Учет и Финансы · 10 мин
Как сделать авансовый отчет в 1С
Пошаговая инструкция по оформлению авансового отчета в 1С: выдача подотчетных сумм, заполнение документа, проводки, проверка и типичные ошибки.
Авансовый отчет в 1С оформляется, когда сотрудник потратил выданные ему под отчет деньги — на командировку, канцтовары, материалы, услуги. Документ подтверждает расходы, закрывает задолженность сотрудника перед организацией и формирует проводки по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Без корректно оформленного авансового отчета расходы нельзя принять к учету, а сумма зависнет на подотчетнике.
Дальше разберем работу на примере «1С:Бухгалтерия 8.3» — самой распространенной конфигурации. Логика в «1С:ЗУП», «1С:Комплексная автоматизация» и «1С:ERP» похожа, отличается в основном расположение разделов меню. Порядок действий одинаков: сначала выдача денег (или отражение расхода без выдачи), затем сам отчет с приложенными первичными документами, затем проверка проводок и остатков.
Подготовка: что проверить до создания отчета
Прежде чем заводить документ, убедитесь, что в базе есть необходимые данные. Сотрудник должен быть заведен в справочнике «Физические лица» и оформлен в штат (в «1С:Бухгалтерии» достаточно карточки физлица и записи о сотруднике). Если деньги выдавались из кассы или с расчетного счета, соответствующий документ — «Расходный кассовый ордер» или «Списание с расчетного счета» — уже должен быть проведен, иначе подобрать аванс в отчет не получится.
Проверьте, что у вас есть права на создание и проведение документов раздела «Банк и касса». Если документы не проводятся или кнопки недоступны — это вопрос прав пользователя, его решает администратор. Также заранее соберите первичку: кассовые чеки, БСО, накладные, акты, посадочные талоны. Каждая строка расхода в отчете должна подтверждаться документом — без этого расход могут не принять при проверке.
Выдача подотчетных сумм: основание для отчета
Если сотрудник получил деньги наличными, оформляется «Расходный кассовый ордер» (раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы») с видом операции «Выдача денежных средств подотчетному лицу». В документе указывается сотрудник, сумма и счет учета — по умолчанию 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» (для расчетов в валюте — 71.21).
При перечислении аванса на карту сотрудника используется документ «Списание с расчетного счета» с видом операции «Перечисление подотчетному лицу». Важно, чтобы назначение платежа было корректным, а счет учета — 71.01. Если операцию ошибочно провести по другому счету (например, как оплату поставщику), аванс не будет виден при подборе в авансовом отчете.
Бывает, что сотрудник тратит собственные деньги, а компания возмещает их потом. В этом случае документ выдачи аванса не нужен: авансовый отчет оформляется без вкладки «Авансы», а после его проведения оформляется возмещение перерасхода через РКО или перечисление на карту.
Создание авансового отчета: пошагово
Откройте раздел «Банк и касса» → «Авансовые отчеты» и нажмите «Создать». Заполните шапку: организация, сотрудник (подотчетное лицо), дата отчета. Если программа ведется по нескольким складам или подразделениям, укажите подразделение — от него зависят проводки по затратам.
- 1Создайте документ: «Банк и касса» → «Авансовые отчеты» → «Создать», укажите организацию и сотрудника.
- 2На вкладке «Авансы» нажмите «Добавить» и подберите документ выдачи денег (РКО или списание со счета) — сумма аванса подставится автоматически.
- 3На вкладке «Оплата» внесите расходы по чекам: дату, номер документа, номенклатуру, сумму, счет затрат и НДС.
- 4На вкладке «Оплата поставщикам» отразите оплаты контрагентам, если сотрудник расплачивался с поставщиками наличными.
- 5Проверьте итог: израсходовано, остаток или перерасход — суммы видны внизу формы.
- 6Проведите документ и откройте кнопкой «Дт/Кт» проводки для контроля.
На вкладке «Авансы» подбираются документы выдачи. Программа показывает только незакрытые авансы конкретного сотрудника. Если список пуст, а деньги точно выдавались — проверьте, тем ли видом операции оформлена выдача и тот ли это сотрудник.
Вкладка «Оплата» — основная. Здесь каждая строка — это один чек или документ: указывается дата, номер, наименование приобретенного (номенклатура или произвольное описание), количество, сумма, счет учета затрат (10.01 для материалов, 26 для общехозяйственных расходов, 44 для расходов на продажу и т.д.). Если поставщик выделил НДС и есть счет-фактура, заполните данные счета-фактуры в строке — тогда НДС попадет в книгу покупок.
Вкладка «Оплата поставщикам»
Если сотрудник наличными оплатил счет контрагента, расход оформляется на вкладке «Оплата поставщикам»: выбирается контрагент, договор и сумма. Проводка закроет задолженность перед поставщиком (Дт 60.01 — Кт 71.01). Это важно для корректной сверки взаиморасчетов: если провести такую оплату через вкладку «Оплата», долг перед поставщиком в учете зависнет.
Суточные и командировочные расходы
В «1С:Бухгалтерии» командировка часто оформляется целиком через авансовый отчет: суточные вносятся отдельной строкой с соответствующим счетом затрат, проезд и проживание — по билетам и счетам гостиницы. В «1С:ЗУП» и «1С:КА» есть отдельный документ «Командировка», который рассчитывает суточные автоматически по датам поездки. Нормы суточных, не облагаемые НДФЛ, программа контролирует при расчете налога — превышение попадет в облагаемый доход сотрудника.
Проводки и проверка результата
После проведения откройте проводки кнопкой «Дт/Кт». Типовые записи: Дт 10.01 (26, 44, 60.01) — Кт 71.01 на сумму расходов, Дт 19.03 — Кт 71.01 на выделенный НДС. Сам авансовый отчет не создает движений по кассе — выдача денег уже была отражена ранее документом РКО или списанием со счета.
Итоговый контроль — оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 в разрезе сотрудников (раздел «Отчеты»). После проведения отчета задолженность сотрудника должна уменьшиться на сумму расходов. Если образовался перерасход (кредитовое сальдо), организация должна возместить сотруднику разницу. Если остаток (дебетовое сальдо) — сотрудник возвращает неизрасходованные деньги в кассу через «Приходный кассовый ордер» с видом операции «Возврат от подотчетного лица».
Как проверить результат
Сальдо равно нулю или соответствует остатку/перерасходу по отчету
Суммы не сходятся с итогами документа — ищите неподобранный аванс или дубль расхода
Счета затрат соответствуют типу расхода, НДС выделен на 19 счет
Расход попал не на тот счет или НДС завис на 71
Оплата подотчетником закрыла задолженность по 60.01
Долг перед поставщиком остался — оплата прошла мимо вкладки «Оплата поставщикам»
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — расходы превышают выданный аванс, а вкладка «Авансы» пустая, потому что деньги выдавались другим документом или другому сотруднику. Вторая по частоте — ошибка в счетах затрат: канцтовары проведены на 10.01 вместо 26, из-за чего искажается себестоимость и управленческая отчетность. Проверяйте счет в каждой строке, особенно при копировании документов.
Отдельная группа ошибок связана с НДС. Если в чеке НДС выделен, но счета-фактуры нет, принимать налог к вычету нельзя — в строке не заполняйте данные счета-фактуры, иначе получите необоснованный вычет. И наоборот: при наличии счета-фактуры незаполненные реквизиты означают потерю вычета.
Особые ситуации: валюта, карта, возврат
Если аванс выдавался в валюте (зарубежная командировка), отчет заполняется в валюте аванса, а программа пересчитывает суммы в рубли по курсу на дату выдачи и дату отчета — курсовые разницы формируются автоматически. Следите, чтобы в документе выдачи был указан счет 71.21, иначе подбор аванса не сработает.
Оплата корпоративной картой в «1С:Бухгалтерии» отражается как перечисление подотчетному лицу со счета карты, далее — обычный авансовый отчет. Возврат неизрасходованного остатка оформляется ПКО с видом операции «Возврат от подотчетного лица»: задолженность по 71 счету закрывается, и сальдо сотрудника обнуляется.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Почему в авансовом отчете не подбирается документ выдачи денег?
Чаще всего выдача оформлена с неподходящим видом операции (не «Выдача подотчетному лицу»), на другого сотрудника или по другому счету учета. Откройте документ выдачи и проверьте вид операции, физлицо и счет 71.01. Если аванс уже частично закрыт другим отчетом, подберется только остаток.
Можно ли оформить авансовый отчет без предварительной выдачи денег?
Да. Если сотрудник оплатил расходы из собственных средств, вкладка «Авансы» остается пустой, а вся сумма отчета становится перерасходом. После проведения организация возмещает ее через РКО или перечисление на карту.
Как отразить НДС по чекам в авансовом отчете?
В строке расхода укажите ставку и сумму НДС. К вычету налог принимается только при наличии счета-фактуры — его реквизиты вносятся в поля строки. По одному чеку без счета-фактуры НДС включается в стоимость расхода, вычет не оформляется.
Что делать, если авансовый отчет проведен с ошибкой в закрытом периоде?
Не перепроводите документ напрямую. Согласуйте исправление с главным бухгалтером: как правило, вносят корректировочный документ текущей датой либо отменяют закрытие месяца, исправляют отчет и повторяют регламентные операции. Перед любыми действиями сделайте резервную копию базы.
Где посмотреть, кто из сотрудников не отчитался по авансам?
Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счету 71 с группировкой по сотрудникам: дебетовое сальдо на конец периода — это неотчитанные авансы. В некоторых конфигурациях есть также специализированный отчет по расчетам с подотчетными лицами.
Что важно запомнить
Авансовый отчет создается в разделе «Банк и касса»: подбираете аванс, вносите расходы по чекам с правильными счетами затрат, проводите и сверяете сальдо по счету 71. Оплаты поставщикам оформляйте на отдельной вкладке, НДС принимайте к вычету только при счете-фактуре, а исправления в закрытом периоде делайте только с резервной копией и согласования бухгалтера.