Учет и Финансы · 9 мин
Как делать смету в 1С: практическое руководство
Как составить смету в 1С: выбор конфигурации, создание документа, добавление работ и материалов, расчёт накладных расходов, проверка и печать сметы.
Смета в 1С — это документ, который фиксирует плановую стоимость работ, материалов и ресурсов по проекту, заказу или договору. В зависимости от конфигурации смета может быть отдельным документом (например, «Смета» или «Плановая калькуляция» в 1С:УНФ, 1С:ERP, отраслевых решениях для строительства) либо формироваться на базе заказа покупателя с детализацией по статьям затрат.
Прежде чем начинать, важно понять, в какой конфигурации вы работаете: в «1С:Управление нашей фирмой» смета встроена в подсистему «Работы», в «1С:ERP Управление предприятием» используется механизм бюджетирования и калькуляции, а в строительных отраслевых решениях (1С:Смета, 1С:Строительство) есть полноценные сметные модули с нормативными базами. Логика работы везде похожа: создаётся документ, заполняются позиции, назначаются цены, система считает итоги.
Ниже разобран универсальный порядок работы, который подходит для большинства конфигураций, а также отличия отраслевых решений и типичные ошибки, из-за которых смета «не сходится» или печатается неправильно.
Выбор конфигурации и места сметы в учёте
Первый шаг — определить, где именно в вашей программе живёт смета. В 1С:УНФ документ называется «Смета» и находится в разделе «Работы» или «Продажи» (зависит от версии). В 1С:ERP плановые затраты обычно ведутся через «Заказ клиента» с последующей калькуляцией или через подсистему бюджетирования. В 1С:Бухгалтерии отдельного сметного документа нет — там смету чаще заменяют счётом на оплату с детальной спецификацией.
Если компания работает в строительстве и ведёт сметы по нормативным базам (ФЕР, ТЕР, ГЭСН), типовых конфигураций недостаточно — нужны отраслевые решения. Они умеют подтягивать расценки из нормативных справочников, применять индексы пересчёта в текущие цены и формировать локальные и объектные сметы по принятым формам.
Сравнение вариантов
Подходит для подрядных работ и услуг: есть типовой документ «Смета», печать, связь с заказами. Ограничение — нет нормативных строительных баз.
Подходит для производства и крупных проектов: калькуляция себестоимости, бюджеты. Ограничение — сложнее настройка, смета строится через заказы и спецификации.
Полноценные сметы по ФЕР/ТЕР/ГЭСН, индексы, формы КС-2, КС-3. Ограничение — стоимость внедрения и необходимость обновлять нормативные базы.
Отдельной сметы нет; используют счёт с детальной спецификацией. Подходит только для простых коммерческих предложений.
Подготовка справочников перед созданием сметы
Смета считается корректно только тогда, когда заполнены базовые справочники. Проверьте номенклатуру: каждая работа или материал должны быть заведены как позиция с единицей измерения, видом (услуга, работа, товар) и, желательно, с актуальной ценой. Если цены хранятся в документах «Установка цен номенклатуры», убедитесь, что они актуальны на дату сметы.
Также заполните карточку контрагента, договор (если учёт ведётся по договорам), при необходимости — объекты строительства или проекты, если в конфигурации ведётся аналитика по ним. В строительных решениях дополнительно проверяют подключение нормативной базы и версию индексов пересчёта.
Создание документа и заполнение шапки
Создайте новый документ через журнал смет: «Работы» → «Сметы» → «Создать» (в УНФ) или аналогичный путь в вашей конфигурации. В шапке укажите организацию, контрагента или заказчика, договор, дату, валюту и тип цен. Если смета готовится на основании заказа покупателя или коммерческого предложения, используйте ввод на основании — тогда часть реквизитов и позиций заполнится автоматически.
Обратите внимание на поля, влияющие на расчёт: ставка НДС (включается в цену или начисляется сверху), скидки, сметный профиль или шаблон, если такие есть. Ошибка в ставке НДС на этом этапе приведёт к неверным итогам по всему документу.
- 1Откройте журнал смет и создайте новый документ или введите его на основании заказа
- 2Заполните шапку: организация, заказчик, договор, дата, тип цен, ставка НДС
- 3Добавьте строки работ и материалов из номенклатуры, укажите количество и цены
- 4Проверьте итоги: суммы по разделам, НДС, общий итог
- 5Проведите документ и распечатайте по нужной форме
Заполнение табличной части: работы, материалы, ресурсы
Строки добавляются кнопкой «Добавить» или подбором из номенклатуры. Для каждой позиции укажите количество (объём работ), цену и при необходимости содержание — текстовое описание, которое попадёт в печатную форму. В УНФ можно группировать позиции по разделам, что удобно для больших смет: «Подготовительные работы», «Материалы», «Монтаж».
В строительных конфигурациях строки подбираются из нормативных расценок: вы выбираете шифр расценки, вводите объём, а программа сама раскладывает позицию на стоимость работ, эксплуатации машин, зарплату и материалы. Здесь критично следить за актуальностью нормативной базы и применёнными индексами — устаревший индекс даст заниженную или завышенную стоимость.
Полезный приём для повторяющихся работ — шаблоны смет или копирование прошлых документов. Скопируйте проверенную смету, замените заказчика и скорректируйте объёмы: это быстрее и снижает риск пропустить обязательные позиции.
Накладные расходы, сметная прибыль и коэффициенты
В строительных сметах к прямым затратам добавляются накладные расходы и сметная прибыль, рассчитываемые в процентах от фонда оплаты труда или от прямых затрат — по правилам, принятым в методике ценообразования. В отраслевых решениях эти начисления настраиваются в параметрах сметы и считаются автоматически, но нормативы процентов нужно задать вручную по действующим методическим документам.
В УНФ и ERP отдельного механизма накладных расходов в смете нет: косвенные затраты либо закладывают в цену работ (наценкой), либо добавляют отдельной строкой «Накладные расходы» с фиксированной суммой. Выберите один подход и применяйте его единообразно, иначе сметы по разным заказам окажутся несопоставимыми.
Проверка, печать и выгрузка сметы
Перед проведением пройдитесь по контрольным точкам: совпадает ли сумма по разделам с общим итогом, правильно ли посчитан НДС, нет ли строк с нулевой ценой или количеством. Во многих конфигурациях есть встроенная проверка заполнения — не игнорируйте её предупреждения.
Печатные формы выбираются кнопкой «Печать». В строительных решениях доступны формы локального сметного расчёта, ресурсная ведомость, формы КС-2 и КС-3 для актов выполненных работ. Если типовая форма не подходит — её можно доработать через механизм внешних печатных форм, не изменяя конфигурацию. Для передачи заказчику смету обычно сохраняют в PDF или Excel прямо из печатной формы.
Как проверить результат
Совпадает с суммой строк по разделам, НДС выделен корректно
Расхождение итогов, НДС посчитан дважды или не посчитан
Во всех строках есть цены, соответствующие типу цен из шапки
Строки с нулевой ценой или ценой из прошлого периода
Все разделы выводятся, реквизиты организации и заказчика заполнены
Пустые поля, обрезанные наименования, неверная ставка НДС в форме
Типичные ошибки и их последствия
Если смет много и они типовые, заведите несколько эталонных документов-шаблонов по видам работ. Копирование шаблона с заменой заказчика и объёмов занимает минуты и исключает пропуск обязательных позиций, которые легко забыть при заполнении с нуля.
Частые вопросы по сметам в 1С
Можно ли сделать смету в 1С:Бухгалтерии?
Отдельного документа «Смета» в типовой 1С:Бухгалтерии нет. На практике используют счёт на оплату с детальной табличной частью или коммерческое предложение. Если нужны полноценные сметы с разделами и калькуляцией, потребуется 1С:УНФ или отраслевое решение.
Как пересчитать смету при изменении цен на материалы?
Если цены заданы через документы установки цен, достаточно обновить цены в табличной части (кнопка «Заполнить по ценам» или перезаполнение). Вручную введённые цены пересчитываются только редактированием строк, поэтому для изменчивых позиций лучше использовать типовой механизм цен.
Как связать смету с актами выполненных работ?
В УНФ акты и счета вводятся на основании заказа или сметы, что сохраняет связь документов и позволяет сравнивать план с фактом. В строительных решениях формы КС-2 формируются на основании сметы с указанием фактически выполненных объёмов за период.
Что делать, если печатная форма сметы не устраивает заказчика?
Типовую форму можно скорректировать через механизм внешних печатных форм — макет редактируется без изменения конфигурации и без снятия её с поддержки. Для разовой задачи проще выгрузить смету в Excel и доработать оформление там.
Нужна ли отдельная программа для строительных смет, если есть 1С?
Если сметы составляются по нормативным базам ФЕР, ТЕР или ГЭСН с индексами пересчёта, типовых конфигураций недостаточно — нужны отраслевые решения на платформе 1С или специализированные сметные программы с обменом данными. Для простых подрядных работ и услуг достаточно 1С:УНФ.
Что важно запомнить
Смета в 1С строится на заполненных справочниках: номенклатура, цены, договоры. Создайте документ, заполните шапку и строки, проверьте итоги и НДС, затем печатайте. Для строительных смет по нормативным базам нужны отраслевые решения. Контролируйте актуальность цен и индексов — это главный источник ошибок.