Как сделать приходный кассовый ордер в 1С

Приходный кассовый ордер (ПКО) — документ, которым в 1С оформляется любое поступление наличных денег в кассу организации: выручка от покупателей, возврат подотчётных сумм, взнос учредителя, возврат займа. В 1С:Бухгалтерии 8.3 документ называется «Приходный кассовый ордер» и находится в разделе «Банк и касса», а в 1С:Управление торговлей и ERP аналогичный документ называется «Приходный кассовый ордер» либо «Поступление наличных денежных средств» — логика заполнения у них общая.

Корректно оформленный ПКО делает три вещи одновременно: формирует бухгалтерские проводки (дебет счёта 50 «Касса»), двигает денежные средства в управленческих регистрах и даёт печатную форму КО-1, которую подписывают кассир и главбух. Ошибка в виде операции или контрагенте приводит к неверным проводкам, зависшим остаткам на счетах расчётов и расхождениям при инвентаризации кассы.

Ниже разобран полный цикл работы с ПКО: выбор вида операции, заполнение полей, проверка проводок, печать и исправление ошибок. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3, но применима и к другим конфигурациям с поправкой на названия разделов.

Где находится ПКО и какие виды операций выбрать

В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел «Банк и касса» → «Кассовые документы». Нажмите «Создать» и выберите «Поступление наличных» — откроется форма нового ПКО. Альтернативный путь: журнал «Касса» или создание на основании другого документа, например реализации товаров или отчёта о розничных продажах.

Первое и самое важное поле — «Вид операции». Именно оно определяет, какие счета и аналитика появятся в документе и какие проводки будут сформированы. Основные варианты:

• Оплата от покупателя — поступление наличной выручки по договору; требует контрагента, договор и счёт расчётов (обычно 62.01);
• Розничная выручка — приём выручки из розничной точки; используется счёт 50 с субконто склада или автоматизированной точки;
• Возврат от подотчётного лица — сотрудник вернул неизрасходованный аванс; кредитуется счёт 71;
• Возврат от поставщика — поставщик вернул переплату наличными;
• Взнос в уставный капитал — учредитель вносит деньги в кассу;
• Получение займа / возврат займа — расчёты по займам, счета 66, 67 или 58;
• Прочее поступление — свободный выбор счёта кредита, когда ни один типовой вариант не подходит.

Маршрут решения

Какой вид операции выбрать

Покупатель расплатился наличными по счёту или договоруОплата от покупателя — укажите контрагента, договор и счёт расчётов 62.01

Сдаёте выручку розничной точки в основную кассуРозничная выручка — выберите склад/торговую точку в аналитике

Сотрудник вернул остаток авансаВозврат от подотчётного лица — проверьте, что сумма не превышает остаток по счёту 71

Нет подходящего типового вариантаПрочее поступление — вручную укажите корреспондирующий счёт и статью ДДС

Как заполнить поля документа

После выбора вида операции заполните обязательные реквизиты. Состав полей меняется в зависимости от операции, но базовый набор одинаков:

• Дата — дата фактического поступления денег в кассу; от неё зависят проводки и кассовая книга;
• Номер — присваивается автоматически при записи; нумерация ПКО должна быть сквозной в пределах года;
• Касса — если ведётся несколько касс (основная, операционные), выберите нужную;
• Сумма — сумма поступления в валюте кассы;
• Контрагент / Подотчётное лицо — в зависимости от вида операции;
• Договор — обязателен для расчётов с покупателями и поставщиками;
• Статья движения денежных средств — нужна для отчёта о движении денежных средств (ОДДС);
• Принято от — текстовое поле для печатной формы: ФИО или наименование плательщика;
• Основание — текст для печати, например «Оплата по счёту № 15 от 12.03»;
• Приложение — перечень прилагаемых документов, если они есть.

Поля «Принято от», «Основание» и «Приложение» не влияют на проводки, но обязательны для правильной печатной формы КО-1 — без них ордер не пройдёт внутренний контроль первичных документов. Заполняйте их сразу, а не перед печатью.

Пошаговое создание ПКО: оплата от покупателя

Самый частый сценарий — покупатель оплатил наличными. Порядок действий:

1. 1
   Откройте «Банк и касса» → «Кассовые документы» → «Создать» → «Поступление наличных»
2. 2
   Выберите вид операции «Оплата от покупателя»
3. 3
   Укажите дату, кассу и организацию (если их несколько)
4. 4
   Выберите контрагента и договор — счёт расчётов подставится автоматически
5. 5
   Введите сумму и статью движения денежных средств
6. 6
   Заполните «Принято от», «Основание» и при необходимости «Приложение»
7. 7
   Нажмите «Провести», затем «Дт/Кт» и проверьте проводку Дт 50.01 — Кт 62.01
8. 8
   Распечатайте форму КО-1 по кнопке «Печать»

Если оплата поступила по конкретному документу реализации, удобнее создать ПКО на его основании: откройте реализацию, нажмите «Создать на основании» → «Приходный кассовый ордер». Программа сама подставит контрагента, договор, сумму и основание, а также зачтёт оплату именно по этому документу.

Возврат от подотчётного лица

При возврате неиспользованного аванса выберите вид операции «Возврат от подотчётного лица», укажите сотрудника из справочника «Физические лица» и сумму. Проводка будет Дт 50.01 — Кт 71.01. Перед проведением полезно сверить остаток задолженности сотрудника по счёту 71: сумма возврата не должна превышать его долг, иначе образуется аванс работнику, которого фактически не было.

Прочее поступление

Операция «Прочее поступление» используется для нетиповых случаев: излишки в кассе по результатам инвентаризации, возврат налогов наличными и т.п. Здесь счёт кредита выбирается вручную в поле «Счёт учёта» (для излишков — 91.01 «Прочие доходы»). Будьте внимательны с субконто: для счёта 91 обязательна статья прочих доходов и расходов, иначе документ не проведётся.

Проверка проводок и результата

После проведения нажмите кнопку «Дт/Кт» (или «Показать проводки») на панели документа. Убедитесь, что дебет — счёт 50.01 «Касса организации» с правильным субконто (статья ДДС), а кредит соответствует виду операции. Если проводок нет или счета неверные — чаще всего неправильно выбран вид операции или не заполнен договор.

Дополнительная проверка — отчёт «Кассовая книга» (раздел «Банк и касса» → «Кассовая книга»). Сформируйте её за дату документа: ПКО должен появиться в приходе с корректным номером, суммой и корреспондирующим счётом. Также полезен оборотно-сальдовый отчёт по счёту 50 — остаток на конец дня должен совпадать с фактическим наличием денег в кассе.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки документа (кнопка Дт/Кт)

Норма

Дт 50.01, кредит соответствует виду операции, заполнена статья ДДС

Тревожный признак

Проводок нет, неверный счёт кредита или пустое субконто

Кассовая книга за дату документа

Норма

ПКО виден в приходе с правильным номером и суммой

Тревожный признак

Документ отсутствует или попал не в ту дату

Остаток по счёту 50 на конец дня

Норма

Совпадает с фактическим количеством наличных в кассе

Тревожный признак

Расхождение — признак дубля, пропуска или ошибки в сумме

Анализ расчётов с контрагентом (счёт 62)

Норма

Долг покупателя уменьшился на сумму оплаты

Тревожный признак

Оплата повисла авансом или зачлась не по тому договору

Печать формы КО-1

Для печати нажмите кнопку «Печать» в форме документа и выберите «Приходный кассовый ордер (КО-1)». Форма соответствует унифицированному бланку: отрывная квитанция печатается вместе с ордером. Квитанция отрезается, подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью (при её наличии) и выдаётся плательщику.

Если подписи главбуха и кассира не выводятся, проверьте настройки: раздел «Главное» → «Организации» → вкладка «Подписи» (или «Ответственные лица»). Там указываются главный бухгалтер и кассир, чьи ФИО подставляются в печатную форму. Должность и расшифровка подписи берутся из этих данных, а не из документа.

Если организация применяет онлайн-кассу и покупателю уже выдан кассовый чек, ПКО на розничную выручку обычно оформляется один раз в конце дня на общую сумму по Z-отчёту, а не на каждую продажу. Согласуйте порядок с учётной политикой, чтобы не задваивать выручку.

Исправление и отмена ПКО

Если документ проведён с ошибкой, есть два пути. Для ошибок текущего дня проще отменить проведение (кнопка «Ещё» → «Отменить проведение»), исправить данные и провести заново. Номер и место в кассовой книге при этом сохранятся.

Для документов прошлых периодов, по которым уже сдана отчётность или закрыт день в кассовой книге, прямое редактирование нежелательно: оно изменит регистры закрытого периода. В таких случаях корректнее оформить сторнирующий расходный кассовый ордер текущей датой и затем создать правильный ПКО, либо использовать документ «Корректировка» с участием бухгалтера.

Типичные ошибки при оформлении ПКО

Большинство ошибок выявляется простой ежедневной сверкой: сформируйте кассовую книгу, сверьте остаток по счёту 50 с фактической наличностью и проверьте дебиторку по счетам 62 и 71. Это занимает несколько минут и предотвращает накопление расхождений к концу месяца.

Частые вопросы

Чем ПКО отличается от документа «Оприходование наличных»?

В 1С:Бухгалтерии 8.3 «Приходный кассовый ордер» и «Оприходование наличных» — это один и тот же документ с разными названиями в разных версиях интерфейса (такси/обычные формы). В старших версиях и в конфигурациях ERP/УТ название может быть «Поступление наличных денежных средств». Функционально разницы нет: документ формирует проводки по счёту 50 и печатную форму КО-1.

Почему документ не проводится и выдаёт ошибку?

Чаще всего не заполнено обязательное поле: договор у контрагента, статья прочих доходов для счёта 91, склад для розничной выручки или подотчётное лицо. Прочитайте текст сообщения об ошибке — 1С указывает конкретное незаполненное поле. Также проверьте, что дата документа не попадает в закрытый период (дата запрета редактирования в разделе «Администрирование»).

Как оформить ПКО, если касс несколько?

В справочнике «Кассы» (раздел «Банк и касса») заведите отдельный элемент для каждой кассы и при создании ПКО выбирайте нужную в поле «Касса». Проводки всё равно формируются по счёту 50.01, а разделение касс видно в управленческих отчётах и кассовой книге при соответствующей настройке. Если касса одна — поле можно оставить по умолчанию.

Можно ли изменить номер ПКО вручную?

Можно: номер редактируется в форме документа, но делать это стоит только при сбое нумерации. Нумерация кассовых документов должна быть сквозной и без пропусков в пределах года — это проверяется при инвентаризации кассы и аудите. После ручного изменения номера убедитесь, что следующие документы продолжают правильную последовательность.

Нужен ли ПКО при оплате через эквайринг?

Нет. Оплата банковской картой через терминал оформляется документом «Оплата платёжной картой» (эквайринговая операция), а не ПКО, потому что деньги поступают не в кассу наличными, а на расчётный счёт через банк-эквайер. ПКО создаётся только при физическом поступлении наличных денег в кассу.

Как распечатать кассовую книгу за день с несколькими ПКО?

Откройте «Банк и касса» → «Кассовая книга», укажите период и организацию, нажмите «Сформировать». Все проведённые ПКО и РКО за выбранные дни попадут в отчёт автоматически с листами книги по дням. Если какого-то документа нет — проверьте, что он проведён, относится к нужной организации и не помечен на удаление.