Учет и Финансы · 10 мин
Как делать проводки по кассе в 1С
Как оформить приходные и расходные кассовые ордера в 1С, какие проводки формируются по счету 50, типичные ошибки и способы проверки кассовых операций.
Кассовые операции в 1С отражаются через два основных документа: приходный кассовый ордер (ПКО) и расходный кассовый ордер (РКО). Оба документа формируют проводки по счету 50 «Касса» и автоматически попадают в кассовую книгу. Понимание того, какой вид операции выбрать и какие счета корреспондируют с кассой, избавляет от большинства ошибок при сверке остатков.
Инструкция ниже ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3, но логика документов одинакова и в других конфигурациях — отличаются только названия пунктов меню. Перед началом работы убедитесь, что в учетной политике и настройках плана счетов корректно заданы счета учета денежных средств, а у пользователя есть права на создание кассовых документов.
Где в 1С находятся кассовые документы
В 1С:Бухгалтерии 8.3 кассовые документы расположены в разделе «Банк и касса» → «Кассовые документы». Здесь отображается общий журнал, где приходные и расходные ордера идут единым списком с фильтрацией по дате, организации и виду документа. Создать новый документ можно кнопкой «Создать» с выбором типа — ПКО или РКО.
Нумерация документов ведется автоматически в пределах календарного года. Важно не нарушать хронологию: если внести ордер задним числом после того, как сформирована кассовая книга за более позднюю дату, номера и листы книги придется пересматривать. Перед вводом «старых» документов проверьте, не закрыт ли период датой запрета изменения данных.
Приходный кассовый ордер: какие проводки формируются
ПКО оформляет поступление наличных денег в кассу. При создании документа ключевое поле — «Вид операции», именно оно определяет корреспондирующий счет. Все варианты объединяет общая логика: дебет всегда 50.01 «Касса организации», а кредит зависит от источника поступления.
| Вид операции | Проводка | Когда применяется |
|---|---|---|
| Оплата от покупателя | Дт 50.01 — Кт 62.01 | Покупатель расплатился наличными за отгруженный товар |
| Возврат от поставщика | Дт 50.01 — Кт 60.01 | Поставщик вернул переплату или аванс наличными |
| Получение наличных в банке | Дт 50.01 — Кт 51 | Снятие денег с расчетного счета по чеку |
| Возврат от подотчетного лица | Дт 50.01 — Кт 71.01 | Сотрудник вернул неизрасходованный аванс |
| Взнос учредителя | Дт 50.01 — Кт 75.01 | Участник вносит вклад в уставный капитал наличными |
| Прочий доход | Дт 50.01 — Кт 91.01 | Излишки кассы, выявленные при инвентаризации |
После выбора вида операции заполните контрагента или сотрудника, договор (если расчеты с контрагентом), сумму и основание — например, номер счета или договора. Поле «Принято от» формирует текст печатной формы ордера, поэтому вносите ФИО или название организации полностью, как того требует унифицированная форма КО-1.
- 1Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Приходный кассовый ордер»
- 2Выберите вид операции — от него зависит корреспондирующий счет
- 3Укажите контрагента или сотрудника, договор и сумму
- 4Заполните поле «Принято от» и основание платежа
- 5Проведите документ и проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»
- 6Распечатайте ордер при необходимости подписи кассира и главбуха
Расходный кассовый ордер: типовые проводки
РКО отражает выдачу наличных из кассы: кредит всегда 50.01, а дебет зависит от назначения платежа. Самые частые операции — выдача зарплаты, подотчетных сумм, оплата поставщику и сдача наличных в банк.
| Вид операции | Проводка | Когда применяется |
|---|---|---|
| Выдача заработной платы | Дт 70 — Кт 50.01 | Выплата зарплаты по ведомости или отдельному сотруднику |
| Выдача подотчетному лицу | Дт 71.01 — Кт 50.01 | Аванс на командировку, хозяйственные нужды |
| Оплата поставщику | Дт 60.01 — Кт 50.01 | Наличный расчет за товары и услуги |
| Взнос наличными в банк | Дт 51 — Кт 50.01 | Сдача выручки на расчетный счет |
| Возврат покупателю | Дт 62.01 — Кт 50.01 | Возврат денег за возвращенный товар |
| Выплата депонированной зарплаты | Дт 76.04 — Кт 50.01 | Выдача ранее депонированных сумм |
При выдаче зарплаты удобнее создавать РКО на основании документа «Ведомость на выплату зарплаты через кассу» — тогда сумма и сотрудник подставятся автоматически, а задолженность перед персоналом закроется корректно. Если выдать зарплату «ручным» РКО без привязки к ведомости, в отчетах по расчетам с персоналом могут остаться зависшие суммы.
При сдаче наличных в банк важна пара документов: сначала РКО с видом операции «Взнос наличными в банк», затем выписка банка, подтверждающая зачисление. Если деньги в пути (инкассация), в некоторых учетных схемах используют счет 57 «Переводы в пути»: Дт 57 — Кт 50.01, а после подтверждения банком — Дт 51 — Кт 57.
Как проверить сформированные проводки
После проведения документа откройте его движения кнопкой «Дт/Кт» (или «Показать проводки»). Убедитесь, что корреспондирующий счет соответствует экономическому смыслу операции, а субконто (контрагент, договор, сотрудник) заполнены. Пустая аналитика — частая причина расхождений в отчетах по расчетам.
Для сверки остатка по кассе используйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50» или «Анализ счета 50.01». Конечное сальдо должно совпадать с фактическим остатком наличных в кассе и с итогом кассовой книги. Кассовая книга формируется в разделе «Банк и касса» → «Кассовая книга» и строится только по проведенным кассовым документам.
Как проверить результат
Конечное сальдо равно фактическому остатку наличных в кассе
Сальдо отрицательное или расходится с реальной суммой
Корреспондирующий счет соответствует виду операции, субконто заполнены
Счет не подставился или аналитика пустая
Все ордера за день попали в лист книги, остатки сходятся
Документы есть, а в книге их нет — значит, они не проведены
Типичные ошибки при работе с кассой в 1С
Чаще всего проблемы возникают не из-за самих проводок, а из-за нарушения последовательности и выбора неверного вида операции. Например, если снятие наличных с расчетного счета оформить как «Оплату от покупателя», закроется задолженность несуществующего контрагента, а счет 51 останется без движения — сверка с банком покажет расхождение.
Вторая распространенная ситуация — отрицательный остаток в кассе. Он возникает, когда РКО проведен раньше ПКО по времени внутри одного дня или приходный документ забыли ввести. Программа по умолчанию может не блокировать такую проводку, поэтому контролируйте остаток отчетом после каждой сессии работы с кассой.
Особенности: розничная выручка, валюта и лимит кассы
Если организация принимает наличную выручку через онлайн-кассу, в 1С оформляется документ «Отчет о розничных продажах», который формирует проводку Дт 50.01 — Кт 90.01. Вручную дублировать эти суммы приходными ордерами не нужно — иначе выручка задвоится. ПКО при розничной торговле используется только для операций, не связанных с продажей, например для внесения разменных денег.
При операциях в валюте используется счет 50.21 (или 50.02 для операционной кассы), и документы дополнительно требуют указания валюты и курса. Программа автоматически пересчитывает сумму в рубли и при переоценке формирует курсовые разницы на счете 91.
Лимит остатка кассы программа не контролирует автоматически — за его соблюдением следит бухгалтер. Сверяйте конечное сальдо по счету 50.01 с установленным лимитом: превышение означает, что сверхлимитную наличность нужно сдать в банк расходным ордером.
Частые вопросы о проводках по кассе в 1С
Почему в проводках нет счета 50, хотя документ проведен?
Чаще всего документ не проведен фактически — проверьте, стоит ли он в журнале без пометки «не проведен». Также возможно, что в документе не выбран вид операции или сумма равна нулю. Откройте документ и нажмите кнопку показа проводок: если движений нет, перепроведите документ после заполнения обязательных полей.
Как исправить ошибочный кассовый документ?
Откройте документ, отмените проведение, внесите исправления и проведите заново. Если документ попал в уже сформированную кассовую книгу за прошлый период, лист книги придется перепечатать. Удалять документ стоит только если он создан по ошибке и нигде не учтен; во всех остальных случаях корректнее помечать на удаление после отмены проведения.
Нужен ли ПКО при поступлении выручки с онлайн-кассы?
Нет. Розничная выручка отражается документом «Отчет о розничных продажах» с проводкой Дт 50.01 — Кт 90.01. Дополнительный приходный ордер на ту же сумму задвоит поступление в кассу, и остаток по счету 50 перестанет сходиться с фактическим.
Что делать, если остаток по кассе в 1С не сходится с реальным?
Постройте «Анализ счета 50.01» за проблемный период и сверьте каждый документ с бумажными ордерами. Ищите непроведенные документы, ошибочные виды операций и дубли. Расхождение устраняется исправлением конкретного документа, а не ручной корректировкой остатка.
Можно ли изменить проводку вручную прямо в документе?
В кассовых документах корреспондирующий счет можно переопределить в поле «Счет учета» (или «Счет затрат») в зависимости от вида операции — это штатный способ. Полностью ручное редактирование движений документа доступно через флаг «Ручная корректировка», но использовать его следует только в исключительных случаях: такие правки ломают типовую логику и усложняют последующую сверку.
Как отразить выдачу зарплаты нескольким сотрудникам одним ордером?
Создайте «Ведомость на выплату зарплаты через кассу», заполните ее списком сотрудников и проведите. На основании ведомости сформируйте РКО — программа создаст документ на общую сумму с проводкой Дт 70 — Кт 50.01 и корректно закроет задолженность по каждому сотруднику в аналитике.
Что важно запомнить
Все кассовые проводки в 1С строятся вокруг счета 50.01: ПКО дебетует его, РКО кредитует, а корреспондирующий счет определяется видом операции. Проверяйте проводки кнопкой «Дт/Кт» сразу после проведения, сверяйте остаток по ОСВ с фактической наличностью и не допускайте отрицательного сальдо. Ошибочные документы исправляйте перепроведением, а не ручными операциями.