Учет и Финансы · 11 мин
Как вести кассу в 1С 8: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция по работе с кассой в 1С 8: настройка кассовых документов, приходные и расходные ордера, кассовая книга, лимит остатка и типичные ошибки.
Касса в 1С 8 — это участок учёта наличных денежных средств организации: приход и расход наличных, выдача подотчёт, взаимодействие с банком и онлайн-кассой, формирование кассовой книги. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление нашей фирмой, 1С:Комплексная автоматизация) для этого используются документы «Приходный кассовый ордер» (ПКО) и «Расходный кассовый ордер» (РКО), а также отчёт «Кассовая книга».
Ошибки в кассовом учёте напрямую влияют на отчётность: неверно оформленный ордер искажает остаток денег на счёте 50, а несоблюдение лимита остатка кассы грозит штрафом при проверке. Поэтому важно с самого начала правильно настроить программу и понимать, какой документ в какой ситуации создавать.
Ниже разобран практический порядок работы: от первоначальной настройки до снятия Z-отчёта и сверки остатков. Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8 ред. 3.0 как самую распространённую конфигурацию, но общая логика одинакова и в других решениях на платформе 8.3.
Что понадобится перед началом работы
Прежде чем оформлять первый кассовый документ, проверьте базовые настройки. В разделе «Главное — Учётная политика» убедитесь, что организация ведёт кассовые операции и корректно указаны параметры налогообложения — от этого зависит состав доступных видов операций.
Далее проверьте справочники: в «Банк и касса — Кассовые документы» должны быть заполнены статьи движения денежных средств (СДДС). Они нужны для отчёта о движении денежных средств и управленческой аналитики. Типовые статьи («Оплата от покупателя», «Оплата поставщику», «Выдача подотчёт») обычно уже созданы, но при необходимости добавьте собственные.
Если организация применяет онлайн-кассу (ККТ), дополнительно настраивается подключение фискального регистратора в разделе «Администрирование — Подключаемое оборудование». Для розничной торговли также понадобится настроить типы цен и склад магазина.
Настройка лимита остатка кассы
Лимит остатка кассы — предельная сумма наличных, которая может оставаться в кассе на конец рабочего дня. Его устанавливает руководитель приказом, рассчитывая по формулам из указания Центрального банка. Малые предприятия и ИП вправе лимит не устанавливать и хранить наличные без ограничений.
В самой программе 1С лимит, как правило, не контролируется автоматически — это организационная норма. Но остаток по кассе всегда виден в оборотно-сальдовой ведомости по счёту 50, поэтому бухгалтер может ежедневно сравнивать его с установленным лимитом и своевременно сдавать выручку в банк.
Оформление приходного кассового ордера
ПКО создаётся всякий раз, когда наличные поступают в кассу: оплата от покупателя, возврат от подотчётного лица, взнос из банка, возврат займа. Путь: «Банк и касса — Кассовые документы — Создать — Поступление наличных».
Ключевое поле — «Вид операции». От него зависит корреспонденция счетов и набор аналитики. Наиболее частые варианты:
- Оплата от покупателя — Дт 50 Кт 62, выбирается контрагент и договор; если оплата по конкретному счёту, укажите документ расчётов.
- Возврат от подотчётного лица — Дт 50 Кт 71, выбирается сотрудник.
- Получение наличных в банке — Дт 50 Кт 51, указывается банковский счёт организации.
- Розничная выручка — Дт 50 Кт 90.01, используется при ручном учёте выручки без ККТ.
После заполнения суммы, статьи ДДС и поля «Принято от» документ проводится. Кнопка «Печать» формирует унифицированный бланк КО-1 — его подписывает кассир и главный бухгалтер, а отрывная квитанция выдаётся лицу, внёсшему деньги.
- 1Откройте «Банк и касса — Кассовые документы» и нажмите «Создать»
- 2Выберите вид операции «Оплата от покупателя»
- 3Укажите контрагента, договор и сумму; при наличии счёта — документ основания
- 4Заполните статью движения денежных средств и поле «Принято от»
- 5Проведите документ и распечатайте ордер КО-1
- 6Проверьте проводки кнопкой «Дт/Кт»: должно быть Дт 50 Кт 62
Оформление расходного кассового ордера
РКО оформляет любую выдачу наличных из кассы: оплату поставщику, выдачу под отчёт, сдачу выручки в банк, выплату зарплаты, выдачу займа. Создаётся аналогично: «Кассовые документы — Создать — Выдача наличных».
Типовые виды операций: «Оплата поставщику» (Дт 60 Кт 50), «Выдача денежных средств подотчётному лицу» (Дт 71 Кт 50), «Взнос наличными в банк» (Дт 51 Кт 50), «Выдача займа работнику» (Дт 73.01 Кт 50). В поле «Выдать» указывается ФИО получателя, в поле «По документу» — реквизиты удостоверяющего документа. Эти данные обязательны для печатной формы КО-2.
При выдаче под отчёт помните о контроле: сотрудник обязан отчитаться по полученным суммам авансовым отчётом. Остаток задолженности по счёту 71 виден в ОСВ — проверяйте его регулярно, чтобы не копились незакрытые авансы.
Розничная выручка и работа с онлайн-кассой
Если в кассу поступает выручка с применением ККТ, порядок зависит от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии выручка оформляется документом «Отчёт о розничных продажах» (при автоматизированной точке) или «Розничная выручка — операция по кассе» с последующим формированием ПКО на основании Z-отчёта.
В торговых конфигурациях (1С:Розница, УНФ, УТ) чеки ККТ формируются автоматически при пробитии на фискальном регистраторе, а по закрытии смены создаётся отчёт о розничных продажах, который и делает движения по кассе. В этом случае вручную создавать ПКО на выручку не нужно — иначе сумма задвоится.
При подключении эквайринга учитывайте, что оплата картой идёт не через кассу, а через счёт 57 «Переводы в пути»: деньги зачисляются на расчётный счёт за вычетом комиссии банка. Смешивать эквайринговые операции с наличной выручкой нельзя.
Как выбрать способ учёта выручки
Кассовая книга и сверка остатков
Кассовая книга — обязательный регистр, в котором отражаются все приходные и расходные операции за день. В 1С она формируется автоматически: «Банк и касса — Кассовая книга». Укажите период и организацию — программа выведет титульный лист, вкладные листы по дням и отчёт кассира.
Каждый день, в который были кассовые операции, должен иметь свой лист кассовой книги с переносом остатка на начало дня и выводом остатка на конец. Листы распечатываются, подписываются кассиром и главным бухгалтером. Хранить книгу можно и в электронном виде с подписанием усиленной квалифицированной подписью — тогда распечатка не обязательна.
Ежедневная сверка — главный приём контроля. Сравните остаток по счёту 50 в оборотно-сальдовой ведомости с фактическим пересчётом наличных в кассе. Расхождение означает либо непроведённый документ, либо ошибку в сумме, либо излишек/недостачу, которые оформляются отдельными документами инвентаризации.
Как проверить результат
Совпадает с фактическим пересчётом наличных
Расхождение — ищите непроведённый или продублированный документ
Все ПКО и РКО дня попали в лист, остаток переносится корректно
День с операциями отсутствует или суммы не сходятся с ордерами
Подотчётные суммы закрыты авансовыми отчётами
Старые «висящие» остатки за сотрудниками
Сумма Z-отчёта равна движениям по кассе за день
Выручка задвоена или часть чеков не загрузилась
Ограничения и когда привлекать специалиста
Самостоятельная работа с кассой в типовой конфигурации безопасна, пока вы не меняете типовые механизмы. Не рекомендуется без опыта: править проводки вручную через «операции, введённые вручную» вместо исправления первичного документа, удалять документы закрытого периода, изменять последовательность документов задним числом без понимания влияния на расчёты.
К специалисту по 1С стоит обратиться при настройке обмена с ККТ и банком, при доработке печатных форм ордеров, при расхождениях, которые не удаётся найти сверкой, и при переносе кассовых данных из другой программы. Перед любыми массовыми изменениями делайте резервную копию информационной базы.
Что важно запомнить
Касса в 1С 8 ведётся документами ПКО и РКО с правильным выбором вида операции. Ежедневно формируйте кассовую книгу и сверяйте остаток по счёту 50 с фактическими наличными. Выручку с ККТ учитывайте через отчёт о розничных продажах, не дублируя её ручным ПКО. Расхождения исправляйте поиском ошибочного документа, а не ручными проводками.
Частые вопросы
Можно ли вести в 1С несколько касс одновременно?
В 1С:Бухгалтерии касса одна, но можно ввести дополнительные субсчета к счёту 50 (например, 50.01 «Основная касса», 50.02 «Касса магазина») и вести раздельный учёт. В торговых конфигурациях (УНФ, УТ, Розница) несколько касс и касс ККМ создаются как элементы справочника штатно.
Что делать, если остаток в кассе по программе не совпадает с фактическим?
Сначала сформируйте карточку счёта 50 за день и сверьте каждый документ с бумажными ордерами: чаще всего причина в непроведённом, продублированном или ошибочно удалённом документе. Если документальная ошибка не найдена, оформляется инвентаризация кассы: недостача относится на счёт 94, излишек приходуется в доходы.
Нужно ли формировать кассовую книгу, если операций в день не было?
Нет. Лист кассовой книги формируется только за те дни, в которые были приходные или расходные операции. Если движений не было, остаток просто переносится на следующий операционный день.
Как отразить в кассе выдачу зарплаты наличными?
Используйте документ «Ведомость на выплату зарплаты через кассу» (в 1С:Бухгалтерии — раздел «Зарплата и кадры»): на его основании автоматически создаётся РКО на общую выплаченную сумму. Депонированные суммы оформляются отдельно и возвращаются на расчётный счёт.
Обязательно ли распечатывать ПКО и РКО, если документы есть в программе?
Кассовые документы должны быть оформлены первичными документами. Организация вправе хранить их в электронном виде с электронной подписью, но на практике большинство распечатывает ордера КО-1 и КО-2 и подписывает «живыми» подписями — это проще при проверках и передаче дел.
Почему выручка в кассе задвоилась после подключения онлайн-кассы?
Типичная причина — выручка попала в кассу дважды: автоматически через отчёт о розничных продажах (по чекам ККТ) и вручную созданным ПКО. Удалите или отмените ручной документ и договоритесь о едином правиле: при работающем обмене с ККТ ручные ордера на выручку не создаются.