Как делать табель учёта рабочего времени в 1С

Табель учёта рабочего времени — это документ, на основании которого начисляется зарплата, оплачиваются отпуска, больничные и сверхурочные. В программах 1С табель чаще всего формируется автоматически на основе графиков работы сотрудников и зарегистрированных отклонений, а не заполняется вручную построчно. Понимание этой логики избавляет от главной ошибки новичков — попытки «нарисовать» табель вручную вместо корректного ведения кадровых документов.

Порядок работы зависит от конфигурации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) учёт времени полноценный: графики, отклонения, отчёт Т-13, индивидуальные табели. В 1С:Бухгалтерии возможности ограничены — там табель по сути формируется при начислении зарплаты, а отклонения фиксируются кадровыми документами. Ниже разобраны оба варианта с упором на ЗУП как основной инструмент.

Где в 1С находится табель и как он формируется

В 1С:ЗУП табель — это отчёт, а не документ. Он находится в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Также доступен через «Зарплата» → «Отчёты по зарплате». Отчёт строится за произвольный период по выбранной организации или подразделению и показывает по каждому сотруднику явки, неявки с кодами причин (ОТ — отпуск, Б — больничный, К — командировка и т.д.) и итоговые часы.

Источник данных для отчёта — регистры учёта рабочего времени, которые заполняются двумя потоками: плановым графиком сотрудника и документами отклонений. Если сотрудник работал по графику без отклонений, табель покажет сплошные явки. Каждый отпуск, больничный или прогул «вырезает» соответствующие дни и заменяет их нужным кодом.

В 1С:Бухгалтерии отдельного отчёта Т-13 в типовой поставке обычно нет. Там учёт времени происходит в документе «Начисление зарплаты»: при автоматическом заполнении программа рассчитывает отработанные дни по производственному календарю и графику, указанному в договоре сотрудника. Для полноценного табеля в бухгалтерской конфигурации используют либо печатную форму из начисления, либо внешние отчёты.

Настройка графиков работы сотрудников

Корректный табель начинается с правильного графика. В ЗУП графики создаются в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Для пятидневки обычно достаточно типового графика, но его нужно проверить: совпадает ли время начала и окончания дня, длительность обеда, переносы праздничных дней по производственному календарю.

При создании графика укажите способ заполнения: по дням недели (для пятидневки и шестидневки) или по циклам произвольной длины (для сменных графиков «два через два», «сутки через трое»). Для сменных графиков важно задать дату отсчёта цикла — от неё зависит, на какие дни выпадут рабочие смены. Ошибка в дате отсчёта приводит к тому, что табель покажет явки в выходные сотрудника.

График привязывается к сотруднику кадровым документом: приёмом на работу или кадровым переводом. Если сотруднику изменили режим работы, не редактируйте старый график задним числом — создайте новый график и оформите кадровый перевод, иначе пересчитаются уже закрытые периоды.

1. 1
   Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и создайте новый элемент.
2. 2
   Выберите способ заполнения: по дням недели или по циклу с датой отсчёта.
3. 3
   Укажите время работы, перерывы и учёт праздничных дней по производственному календарю.
4. 4
   Проверьте итоговые часы за месяц — они должны совпадать с нормой производственного календаря.
5. 5
   Привяжите график к сотрудникам через приём на работу или кадровый перевод.

Ввод отклонений: отпуска, больничные, командировки

Каждое отклонение от графика должно быть оформлено соответствующим документом до расчёта зарплаты. Отпуска вводятся документом «Отпуск» (раздел «Кадры»), больничные — документом «Больничный лист», командировки — «Командировка», прогулы и отсутствия — документом «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск без сохранения)» или «Прогул, отсутствие» в зависимости от версии конфигурации.

Принципиально важен приоритет: документ отклонения вытесняет время по графику. Если больничный проведён с 10 по 15 число, в табеле эти дни будут отмечены кодом «Б» независимо от того, что график планировал рабочие дни. Если документ не введён или введён после расчёта зарплаты, табель и начисления будут неверными.

Для сверхурочной работы и работы в выходные используются документы «Работа сверхурочно» и «Работа в выходные и праздники». Они добавляют часы к плановому времени, и в табеле такие дни отображаются с соответствующими кодами (С, РВ) и дополнительными часами.

Формирование отчёта Т-13

Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)». Укажите период (обычно месяц), организацию и при необходимости подразделение, затем нажмите «Сформировать». Отчёт выводится в унифицированной форме: по каждому сотруднику две строки — коды видов времени и часы, итоги за первую и вторую половину месяца и за месяц в целом.

В настройках отчёта (кнопка «Настройки») можно включить группировку по подразделениям, отбор по конкретным сотрудникам и вариант отображения кодов. Для сдачи в архив или проверяющим отчёт выводят на печать и подписывают у руководителя и кадровика — электронная подпись в самой программе форму не заверяет.

Проверьте отчёт перед использованием: сумма отработанных дней и часов по сотруднику должна совпадать с данными документа «Начисление зарплаты и взносов» за тот же месяц. Расхождение означает, что либо отклонение не проведено, либо график сотрудника не соответствует фактическому режиму.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог часов по сотруднику за месяц

Норма

Совпадает с нормой по графику минус отклонения и с данными начисления зарплаты

Тревожный признак

Часы больше или меньше без документального объяснения

Коды неявок в табеле

Норма

Каждому коду (ОТ, Б, К) соответствует проведённый документ

Тревожный признак

Код есть, а документа нет, или документ есть, а код не отображается

Выходные и праздники

Норма

Совпадают с графиком сотрудника и производственным календарём

Тревожный признак

Явки стоят в дни, которые по графику выходные

Особые ситуации: сменные графики, неполное время, удалёнка

Суммированный учёт рабочего времени

Для сменных режимов включите в настройках графика признак суммированного учёта и задайте учётный период (месяц, квартал). Табель в этом случае строится по сменам графика, а переработки определяются по итогам учётного периода документом «Регистрация переработок». Не пытайтесь оценить переработку по отдельному месяцу — при суммированном учёте она считается только за весь период.

Неполное рабочее время

Для сотрудников на неполной ставке создайте отдельный график с сокращёнными часами или днями, а не используйте график пятидневки с ручными правками. В кадровом документе укажите долю ставки и этот график. Тогда табель покажет корректные явки с уменьшенными часами, а зарплата рассчитается пропорционально.

Индивидуальные табели

Когда фактическое время отличается от графика массово (например, вахтовый метод или нестандартные ситуации), в ЗУП есть документ «Табель» (или «Данные для расчёта зарплаты» с соответствующим шаблоном), который вводит фактические часы вручную и имеет приоритет над графиком. Это исключение, а не основной способ работы: применяйте его только там, где автоматический учёт невозможен.

Табель в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии нет полноценного кадрового учёта времени: программа ориентирована на небольшие организации с простыми режимами работы. Отработанные дни рассчитываются в документе «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Начисление зарплаты» по графику, указанному в карточке сотрудника, с учётом введённых отпусков и больничных.

Если нужна печатная форма Т-13, вариантов два: использовать внешнюю печатную форму (подключается через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки») или выгружать данные и формировать табель в другом инструменте. Для организаций с сменными графиками, суммированным учётом или большим штатом бухгалтерской конфигурации недостаточно — там оправдан переход на ЗУП с синхронизацией данных в бухгалтерию.

Где вести табель

1С:ЗУП

Полноценный учёт: графики любой сложности, все виды отклонений, отчёт Т-13, суммированный учёт. Подходит организациям со сменными режимами и штатом от нескольких десятков человек.

1С:Бухгалтерия

Только простые графики и базовые отклонения; отдельной формы Т-13 нет. Подходит микробизнесу с пятидневкой и небольшим числом сотрудников.

Ручной ввод через документ «Табель»

Для вахт и нестандартных режимов, где график не описывает реальность. Требует дисциплины: пропущенные дни выпадают из расчёта.

Типичные ошибки и как их избежать

Самая частая проблема — табель не совпадает с начислением зарплаты. Причина почти всегда в документе, введённом после расчёта или не проведённом. Порядок должен быть строгим: сначала все кадровые документы месяца, затем начисление зарплаты, затем сверка с табелем.

Вторая группа ошибок связана с графиками: редактирование графика задним числом вместо кадрового перевода, неверная дата отсчёта сменного цикла, незаполненный производственный календарь на новый период. Производственный календарь обновляется через «Администрирование» → «Производственные календари» — без актуального календаря праздничные дни попадут в табель как рабочие.

FAQ

Можно ли заполнить табель в 1С вручную построчно?

В ЗУП отчёт Т-13 не редактируется вручную — он отражает данные учёта. Ручной ввод фактического времени возможен через документ «Табель» или «Данные для расчёта зарплаты», но это влияет на расчёт зарплаты и требует заполнения всех дней периода.

Почему в табеле у сотрудника пустые дни?

Чаще всего сотрудник не привязан к графику работы (проверьте кадровый документ) или период табеля выходит за даты приёма на работу. Также проверьте, заполнен ли производственный календарь на нужный год.

Как исправить табель за прошлый месяц?

Исправляется не табель, а исходные данные: вводится или корректируется документ отклонения, после чего выполняется перерасчёт зарплаты в текущем периоде. Отчёт Т-13 за прошлый месяц после этого сформируется с правильными данными.

Чем отличается табель от формы Т-13?

Т-13 — унифицированная печатная форма табеля. В 1С отчёт «Табель учёта рабочего времени (Т-13)» выводит данные именно в этой форме. Использование унифицированной формы не обязательно — организация вправе утвердить собственную, но типовая форма покрывает большинство потребностей.

Нужно ли распечатывать и подписывать табель каждый месяц?

Если организация ведёт первичные документы на бумаге — да, табель распечатывается и подписывается ответственным лицом и руководителем. При электронном документообороте допустимо хранение в электронном виде с соблюдением требований к архиву.

Как учесть работу удалённых сотрудников в табеле?

Для удалённых сотрудников действует тот же механизм: график плюс отклонения. Если договорённость предполагает свободный режим, в табеле отражается норма по графику, а фактическая выработка подтверждается внутренними регламентами организации, а не почасовым контролем.