие от типовой нумерации.
Укажите вид счёта (активный, пассивный, активно-пассивный), признаки учёта (валютный, количественный) и при необходимости добавьте субконто — например, «Контрагенты» или «Работники организации», чтобы по субсчёту велась аналитика. Сохраните элемент кнопкой «Записать и закрыть».
- 1Сделайте резервную копию базы
- 2Откройте план счетов: Главное → План счетов
- 3Выделите родительский счёт и нажмите «Создать»
- 4Заполните код, наименование, вид счёта и признаки учёта
- 5Добавьте нужные субконто для аналитики
- 6Запишите и проверьте счёт в оборотно-сальдовой ведомости
Настройка аналитики вместо нового субсчёта
В большинстве случаев лицевой учёт по сотрудникам уже работает «из коробки». Счёт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда» в типовой конфигурации имеет субконто «Работники организации», и каждый сотрудник фактически является лицевым счётом. Аналогично счёт 73 позволяет вести расчёты по займам, материальному ущербу и прочим операциям в разрезе работников.
Чтобы увидеть лицевой счёт сотрудника, сформируйте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» по счёту 70 или «Анализ счёта» с группировкой по работникам. Если аналитика по сотрудникам не отображается, проверьте настройки счёта: возможно, субконто было отключено при доработке конфигурации.
Для контрагентов действует тот же принцип: счета 60, 62, 76 имеют субконто «Контрагенты» и «Договоры». Отдельный лицевой счёт покупателя или поставщика — это сочетание контрагента и договора, а не отдельный субсчёт плана счетов.
Лицевой счёт сотрудника в зарплатных конфигурациях
В «1С:Зарплата и управление персоналом 8» понятие лицевого счёта сотрудника существует явно. Он формируется автоматически при приёме сотрудника на работу: кадровый документ «Приём на работу» создаёт элемент справочника «Сотрудники», и все начисления, удержания и выплаты привязываются к нему.
Чтобы «добавить лицевой счёт» новому работнику, создайте документ приёма на работу: раздел «Кадры» → «Приёмы на работу». Заполните личные данные, должность, подразделение и дату приёма. После проведения документа сотрудник появится во всех зарплатных отчётах, а его расчётный листок станет доступен в разделе «Зарплата» → «Отчёты по зарплате».
Если сотрудник уже принят, но лицевой счёт в отчётах не виден, проверьте, не создан ли дубликат элемента справочника «Физические лица». Дубли приводят к раздвоению данных: часть начислений уходит на один элемент, часть — на другой. Объединение дублей выполняется штатной обработкой поиска и удаления дублей, но перед этим обязательно сделайте копию базы.
Лицевые счета в отраслевых решениях (ЖКХ, абоненты)
В конфигурациях для расчётов с населением лицевой счёт — центральный объект. Как правило, есть отдельный справочник «Лицевые счета», доступный из главного меню или раздела «Абоненты». Новый лицевой счёт создаётся кнопкой «Создать»: указывается адрес (дом, квартира), плательщик, площадь, количество проживающих и перечень услуг.
После сохранения лицевого счёта ему назначаются тарифы и открывается возможность вводить начисления, оплаты и показания приборов учёта. Нумерация лицевых счетов обычно автоматическая, но во многих решениях допускается ручное задание номера — например, по номеру квартиры или договора.
Точные названия разделов зависят от конкретного отраслевого продукта, поэтому ориентируйтесь на документацию поставщика решения. Общий принцип одинаков: сначала справочные данные (дома, услуги, тарифы), затем лицевой счёт, затем операции по нему.
Перед массовым заведением лицевых счетов в отраслевой конфигурации проверьте наличие обработки загрузки из Excel: ручной ввод сотен счетов почти всегда приводит к ошибкам в адресах и площадях, которые потом всплывают в начислениях.
Проверка результата и типичные ошибки
После добавления субсчёта или лицевого счёта убедитесь, что он реально участвует в учёте. Для бухгалтерского субсчёта сформируйте оборотно-сальдовую ведомость с детализацией по субсчетам: новый счёт должен отображаться в структуре родительского счёта, даже если оборотов пока нет. Для зарплатного лицевого счёта проверьте расчётный листок сотрудника за текущий период.
Если документы не проводятся с новым субсчётом, причина обычно в том, что в типовых документах счёт задан жёстко в настройках или в коде. В этом случае потребуется либо корректировка счетов учёта в настройках (например, «Счета учёта номенклатуры», «Счета учёта расчётов»), либо участие программиста.
Как проверить результат
Виден в структуре родительского счёта и доступен для выбора в документах
Не отображается в ОСВ или не выбирается в проводках
Сотрудник есть в отчётах по счету 70, расчётный листок формируется
Сотрудник отсутствует в аналитике или задвоен
По счёту можно ввести начисление и оплату, сальдо считается
Начисления не выполняются, услуги не назначены
Частые вопросы
Можно ли добавить лицевой счёт к счёту 70 в «1С:Бухгалтерии 8»?
Технически субсчёт создать можно, но делать этого не стоит: типовые документы начисления зарплаты формируют проводки по счёту 70 без субсчетов, с аналитикой по работникам. Ваш субсчёт останется пустым, а отчётность может работать некорректно. Используйте субконто «Работники организации».
Как посмотреть лицевой счёт конкретного сотрудника?
Сформируйте отчёт «Анализ счёта» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» по счёту 70 с отбором по нужному работнику. В ЗУП дополнительно доступны расчётный листок и отчёт «Расчёты с сотрудниками».
Что делать, если новый субсчёт не выбирается в документе?
Проверьте, не заблокирован ли счёт для использования в проводках (признак «Запретить использовать в проводках» у родительского счёта), и нет ли в документе жёстко заданного счёта в настройках счетов учёта. При жёсткой привязке в коде потребуется доработка.
Можно ли перенести лицевые счета из другой программы?
Да, в большинстве конфигураций есть обработки загрузки из табличных файлов (Excel, CSV) либо универсальный обмен через формат EnterpriseData. Перед загрузкой проверьте соответствие справочников — адресов, услуг, сотрудников — чтобы избежать дублей.
Нужны ли особые права для добавления субсчёта?
Да. Изменение плана счетов доступно пользователям с правами администратора или полными правами. Обычному бухгалтеру в типовых настройках прав такая операция может быть недоступна — обратитесь к администратору системы.
Что важно запомнить
В типовой 1С 8 лицевой счёт — это чаще всего аналитика (субконто) по сотруднику или контрагенту, а не отдельный субсчёт. Новый субсчёт создавайте только при реальной необходимости, с резервной копией и проверкой влияния на отчёты. В отраслевых решениях лицевой счёт заводится в специализированном справочнике после настройки базовых данных.