Как делать кассу в 1С: полная инструкция для кассира и бухгалтера

Касса в 1С — это раздел учёта, в котором отражаются наличные денежные операции организации: приход и расход денег, выдача подотчётных сумм, сдача выручки в банк и формирование кассовой книги. В большинстве конфигураций (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:Комплексная автоматизация) логика работы одинакова: каждое движение наличных оформляется документом — приходным кассовым ордером (ПКО) или расходным кассовым ордером (РКО), а по итогам дня формируется кассовая книга.

Ошибки в кассовом учёте — одна из самых частых причин претензий при проверках: минус в кассе, отсутствие подписей на ордерах, превышение лимита остатка. Поэтому важно не просто «заносить документы», а выстроить процесс: настроить нумерацию, контролировать остаток на конец дня и регулярно сверять данные программы с фактическими деньгами в сейфе.

Ниже разобран практический порядок работы: от первоначальной настройки до закрытия кассового дня, с типичными ошибками и способами их проверки. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3, но принципы применимы и в других конфигурациях.

Что нужно настроить перед началом работы с кассой

До ввода первого ордера проверьте базовые настройки. В разделе «Главное — Реквизиты организации» убедитесь, что заполнены данные организации: именно они попадут в печатные формы ПКО, РКО и кассовой книги. Незаполненный главный бухгалтер или руководитель приведёт к пустым подписям в отчётных формах.

Далее откройте раздел «Банк и касса — Кассовые документы». Если организаций в базе несколько, убедитесь, что в документах подставляется нужная. Проверьте нумерацию: номера ПКО и РКО должны быть сквозными в пределах дня и не должны дублироваться — при восстановлении нумерации используйте сервис «Все функции — Стандартные — Перенумерация объектов» или просто вручную исправьте номер при вводе.

Если планируется интеграция с онлайн-кассой (ККТ), настройте обмен заранее: в типовых конфигурациях розничная выручка может загружаться автоматически документом «Отчет о розничных продажах», и на его основании создаётся приходный ордер. Ручной ввод той же выручки поверх загруженной — типичная причина задвоения оборотов.

Как оформить приходный кассовый ордер (ПКО)

ПКО создаётся при любом поступлении наличных: выручка от покупателя, возврат подотчётных сумм, взнос учредителя, получение наличных с расчётного счёта. Путь: «Банк и касса — Кассовые документы — Создать — Поступление наличных» (в некоторых версиях кнопка «Приходный кассовый ордер»).

Ключевые поля документа: вид операции (от него зависят проводки), контрагент или подотчётное лицо, сумма, счёт учёта (дебет 50.01), статья движения денежных средств. Поле «Принято от» заполняется так, как должно выглядеть в печатной форме: для физлица — ФИО в родительном падеже, для организации — наименование. Основание: например, «оплата по счёту №… от…» или «возврат неиспользованных подотчётных сумм».

После проведения распечатайте ордер: кнопка «Печать — Приходный кассовый ордер (КО-1)». Отрывная квитанция выдаётся лицу, внёсшему деньги. Без подписи главного бухгалтера и кассира ордер считается неоформленным.

1. 1
   Откройте «Банк и касса — Кассовые документы» и нажмите «Создать — Поступление наличных»
2. 2
   Выберите вид операции: оплата от покупателя, возврат от подотчётного лица и т.д.
3. 3
   Заполните контрагента, сумму, статью ДДС и поле «Принято от»
4. 4
   Проверьте счёт учёта 50.01 и проведите документ
5. 5
   Распечатайте КО-1, подпишите и выдайте квитанцию внесшему деньги

Как оформить расходный кассовый ордер (РКО)

РКО оформляет любую выдачу наличных: выдача под отчёт, выплата зарплаты, оплата поставщику, сдача выручки в банк. Создаётся аналогично: «Кассовые документы — Создать — Выдача наличных».

Особое внимание — полю «Выдать» и реквизитам документа, удостоверяющего личность. Для выдачи подотчётному лицу укажите ФИО и данные паспорта — они обязательны в унифицированной форме КО-2. Вид операции «Выдача денежных средств подотчётному лицу» сформирует проводку Дт 71 — Кт 50.01.

Частый сценарий — сдача выручки в банк. Используйте вид операции «Взнос наличными в банк»: деньги спишутся с кассы в путь (счёт 57.01 «Переводы в пути»), а после поступления выписки закроются на расчётный счёт. Если сразу провести напрямую на 51 счёт, возникнет разрыв между датой выдачи из кассы и датой зачисления по выписке.

Как контролировать остаток и лимит кассы

Остаток наличных в любой момент виден в отчёте «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50.01» или в стандартном отчёте «Остатки денежных средств». Сверяйте его с фактическим пересчётом денег в сейфе минимум раз в день — до формирования кассовой книги.

Лимит остатка кассы — это максимальная сумма, которая может остаться в кассе на конец рабочего дня. Превышение допустимо только в дни выплаты зарплаты. Если остаток в 1С выше лимита, излишек нужно сдать в банк документом «Взнос наличными в банк» тем же днём.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остаток по счёту 50.01 на конец дня

Норма

Положительный, совпадает с фактическим пересчётом и не выше лимита

Тревожный признак

Минус, расхождение с сейфом или превышение лимита

Нумерация ПКО и РКО за день

Норма

Сквозная, без пропусков и дублей

Тревожный признак

Два ордера с одним номером или разрывы

Печатные формы КО-1 и КО-2

Норма

Заполнены все поля, есть подписи

Тревожный признак

Пустые поля «Принято от» / «Выдать», нет подписей

Как сформировать кассовую книгу

Кассовая книга формируется ежедневно, если в этот день были кассовые операции. Путь: «Банк и касса — Кассовая книга». Укажите дату и нажмите «Сформировать»: программа соберёт все ПКО и РКО за день, посчитает остаток на начало и на конец.

Распечатанный лист кассовой книги подписывают кассир и главный бухгалтер. Листы накапливаются и прошиваются в книгу. Если в какой-то день операций не было, лист не формируется — это нормально.

Если в сформированной книге остаток на начало дня не совпадает с остатком на конец предыдущего дня — ищите документ, проведённый задним числом после закрытия предыдущего дня. Такие документы нужно либо перенести на корректную дату, либо переформировать книгу за оба дня.

Инвентаризация кассы и исправление расхождений

Инвентаризация оформляется документом «Инвентаризация кассы» (раздел «Банк и касса»). В документе фиксируется фактический остаток, программа сравнивает его с учётным и показывает отклонение. По итогам недостача списывается на счёт 94 с последующим отнесением на виновное лицо, излишек приходуется в доходы.

Не исправляйте расхождение «в лоб» созданием фиктивного ПКО или РКО — это фальсификация учётных данных. Любая разница между книжным и фактическим остатком должна быть документально объяснена.

Частые вопросы о работе с кассой в 1С

Можно ли вести кассу в 1С без онлайн-кассы (ККТ)?

Да, если у организации нет розничных продаж физлицам за наличный расчёт, ККТ не требуется, а кассовый учёт в 1С ведётся обычными ПКО и РКО. При наличии розничных расчётов фискальный регистратор обязателен, а 1С используется для учёта и загрузки данных о продажах.

Что делать, если провели документ не той датой?

Если день ещё не закрыт, просто исправьте дату и перепроведите документ. Если кассовая книга за тот день уже сформирована, исправьте дату и переформируйте книгу за затронутые дни, чтобы остатки сошлись. Не оставляйте документы «висеть» с неверной датой — это ломает последовательность остатков.

Обязательно ли устанавливать лимит кассы?

Индивидуальные предприниматели и субъекты малого предпринимательства вправе работать без лимита и хранить любую сумму наличных. Остальные организации обязаны установить лимит приказом и сдавать сверхлимитные суммы в банк.

Как оформить выдачу зарплаты из кассы?

Используйте документ «Ведомость на выплату зарплаты через кассу» (раздел «Зарплата и кадры») — на его основании автоматически создаётся РКО на общую сумму ведомости. Отдельные ордера на каждого сотрудника создавать не нужно.

Почему в кассовой книге не появляется документ?

Чаще всего документ не проведён, относится к другой организации или его дата не совпадает с датой формирования книги. Проверьте статус проведения, реквизит «Организация» и дату документа, затем переформируйте книгу.