Как делать инвентаризацию в 1С Бухгалтерия 8.3

Инвентаризация в 1С Бухгалтерия 8.3 выполняется через документ «Инвентаризация товаров на складе», который сравнивает учетные остатки по базе с фактическими данными пересчета. На его основании программа формирует печатные формы ИНВ-3, ИНВ-19 и документы списания или оприходования, чтобы привести учет к фактическому состоянию. Весь процесс занимает от получаса до нескольких дней в зависимости от объема склада и готовности данных.

Перед запуском документа важно подготовить учет: провести все поступления и реализации, убрать «минусы» по остаткам и определить дату, на которую фиксируется срез. Если этого не сделать, инвентаризация покажет ложные расхождения, и списания придется сторнировать. Ниже разобран полный цикл — от подготовки до отражения результатов в бухгалтерском и налоговом учете.

Подготовка базы и склада к инвентаризации

Главное условие корректной инвентаризации — актуальные учетные данные на момент пересчета. Проведите все документы поступления, реализации, перемещения и списания за период. Если документы остались в статусе «не проведен», остатки в программе не будут соответствовать реальному движению товара.

Проверьте отрицательные остатки через отчет «Остатки товаров на складах» (раздел «Склад → Отчеты»). Отрицательные значения означают, что товар списан раньше поступления или накладная на приход не введена. Инвентаризировать «минус» бессмысленно — сначала разберитесь с причиной: введите недостающее поступление или исправьте дату документа.

Зафиксируйте дату и время среза. Физический пересчет и учетные данные должны относиться к одному моменту. На время пересчета склад не должен отгружать и принимать товар, иначе цифры «уплывут» прямо в процессе. Если остановить работу нельзя, движения во время инвентаризации фиксируйте отдельно и учитывайте при вводе фактических количеств.

Создание документа «Инвентаризация товаров на складе»

Откройте раздел «Склад → Инвентаризация товаров» и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, склад и дату инвентаризации. Если ведется учет по подразделениям, выберите нужное подразделение — от него зависят счета отражения результатов.

Табличную часть заполните кнопкой «Заполнить → Заполнить по остаткам на складе». Программа подтянет все товары с ненулевыми учетными остатками по выбранному складу на дату документа. Колонка «Количество» (учетное) заполнится автоматически, а колонку «Количество фактическое» по умолчанию программа приравняет к учетному — вам останется изменить только те строки, где пересчет выявил расхождение.

Если инвентаризируется не весь склад, а отдельная номенклатурная группа, используйте «Заполнить → Заполнить по инвентаризационной описи» или добавьте позиции вручную через «Подбор». Для больших ассортиментов удобнее выгрузить опись в Excel, проставить фактические количества и загрузить обратно через типовой механизм загрузки из табличного документа.

1. 1
   Проведите все складские документы и проверьте отрицательные остатки
2. 2
   Создайте документ «Инвентаризация товаров на складе», укажите склад и дату
3. 3
   Заполните табличную часть по остаткам на складе
4. 4
   Внесите фактические количества по результатам пересчета
5. 5
   Проверьте колонку «Отклонение» — расхождения должны быть ожидаемыми
6. 6
   Проведите документ и распечатайте ИНВ-3 и ИНВ-19
7. 7
   Создайте списание недостач и оприходование излишков на основании инвентаризации

Ввод фактических остатков и анализ отклонений

Фактические количества вносятся в одноименную колонку по данным пересчета комиссии. Программа автоматически считает отклонение: положительное значение — излишек, отрицательное — недостача. Цены и суммы подтягиваются из учетных данных, поэтому недостача оценивается по учетной себестоимости.

Перед проведением сверьте список отклонений с ожиданиями. Типичная ситуация — пересорт: учет показывает излишек одного товара и недостачу другого с похожими характеристиками. В 1С пересорт автоматически не закрывается: сначала оформите документ «Пересортица товаров» (если он доступен в вашей конфигурации и настройках учета), а уже по оставшимся расхождениям — списание и оприходование.

Контрольные точки

Как проверить результат

Остатки после проведения

Норма

Отчет по складу совпадает с фактическим пересчетом

Тревожный признак

Остатки отличаются — не проведены списание/оприходование или введены неверные количества

Отклонения в документе

Норма

Расхождения объяснимы: усушка, бой, пересорт

Тревожный признак

Крупные необъяснимые отклонения — вероятна ошибка ввода или непроведенные документы

Проводки списания

Норма

Недостача ушла на 94 счет с последующим отнесением на виновника или расходы

Тревожный признак

Недостача повисла на 94 счете без дальнейшего распределения

Печать инвентаризационных форм

Из документа инвентаризации доступны унифицированные печатные формы: ИНВ-3 (инвентаризационная опись), ИНВ-19 (сличительная ведомость) и приказ о проведении инвентаризации ИНВ-22. Кнопка «Печать» в шапке документа открывает список доступных форм.

ИНВ-3 печатают до пересчета — в ней есть учетные количества и пустые графы для фактических. ИНВ-19 формируют после ввода фактических данных: она показывает только позиции с расхождениями. Обратите внимание: унифицированные формы необязательны к применению, организация вправе разработать собственные бланки, но типовые формы из 1С полностью закрывают потребности большинства компаний.

Подписывают описи члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Состав комиссии в 1С можно указать на закладке «Инвентаризационная комиссия» документа — данные подставятся в печатные формы автоматически.

Списание недостач и оприходование излишков

После проведения инвентаризации на его основании создаются два документа: «Списание товаров» для недостач и «Оприходование товаров» для излишков. Кнопка «Создать на основании» в форме инвентаризации формирует их с уже заполненными табличными частями — вручную ничего переносить не нужно.

В списании укажите счет отнесения. Стандартная цепочка: недостача сначала попадает на 94 счет «Недостачи и потери от порчи ценностей», затем распределяется — на виновное лицо (73 счет), на расходы в пределах норм естественной убыли (счета затрат) или на прочие расходы (91.02), если виновник не установлен. В налоговом учете недостачи сверх норм без виновного лица принимаются к расходам только при наличии подтверждающего документа от уполномоченного органа.

Излишки оприходуются документом «Оприходование товаров» с отнесением на прочие доходы (91.01). В налоговом учете стоимость излишков признается внереализационным доходом в полном объеме — это частый источник претензий при проверках, если бухгалтер оприходовал излишки только в бухучете.

Особенности инвентаризации в разных ситуациях

Инвентаризация при розничной торговле по продажным ценам

Если склад настроен как розничный с учетом по продажной стоимости, инвентаризация работает иначе: расхождения определяются в продажных ценах, а при списании дополнительно корректируется торговая наценка (счет 42). Проверьте настройку склада в справочнике «Склады» до начала пересчета — от нее зависят проводки.

Инвентаризация основных средств и материалов

Для ОС используется документ «Инвентаризация ОС» в разделе «ОС и НМА», для материалов на счетах 10 — та же «Инвентаризация товаров на складе», если материалы учитываются на складе. Результаты по ОС отражаются через списание объекта или оприходование с постановкой на учет нового инвентарного объекта.

Инвентаризация перед годовой отчетностью

Годовая инвентаризация обязательна и должна быть завершена до подписания отчетности. Недостачи и излишки отражаются в том отчетном периоде, когда утверждены результаты инвентаризации. Не переносите документы списания на январь, если приказ подписан в декабре — это исказит оба периода.

Частые вопросы

Можно ли провести инвентаризацию задним числом?

Технически документ можно создать прошлой датой, но остатки подтянутся на указанную дату только при условии, что поздние документы не нарушили последовательность. После проведения инвентаризации задним числом потребуется перепроведение документов за весь последующий период. Безопаснее восстановить последовательность через обработку «Проведение по партиям» или обратиться к специалисту, если объем документов большой.

Что делать, если фактическое количество больше учетного?

Это излишек. Он оприходуется документом «Оприходование товаров» с отнесением стоимости на прочие доходы (91.01). В налоговом учете стоимость излишков включается во внереализационные доходы. Сначала убедитесь, что излишек не является пересортом или неоприходованным поступлением от поставщика.

Как отразить недостачу, если виновник — сотрудник?

Недостача сначала относится на 94 счет, затем списывается на 73.02 «Расчеты по возмещению материального ущерба» с указанием сотрудника. Если взыскание производится по рыночной стоимости выше учетной, разница относится на 98.04 и списывается на доходы по мере погашения долга. Удержания из зарплаты отражаются в зарплатных документах с учетом ограничений по размеру удержаний.

Почему в инвентаризацию не попал часть товаров?

Чаще всего причина в том, что товар числится на другом складе, остаток по нему нулевой или отрицательный, либо дата документа раньше даты поступления. Проверьте отчет «Остатки товаров на складах» на дату инвентаризации с группировкой по складам — он покажет, где реально числится номенклатура.

Нужно ли распечатывать ИНВ-3 и ИНВ-19 или достаточно электронного документа?

Результаты инвентаризации — первичный учетный документ, который должен быть оформлен и подписан комиссией. Если в компании ведется бумажный документооборот по инвентаризациям, формы распечатываются и подписываются. При электронном документообороте допустимо хранение с электронными подписями, но порядок должен быть закреплен в учетной политике.